财务机器人在财务管理中的探索及实施

陈红艳 江苏方洋集团有限公司

Y企业是一家集产业配套服务设施建设、港口开发建设、清洁能源投资及运营三大业务板块的集团公司，资产总额已突破1 000亿元，拥有各级子公司20余家。近年来资产规模不断扩大，经营质量不断提升，为适应高速发展的业务需求，促进财务数字化转型，帮助企业提高经营管理能力，已势在必行。Y企业从2018年开始探索财务共享，对财务管理转型，在财务共享基础上逐步推行财务机器人，将AI引入财务领域。企业在推行财务机器人过程中经历了对现存问题的分析及解决措施、分模块搭建及试运行等几个过程，逐步实现财务机器人推进工作，在一定程度上改变财务机构及财务人员的职能，改进了财务管理内容。

一、推行财务机器人面临的主要问题及解决措施

首先，进行流程再造，将原有企业管理流程调整为适合使用财务机器人的流程。原有企业管理流程及内部审批权限节点是基于传统的纸质单据传递需要所设置，财务机器人的上线将实现单据传递无纸化管理。基于现状需要将原有的管控流程进行调整，使其具备使用财务机器人上线条件。主要从两个方面进行调整：一是改造已有信息化系统，单据无纸化传递流程取代原有手签审批流程，并将基础数据进行信息化，打破业务流程与财务流程进行之间障碍，初步实现业财融合及财务共享，为财务机器人的使用铺设基础条件；二是规范企业标准化流程，将企业管理中能够细化的大量重复性、低价值的工作设定规则、模板，在统一平台中配置任务，如接收原始票据、审核发票、下载银行明细交易等工作，由财务机器人来判读识别并自动完成相关操作。

其次，调整系统平台，完善多平台间的兼容性。企业各业务管理平台与财务平台存在一定差异，无法直接进行业财融合及财务共享。面对此问题，对原有多平台1架构兼容性进行完善，使其依托中间服务器或改变连接断开将多个平台互相兼容，打通财务系统与企业各个子系统的信息共享，实现财务核算与业务流程对接，屏除企业内部管理信息传递障碍，为财务机器人上线提供硬件保障。

最后，重塑财务架构及财务人员职能。原有财务机构及财务人员是遵照传统财务管理职能设置的，财务基础核算工作占用大量人力资源。财务机器人上线后，已有的财务机构及财务人员设置很难满足智能化及共享信息的需求，将财务机构及财务人员职能按照新的内部管理流程及工作内容进行调整，减少基础财务核算人员编制，增加企业经营分析、经营数据预测、预算管控、内控风险控制等管理会计人员的设置，全面提高财务人员素养，实现财务职能转换。

二、分模块进行财务机器人搭建工作

财务机器人是通过模拟特定场景下人机交互过程中的鼠标、键盘操作和数据交换过程，来实现电脑独立操作电脑完成工作任务。Y企业的财务机器人技术实行外包管理，通过财务软件合作方与第三方软件公司进行连接，由第三方软件公司提供设计方案及技术支持。财务机器人搭建工作从单一模块开始，由费用报销系统到财务核算系统再到资金管理系统，先实现独立模块的财务机器人上线，单一模块成熟后，再将搭建工作扩展至下一个流程，是一个由浅及深、由简单到复杂、由点到线逐步递进的过程。

第一个板块：费用报销机器人。费用报销是企业日常财务工作中繁琐且重要的组成部分，大量的时间耗费在识别单据的真伪、审批手续完整性等内容上，针对费用报销的特点，费用报销机器人着重从以下几个方面作为切入点进行规划实施财务机器人方案。一是原始单据识别功能：财务机器人对各个部门提交的发票和原始扫描单据通过自动设定费用报销审核规则要求，对发票真伪进行验证、费用报销标准范围进行判定、是否超预算要求等进行识别，并根据识别结果发起相对应审核流程。二是自动付款功能：在内部权限审批流程结束后，财务机器人自动登录网上银行系统，按照报销金额完成付款，待银行付款记录生产后依据既定的规则完成凭证制单。三是银行回单自动匹配功能：初步实现费用报销审核流程自动化后，通过采集银行电子回单将银行回单自动匹配到凭证附件上，在打印凭证时自动带出银行回单。

第二个板块：财务核算机器人。为了更好的解放财务部门生产力，提高财务工作的准确性、及时性、一致性，自动处理掉一些已有明确规则、重复率高工作，Y企业在财务核算板块，搭建了财务核算机器人。财务核算机器人主要执行业务单据生成业务单据、业务单据生成凭证(总账、利润中心)、凭证自动提交、审核、过账及总账自动期末处理的任务，按组织、按操作自动拆分并生成定时执行任务，按执行计划定时完成任务，记账凭证由业务单据驱动按凭证规则自动生成，未审核凭证通过后台事务调度自动审核及过账，以达到提高核算效率的目的。

在原有的财务系统中，新增一个一级菜单财务机器人，在一级菜单新增一个二级菜单核算机器人，然后设置执行方案。首先，手工支持方案编码、名称、状态、操作人查询；其次，维护方案的自动执行时间，自定义执行界面要配置操作用户，以后自动执行任务的结果单据都会以该用户为制单人、执行人；再次，业务规则设置时，各字段的枚举项是联动的，选择系统之后，业务类型下拉选项只会是所选系统下的业务类型；最后，多业务规则，对于有多DAP、BOTP规则的情况，选择相应的业务规则，数据过滤，配置单据过滤条件，只有满足这个条件的单据才可以被执行。通过上述方案的设置，实现单据下推、单据处理及前端模块的期末处理，从而减少人工耗时，提高核算速度。

核算机器人任务查询方案设置，显示符合查询条件的方案，通过编码能联查到任务查询界面。首先，支持常用查询条件和高级查询，常用查询条件联动显示，高级查询支持方案保存；其次，通过编码字段可穿透联查方案编辑界面，各字段支持排序，任务执行状态分为未执行、等待中和执行中三种；最后，对于已经进入到自动执行排队中的任务的取消，可以手动操作不再执行。

第三个板块：资金管理机器人。Y企业属于政府平台企业，存在大量融资业务，同时需要多家银行的支持，银行账户较多，资金管理是重中之重。财务机器人在资金管理中主要运用在付款管理、收款管理、银行对账环节，将基础工作中重复性强，能够智能模拟手工操作的部分，由财务机器人进行替代，进行标准化处理，减少差错率，弥补人工操作的容忍度，将财务人员从基础工作中解放出来。

首先，收款环节。财务机器人登录到网上银行下载收款交易明细，根据销售订单、客户档案、销售发票等信息通过收款指令自动匹配收款单据，并上传银行电子回单至财务系统中，根据既定规则，生成财务凭证，完成收款流程的闭环管理。

其次，付款环节。财务机器人通过银企互联，通过资金支付申请单，根据订单信息、供应商库及采购发票等信息，将支付申请提交网上银行系统，并进行付款操作。完成付款指令后，财务机器人根据网银支付系统，查询银行交易信息，并将银行电子回单上传至财务系统，完成凭证的制作流程，最后将凭证、银行回单、资金支付申请单等原始凭证进行自动输出打印。

最后，银企对账环节。Y企业有近千个银行账户，对账业务是一个繁琐、重复又耗时的工作。引入财务机器人后，银行对账的整个流程发生巨大变化，由原来人工不断重复登录网银系统下载银行交易明细及银行对账单，整理对账单格式，核对银行对账单与银行日记账金额，完成银行调节表，转变为由财务机器人重复循环登录网银系统抓取银行交易明细，下载银行对账，登录财务系统提取银行日记账，完成银行存款对账，自动将记录生成到银行余额调节表，打印银行余额调节表及银行对账单，财务人员只需将电子资料拷贝存入电子档案室，相关的银行余额调节表及银行对账整理存入纸质档案室即可。

三、财务机器人对财务工作产生的影响

财务机器人可以24小时不间断工作，工作内容和时间可以随时转换，拥有极速工作响应度，大幅度提高工作效率，减少错误率，甚至能够实现零差错率，客观判断能力强，不受主观感情影响，同时又能将财务人员从基础核算工作中解放出来，减少传统财务工作的基础会计人员的配置，使财务工作更多地转换到企业经营管理及决策方面，增加高附加值、高效益、能提供战略决策方面的工作，使财务管理更好地支撑业务。

财务机器人的实施一定程度上降低了内控风险。财务机器人将工作标准化，设定流程规则，根据既定规则进行单据的审核、业务的处理，在固定程序下，能够实现零差错处理，减少人工判断的主观性，从而将内控风险控制在一定范围，规避系统性风险隐患。内控流程管理随着财务机器人的实行，更多地转变到非系统性风险上，侧重对评估方法，减少内控流程风险点的管控。随着企业财务机器人的不断深入推进，原有的企业管理模式必将进行变革，内部审计很难按照原有的工作方式开展工作，发挥相应的监察审计职能。内部监察部门研究变更原有的监察流程及管理制度，已是刻不容缓，创建合理的内部监督管理体系，提升财务部门与审计监察部门之间的信息沟通，建立有效的内部控制体系及管理制度，加强对企业管理的全过程监控，不断提高审计人员专业技能及大局观，以适应新形势的发展需要，更好地服务企业，促进企业管理的全面发展。

四、财务机器人存在的问题

推行财务机器人是一项长期性工作，是企业自身深入信息化管理的需要，在实行的过程中主要存在以下几个问题。

首先，财务机器人不能处理异常事项。财务机器人是建立在固定的规则中进行任务处理，对出现的异常数据或者事项时，财务机器人是无法对异常情况作出符合特殊环境的处理，需要财务人员根据实际情况进行相关事项的人工干预。

其次，财务机器人需要持续改良及优化。随着时间推移、业务的变化及技术的发展，为保证系统的正常有效运作，需要不断优化财务机器人系统，在硬件及软件方面不断更新换代，完善设计方案，优化机制。目前财务机器人开发设计缺乏明确的统一标准，开发与使用存在明显脱节，后期财务机器人的改良与优化，成本较高，标准化机器人运作是一种趋势。

再次，实际效果与理想的预期存在较大差距。Y企业应用的是无人值守型财务机器人，理想的预期是所有流程都实现自动化，但是在实际操作中，确是无法实现。一方面是财务机器人只能对高重复性能够进行标准化的流程进行自动化处理，特殊异常事项无法做出判断，需要人机互交操作；另一方面是财务机器人更多的只能实现在某一个业务段流程的自动化，无法实现所有业务流程的自动化。

最后，数据安全存在一定隐患。随着财务机器人在财务管理工作中的不断推进，大数据技术不断普及，信息数字化不断提高，在智能化技术运用到企业管理中，为企业开展更高层级的决策提供精准数据的同时，网络安全对企业管理的影响日益重要，不断加强网络建设，提升数据安全性刻不容缓。财务机器人的使用使得企业管理向全面无纸化发展，更加突显出数据安全性的重要性。

五、未来财务机器人的规划方向

在实现费用报销、财务核算及资金管理的机器人后，企业将进一步考虑深化财务机器人的应用，将进一步将标准化财务工作，转变财务部门及财务人员工作内容，全面提供财务人员素养，培养管理型人才，为企业经营决策提供更加有价值的分析依据。Y企业后期考虑将财务机器人在往来管理、税务申报及总账报表方面的拓展运用。

在往来管理方面，由财务机器人处理相关的关联方交易、采购及销售收付款对账、对发票开具的时效性进行预警、应付账款与应收账款明细账的试算平衡、账龄分析、内部往来现金流量的抵消等工作，将往来会计人员从基础核对工作中释放出来，有更多的精力去分析往来款项中所隐含的更深层次内容。

在税务申报方面，一是个人所得税自动化申报，由财务机器人自动登录自然人电子税务局系统，将按照税务系统标准完成的正常工资薪金、全年一次性奖金等个税申报表上传至个税申报系统中，财务机器人彻底替代手工操作，实现个税的无人操作化；二是国税系统数据的申报，将财务系统与国家电子税务局系统进行连接，依据财务报表及账套信息由财务机器人模拟人的操作，实现数据的准确填写，申报数据填写完成后，再由财务人员检查核对无误后，进行申报并缴纳税款。

在总账报表方面，一方面对单体报表的处理，将事项标准化记账、周期性分录处理、检查各个子系统与总账系统的数据核对情况，自动完成子系统的关账工作，并将数据进行汇总，计算平衡检查后生成单体的财务报表及各项管理分析报表，并将报表上传至集团合并系统中；另一方面对集团合并报表的处理，由财务机器人汇总各项数据，根据财务抵消规则进行合并抵消处理，对系统数据进行加工，自动生成抵消分录，按照抵消分录生成工作底稿，依据既定的模板规则形成集团合并报表。对不能按时提交单体报表的子公司进行催收，设置强制提交报表规则，在不能提交单体报表时不能进行后续账务处理工作，以此提升子公司财务管理工作质量。

六、结语

经过四年的不断探索与试验，Y企业已完成了机器人在费用报销及财务核算领域的运用，预计在2022年年底完成财务机器人在集团公司及子公司在资金管理领域的全面实施工作。财务机器人的运用，改变了财务工作的内容及财务人员的思维，对财务组织架构提出新的挑战，推动财务人员对自身素养提出更高要求，也将衍生出新的团队。在新技术的不断运用到基础工作中，财务人员的转型已是必然趋势，这就要求财务人员不仅要具备精湛的财务知识，还要有洞察业务本质、具备战略大局观念，重塑自身各项能力，完成对自身的改造与转型，才能满足不断变化的企业需求。