构建档案数据“智控中枢”推进档案资源共建共享应用

金培中/嘉兴市档案局 嘉兴市档案馆

数据是数字化改革的基本要素，建好用好省档案数据共享中心是支撑“浙里数字档案”应用的关键之举。近年来，嘉兴市档案馆抢抓机遇、主动作为，以构建集约集成的档案数据“智控中枢”为目标，积极参与全省档案工作数字化转型示范区试点、档案数据资源归集共享试点创建，在机制建设、数据汇聚、共享利用、风险管控上大胆设想、小心求证，力争为全省档案数据资源归集共享工作提供嘉兴经验。

1 加强组织领导，推进机制重塑

一是专班运作推进上下贯通。组建以市档案馆馆长为组长，副馆长为副组长，县（市、区）档案馆、市馆各处室主要负责人为成员的档案工作数字化改革专班，把档案数据资源归集共享作为专班的重要内容，建立跨区域、跨层级、跨处室的协助联动机制，整合市县力量、打破处室界限、统筹资源调配，保障了各项工作的有序推进。二是协同协作推进横向联动。通过迭代升级区域数字档案管理服务一体化平台、馆藏档案长久保存系统建设和深化应用，推进“数据高铁”建设，高效及时归集档案数据。启动重大活动和突发事件档案资源在线归集系统建设，做到“全覆盖、全收集、全掌控”，确保专项专题数据资源应收尽收、应归尽归。三是识变应变推进常态长效。健全完善档案应用型专家、青年档案业务骨干、档案服务诚信机构等“三支队伍”，探索实施电子档案数据接收新业务，创新培育档案数据资源建设增长点。强化实践基础上的理论研究，努力打造一批具有嘉兴特色的档案数字化改革“硬核”成果，为档案数据资源汇集和档案工作数字化转型提供人才和智力支撑。

2 严把资源质量，打破数据孤岛

一是摸清底数，确保数据完整性。对馆藏档案资源总库的分类归类、电子目录、全文数据和存储情况等进行全方位复查复核，对编研成果、档案展览等未建库入库资源进行全面收集，按照“先行先试、应归尽归”的原则，制定“2022年档案数据资源归集清单表”，将婚姻、知青、学籍、独生子女、出生医学证明5类民生档案以及6种开放档案纳入归集范围。二是明确标准，确保数据准确性。深入研究各类档案资源数据共享归集标准，对本馆执行情况进行排查，及时在馆藏档案资源总库管理系统中优化修正库结构、全文、条目、字段4个层级的贯标模型，确保标准先行、执行一致。三是边试边改，确保数据有效性。按照“先易后难，高频利用为先”的归集要求，挂出作战图、定出时间表，集全馆精干力量开展数据质量整改攻坚工作，完成试点任务内所有数据的有效提取、35万余件档案的标准化核查和规整。

3 加大开放力度，深化数据共享

一是建立开放审核新机制。编制《嘉兴市档案馆档案开放鉴定工作办法》，建立健全档案开放件与限制件的划分细则和鉴定标准，明确初审和复审程序。实施馆藏档案接收开放预审制、存量档案开放联审制，依法依规扩大档案开放鉴定人员编队规模，加快档案开放工作进度。二是探索鉴定开放新途径。积极探索智能鉴定和人工鉴别在档案开放工作中的组合应用，聘用专业化服务团队积极稳妥推进存量档案开放审核工作，努力化解人少、量大、审核慢的“老大难”问题。三是丰富开发利用新形式。将实物档案3D转换和展示列入开放计划，尝试利用数字孪生技术，对馆藏实物档案进行数据采集、建模和数字化存档利用，促进实物档案数据化、可视化，进一步提升数字档案利用率。

4 强化精准管控，坚守数据安全

一是压实档案安全责任。建立档案资源总库管理员、数据调用分发员、数据修正经办员、数据汇交审核员，岗位安全责任制和脱机载体管理登记制，常态化开展安全教育和技能培训工作，签订档案数据安全管理保密承诺书，织密档案数据资源梳理、提取、整理、汇交等环节的安全防护网，做到责任在肩、责任可溯。二是加大数据安防力度。持续加大对档案数据管理要害场所的监督检查，严格做到互联网与局域网“两分开”、办公电脑与档案数据运管电脑“两分开”，细分国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私和个人信息，严守档案数据安全工作边界。三是提升安全管控能力。主动应对档案数据资源省级归集、异地保存利用的新情况，积极探索区块链技术在维护档案数据真实性上的创新应用，努力提升档案数据资源在跨层次、跨地域、跨部门、跨系统、跨业务交互利用中的安全管控能力。

档案数据资源归集共享工作只有起点，没有终点。助力推进省域档案数据资源共享体系建设，源源不断向省档案数据共享中心归集各类优质档案数据资源，是实现档案资源共享、开放的有益探索，也是实现档案数据价值最大化、利用便捷化的有效路径。下一步，嘉兴市档案馆将进一步做深做细做实档案数字化改革工程，助力推动省域数字档案建设实现质量变革、效率变革、动力变革，为浙江省档案数据共享中心建设作出应有贡献。