关于办公自动化中计算机技术的应用研究

刘雪峰

关键词：办公自动化;计算机技术;应用

引言

办公效率的大幅提升，得益于计算机技术在办公方面的拓展运用，自动化技术将传统办公方式与计算机技术紧密结合，节省了更多劳动力和工作时间。在这个过程中会出现许多问题，例如企业管理层以及个人对自动化的了解不够充分，计算机维修人员不能及时更新相关的知识储备并提高自身的技术水平，进而导致计算机技术本身先进性和优越性难以完全表现出来。只有通过提高对计算机技术的深入认识，提升自身对计算机技术的操作水平，用科学合理且有效的方法，才能使计算机技术在办公自动化中全面推广使用。

1 计算机技术在办公自动化中的显著优势

1.1 促进内部交流和管理

办公自动化在运行过程中，通过计算机技术将企业内部人员之间、部门与部门之间、人员与部门之间都相互联系起来，形成网状的联系整体。内部人员可以利用计算机技术在网上进行办公交流，交换工作意见，部门之间也可以利用计算机技术就具体的工作问题进行探讨，部门对工作人员的各项管理工作也可以在计算机技术的保障下有条不紊地进行。在这个内部相互联系的网络中，不论是部门还是个人之间的交流都更加顺畅和密切，内部管理也更加便捷合理[1]。

1.2 减少办公资源的浪费

传统办公方式不论是在人力资源还是在物质资源的消耗上都远超于新型办公方式，办公自动化可以将各种文件审批流程转移到线上进行，省去了线下员工在各个部门之间走流程的时间，而计算机技术取代了大量的纸质办公，减少了纸质办公物品的消耗，并且方便储存办公信息，避免了信息储存不当带来的问题。这些都为企业的运行节省了一大笔成本消耗，保障了企业的稳定运行。

1.3 提升办公效率

办公效率的水平高低，很大程度会上影响一个企业的短期甚至是长期发展，在信息时代竞争激烈的当下，工作效率直接影响企业的生存。传统办公方式通常采用纸质书面沟通交流或者是通过电话联系交流，这些方法或多或少都会造成信息传达不明确和不及时，影响工作上的问题。然而在计算机技术支持下的办公自动化，更方便企业实时更新内部工作信息和决策，大大降低了信息传递方面的问题，同时提升了办公效率。

2 办公自动化中计算机技术的应用

2.1快速的文字处理能力

办公的过程中，最基本的需求就是文字处理，传统办公过程中对于文字处理所采用的方式主要是书面记录以及整合，这种方式需要工作人员花费大量的时间和精力，还需要消耗不少的纸张，而且效率低下。在如今快节奏的企业竞争中，这种方式只能面临被淘汰的命运，而办公自动化可以依托于计算机技术，将文字处理工作从具体变为虚拟，从线下转到线上，而且可以通过文字处理技术直接对文字进行整理，使工作效率大幅度提升。例如在办公过程中最常见的Word文档编辑功能，就可以对文字进行全方位的处理，使文字处理更加便捷快速，也使文字记录更加美观，充分体现了其杰出的文字处理能力。

2.2 提高数据处理能力

大量的数据处理工作是阻碍传统企业办公进步的重要问题，在过去，面对大量的数据处理，需要大量的人力物力进行计算、统计、汇总，而且還经常会出现数据错误而，办公自动化在计算机技术系统的帮助下，解决了繁杂琐碎的数据处理问题。例如办公时的基础软件Office中频繁使用的Excel，囊括了对数据处理的基本所有需求，可以对大量的数据进行排序、筛选、分类汇总等操作，将大量数据分析整理成清晰明了、逻辑明显的表格。在对大量数据进行加减乘除的基础性计算时，也可以利用固定公式，然后将一组数据输入，之后便能够将同一类型不同数据的结果都计算出来并排列于指定区域，然后再根据需要，对结果进行排序、筛选等一系列的其他操作[2]。

2.3 多媒体技术

办公过程不是单一的文字和数据处理过程，尤其是在现代化办公方式中，更需要用图片、视频等与文字数据相结合的方式，使文字数据更加生动形象，呈现多样化，这些要求都可以通过在计算机技术支持下的PPT等软件来实现，进一步将多媒体技术与办公过程结合，提高办公质量。多媒体技术主要是通过将视频、图片、语音等信息与主体所需要表达的文字数据信息相结合，并可以对它们相互之间表达顺序安排、呈现形式等进行自主编辑，使主体所要表达的想法以动静结合且生动有趣的方式展现出来，使办公更加便捷。

2.4 实现信息的全面传递

计算机网络技术将世界联系成一个无形的“巨网”，不论是对一个企业而言的内部网络还是外部网络都身处其中。网络技术加速了一个企业的迅速成长，同时也在不断以外部和内部的作用方式影响企业的发展。企业内部的信息流通和传递，在计算机网络技术的支持下更加准确快捷，通过线上办公交流的方式也促进了不同部门间工作人员的交流，进一步加强了企业内部的团结关系[3]。企业外部可以通过商业邮箱、官方微博等各种网络渠道，构建自身与其他企业及商业合作伙伴的沟通与交流，提高自身商业价值。在经济全球化的大背景下，企业不免存在一些跨国型的商业合作，如果出现由于某些特殊原因无法亲自到场参加会议交流等突发情况，这时通过线上网络视频会议或者语音会议的方式就能很好的解决这些问题，实现零距离信息传递与交流，消除了距离对企业发展的阻碍，进而实现信息的全面传递。

结语

在当前社会发展、科技进步的时代背景下，计算机技术广泛渗透于大众生活的各个方面，与生活紧密交织在一起。而随着计算机技术在办公自动化中的运用，两者相互影响并不断发展，深刻改变了办公方式，提高了办公效率，丰富了工作形式，同时也推动了企业的发展。

参考文献：

[1]陈长全.关于办公自动化中计算机技术应用研究[J].科技与企业，2019（4）：68-69.

[2]张婧.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].科技风，2019（5）：95-96.

[3]张文明.关于办公自动化中计算机技术应用探讨[J].品牌（下半月），2020（6）：34.