计算机技术在办公自动化中的应用研究

田野啸风

关键词：计算机技术;办公自动化;存在的问题;应用策略

前言：众所周知，计算机技术是实现办公自动化的一个先决条件，工作人员在办公过程中所使用的办公平台，只有应用计算机技术，各项操作功能才能够正常使用，因此可以说，办公自动化系统的建立离不开计算机技术的支持。尤其在市场竞争形势日趋激烈的今天，社会各行各业已将提高计算机技术的应用水平，作为衡量办公自动化水平先进性的一个重要标志。

一、计算机技术在办公自动化中的应用优势分析

（一）提升办公效率，减少人工成本

计算机技术在办公自动化中的应用，使各企事业单位实现了无纸化办公，应用计算机技术的硬件存储功能与网络通信技术可以实现资源共享，单位领导层与基层员工无需纸质化的信息传递流程，便可以在办公自动化系统中完成整个办公流程，这就促进了办公效率的大幅提升。比如以文件管理工作为例，过去，在对文件进行收集、整理、归档过程中，需要投入大量的人力资源，并按照部门、文件类型予以分类处理，然后完成文件的编目、装订、立卷、存储等工作。这一系列工作流程，不仅耗费大量的时间与人力资源成本，同时，也给后续文件的借阅、查找等工作增加了工作量。而应用计算机技术后，工作人员可以直接应用办公自动化系统中的文件处理程序以及档案管理程序，对文件进行编码、排序、分类、归档处理，并且可以快速形成易于查找、易于阅览、易于批量处理的电子文件。这种处理方法一方面节省了大量的纸张等耗材，另一方面也减轻了工作人员的压力与负担。因此可以说，计算机技术在办公自动化中的应用在提高办公效率、节省人工成本方面发挥了不可替代的重要作用[1]。

（二）打破空间限制，实现远程办公

办公自动化系统的普及应用给各单位的日常工作提供了诸多便利条件，尤其对信息传递与处理工作来说，过去，单位领导与各部门的信息交流常常借助于电话这一交流工具，而这种交流方式在处理领导指令时，极易出现错误与漏洞，以至于严重了各项工作的正常展开。而以计算机技术为载体的办公自动化系统建立以后，单位领导完全可以在系统平台上面发布各项工作指令，各部门借助于计算机技术、内部局域网以及互联网可以第一时间接收到领导的指令，而各项工作指令的执行情况也直接可以反馈给上级主管领导。这种打破空间限制的远程办公模式使信息处理速度变得更加高效快捷，同时，各项工作指令的执行效果也能够突显出来。

（三）保密性能卓越，数据存储海量

企事业单位在开展各项经济活动、社会活动与经营活动时，将产生大量的数据信息，比如财务信息、人力资源信息、材料设备信息、各类文件信息等，这些信息大多属于单位内部的保密信息，如果出现信息泄漏的情况，将给单位造成巨大的经济损失或者名誉损失。而应用计算机技术以后，办公自动化系统的数据库存储功能日渐完善，尤其在大数据技术的支持下，系统数据库能够同时容纳和存储海量化信息资源，并且可以应用计算机加密技术，为这些信息资源设置一道坚固的防护屏障，这不仅提高了单位内部信息的安全性能，同时，各类信息资源的利用率也得到大幅提升[2]。

（四）资源高效配置，突显协同效应

过去，各企事业单位在日常工作当中，常常由于部门间沟通协作通道不畅，导致工作效率受到严重影响。而应用计算机技术以后，各部门的工作职能能够在办公自动化系统中显示出来，各部门工作人员在处理日常工作时，可以根据部门职责，直接在计算机系统当中完成工作部署、信息反馈以及控制管理工作，并且各部门之间可以随时在办公自动化平台进行互动交流，这种协同工作态势的形成促进了工作效率的大幅提升。比如以“会议管理”这一系统操作模块为例，当行政办公室下达召开会议的指令后，这一信息将直接反馈给其它部门的系统平台上面，然后根据指令内容，各部门可以根据部门人员的具体情况，将参会人员、会议商讨内容等信息及时反馈给指令发送部门。可以，计算机技术的应用给部门协同效应的形成提供了强大的技术支持。

二、办公自动化中应用计算机技术存在的主要问题

（一）信息意识淡薄

受到传统思想观念的影响，企事业单位内部一些年龄偏大的员工对计算机等先进的科学技术的认知还存在误区，这一类人群认为传统的人工操作模式更易于理解、更易于接受，以至于单位的信息化办公进程严重滞后。比如在应用办公自动化系统时，年龄偏大的员工在操作过程中，甚至不了解界面的一些基本操作功能。以文件检索功能为例，由于操作人员不熟悉文件检索流程，以至于在检索过程中，将文件名全部输入到检索框内，这就浪费了大量时间，进而给工作效率造成严重影响。

（二）专业技术水平亟待提升

计算机技术作为信息技术的一个重要分支，不僅专业性强，而且涉及的专业领域较为广泛，这就要求专业技术人员在具备计算机理论知识的前提下，还需要具备较强的实践操作能力。尤其在办公自动化系统维护与管理工作中，如果技术人员的计算机硬件知识与软件编程知识欠缺，那么将给系统的正常运行造成严重影响。目前，虽然各企事业单位均建立了办公自动化系统，但是，在专业人才引进方面还存在一些薄弱环节。比如引进的应届大学毕业生，只具备深厚的计算机理论根底，而缺少实战经验，导致在实际工作当中常常出现“纸上谈兵”的情况，能及时发现问题，却无法解决问题[3]。

（三）办公自动化系统升级滞后

由于现有专业技术队伍，已经习惯了正常的工作流程，但是，办公自动化系统随着计算技术的升级也需要定期进行升级操作，而专业技术人员在缺少系统培训的情况下，很难在短时间内熟练掌握计算机的应用技术，以至于办公自动化系统现有的各项功能与单位的实际工作不相匹配。比如以计算机加密技术为例，随着加密技术的日渐成熟，目前，多数企事业音准应用的办公自动化系统，基本实现了多重加密，即链路加密、端到端加密、节点加密等。比如办公自动化系统登录权限的加密技术，过去，为了防止外来人员登录系统平台，各单位常常采取设置复杂登录密码的形式进行加密处理。但是，这种方法的安全指数相对较低，一旦遭遇黑客攻击或者计算机病毒，系统的运行状态将直接受到影响，甚至造成系统瘫痪。因此，在办公自动化系统升级以后，出现了更为先进的加密技术，比如人脸识别技术，如果系统升级速度慢，这项新型的加密技术将无法应用在系统防护领域，无形当中就增加了办公自动化系统的运行风险。

（四）监督管理环节薄弱

计算机技术主要涵盖硬件技术、软件技术以及互联网技术，随着各企事业单位信息化建设进程的逐年推进，各单位的计算机技术应用水平也越来越高，但是，多数单位在管理和维护计算机硬件设备与软件设施时，由于监管力度缺失，以至于硬件设备的使用寿命大打折扣，究其原因主要是由于操作人员的人为破坏，尤其对于计算机专业知识匮乏的人员来说，在操作各种硬件设备时，不执行正常的操作规程，而随心所欲，盲目进行操作，这种操作方式的后果轻则破坏系统的正常运行，严重的还会导致系统瘫痪，这就给企事业单位造成了巨大的经济损失。

三、计算机技术在办公自动中的应用策略

（一）完善信息管理机构职能

在信息化背景下，计算机在社会各领域已经得到普遍推广和应用，因此，为了充分发挥计算机技术的应用优势，各单位首先需要建立一个科学完善的信息管理机构，并自上至下设置专职管理人员，比如计算机技术岗位、系统维护岗位、办公自动化系统运行监督岗位等，以系统维护岗位的职责权限为例，为了确保办公自动化系统能够正常运行，维护人员应当树立高度的主人翁责任意识与大局意识，进一步加大对计算机硬件系统、软件设施以及附属设备的检查频次，如果在检查过程中发现问题，应当及时予以处理，以避免事态恶化。比如在检查过程中，发现某部门的某一台计算机感染了计算机病毒，维护人员应当第一时间切斷与这台计算机相连的所有信息传输通道，使计算机之间实现物理隔离，然后利用杀毒软件对病毒进行消杀处理，当确定计算机病毒得到彻底清理以后，方可再次与其它计算机建立连接通道。通过这种责任落到实处的管理方法，既能够保障办公自动化系统始终保持正常运行状态，同时，计算机技术的应用优势也能够进一步得到体现。

（二）制订科学的内部培训机制

专业人才队伍是保障办公自动化系统正常运行的先决条件，尤其对计算机人才队伍建设工作来说，各单位应当结合当前的社会形势与高科技技术的发展形势，制订一套针对性强、实效性好的内部培训计划，在计划当中应当列入以下内容：第一，计算机理论知识、实践操作知识以及办公自动化系统各项功能的操作规程;第二，国家及行业出台的法律、法规、政策以及单位内部制订的各项管理制度;第三，与计算机技术息息相关的一些新型技术的应用原理与实践操作知识，比如互联网技术、大数据技术、数字技术、人工智能技术等。然后通内部集中培训、专家座谈或者远程线上培训的方式，为计算机人才队伍综合实力的提升提供更多的机遇。另外，为了验证培训效果，单位内部的人力资源部门应当利用抽查与随机检查的方式，对计算机专业人员的岗位技能、个人操作水平以及工作成果进行检验，如果发现计算机专业人员与岗位的匹配度相差甚远，应当遵循“能者上、平者让、庸者下”的用人原则，给一些优秀的计算机专业人员提供更加广阔的发展空间与平台[4]。

（三）加大软硬件投入力度

企事业单位的办公自动化系统在运行过程中，需要大量硬件设备与软件的支持，与此同时，由于设备始终处于一种连续运转状态，在这种情况下，设备的使用寿命将受到严重影响。如果不及时予以更换或者维护，将给正常的日常办公流程产生不利影响。另外，由于计算机软件的更新换代速度较快，如果目前所应用的软件版本与现行版本存在较大出入，那么，办公自动化系统的部分功能将无法正常使用。因此，为了切实解决这一问题，推进单位的信息技术应用与发展进程，各企事业单位应当结合自身的实际情况，建立一个计算机硬件与软件专项基金管理机构，并于每年年初制订一个计算机软件、硬件需求计划，然后由专业技术人员负责对计划内容进行审核，在遵循“成本节约”原则的前提下，保证购置的软件与硬件能够满足正常工作需要。

比如办公自动化系统的附属设备打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、摄像头等硬件设备，各部门在制订需求计划时，应当及时对这些设备的使用状态进行检查，当确定使用状态异常，无法满足正常工作需要时，应当结合部门的实际工作量与具体的工作内容，制订一个科学合理的需求计划，然后由专项基金管理机构负责人统一对各部门上报的需求计划进行审核，并指派专业技术人员对部门的实际需求重新予以验证，以保证每一分钱都能够花在刀刃上。

（四）提高监督管理效力

为了延长计算机以及附属硬件设施的使用寿命，各单位应当组建一个办公系统自动化监督领导小组，并根据单位当前的计算机台数、附属设备数量以及具体使用情况，制订一套适时可行的监督管理计划，在计划当中应当列明日常检查频次，检查的重点内容。同时，为了提高监督管理效力，确保各部门在实际工作当中能够遵章守纪，严格按照正确的操作规程来操作和使用计算机，监督领导小组可以定期指派专业技术人员对计算机操作人员进行现场指导与一对一培训，使操作人员在熟练掌握计算机基本操作常识的前提下，能够树立维护计算机软硬件设施主人翁责任意识，进而为单位办公自动化水平的提升做出积极贡献。

结束语：

办公自动化是各行各业在发展壮大进程中所必然历经的一种趋势，而计算机技术作为实现办公自动化所必需的高端技术，在提升工作效率、节约人力资源成本、促进各项工作的有序衔接方面发挥着至关重要的作用。因此，各单位的专业技术人员应当不断提升自身的专业技术水平与职业素养，并积极借鉴与吸取先进的经验，进而为办公自动化水平的提升注入源源不断的驱动力，以实现健康可持续发展的美好愿景。

参考文献：

[1]陈晨.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].网络安全技术与应用，2021（12）：105-106.

[2]王建平.计算机技术在电力系统自动化中的应用分析[J].中国管理信息化，2021，24（20）：184-185.

[3]王鑫.计算机多功能技术在办公自动化中的运用[J].电子技术与软件工程，2021（09）：126-127.

[4]杨佳.分析计算机技术在办公自动化中的应用探究[J].电脑编程技巧与维护，2021（01）：14-15+20.