数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究

陆冬梅

摘  要：高校干部人事档案管理工作呈现出规范化、数据化、智能化等新特点，研究数据化背景下高校干部人事档案的价值实现问题，对于活化干部人事档案资源、有效提升组织人事工作水平具有重要意义。论文在明确高校干部人事档案价值表征的基础上，结合当前高校干部人事档案管理的核心问题，构建了高校干部人事档案价值实现的多维路径。研究成果对高校干部人事档案管理具有一定的参考价值。

关键词：干部人事档案;档案数据化;档案价值

Abstract： University cadre personnel file management presents new features such as standardization， dataization， and intelligence. Research on the value realization of university cadre personnel files under the background of dataization is important for activating cadre personnel file resources and effectively improving the level of organization and personnel work. significance. On the basis of clarifying the value characterization of university cadre personnel files and combining the core issues of current university cadre personnel file management， the paper constructs a multi-dimensional path to realize the value of university cadre personnel files. The research results have certain reference value for the management of personnel files of cadres in colleges and universities.

Keywords： Cadre personnel file; File data; File value

高等學校越来越重视干部人事档案在教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才等方面的支撑性作用。[1]探究数据化时代高校干部人事档案价值的实现路径具有重要的价值。

1 数据化时代高校干部人事档案的价值表征

高校干部人事档案是高校党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始记录材料。[2]一般来说，高校干部人事档案主要体现为记录、依据和凭证价值。随着干部人事档案数字化和数据化工作的推进，高校干部人事档案的价值体现出新的特征。

1.1 全方位的人力资源管理价值。人事档案作为第一手资料，对一个人的成长进行了详细和真实记录，包括人员的基本信息、学业、工作和奖惩等信息，这些信息为高等学校提供了选人用人的实际依据，包括调整岗位、增减薪酬等，在进行人才聘用和选拔时，利用人事档案能够推动相关政策得到贯彻，同时也为用人单位提供参考，从而保证人才选拔工作更具备实效。

1.2 全覆盖的知识挖掘价值。干部人事档案的数字化工作，为高校组织与人事管理工作提供了数据基础。数据化组织方法可以根据年龄、性别、民族、专业、学历、职称、工作年限等条件进行知识加工，根据组织和人事工作的需要，精确匹配所需的干部人事信息，大大提高了组织和人事工作的智能化水平。同时，数据挖掘和可视化方法在干部人事档案管理中有广阔的应用空间，如高校教职工的基本数据结构、人才流动情况、晋升情况、干部选拔任用等情况，都可以通过可视化的知识产品呈现，为高等学校的人才规划、岗位设置、人力资源战略、学科布局等工作提供可靠的依据。[3]

从这个意义上说，数据化时代的干部人事档案的价值突破了传统的针对“人”的管理，其价值影响辐射到高校管理的各个领域和各个层面。从横向上来说，干部人事档案信息资源有效挖掘对不同的业务部门都具有数据支撑和参考价值;从纵向上看，从高校的战略规划到业务实施也都需要干部人事档案提供知识服务。

1.3 全时空的历史传承研究价值。在各高校的校史研究中，都非常注重通过人物的线索组织校史资源，讲好校史故事，从这个意义上来说，干部人事档案资源是校史研究的重要基础。例如，中国人民大学信息资源管理学院对于吴宝康先生的研究，相当比例的数据素材都来自于其人事档案，利用数据挖掘、知识图谱等技术，实现了对吴宝康先生从时间、空间、人物、事件等多维度的挖掘和呈现。

2 数据化时代高校干部人事档案管理的瓶颈

为了更加深入地了解数据化时代高校干部人事档案管理的现状，笔者随机选取20所高校进行了调研，调研方式包括网络调查和访谈两种方式。调查的高校包括10所双一流建设高校、10所省属高校。尽管不同高校的管理水平存在不平衡性，但也存在一些共性的瓶颈问题。

2.1 数据化理念有待革新，管理机制有进一步提升空间。从调查情况看，各高校管理人员都认识到数字化对干部人事档案的影响，但是对如何依托数字化开展更加卓有成效的管理工作缺乏系统的认识。首先，大部分受访人认为，实现纸质干部人事档案的数字化就是人事档案数字化建设的全部内容，对从数字化到数据化的认识跨越存在鸿沟。[4]其次，对数据化的管理机制缺乏认识，多数认为数字化管理系统仍是一个较为单一、封闭的管理模式，对干部人事档案的数据化开发对其他业务部门的支撑性作用，缺乏战略性思维，这种认识趋向和管理机制，不仅不能充分发挥数据化的红利，从另一个层面也导致干部人事档案管理人员的职业满足感较低。

2.2 数据化技术的应用层次较浅，应用场景有待进一步丰富。《干部人事档案工作条例》明确指出，组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。从调查结果分析，高校往往重视档案扫描环节，对其他环节存在不同程度的重视不够的问题。往往局限于常规化管理人事档案，但未深入挖掘人事档案的信息和数据，使得档案的价值未被有效利用。硬件设施跟不上，高校对档案管理的设备投入力度不足，导致档案管理设备无法及时更新换代，安全性、便捷化的程度不高。信息技术手段应用率较低，部分高校档案管理仍处于人工操作模式，浪费一定的时间，同时效果并不明显，包括在资料收集整理、储存保管等各个阶段。

2.3 专业人才急需补充，人员结构有待进一步完善。高校的组织机构越来越完善和教职工数量的增多给人事档案管理提出了巨大的挑战。一方面专业人才缺乏，部分高校没有配置专业的人事档案管理人才，管理人员的专业素质有待进一步提高。另一方面，技术焦虑在受访者中普遍存在，面对数据化技术和方法时，显得束手无策，信息化素养有待进一步提升，复合型人才严重缺乏，尤其是能够同时精通信息技术和档案管理的人才。从这个意义上说，当前高校的干部人事档案管理岗位的人员与数据化的要求还存在一定差距。

3 高校干部人事档案管理的多维路径

3.1 提高数据化素养。面对数据化的挑战，高校组织与人事部门首先要树立数据化思维，明确高校干部人事工作数据化转型的必要性，明确干部人事档案在各项业务活动中的战略支撑性地位。[5]其次，要充分认识干部人事档案的数据化的工作内容，打破对该项工作的局限性认识，确保明确数据化工作的影响场景和实现内容。此外，干部人事档案管理人员要克服对信息技术的焦虑，能根据业务实际提出具体的技术和功能需求，实现档案管理与技术外包的良性互动。同时，干部人事档案管理人员要进一步完善自身的知识结构和数据素养，力争达到既精通管理又熟悉技术，不断提升自身的管理水平。

3.2 提高数据化技术的应用性。要严格按照数据化规划进行档案扫描、图像梳理、数据存储、资源描述、数据安全等工作。对于外包的工作，要加强对数据化工作的验收，防止粗制滥造和重复建设。在系统设计时，除了满足日常管理工作之外，还要充分重视干部人事档案的数据化开发功能的实现，特别是对数据统计、数据挖掘、可视化等功能模块要加强顶层设计，在实际应用过程中，尽可能有更多的扩展空间和技术接口，为干部人事档案的深度应用预留空间。此外，在技术实施过程中，要树立开发理念，要完善与其他部门沟通的机制，确保人事档案数据能够及时地更新和利用。利用信息化手段，能够及时发布信息，并构建更为完善的信息发布平台，推动人事档案管理工作更具备条理性和有效性，确保能够为高校、人事部门及教职工提供更优质化的服务、更便捷化的手段以及更真实的信息资料等。与此同时，还要做好档案信息公开的工作，利用计算机系统，为管理人员和使用人员配置相应权限，及时查询到人事档案基本信息，并根据变化及时记录和更新，从而保证人事档案管理工作的安全性和有效性，确保档案资料在可控的范围之内。

3.3 完善激励机制，提高人员效能。为了能进一步提高档案管理的效率，需要强化激励导向，将其纳为个人绩效考核以及岗位晋升的重要依据，从待遇、荣誉等方面着手，提高档案管理人员工作的积极性，推动高校干部人事档案管理工作能够在转型期间顺利完成相关转型，实现人员分工职责明确、工作效率提高以及工作效果明显等，提高整体工作的效率和效果。

4 结语

高校干部人事档案数据化既是一项管理活动，又是一个战略行动，不仅是高校信息化的重要组成部分，同时也是重要的战略性、基础性、支撑性工作。数据化技术的发展，为高校干部人事档案管理提供了更为广阔的实现价值的情境，有效拓展了干部人事档案管理的辐射空间。与此同时，数据化时代高校干部人事档案的价值实现为高校各项业务活动提供了全覆盖的支撑和保障，为提高组织和人力资源管理水平体现了新的价值。因此，高等学校积极推进干部人事档案的数据化管理，不仅是顺应政策环境、技术革新以及学校发展的重要举措，同时从更宏观的角度也是提升档案工作服务中心工作能力，提升档案工作影响力的重要路径之一。

参考文献：

[1]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究，2011（05）：20-23.

[2]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于档案数据管理视角[J].山西档案，2020（01）：81-86.

[3]朱玉媛，周耀林.关于人事档案管理的對话录[J].档案管理，2009（06）：12-19.

[4]周毅.个人信息权保护及其对人事档案管理的启示[J].档案管理，2005（06）：41-43.

[5]霍奇道.新公共服务理论视角下高校人事档案管理浅谈[J].档案管理，2020（03）：117-118.

（作者单位：常州机电职业技术学院 来稿日期：2021-10-15）