基于数字化背景下学生档案的管理研究

2022-02-21陈健

科技视界 2022年1期

陈健

（吉林体育学院，吉林长春 130000）

0 引言

学生档案虽然能够直观反映出学生个人经历、学习表现等信息，为学校的教学与学生管理工作提供重要依据，但由于传统档案管理模式下学生档案管理的工作效率较低，档案信息准确性、完整性、一致性也有所不足，因此在很多学校，学生档案往往并不能够发挥出应有的作用。而在数字时代下，通过对数字化、信息化技术的应用，则恰恰能够改变学生档案管理工作的现状，使学生档案能够在认识管理工作中得到更好的应用。

1 现阶段学生档案管理存在的主要问题

1.1 管理理念相对落后

档案管理的信息化、数字化虽然能够为学生档案管理工作创新发展提供明确方向，当前很多学校也都针对学生档案管理工作展开了信息化建设，但在传统档案管理理念的影响下，数字化档案管理的优势却并未能够在实际工作中得到充分发挥，并使学生档案管理工作的效果受到了直接影响。例如，在档案管理的数字化建设过程中，很多学校通常会将工作重心集中在基础设施建设、设备仪器引进、软件系统开发等方面，对学生档案信息的收集则并不重视，即便将相关档案管理信息系统建立了起来，其中存储的档案信息也仍然比较陈旧，对学生管理与教学工作的帮助十分有限。另外，由于档案信息的完整性、准确性、一致性长期得不到保证，因此很多学校并未将学生管理、教学方面的实际工作与学生档案联系起来，即便档案管理工作得到了优化，也仍然保持着传统工作理念，对学生档案的应用并不多，这同样会影响学生档案管理的工作效果。

1.2 管理人员素质不足

学生档案管理的信息化、数字化不仅能够使学校的档案管理工作得到优化，同时也对档案管理人员提出了更高的要求，但由于当前很多学校对档案管理工作并不十分重视，工作待遇也相对较差，因此往往很难吸引到专业的档案管理人员，只能安排一些非专业人员负责档案管理工作，或是直接由学校教师兼职学生档案管理，而这些非专业档案管理人员的专业素质，显然是很难满足当前学生档案的数字化管理需求的。另外，有些学校的学生档案管理人员接受过专业培训，相关工作经验也比较丰富，但在学校开展档案管理数字化建设后，仍然习惯于按照传统工作模式完成档案管理工作任务，无论是计算机操作水平，还是在档案信息资料检索、分类处理等方面的工作经验，都存在着明显不足，如果仍安排这样的工作人员负责学生档案管理工作，档案管理工作效果同样会受到较大影响。

1.3 应用方式过于烦琐

当前很多学校正处于档案管理数字化建设的推进阶段，很多学生档案尚未完全实现电子化，在需要调取学生档案信息时，仍然需要采用人工检索的方式来查找相关纸质档案文件，并阅读档案文件内容，这样的检索方式过程烦琐、效率较低，同时还可能会因档案管理人员操作失误而出现档案存放混乱、档案文件丢失等情况，给学生档案管理工作带来较大困难。另外，有些学校虽然实现了学生档案的电子化，能够依托档案管理信息系统来完成档案信息检索工作，但对于档案管理信息系统的开发却存在一定缺陷，并未在网络平台上实现档案信息共享，在调取学生档案时，常常需要经过层层审批方可获得权限，其应用方式同样是比较烦琐的[1]。

2 数字化背景下加强学生档案管理的有效策略

2.1 调整档案管理工作理念

在档案管理数字化的发展趋势下，学校要想使学生档案管理工作得到更好的发展，不仅尽快推进学生档案管理的数字化建设，建立专门的学生档案管理系统，同时也要准确认识到档案管理数字化建设的核心目的，遵循为学生管理与教学工作服务的基本原则，对自身档案管理工作理念进行调整，从多方面入手对学生档案管理系统进行充分应用，使学生档案的完整性、信息准确性得到提升，并在学生管理工作中发挥出更大的作用。例如，为实现对学生信息的高效调取，就需要尽快将纸质档案转化为数字信息并录入档案管理系统中进行存储，同时借助系统的档案新建、编辑、修改、归档等功能，对学生档案信息加以更新。而在学生管理工作中，也同样需要认识到数字化档案管理对学生档案的影响，并将学生档案更多地应用到实际工作中来，使数字化学生档案的应用价值能够得到充分发挥[2]。

2.2 建立专业档案管理队伍

为适应档案管理数字化所提出的一系列工作要求，学校还需提高对档案管理人员专业性的重视，建立专业的档案管理队伍，并将数字化档案管理的各项工作措施尽快落实到位。从具体措施来看，学校首先应从人才引进入手，提高档案管理岗位的相关工作待遇，同时根据数字化档案管理的实际工作需求，对学生档案管理人员的招聘标准进行更新，以吸引更多专业素养较高且掌握数字化、信息化技术的专业档案管理人才，使其能够加入学校档案管理队伍中来。其次，由于档案管理数字化正处于发展阶段，无论是先进技术应用还是相关工作技能，都经常会出现变化，因此学校还需建立常态化的档案管理人员培训体系，定期组织档案管理人员参与培训活动，对专业知识、工作技能、工作理念加以更新，进而实现专业素养全面提升。最后，还要建立完善的奖惩激励制度，根据档案管理人员的工作表现、工作态度及培训期间表现情况来为其提供相应的物质、精神奖励，并对存在工作能力不足、工作态度较差等问题的档案管理人员给予一定惩罚，或是直接将其调离工作岗位，以免因档案管理人员素质不足而影响学生档案数字化管理的实际工作效果。

2.3 转变档案管理工作模式

在开展档案管理数字化建设后，传统档案管理工作模式已经很难再适应学生档案管理的实际工作需求，而对于档案管理工作模式的转变自然也是十分必要的。一般来说，由于学生档案的数字化管理需要借助学生档案管理系统来实现，因此学校在进行信息系统开发时，还需充分考虑到学生档案管理工作的实际需求，构建档案信息查询、数据分析、报表编辑等子模块，同时将各模块的功能与操作要点纳入档案管理工作制度中来，使档案管理人员能够利用档案管理信息高效完成学生档案信息查询、统计、修改等工作任务。例如，在档案信息查询工作中，就可以借助系统的档案信息查询模块，在检索栏中输入学生姓名、职称、档案号等关键档案信息并进行搜索，之后由系统据此展开自动检索，将相关学生的档案信息集中显示出来。

2.4 创新档案管理工作方法

针对学生档案信息不够准确的问题，学校还需根据学生档案数字化管理的特点，对传统档案管理方法进行不断探索与创新。例如，在学生档案信息的数字化录入阶段，应明确各项档案信息的录入规范，为工作人员提供具体的档案模板，并要求其按照模板上的档案信息形式输入个人信息，以免因格式不统一而导致部分档案信息丢失。而在学生档案的存储阶段，则需要对原始档案信息的数据格式进行转化，以免因技术更新而出现档案信息格式错误、无法识别的情况。