高校文书档案收集与归档管理细节化

摘要：高校的档案管理是不可忽视的工作，而文书档案收集归档是其中的重要环节。本文简述我国高校文书档案收集、归档管理工作中所存在的不足之处，并逐步分析其原因，最后探讨出提升文书档案收集和归档管理水平的有效措施，提高高校档案管理的水平，推动高校的稳定发展。

关键词：高校文书;档案收集;归档管理;细节化

引言：随着教育改革逐渐深化，高校文件种类数目日渐增多，高校对档案管理提出了更高要求。为了提高文件管理工作的效率，促进高校发展，需要细化文书档案收集及归档管理的工作流程，并强化对其管理水平。结合现代化信息技术，走出一条符合高校持续发展的文书档案管理道路。

1文书档案收集与归档管理工作中存在的问题

1.1档案内容不完整

目前高校未将所批复文件与请示文件合理摆放，并且在归档材料中仅体现范围内出现的材料，相关部门所产生贴合实际工作的文件缺失。同时，文件没有及时归档，未做到纸质、电子共同归档。针对电子文件未及时下载打印，而纸质文件未加盖印章，导致其缺乏价值和效力。

1.2收集工作滞后性

高校所递交的材料信息在经过很长一段时间后才能进行归档，导致归档时文件无处可寻，并且在上交档案材料时，不能在规定时间内完成相关工作。同时，归档部门在工作时，对归档文件范围认知不到位，容易引发资料的丢失或重复。

1.3文书处理不规范

高校文书工作中，只注重文书的流程和使用，缺乏文书处理工作中细节部分，导致文书处理的不规范不系统，对文件质量造成不利影响，制约文书档案工作。

1.4文件材料无联系

高校目前文件档案工作人员流动较大，不少新员工对业务不熟悉，导致文件材料丢失，缺乏连贯性;并且一些上报材料，会出现内容、附件方面的缺失，材料不完整，导致档案的价值大打折扣[1]。

2引发文书档案收集归档工作问题的原因分析

2.1高校缺乏重视

目前，部分高校领导对文书档案工作没有起到重视。但不管从长期发展或者短期利益来看，其价值和参考意义重大。因此，高校文书档案工作质量较差主要因素是由于边缘化、不重视所导致。

2.2人才队伍不足

高校从事文书档案管理工作的人员基本都是兼职，并不具备相关的从事经验。同时，档案工作时间安排少，导致其工作质量较差。

2.3缺乏专业培训

高校档案的培训人员，大多数都是年龄较大的老师或者人才家属，未配有专业的档案人才。在实际工作中，受传统观念影响，方法理论滞后，导致在新时代背景下，工作人员不能及时获取新的管理理念。

2.4规章制度匮乏

高校文书档案部门的规章制度并不完善，有些高校的制度还是上世纪落后过时的制度体系，也没有及时完善和修订，制度落实方面也存在不足。一系列的影响导致对文件收集和归档工作造成影响，最终导致工作质量参差不齐。

3解决高校文书档案工作存在问题的有效策略

3.1优化文书处理，强化档案意识

首先，高校的管理部门以及各个职能部门要切实确保公文处理流程具有规范性，提高文书档案工作的水平。在公文处理过程中，要确保公文的内容范围符合原则，一文一事，不可一文多事。并要正确选择公文文种，正确书写格式。文书档案工作人员需要及时了解国家出台的公文处理规章制度，完善部门公文处理。其次，加强责任落实，建立检查机制，并落实到具体负责人员。最后，文书档案人员需要增强档案收集归纳意识，时刻怀揣着档案思维观念，并不断提高自身的业务能力，从源头上解决和规避问题，使档案管理水平上升一个层次。

3.2优化归档范围，开展专业培训

第一，优化文件归档范围以及保管期限，要求其档案部门根据上级需求并结合工作的实际情况，制定出符合学校以及各部门情况的文件材料归档范围和保管期限，以保证各个部门都能够按时递交文件材料，并保證其质量。第二，需要提高档案人员的专业技能，提高其工作效率。要求其能够熟练掌握各职能部门工作中的归档材料，并及时清楚地了解未归档案材料的去向以及何时进行归档。同时，需要熟练掌握文件材料之间的关联，并善于发现文件材料的规律，及时发现缺损的文件材料，并进行补充。第三，高校应重视职后教育，为档案管理人员提供专业的档案培训教育，在学习中提高档案专业知识，并引入信息技术化管理模式，实现文书档案收集归档工作的信息化和规范化，并保证工作顺利地开展[2]。

3.3提高重视程度，健全规章制度

高校档案文书工作其范围较广，涉及到学校的各个方面。一方面，需要加强宣传力度，采用多种宣传手段提高人们对档案工作的重视程度，例如专题会议、校园广播、校园报纸等。并向广大师生及领导普及档案知识，并讲解档案管理对高校发展，师生自身带来的好处，带动高校师生及领导参与到档案管理工作中来。另一方面，建立健全档案管理制度，通过制度的约束力，帮助档案工作人员严格遵守档案管理的原则，提高档案收集归档的工作质量。

3.4改变收集方式，了解业务动态

高校文书档案的收集和归档工作，首先需要档案管理人员具备创新的意识，针对传统的文件收集方式进行创新，发挥其主观能动性，改变原有的文件收集模式。同时需要其熟练掌握并了解高校中各个职能部门所办理的业务，以及每个业务中的工作流程环节。其次，档案人员需要时常进行实地考察，走访高校的各个职能部门，了解其部门工作的每个环节中所需要的文件材料，以及有哪些材料是重要的需要归档的，哪些材料重复性不重要，不需要归档，并结合自身的档案管理经验，探究档案管理的规律。最后，档案工作人员需要积极并主动与其他部门的负责人进行交流和沟通，发挥好档案人员在档案收集归档中的重要作用。

结论：文书档案管理是高校档案管理的一部分，因其具有着凭证和参考作用，因此需要高校重视对文书档案的管理。在收集和归档这一环节中，需要文书档案工作人员遵循其原则，善于发现问题解决问题，勇于创新，并迎合时代发展，探究出文档工作的新方法，提高文书档案管理水平，促进高校全面发展。

参考文献：

[1]韩雪.新旧动能转换下高校文书档案收集与归档细节化管理研究[J].科技资讯，2019，17（11）：255-256.

[2]张宝爱.高校文书档案收集与归档工作研究[J].兰台内外，2018（06）：75-76.

作者简介：黄晓娜（1983年）广东人，汉族，现职称：馆员，学历：大学本科，研究方向：档案馆（从事档案管理 工作）。