独立学院二级分院教学资料管理存在的问题及对策

胡远妹

摘要：教学资料作为专业建设和二级学院决策的重要参考依据， 实现教学资料的档案化管理是极具现实意义的。针对当前独立学院二级分院教学资料管理存在的问题，提出了优化管理的对策。教育工作者需要通过实施有效的策略来优化教学资料管理，以保障学院教学工作的顺利进行。

关键词：独立院校;二级分院;教学资料管理;问题及对策

前言：

独立学院二级分院教学资料管理水平的提高，对学院教学起到的促进作用日益明显。我们学校近年来教务部门对教学资料管理工作是高度重视的，每学期都会进行教学资料期中教学检查。做好二级学院教学资料收集是确保二级学院做好管理工作的前提和基础，也是二级学院开展教学管理工作的有力保障。当下，独立院校二级分院教学资料管理还存在很多问题，笔者将实际工作中教学资料管理过程中存在的问题进行了梳理，并提出了解决的對策。

1. 教学资料管理存在的问题

（1）缺乏专业的教学资料管理人员

独立院校二级分院缺乏专业的教学资料管理人员。目前，二级学院教学资料管理工作多由教学秘书承担，教学秘书多数没有档案管理的经验和背景。教学秘书在教学资料管理过程中，没有经过专业培训，完全依照教务下发的管理要求，慢慢摸索完成二级学院教学资料管理工作，教学资料管理过程中工作效率，时效性，完整性备受影响。因此，档案管理人员是影响档案管理工作效率的一大因素，同时也是档案管理优化过程中不可忽视的因素。

（2）档案室条件简陋

目前，独立学院二级学院的工作重点在如何促进教育教学发展上，对教学资料管理工作的重视度不够。首先，从二级分院的档案室来分析，大部分独立学院二级学院采用的是人工独立管理，分配的档案室仅仅起到统计档案资料的种类与存放位置的功能，使得教学资料管理工作无法达到数据精确化。其次，档案室的面积较小，导致二级学院档案的存放位置相对较为杂乱，影响了教学资料管理工作的效率。最后由于教学资料管理缺乏资金的投入，其档案室内部环境无法达到防虫、防尘等效果，影响了教学资料资料保存的完整度。

（3）教学资料管理过程中回收不齐，内容不完整以及书写错误

根据教务给出的教学资料管理要求，教学资料归档时常出现的问题有，第一，教学资料不齐，主要表现在个别教师不按时上交和上交材料不齐全，例如缺少点名册，成绩单等。第二，教学资料填写不完整，例如漏项较多的是需要本人和专业负责人签字的部分不签字，时间不填写等。第三，内容书写错误，例如教学日历的书写不规范，期末考试总结分析表和试卷分析表不认真填写，草草了事。

（4）管理标准不规范，管理模式落后

目前，很多二级学院在教学资料归档时，通常是借鉴其他二级学院的管理办法，不同二级学院教学资料归档缺少统一的标准，有的即使有标准，却流于形式，档案归档不到位，检索利用，资源共享更是无从谈起。

2. 教学资料管理的优化对策

（1）加强教学资料管理人员的培训

学院应加强对教学资料管理人员的培训工作，目前，二级学院教学资料归档工作多由教学秘书承担，教学秘书多数没有档案管理的经验和背景。因此，在教学秘书入职时，教务部门应加强对教学秘书各项业务的培训，多组织教学秘书参加类似的培训，提高教学秘书教学资料归档的能力，使教学资料在归档过程中更加完整。

（2）改善档案室管理条件

做好二级学院教学资料收集是确保二级学院做好管理工作的前提和基础，也是二级学院开展教学管理工作的有力保障。学院应该重视教学资料归档的工作，增加资金投入来改善教学资料的储存环境，由于纸质资料在环境潮湿、蛀虫等外界因素的影响下容易出现丢失的情况。学院应当定期安排人员对纸质档案储存环境进行清理与维护，以此保障纸质档案的完整性。

（3）制作教学档案上交清单表，确保教学资料的完整性

根据教务要求，教学秘书每学期末列出期末教学资料上交清单表，任课教师上交材料时，教学秘书按清单要求逐项回收和清点，发现不齐马上追缴，并让任课教师签字确认，一是确保资料的完整性，二是防止教学资料的遗失时责任不明了。

通过教学资料的积累和平时教学过程中师生反馈的信息，首先做到与任课教师沟通，沟通不了的，可以寻求专业负责人的协助配合，需归档的教学资料都需要专业负责人签字后上交至教学秘书处，专业负责人在签字过程中，也要注意检查的教学资料的规范性，这样也是对各自教研室任课老师负责。

（4）教学资料回收时注意方式方法

独立院校二级分院的师资很大一部分来自母体学校，也有一部分是自主招聘的老师，例如浙江理工大学科技与艺术学院。科艺学院的特殊性在于任课教师几乎都定居在杭州，2017年，科艺学院从杭州搬迁至绍兴市上虞区，教师们工作通勤时间比较久，这些教师除了有课的时间，平常几乎不会来，所以很多工作不能及时有效完成，材料不能及时收齐。这就需要教学秘书注意与这些老师的沟通方式和方法。例如教学日历的收集和书写规范性问题，在开学初的教职工大会上就要强调和说明，同时通过微信接龙方式通知到每位教师，对于个别的困难户教师，需要单独私发提醒。对于外聘教师更应如此，要特别注意时间问题，争取提早适时地通知，并特别注意提醒时语言的表达。

（5）创新电子化，电子档案的管理模式

随着科技的发展，档案管理也日渐智能化、电子化，电子档案的管理模式如今已成为档案工作的创新点。2021年，科艺学院受新冠肺炎疫情影响，很多非集中课程采取线上考核方式，学生作业只有电子版，课程材料归档时，学生作业部分可以提交电子版，二级学院做好电子试卷的保存工作即可。档案的电子化管理更加便于档案的流通和资源共享。

参考文献：

1.邱浩. 新形势下高校继续教育教学档案管理优化策略研究[J]. 创新创业理论研究与实践. 2021，4（20）.

2. 胡斌，吴凡. 高校二级教学单位档案管理和开发利用的思考[J].陕西档案，2010，6.

3. 张敏，姜波. 高校二级教学单位教学档案规范化管理研究[J].