高校利用信息化平台加强经济合同内部控制管理的思考

徐 颖

(南京财经大学，江苏 南京210003)

0 引言

2020 年7 月15 日,《教育部关于进一步加强高等学校法治工作的意见》正式出台,关于推进高等学校治理体系和治理能力现代化,进一步加强高等学校法治工作提出了10 条具体意见。 其中明确提出,学校应健全合同管理制度,加强对学校及下属机构对外签署合同的审查[1],足见规范合同管理是高校依法治校的重要内容体现。 经济合同贯穿于高校经济活动始终,是高校合同管理中尤其需要关注的,经济合同管理直接关系着高校经济活动的规范运行,由于缺乏科学有效的管控手段,会对高校的运行管理带来风险。 目前,高校在进行经济合同管理过程中仍存在一些问题,因此,如何通过信息化平台,加强高校经济合同管理的内部控制,对高校持续健康的发展尤为重要。

1 高校合同管理概述

本文所述的合同特指高校经济合同,是指为实现特定的目的,以学校或学校授权的职能部门或学院为主体,与其他平等主体的自然人、法人及其他社会组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。 目前,高校经济合同主要包括招标与采购合同、培训合同、科研合同、租赁合同、借款合同、人事合同等[2]。

高校的合同管理是指学校对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查和监督等一系列行为的总称[1]。 合同管理必须是依法依规、全方位、全过程、系统性、动态管理。 合同管理的目的是为了使得合同内容、合同审批、签订合同形式以及合同签订后的相关执行事项合法合规,防范合同风险,确保合同内容能得到履行。

2 高校经济合同内部控制管理存在的主要问题

2.1 制度不健全，多数未形成完善的合同管理体系

目前,大部分高校已逐渐意识到经济合同管理的重要作用,但各高校的经济合同管理水平仍参差不齐,部分高校关于经济合同的制度不健全不完善,主要表现为制度内容过于空泛,没有对合同签订、执行、验收等环节的管控实操性流程进行详细规定,缺乏实践指导意义。 另外,校内各部门之间在合同管理流程上欠缺沟通机制,导致合同管理相对混乱。 此外,制度内容相对单一,多侧重合同签约与审批,对于合同其他执行、支付、验收等环节的细则不明确,这会导致合同管理存在盲区、漏洞,权责不清,与之伴随的就是内控风险。

2.2 经济合同未实现归口管理

所谓归口管理是指将高校的合同实现合理化分类,相应的管理部门即为归口管理部门[3]。 但当前大多高校都缺乏合理的归口管理机制,缺乏统一的归口管理部门对各类经济合同业务进行分类管理。 在这种模式下,学校管理层无法从宏观层面整体把控合同的签订和执行情况,呈现出合同管理无序混乱的现状,汇总和统计合同数据较难,尤其是对经济合同的归档保管、调阅查阅以及监督检查均存在不足。

2.3 合同业务流程不科学或部分缺失

合同管理业务主要包括合同调查、合同正式签订、合同审核、合同文本拟定、变更、补充、合同实施、纠纷解决、后评估等几个部分。 在合同签订管控环节,容易存在合同签订方资质审查、合同条款审查不严格、合同起草和审核不严格,审批耗时过长；合同内容违反国家法律法规和政策规定,合同内容和条款存在不完备、不严密、不合理或文字表述不清的情况,可能导致重大误解或造成学校经济损失。 签订的合同编号规则不统一,编号不连续,未设置合同台账,且各部门设置合同情况登记信息不统一。 在合同执行管控环节,经常会出现合同执行先于合同签订倒置现象。 在合同支付环节,如果缺乏科学的信息化管控手段,容易导致合同信息跟踪管理不到位,合同的支付进度与执行进度不匹配。 在合同验收及归档管控环节,实操中容易出现无合同验收或验收流于形式,会出现合同支付在验收之前的情况,合同执行的绩效难以得到保证[4]。

2.4 信息化水平不高，管理效能亟待提升

目前,已经有许多高校正积极地通过信息化系统进行合同管理,由于信息系统不完善或未及时更新,导致大部分合同仍然通过手工纸质形式在流转,工作效率相对较低,各部门之间沟通和传递合同信息的难度仍然较大。 部分高校的财务系统和合同管理系统信息未关联,合同相关信息不能实现共享,无法根据相关经济合同对经济活动进行有效的监督。 此外缺少信息化的抓手,对合同数据的查询、统计分析相对较难,由于缺少多元化数据的整理加工,无法发挥出数据的预警功能,难以通过数据分析来提升管理的目的。

3 高校加强经济合同内部控制管理的建议

3.1 制定完善的合同管理制度，形成完善的合同管理体系

首先学校在制定合同管理制度时,应在遵循《合同法》《行政事业单位内部控制规范》等有关法律、规章规定的前提下,根据本单位的实际情况,确定统一的归口管理部门,该部门负责对全校的经济合同进行统一指导并管理。 该部门应牵头制定详细的规章制度和流程来规范经济合同管理,制定科学、合理、操作性强的合同管理制度。 在合同管理制度中,应包括以下几个环节,分别为合同签订与履行、监督与评价、保管、审核以及责任追究制度,归口管理部门还需定期检查经济合同管理中的薄弱环节,做好经济合同归档保密工作等。

3.2 建立健全合同信息化管理体系

合同信息化管理体系包括合同对象选择、合同订立、合同支付、合同验收、综合查询等功能模块。 通过嵌入内部控制系统,规范合同审批流程,形成固定的合同管理流程模式,各环节责任分工明确,建立了合同动态化管理体系,将合同的订立、审核、履行、监督与评价的各环节纳入数字化管理程序中,实现信息化管理,能实时提供管理层所需的各类数据,并能与学校其他信息化管理模块连接,实现资源共享,满足各层次人员对信息的需求。

3.3 对合同管理关键环节进行管控

通过信息化手段,降低合同订立、支付、验收及归档主要环节风险。 第一,根据制度规定明确岗位权限,固化审批流程。 各高校可结合自身内部组织架构及相应的管理制度,在信息化平台中设计若干审批权限岗位,通过搭建合同订立、执行、验收等各主要管控环节审批流程,通过在线系统操作,实现岗位权限审批过程清晰留痕,强化时限和责任意识。 第二,在合同管理系统中设定合同编号命名规则,所有已签订的合同根据既定规则自动生成编号,有效规避编号混乱的问题。 第三,通过信息化平台数据传输功能,实现财务系统与合同管理系统相关信息共享。 第四,在系统中嵌入合同验收管控环节,根据合同约定按时对合同执行结果进行验收,强化合同绩效管理,实现对合同全流程管控。

4 基于上述建议的案例浅析——以N 高校合同管理为例

借助学校建立内部控制体系的契机,N 高校确定了法制办为合同管理的归口部门,对合同事项进行了梳理,制定了学校合同管理制度,建立了合同信息化管理系统。 通过将合同管理模块嵌入办公自动化系统,确定了合同审批流程,明确责任分工,建立了合同动态化管理体系,同时加强对大数据系统的分析。

4.1 通过设置权限，明确职责，实现线上审批

根据学校合同管理制度,各部门明确合同经办人、初审和分级复核名单,签订授权管理责任书,根据不同的审批流程在合同管理系统中明确职责和权限。通过线上审批,使得合同从起草到各环节审批均记录完整,强化了各审批人的责任意识,减少或避免合同内容无人问津的现象。 如果复核人员发现合同存在问题也可以直接退回给初审经办人,提升了审核的效率。

4.2 实现合同编号命名规则统一化管理

通过线上流转,系统结合各部门和学院的简称,设置了科学的合同编号命名规则,合同签订审批后即可自动编号,每一份合同都可以生成唯一的合同编号,规避了编号不连续、重复混乱等风险,也方便对合同进行分类统计和查询,比如通过系统查询获取某部门每年的合同量、合同签订情况。

4.3 合同支付环节的动态监管

合同管理系统实现了与财务系统对接的功能。在签订合同时,需要填写经费代码,从经费预算的角度保证合同事项能够顺利完成。 系统按照“先签订合同后申请支付”的原则设置资金支付程序,当经办人申请支付资金时需将已盖章的正式合同和发票上传信息化平台,财务人员首先审核合同签订日期和发票内容,避免出现发票开票日期先于合同签订日期的倒挂风险。 涉及分次支付的合同事项,经办人需事先上传支付资金的相关依据材料,财务人员审核合同支付条款和附件材料,能及时地根据合同执行进度完成支付。

4.4 实现合同数据的电子化管理

由于在合同支付环节需上传已生效的合同文本,这就便于合同电子化查询,提高合同信息跟踪查询的便利性,提高工作效率。 同时,也方便了N 高校对合同数据的查询、统计、分析,实现了动态监控,便于学校不同管理者了解和掌控各个时期的合同管理情况,通过大数据建立科学合理的合同管控流程和风险防范机制,实现了合同的全过程管理。

5 结语

高校搭建合同信息化管控平台,使合同管理更加制度化、流程化、安全化。 通过把所有合同管理细节和流程都嵌入进信息管理系统,提升合同签订办理效率与质量。 通过将合同管理系统与其他管理系统进行对接,实现各部门间信息共享。 归口管理部门负责对学校各类合同的统筹管理,不再单纯地依赖于纸质档案,在线上对合同档案实现信息化编号,方便数据查阅,并能够对合同数据做到统筹使用。 同时,利用信息化平台跟踪合同信息、定期监督检查,及时发现问题、汇总可行性建议,实现对合同制度化流程化再造,促进合同制度化与信息化两者相辅相成,着实提高高校内部控制管理效益和水平。