中学档案管理信息系统的设计与开发

山东省济南第三中学 张新霞

信息系统的研发运用与改革升级不仅改变了中学档案信息记录、存储、管理、应用的模式，也助推了中学档案信息管理流程简便化、管理制度完善化与管理标准统一化的进程，更对中学档案资源共享化建设与校园数字化建设等产生积极影响。本文简要介绍中学设计与开发档案管理信息系统的必要性，提出一些具体可行的新策略来加快其系统设计与开发速度。

研发应用档案管理信息系统是解决中学档案管理工作中出现的查阅与使用效率低、保存与管理难度大、出错率较高等问题的主要手段，也是构建立体层次化与一体高效化档案管理系统的主要途径，更是记录中学发展轨迹与传承校园历史文化的重要措施。相关人员从系统架构、技术设计、安全防护、业务流程等方面来设计和开发档案管理信息系统，实现档案管理信息系统配置、分类、登记、借阅等功能，促进档案管理现代信息化与高效便捷化的建设。

1 中学档案管理信息系统的架构与技术设计

（1）硬件系统。中学相关人员应分析档案管理信息系统正常运行及存储大量数据信息等所需要的硬件，根据学校档案管理信息系统研发资金数额、原有硬件配置等实际情况来决定Web服务器与数据库服务器是否在一台服务器上。同时，中学还应统计档案管理岗位的工作内容与工作量，了解运用频率较高或管理难度较大的档案信息类型，以此为基础来调整个人电脑及部门设备的分配机制与标准，比如，档案业务部门配备打印扫描一体机，如图1所示。

图1 中心数据库结构图Fig.1 Central database structure diagram

（2）软件系统。大多数中学档案管理系统以Browser/Server（简称B/S）为主，搭配IISweb服务器，具有客户端数量无限化、无需安装任务软件等优势，同时，中学档案信息规模庞大、复杂多样与更新频率高等特点也促使中学提高对数据库的规模、运行速度等提出更高的要求，比如，当前许多中学使用MSSQLServe数据库。许多中学将架构设定为用户界面层、应用服务层、数据层。(1)用户界面层则是以asp.net为主，以HTML为辅编写而成的。用户界面的功能以收集和显示信息为主，管理人员通过用户界面录入、筛选和调取各种数据信息，因此，用户界面应坚持简洁、方便的基本原则，必要时可以提供操作方法或指导说明书，避免因页面配色过于复杂凌乱而造成管理人员视觉疲劳或者因图标和功能不一致而造成管理人员操作失误，从而实现减轻管理人员认知负担与操作难度的目的。用户界面样式以CSS为主，大多会设计和使用统一的界面主题、风格等。另外，页面文件应与执行代码分离开来，避免混为一谈，这样能提高后期界面修改、故障维修的效率。需要注意的是普通管理人员没有获取、修改源代码的权限或端口，这样有助于提高系统的安全性与稳定性。(2)应用服务层则是档案管理系统的中心，以C#语言编写而成，可以分为数据实体类、数据操作类、业务规则类三部分，其中数据实体类则是指数据库一一对应的实体类表格，该类表格主要包括编号、类别、属性等内容；数据操作类则是利用实体类表格来补充调整与修改核对数据库内的信息，为学校不同岗位人员开展工作提供了强大而准确的数据信息支持；业务规则类则是利用逻辑推理语言来完成数据信息的验证、查询、核验，让管理人员明确其操作的结果。最后，数据层则是存储中学数据信息的区域，有大量的数据表，并利用大量的关键词、关键字来将不同的数据表关联起来，甚至可以对这些数据表进行查询、增减、差错纠正，如图2所示。

图2 电子档案管理系统界面设计Fig.2 Interface design of electronic archives management system

2 中学档案管理信息系统的需求与功能设计

（1）系统配置模块。管理人员重新调整该系统的登录认证方式与系统参数，调整与确定管理角色的类型、职责，甚至根据登录角色的不同来设置不同的登录端口，比如常见管理角色有系统管理员、学校及年级档案管理员、普通用户等，其中，系统管理员可以修改、调整该系统，修理系统出现的故障；学校档案管理员则是审理各年级提交的各种档案资料；年级档案管理员则是整理和提交本年级的各种档案信息，简而言之，系统管理员的权限等级最高，年级档案管理员的权限等级最低。管理人员还应完善用户在线管理、数据备份与更新等主功能及个人信息更改与完善等辅助功能。功能板块会影响整个系统的运行效果与效率。另外，管理人员还应完善系统基础管理权限配置，比如，新建、删除、修改、打印等功能设置。

（2）案卷类别管理模块。中学档案信息类型较多，首先将案卷分为正式、专题等类型，也可以将案卷分为普通、重要、保密等不同类型，为每种案卷设置阅读、移动、纠正等功能，管理人员或者用户在阅读案卷过程中发现错误之处时及时地提交修改意见，这有助于降低案卷的错误率。档案管理员还应根据案卷的类型与上传年限等来调整不同案卷的位置。

（3）案卷管理模块。案卷管理模块是档案管理信息系统的中央区域，主要包括著录编辑、查询浏览、审核归档、打印使用等功能。管理人员应根据在案卷中设置案卷格式转换、电子打印等程序，以便于管理人员能将系统内的案卷转化为自己需要的格式，完整打印出自己需要的案卷。首先，著录编辑功能又可以细分为提示、自动检索、自主检查、基本信息等功能，帮助管理人员或者用户直接明确该案卷的基本信息，其中，基本信息又包括该案卷创建时间、设计部门、页数及主题、审核人等信息，这是档案管理信息系统最基础、最重要的部分，需要管理人员在设计与开发该系统时注重该部分功能的完善，少数中学都增设校对功能，通过信息提示的方式来帮助管理人员快速准确的发现不同案卷存在的错误或漏洞。其次，查询浏览功能则可以理解为管理人员调阅和使用案卷，这也是体现案卷历史记录与文化传承价值的主要途径，更是档案管理工作的基本内容，管理人员可以通过关键词、时间、属性等不同的检索方式来快速找到自己需要的案卷，既可以是精准到某一个案卷，也可以是相同类型与主题的系列案卷，通过简单查看不同案卷的编号和主题的方式来从众多案卷中筛选出自己需要的案卷。另外，管理人员还应在结合中学校规、校训、校徽等基础上来创设档案管理信息系统的标识，对所有的案卷进行统一与规范的编号，将不同编号的档案归档于不同系统中，也就是说管理人员通过查看案卷的编号就能大致了解该案卷的创建时间与主题。最后，档案管理信息系统还应创建专门的在线浏览、完整或者部分打印等功能，管理人员通过打印预览来查看自己即将打印的内容是否准确，需要注意的是并不是所有的案卷都可以随意打印，而是需要根据案卷的重要程度、管理人员权限等级等来确定能否打印。

（4）案盒管理模块。案盒管理模块至少需要创建、删除、修改、排序等四大功能，除了这四大功能之外还有查询、查看等小功能。管理人员可以根据时间长短来将其分为短期、长期、永久三大类型。系统研发与设计人员应坚持一一对应的原则来确定案盒的数量、类型与功能，管理人员则在系统初步成型之后修改案盒的功能与重新调整案盒的顺序，并提前编写好案盒编号的标准与编码，也就是说系统会直接给符合编号条件的案盒编号，准确并全面的记录不同案盒的存放位置，当管理人员打开案卷后会在页眉或者页尾等固定位置出现案卷、案盒的编号，提高了档案信息管理的统一规范性、现代信息化与准确性[1]。

（5）专题档案模块。案卷的存储大致可以分为常规、专题等多种类型，其中，常规类则是根据根据主体的不同将案卷划分为文书类、专业类、实物类等不同类型；专题类则是将主题相同的案卷归类到一起，便于管理人员及时全面的查看相关案卷，帮助管理人员或用户在脑海中形成所查询主题相关的思路，帮助其节省更多查阅与分析核对资料信息的时间[2]。

（6）借阅登记模块。系统设计与开发人员应开设案卷借出、归还、修改等不同的通道，详细记录管理人员或用户借阅、归还的时间。当管理人员或用户借阅案卷时，系统内该案卷信息则显示已借出[3]；若管理人员或用户归还案卷时，该案卷则显示在案。同时，系统还应明确不同类型案卷最长借阅时间，当管理人员或用户完成借阅手续时，该系统会自动显示其最晚归还时间。管理人员通过统计案卷借阅频率与使用时间来明确不同类型案卷的利用率与使用状态[4-5]，如图3所示。

图3 学生档案管理系统Fig.3 Student file management system

3 中学档案管理信息系统的安全保密设计

人为错误操作、电脑病毒及硬件损失等都会造成案卷的丢失或系统的瘫痪，因此，应提高对系统安全的重视度。在设计与开发档案管理信息系统时可以运用双套制、备份制、访问制、加密制等方法，其中双套制就是在建立电子案卷的基础上还应保留纸质案卷，备份制则是设置系统的备份保存与误删还原的功能，比如，MSSQLServer备份功能。安全责任制则是规范管理人员及用户的操作行为，强化其安全与责任意识。另外，还应完善与落实访问制，拥有不同权限的管理人员只能查看不同等级的案卷或只能在系统允许的范围内进行相应的操作，而系统也会准确详细的记录其操作行为或查看案卷的历史。最后，还应对案卷进行加密处理，这些都能提高案卷的安全系数。

4 中学档案管理信息系统的业务流程设计

管理人员对案卷进行统一的编号与归档，简化并规范业务流程。该系统业务流程大致划分为建档、归纳、整理、备份及借阅等部分，其中，建档也是实时立卷环节，管理人员根据相关规定与制度明确案卷的类型，补充案卷的基本信息，并将案卷上传到指定区域。同时，管理人员扫描打印电子案卷，存档纸质案卷，在此基础上，管理人员对电子案卷进行系统备份处理。归纳又称为归盒环节，对最近上传的案卷进行分类或调序处理。其次，管理人员对不同的案卷进行验证与检查，及时发现需要补充或修改的地方。最后，管理人员按照自己的检索习惯与阅读要求来定向查阅不同的案卷。

5 结论

正视传统中学档案管理系统的弊端，充分认识到研发新档案管理信息系统的必要性，从基本框架、业务流程、安全管理等层面来提高该系统运行效果，为中学教育水平及中学档案管理工作效率的稳步提升奠定了基础。