大数据背景下科研档案信息化管理策略

山东黄金集团深井开采实验室 李桂林

为促进科研事业更好发展，本文对大数据背景下科研档案信息化管理策略进行研究。首先，阐述了大数据背景下科研档案特征；然后，介绍了大数据背景下科研档案信息化管理问题；最后，提出了大数据背景下科研档案信息化管理策略，希望能够给相关人员提供一些参考。

科研档案，是科学研究工作的记录，专业性与规范性较强。随着我国信息技术不断发展，大数据时代到来，这在很大程度上影响着科研档案信息管理工作。想要从容应对大数据时代给科研档案管理工作带来的挑战，相关人员需要树立信息化管理意识，明确大数据背景对档案管理的重要性，且结合实际情况，对管理机制进行优化和完善，灵活通过信息化手段，提升管理人员信息化水平，从根本上提升科研档案信息化管理水平，提升科研档案利用率，更好的服务于科研事业发展。

1 大数据背景下科研档案特征

1.1 科研档案数据规模较大

在大数据背景下，档案数据正在不断增长，尤其是科研档案数据，存在该情况主要是受到两方面因素影响，一方面是增量科研档案电子化，另一方面是存量科研档案数字化[1]。随着我国信息技术不断发展，尤其是OA办公和信息管理软件的应用，改变了科研档案归档形式，不再是传统纸质归档形式，而是纸质和电子双归档形式[2]。并且，通过新兴技术，对纸质科研档案、照片进行扫描、翻拍，科研档案逐渐向着数字化方向发展。在该时代背景下，科研档案数据资源正在快速增长，科研档案大数据也在慢慢形成。

1.2 科研档案数据种类繁多

在大数据背景下，各种信息技术不断发展，如数据采集、数据存储、数据挖掘等，在这些信息技术支撑下，科研档案资源会被广泛应用在各个信息系统中，具有非结构化、半结构化、结构化数据融合发展趋势。从总体层面来讲，在科研档案数据中主要涉及到几部分内容：文书档案、项目档案、人员档案、成果档案，还有和各种科研活动相关的文件材料，其中包括通知、政策、法规等[3]。科研项目档案，主要是有关科学研究的档案，这里的研究主要涉及到基础理论、技术、应用、软科学等方面。在科研成果档案中，该种档案资料具有保存价值，是在科研活动中形成的，且作为成果上报的。在科研人员档案中，主要是指从事科研活动人员的资料，其中涉及到诸多方面，如研究成果、科研获奖、学术背景、研究方向、科研项目等。这些科研档案具有异构性，提出了更高的管理要求。

1.3 科研档案数据具有较大潜在价值

科研档案是重要的历史记录，是具有较强权威性、可靠性，正式的原生信息资源，具有较大的潜在价值。但是，根据相关调查显示，当下科研档案数据管理效果不够理想，一味的强调保存工作，没有考虑到数据利用工作，利用率相对较低，导致很多数据资源浪费。在该种滞后的管理模式下，常常会发生信息不对称情况，主要体现在两个方面：第一，企业需要先进科研成果，第二，诸多科研成果呆在了档案规中，没有人了解和掌握。在这样的情况下，会阻碍档案部门服务社会责任的发挥，降低科研档案信息共享利用率。在大数据背景下，需要高效开发大量科研档案数据，更好的服务民生和群众。

2 大数据背景下科研档案信息化管理问题

2.1 科研档案制度有待完善，执行力度不强

根据相关调查显示，一些单位干部没有意识到档案管理的重要性，在科研发展中没有注重落实科研档案管理。部分单位尽管创建了档案信息化管理制度，但是在实际工作中没有注重宣传、执行力度不足，以至于很多职工没有对信息化管理要求有所了解，没有掌握信息化管理流程，以至于在实际工作中没有严格根据档案信息化管理制度执行。此外，还有一些单位没有针对档案信息化管理创建制度，缺少信息化管理流程，以至于在实际工作中管理人员随意操作，经常发生档案确实问题。

2.2 管理人员职业素养有待提升，人才匮乏

根据相关调查显示，部分单位在对档案管理人员进行选聘时还存在一些问题，如年龄大、学历低等[4]。管理人员文化水平存在参差不齐的问题，其中部分人员缺乏专业知识，信息化能力较低。在大数据背景下，档案管理具有数字化、网络化、信息化等特点，加之档案类型较多，数据量庞大，导致管理内容和范围发生较大变化，其中涉及到应用、信息平台建设、存储等内容，这给管理人员提出了较高的要求。然而，很多管理人员档案整理技能相对较低，难以对不断增长的管理需求进行满足，严重影响到管理效果。

2.3 科研档案管理模式有待创新，管理意识薄弱

在传统档案管理工作中，管理人员都是利用人工操作的模式，搜集、整合、处理科研档案，工作效率相对较低，在查找档案时需要花费大量时间和精力，且容易出错。最近几年，虽然单位开始引入信息化管理模式，但是由于部分管理人员缺乏信息化意识，导致信息化管理工作呈现出形式化特点，仅仅是为了应付上级部门检查与评审。

2.4 科研档案管理中存在信息安全隐患问题

科研档案信息安全性和国家安全、利益有着紧密联系。在信息时代背景下，在科研单位档案中，电子科研档案数量快速上涨，档案信息化管理已经成为了必然趋势，能够给科研机构档案开发利用带来诸多便利，但是同时也带来了泄密隐患。基于网络安全方面来讲，部分科研档案数据库没有加密存储保护单位业务数据、应用鉴别信息、配置文件等。针对于一个档案文件，如果不法分子盗取了相关权限，可以在数据库中随意对档案信息进行粘贴复制，且基本上会不留痕迹，这会对科研档案自身的机密性、不可更改性造成威胁。

3 大数据背景下科研档案信息化管理策略

3.1 创建完善的科研档案信息化管理制度

在科研档案信息化管理工作中，科研单位需要创建完善的管理制度，进而保证管理效果。(1)需要严格根据相关法律规定，结合单位实际情况，创建完善的信息化管理制度和信息化管理体系，详见图1。(2)需要严格遵守三不、三严的规定，不归档不满足要求的科研档案、不接受审核不合格的科研档案、不提供不满足审阅规定的科研档案。(3)相关人员需要对档案信息安全进行保障，不允许对档案信息进行造价，避免科研档案信息泄漏。

图1 体系架构图Fig.1 Architecture diagram

3.2 创新科研档案信息化管理意识

受到大数据环境影响，单位档案管理人员需要树立大数据理念，把科研档案信息化管理工作向数字化转型，积极构建科研档案数据库。管理人员应梳理大数据理念，其中包括档案观、服务观。具体来讲，需要明确哪些是需要归档的档案资源，只要是在科研研究中生成的、具有保存价值的文件、数据、视频、实物等，都属于科研档案，管理人员还需要注重加工处理工作。此外，管理人员还需要树立科研档案服务观，就是把管理理念从保藏转变成为利用，从资料管理收藏转变成为科技知识管理、服务，进而构建全新的科研档案管理格局。

3.3 组建专业化科研档案管理人才队伍

科研档案管理人员专业能力和职业素养如何，直接影响科研档案信息化管理效果。因此，在实际工作中，单位需要注重提升档案管理人员综合能力和职业素养，这样可以有效提升档案管理质量，加大档案信息化管理力度。科研单位可以定期开展进行培训，其中涉及到网络安全知识、档案管理知识、信息化操作等。通过系统化的培训和教育，不断提升管理人员档案意识。此外，需要不断提升管理人员服务意识，根据科研人员使用要求，对服务手段进行创新，对流程进行优化，提升工作效率。

3.4 创建科研档案信息化管理平台

（1）创建统一的标准体系。在实际工作中，需要创建完善、统一的标准，具体来讲可以基于采集、加工、安全、技术等环节入手，不断补充和完善科研管理需求、科研档案开发利用需求，构建共享的、统一的标准体系，形成有效的区域共享平台，进而提升科研档案数据利用率。具体来讲，身为科研档案管理人员，可以积极利用大数据技术，严格根据相关流程，对档案信息进行归集，详见图2。创建完善的档案信息数据库，及时更新与完善信息，落实光盘备份管理、系统保护机制，保证信息数据可用、可查、可共享。此外，可以提供给职工对应的账号密码，在其想要查看档案时，需要填写申请，经过档案管理部门批准后，可以直接进入到数据库中进行检索，进而有效提升资源利用率，还可以有效控制人力资源成本、财力成本。

图2 入档审批流程图Fig.2 File approval flow chart

（2）创建完善的科研档案协同联动共享机制。打破传统的管理模式，加强协同管理力度。在实际工作中，相关人员应注重对档案管理要素、结构、职能、内在联系等内容进行创造性的整合和重构，有效优化配置科研档案管理要素，形成完善的协同管理模式，实现三位一体、统一规范、资源共享、各司其职、互相促进、协同高效，有效管控科研档案收集、整理、保管、归档、利用全过程。此外，在实际工作中，可以利用大数据技术，对实时数据、历史数据进行全面收集和分析，特别是针对表象数据后的行为特征数据，进而提供给管理人员全局性管理和决策可靠支撑。

（3）注重信息技术支撑与硬件设施保障。基于文件生命周期理论，档案虽然来源于文件，但是又不同于文件，文件到档案属于前后衔接过程。因此，在实际工作中，需要注重整合优化档案管理信息数据库和OA系统之间的对接，可以利用统一的电子文件格式、操作规范，创建统一标准，把计算机网络、档案数据存储、办公OA系统进行集合，利用统一的技术参数与标准，由档案管理人员、信息技术人员、软件开发方一同沟通，设计出具有较好应用性能、较强兼容性的软件系统。此外，在单位内部可以组建局域网系统，对配套硬件设施进行完善，如工作站、服务器、集线器、交换机等，保证系统运行流畅和系统操作方便，进而对不同环境条件下服务使用需求进行满足，有效提升档案管理质量与服务水平。

（4）注重平台数据安全维护。1)创建统一的安全标准，创建严格的保密制度，针对重要科研成果，应有重点的、有区分的进行管理，尤其是对这些资源的传播范围进行严格限制，保证其保密性与安全性。2)创建完善的数据安全保障制度，避免出现盗用等行为，注明档案保密级别、使用范围等。3)提升平台安全技术水平，定期进行维护与升级，保证档案数据不被攻击、泄漏、非法侵犯，有效维护平台数据安全。

4 结语

总之，在大数据背景下，在科研档案管理中加强信息化管理力度是非常重要的，不仅能够有效提升科研档案管理质量，还可以有效提升科研档案信息利用率，促进科研事业更好发展。目前，由于受到多种因素影响，科研档案信息化管理还存在一些问题，严重影响到了管理效果。想要有效改善这一现状，在实际工作中，相关人员需要明确科研档案信息化管理的重要性，转变自身的工作理念和模式，不断提升自身的信息化素养，充分利用信息化管理优势，不断提升科研档案信息化管理水平。