人事档案信息化对策研究

段海昕

摘要：如何做好人事檔案管理信息化建设工作，是新时期人事档案管理的重要课题。本文首先分析了信息化对人事档案管理的作用，然后针对目前人事档案管理中存在的问题进行探讨，最后提出了人事档案管理信息化建设对策，为人事档案管理信息化建设方面提供可行性思路。

关键词：人事档案管理;信息化;对策

引言

计算机网络信息技术的广泛应用，为人们的日常生活带来众多便捷，而且信息化的应用可以为人事档案管理提供更多帮助，解决传统纸质管理面临的问题，促进管理效率大幅度提升[1]。因此，单位应该遵循时代发展，确保可以合理将信息化技术融入人事档案管理工作当中，发挥其应用效果的同时，促进人事档案管理效率的提升。

1信息化对人事档案管理的作用分析

单位人事档案作为人事管理工作的重要部分，选拔确定优秀人才的过程中，必须要强化对人事档案管理工作的重视。在信息化稳定发展的推动下，各项技术的应用可以全面展现自身的优势，为各项工作的顺利进行提供更多帮助，解决传统管理工作面临的问题，促进档案管理信息化建设。再加上信息技术的应用能够通过计算机进行管理，从而对人事档案资源进行归纳分类，提高档案工作的效率。这种管理模式与传统管理相比，不仅可以有效发挥自身的优势，还可以在各项工作开展的过程中进行创新，解决传统档案管理的不足，提高档案的利用率，降低档案管理的成本[2]。除此之外，档案信息化建设与档案管理工作效率的提升有着密切的联系，推动单位档案管理工作水平的提升，充分发挥档案信息资源的价值，并开展符合当前发展的各项工作，为社会提供高效的服务。

2现代人事档案管理中存在的问题

2.1人事档案管理人员不专业，档案内容质量低

人事档案管理工作与其他工作不同，更多的是单调和乏味的连续性工作，看起来很轻松，实则工作内容极为细致和专业。因此，事业单位对于人事档案管理人才的要求越来越高。但是，在实际的人事档案管理工作中，由于档案管理人员整体专业素质不高、专业性不足，缺乏对人事档案管理的全面知识储备，使得实际的管理工作混乱不堪。甚至在一些事业单位中，很多人事档案管理人员往往身兼多职，比如监察、科技等，使得人员在人事档案管理工作上的时间和精力方面超负荷运转，无法做好人事档案管理及相关工作。

2.2档案管理手段落后，信息化开发力度不足

很多人事档案管理人员，因为不具备专业的人事档案管理技能，不具备专业的人事档案管理知识，未参加过人事档案管理相关培训，导致在实际的人事档案管理过程中，无论是管理手段还是管理模式，都是比较落后的。甚至有些事业单位，人事档案管理设备落后，人事档案管理基本保管措施不到位，比如防火和防潮等，人事档案管理还停留在七八十年代的水平上。另外，事业单位在人事档案信息开发工作中极为被动，人事档案管理工作人员没有主动意识，只有当人们需要使用时才会查询，而且也是一些最基本、最简单的信息，比如党团信息、个人简历等，而对于通过人事档案发掘人才、选拔人才方面的全面性、时效性、深度分析等作用不是很明显。

3人事档案管理信息化建设的对策

3.1以材料为依托，建立数据库

建立数据库，对档案材料的长期保存至关重要。传统的档案管理模式较为落后，依靠人工的形式。一是纸质档案资料较多而且容易受到外界环境的影响，包括气候、温度、湿度、档案室条件的影响。二是随着档案的保存年限，调档阅读的次数，档案文本会受到污染，遭到不同程度的污损和腐蚀，难以长期保存。三是温度的高低，空气环境潮湿的影响，会促使纸质材料水解，字迹洇化、风化，建立数据库可以有效地保护档案材料长期存放，解决了纸质档案在保存上存在的许多弊端。四是信息技术可以将档案材料进行分类，进而做好编目、检索的工作。另外，信息技术的应用可以促进档案管理工作的信息化和数字化[3]。

3.2信息化建设资金的投入

档案信息化建设在开展的过程中，需要强化对基础设施工作的重视，

单位应该投入一定数额的资金，确保人事档案管理信息化顺利进行。档案信息管理作为事业单位顺应时代发展的必然选择，必须要得到单位的重视，确保能够做好相对全面的分析，围绕人事档案信息管理工作而开展，严格遵守事业单位人事档案管理要求，并建立较为完善的系统，这样可以保证各项工作顺利进行，减少影响的同时，保证各项管理工作的顺利进行。再加上档案管理信息化需要涉及的设备相对较多，为了避免受到多种因素影响[4]，需要适当对各个环节工作进行优化，配备防火、防盗及各项检测措施，保证人事档案信息化管理顺利进行。对于配置信息管理仪器来讲，要想保证各项工作的顺利进行，应该强化对各个环节工作的重视，确保各项工作能够得到落实与优化，选择符合信息化要求的打印机、计算机及扫描仪等多种技术设备，强化对档案管理工作的重视，落实好各项工作的开展，使得人事档案管理信息化工作顺利进行。

3.3加强信息化的宣传

大数据时代，信息化的应用绝对不只限于人事档案管理这一部分，还可以应用于机关事业单位档案资料管理、物料采购档案管理等许多方面。跳出档案管理这一块，信息化在机关事业单位的发展过程中也是必不可少的，但是现阶段很多机关事业单位并没有真正重视起来，这就需要机关事业单位给干部进行定期的培训讲解，由中上层领导带头实施，自上而下地推行信息化，这样才能快速地推广到各项工作中，必要的时候可以安排外派培训[5]，去学习相关技能。但是信息化的养成不是一朝一夕就能完成的，它需要潜移默化，逐步完善，经过长时间的积累，才能完成由量变到质变的过程。

3.4培养管理人员，提高管理素质

档案管理工作是一项业务性很强的工作，同时也是服务性很强的工作，培养一名合格的档案管理人员，提高档案管理人员的素质尤为重要。这就需要从事档案管理的工作人员要练好内功，具备扎实的业务技能、较强的管理能力、一流的服务意识。增强档案为社会服务理念，及时有效地为档案利用者提供有效的档案信息，热情周到细致的优质服务，尽最大努力让档案利用者满意。在为档案利用者服务程序上变繁为简，在手续完备的情况下尽量简化查阅手续，多为档案利用者着想做好服务窗口的工作。

结束语：综上所述，人事档案管理信息化建设，是顺应新时代下“互联网+”的客观要求。面对社会需求、经济发展、工作管理等多方面的变化要求，单位应该从人事档案管理信息化建设理念、目标、机制、方法、能力等多层面、多角度出发，落实人事档案管理政策和制度，从硬件和软件这两个维度，提高人事档案管理信息化建设水平。

参考文献：

[1]童雄.浅谈人事档案管理的网络信息化建设措施[J].数码世界，2021，（03）：222-223.

[2]武增华，李清云.加快医院档案管理信息化建设的实践研究[J].兰台内外，2021，（04）：7-9.

[3]韩冰.现代人事档案管理存在的问题及对策综述[J].办公室业务，2021，（02）：170-171.

[4]王玉.关于信息化技术对人事档案管理影响的探究[J].兰台世界，2020，（S2）：78-79.

[5]宋艳语.高职院校人事档案管理信息化建设探究[J].船舶职业教育，2020，8（06）：67-69.