机关文书档案数字化管理工作的研究

■徐珊珊

一、机关文书档案数字化的现实意义

文书档案是机关单位在行政管理事务活动中产生的，包括命令、指示、决定、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案根据各机关单位制定的《机关文件材料归档范围和保管期限表》中的具体要求，来划分每份文件材料的保管期限，分为永久、30年、10年。通过遵循文件形成规律，保持文件材料之间的有机联系，将归档文件进行有序整理形成文书档案。保管期限为永久的文书档案需要将纸质版文书档案定期移交至当地档案馆，保管期限为30年和10年的文书档案可留在本单位档案部门按有关规定进行集中统一保管。现阶段，由于机关单位文书档案的数量和种类不断增加，档案库房基本处于饱和状态，在保管期限为永久的纸质版文书档案向当地档案馆移交前，新接收的纸质版档案没有充足的库房空间进行保管。而且，保管期限为永久的纸质版文书档案在向当地档案馆移交后，若想再向当地档案馆调取纸质版文书档案进行利用，需要异地调取，完成当地档案馆相关的利用手续，费事费力。在日常工作中，纸质版文书档案提供利用时，频繁的调取复制档案，也会造成文书档案的磨损，不利于档案的保护。为此，及时对纸质版文书档案进行数字化处理，通过借助大数据网络技术、办公自动化系统，进行多元档案信息的搜集、处理、共享与存储，这样不仅可以解决传统纸质版文书档案管理的复杂问题，提高文书档案整理、归档效率和质量，而且使文书档案在机关单位中的归档、保管、查询、检索、利用更加便捷。

二、机关文书档案数字化管理存在的问题

（一）机关文书档案数字化工作制度不完善

在对机关文书档案管理工作中，与时俱进地应用了数字化的相关技术，需要添加并完善有关数字化方面的工作要求到文书档案管理规定当中去。但是，当前机关单位普遍的文书档案管理规定对数字化方面的工作要求针对性不强，内容较为宏观，没有着眼于单位实际情况，缺乏具体实施细则，无法有效应用到文书档案数字化工作的各个环节中。所以，在开展文书档案数字化工作时，没有详细的文书档案数字化工作要求和规范，工作人员在参与文书档案数字化的具体工作时，对于文书档案管理规定中没有明确说明的地方，在实际操作时会感到困惑，对于问题的处理上会存在差别，这会使机关文书档案管理工作走向数字化，形成比较大的阻碍。

（二）机关文书档案归档工作进行缓慢，导致无法及时开展数字化工作

1．纸质版文书档案归档工作

中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案管理条例》里指出文书档案应由所在单位的文书部门或业务部门进行规范化整理、立卷，并应在第二年上半年向档案部门归档。然而，部分机关单位由于机构体制、归档部门没有固定的兼职档案员、归档部门人员缺乏整理经验、缺乏整理时间、不够重视等问题，未能将文书档案及时进行规范化整理并到档案部门按时归档，使档案部门迟迟无法收齐纸质版文书档案，未能及时开展上一年文书档案的数字化工作，对后续文书档案的相关工作增加了不便和压力。

2.电子版文书档案归档工作

对于无需定期移交到当地档案馆的保管期限为10年的文书档案，在咨询过当地档案局后发现，其实是可以以电子版的形式向机关档案室进行归档。笔者发现许多归档处室所归档的保管期限为10年的文书档案，大多都形成于OA系统。然而，由于部分机关单位的OA系统中未建立档案模块，无法在OA系统中将归档范围内的文件规范化整理成文书档案，形成电子版文书档案。另外，OA系统与机关档案室的文书档案管理系统之间存在着连贯性较弱的情况，由于OA系统与文书档案管理系统的设计和开发单位都是不同单位，技术手段不统一，未能实现功能上的有效关联，使得数据信息共享偏弱，进而影响文书档案实现电子化归档。因此，归档部门只得将OA系统中的文件打印成纸质版，再进行后续的规范化整理及归档工作，大大降低了归档工作的效率，延缓了档案部门集中开展数字化工作的进展。

（三）机关文书档案数字化管理经费不足

机关文书档案数字化管理工作需要配备专门的硬件设备、管理软件及相关配套设备。部分机关单位因为人员不够、经验不足、未配备专业设施等问题，选择了专业的文书档案数字化公司进行外包加工。但由于申请文书档案数字化经费不足，不得不采取“蚂蚁搬家”的方式，申请一点经费，完成一部分文书档案的数字化，没有经费就暂停，文书档案数字化工作缺乏整体规划。因此，经费不足是现今机关文书档案数字化管理中存在的一个不可忽视的问题。

（四）机关文书档案数字化管理人才缺乏

近年来，各个机关单位文书档案的数量激增。然而，部分机关单位文书档案管理人员的数量却没有相应增加。从当前机关单位人员现状看，工作人员普遍对大数据技术、云计算技术、数字化扫描技术等缺乏全面了解和掌握，致使文书档案数字化管理方面的人才缺乏，无法满足机关单位文书档案数字化管理的日常工作。与此同时，如何在处理存量的基础上，对增加的纸质版文书档案进行合理的数字化工作，也是困扰着文书档案管理人员的难题，需要专业的数字化管理人才的指导。

三、机关文书档案数字化管理的对策

（一）构建完善的机关文书档案数字化工作制度

目前，涉及文书档案数字化工作主要依照国家标准《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》、行业标准《纸质档案数字化规范》、单位内标准《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》《机关档案管理规定》《文书档案整理工作要求及做法》等各级标准规范来开展数字化加工工作。各单位应基于各级标准规范，根据本单位的实际情况，构建并完善本机关单位内文书档案数字化工作制度和工作流程，例如文书档案电子数据安全保密制度、文书档案电子数据归档制度、文书档案电子数据安全保管和备份制度、文书档案数字化实施方案、文书档案数字化加工操作流程及规范等，明确细化此项工作，保证文书档案的数字化工作有规可依。

（二）搭建具有档案模块的办公系统

OA系统是机关单位在日常工作中所使用的重要的办公系统，日常收发文、领导签批、公文流转等皆通过该平台，各部门所归档的文书档案基本形成于此系统。为此，若能将OA系统中已经运转完毕的电子版文件在OA系统上按照单位内所制定的《文件材料归档范围和保管期限表》进行收集分类，在线上规范化整理成电子版文书档案，发送给档案部门工作人员进行审核，最终将审核通过的电子版文书档案传输至文书档案管理系统上进行归档，线上完成文书档案的归档动作，可以提高各部门归档的效率，解决一部分人力的问题，使档案部门更快地开展文书档案数字化的工作。要实现这个目标，需要搭建具有档案模块的办公系统，档案模块需要具备以下几点功能：1.文件材料的收集功能。收集符合归档范围的文件，能将已办结的文件材料根据《机关文件材料归档范围和保管期限表》进行自动或人工划分保管期限，分为永久、30年、10年。2.规范化整理功能。能在线上进行以件为单位的文书档案的规范化整理，文书档案的分类、排列、编号、编目等。3.审核功能。可在线上实现归档部门兼职档案员审核、部门领导审核、档案部门审核的逐级审核功能。4.提醒功能。将即将到期未整理的文件和未归档的文书档案设置提醒功能，督促各部门及时整理并按时归档，保证后续文书档案相关工作的进度和效率。5.与文书档案管理系统挂接。可以将审核通过的文书档案进行格式上转化，形成数字化成果，传输至文书档案管理系统，便于日后文书档案的查询利用。

（三）加强文书档案相关的培训指导工作

据笔者了解，部分机关单位业务部门未能按时归档文书档案，致使档案部门数字化工作推进缓慢的主要原因是业务部门的工作人员对文书档案的归档工作欠缺了解，日常收集整理文件材料的工作不到位。部分业务部门的兼职档案员轮换频繁，导致缺乏整理经验，整理效率低，未能为所在业务部门的文书档案归档工作答疑解惑。对于此项问题，机关单位应重视各部门在档案方面的宣传教育。档案部门要加强对文书档案整理的培训指导，1.定期召开档案业务培训交流，组织各部门兼职档案员及工作人员对文书档案整理归档工作进行交流，将单位内实行的有关档案的制度和各项规定进行充分的解读，列举实例，重申整理规范和归档要求。2.迎合相应的电子化应用需求，档案部门需要对档案管理人员及兼职档案员进行文书档案管理系统操作能力及业务能力培训，确保能够在日常的文书档案数字化管理中熟练地开展各项工作。3.增加档案部门文书档案指导人员，加大指导力度，拓宽指导范围。可开放电话、现场、政务通等多种途径进行指导，使文书档案的指导工作更加便捷高效。

（四）提高对文书档案数字化管理工作的重视和支持

文书档案数字化管理工作对于机关单位全面开展各项工作具有重要的影响，机关单位主要领导必须要重视起来，对于文书档案数字化管理工作，应该主动出谋划策，紧抓制度修编、责任落实、绩效考核等工作，认真地思考和研究涉及文书档案数字化存在的问题，科学合理谋划近期部署的文书档案数字化管理工作。同时，还应在项目经费、数字化设备、人员配备、工作场地等方面给予支持，为文书档案数字化管理工作开展创造有利条件，保证文书档案数字化管理工作的有序开展。在落实具体工作时，档案部门的领导应亲自过问，亲自抓，要经常检查，及时发现问题并督促整改，积极参加档案数字化相关的调研，积极推广经验做法和优点，在机关单位各级领导带动下，使全体工作人员都能够重视文书档案数字化管理工作。

（五）增强工作人员综合素质，引进档案数字化管理人才

文书档案管理人员既要开展文书档案数字化管理工作，又要具体落实文书档案管理的一系列规章制度。所以，必须要提高档案管理人员的综合素质，增强管理意识。机关单位可以通过加强培训，使文书档案管理人员对整理规范和档案法律法规有更深了解，对大数据技术、云计算技术、数字化扫描技术等进行全面学习和培训，增强综合素质和专业水平，进而提高机关单位文书档案管理工作水平。同时，可以引进高素质的档案数字化相关的管理人才，将新理念、新技术适时运用到档案数字化工作当中去，为机关文书档案数字化工作带来创新。