智慧档案馆建设研究

■王雪君 李 彦

“智慧档案馆”是中国学者在“智慧城市”建设过程中提出的独特概念。2013 年，“智慧档案馆”概念正式见诸公开文献[1]。2022年7月11日，CNKI文献检索到篇名含“智慧档案馆”的学术论文235篇，研究主要集中在智慧档案馆的概念内涵、技术应用、架构设计、建设模式和案例分析等。智慧档案馆建设实践与理论研究基本同步。2011年，南京市档案馆最早提出“智慧档案”理念。2013年，青岛市档案馆的智慧档案馆项目获批市政府投资计划。随后，一些经济条件较好的省市档案馆陆续开始实施智慧档案馆建设，对智慧档案馆的理论研究成果进行有效检验，有力融入了当地“智慧城市”建设大潮。

一、智慧档案馆研究与建设现状

（一）学术研究现状

1.概念内涵研究。学界尚未就智慧档案馆形成统一的定义，学者们从不同角度提出了模式论、平台论等观点。持模式论的学者较多，认为智慧档案馆既注重先进技术的应用，又重视档案资源的智能管理，还关注档案信息的泛在服务，是一种互联互通、全面感知、高效利用的新型档案管理模式[2]。有少部分学者认为，智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台[3]。

2.与数字档案馆的关系研究。学界存在升级论、并行论两种观点。绝大多数学者认为智慧档案馆是数字档案馆的升级版，比数字档案馆更全面互联、更智能互动。少数学者认为智慧档案馆与数字档案馆是并行存在的关系，但有相互支持和配合的交集，智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知化等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持[4]。

3.技术应用研究。学界对智慧档案馆应用新一代信息技术的认识比较统一，认为智慧档案馆主要应用了采集数据的物联网技术、处理数据的云计算技术、传输数据的移动互联网技术、挖掘数据的大数据技术四大关键技术。智慧档案馆利用物联网技术识别采集、传感通信、融合处理档案馆服务设施、档案实体、工作人员和来访者的信息数据，使整个档案馆成为一个感知系统[5]；借助云计算平台把不同档案馆之间的数据以及数据处理的任务全部交给网络进行分布式并行处理，构筑信息共享空间, 实现资源整合[6]；应用大数据技术对档案数据深度挖掘，推动档案管理精细化、档案资源与用户需求的双向控制最优化[7]。近年来，人工智能、虚拟现实、区块链等技术被引入智慧档案馆研究。人工智能技术强化驱动智慧档案馆个性化服务[8]；应用VR技术创新档案利用服务，增强档案信息传播效益[9]；应用区块链技术创新文件档案管理，参与打造多主体协同的新型社会治理机制[10]。

4.构架设计研究。学界对智慧档案馆构成系统及其组件之间关系进行了深入探讨，从技术层面架构了不同层级的结构模型。薛四新等提出“双层四系统”框架结构，从技术层和应用层两个层面建设档案仓储系统、支撑保障系统、智慧管理系统和智慧服务系统[11]；杨智勇等提出“四层”结构模型，感知层综合感知，融合处理档案实体、档案内容、档案管理；数据层对海量档案数据进行格式转换、安全存储和智能存取；平台层实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层集成服务和智慧启迪[12]。田雷提出“7（层）+2（体系）”技术框架，重点讨论了在用户层、终端展示层、应用层、平台层、网络层、设备层和感知层的物联网技术应用与智慧档案馆的标准规范体系和安全保障体系建设[13]；蒋建峰结合张家港智慧档案馆建设实践，总体设计“感知层、通讯层、分析处置层、服务层”四层功能架构[14]；杨艳从档案感知与获取系统、档案馆管理系统、档案智能服务系统以及档案文化社区四大系统着手全面构建智慧档案馆信息系统[15]。

5.建设模式研究。智慧档案馆建设模式是学界关注的重点。迟伟凡等提出智慧档案馆的“物理管理平台、逻辑管理平台、信息发布平台”的三大平台与“获取数据—云计算—智慧化”的思维路线相结合，形成三位一体的智慧档案馆发展新模式[16]。莫家莉等提出构建以文化价值协同为核心、制度协同为保障、管理协同为基础、技术协同为支撑的“四位一体”协同模式[17]；罗琳娜提出构建泛在智能为主导、个性共享为重点、知识创新为目的利用服务模式[18]；钱毅提出智慧档案馆馆库环境域、设备设施域、档案载体域和档案内容域等全域对象与智识、智理、智联、智能、智慧五个建设层级的对象——层级模型[19]。

（二）建设实践现状

从时间线上看，智慧档案馆研究和实践基本上同步进行。当前智慧档案馆相关研究正由宽泛到具体、由理论到实践，研究内容逐渐深入。智慧档案馆研究取得不少成果，但尚未形成完整的理论体系[20]。研究成果还没有被国家档案局完全采纳，学术研究多于政策指导，宏观性研究多于具体主题分析，理论研究无法完全跟进实践建设。当前档案信息化的重点是建设数字档案馆，并实现部分智慧功能。

1.政策现状。智慧档案馆建设首先要有政策依据。公开资料显示，在国家档案局的各种政策文件和技术规范中，还没有出现“智慧档案馆”用语，“数字档案馆”才是正规称呼，《数字档案馆建设指南》是指导全国档案信息化建设的基本政策与标准依据。这表明智慧档案馆建设基本上还没有正式纳入国家档案局政策指导，也符合智慧档案馆是数字档案馆的高级模式，当前以建设数字档案馆为重点的档案信息化现实。在进行数字档案馆建设的基础上，部分省市正在进行智慧档案馆建设。2013年，青岛市政府在全国率先智慧档案馆项目建设。随后，部分省市陆续开始实施智慧档案馆建设，正式将智慧档案馆建设纳入政策指导，如浙江省绍兴市、安徽黄山市、山西晋城市、天津市、珠海市档案馆等。总的来看，智慧档案馆政策呈现出“地方先行”特征，国家档案局虽然暂时没有出台明确的智慧档案馆政策,但其对各省市档案局（馆）的探索是支持的，对地方的智慧档案馆建设经验多有宣传推广。

2.建设实践。鉴于国家政策现实，智慧档案馆建设更多地体现为数字档案馆建设的功能拓展。虽然国家档案局没有正式组织过“智慧档案馆”的评估测试，但全国范围内的数字档案馆测试工作一定程度上能说明智慧档案馆的建设趋势。数据显示，“十三五”时期，全国数字档案馆建设取得可喜成绩，共建成41家全国示范数字档案馆和89家国家级数字档案馆。其中郑州轻工业大学档案室是全国唯一的高校数字档案馆[21]。就笔者所在的湖南省调研情况看，只有长沙市档案馆、省林业厅档案室通过了国家档案局数字档案馆测试验收。湖南省32所普通本科院校没有国家级数字档案馆，中南大学、湖南师大等“211工程”高校的档案信息化建设开展较早，但也主要集中在纸质档案数字扫描上，与数字档案馆建设要求有较大差距。我国有各级各类档案馆4000多个，通过国家认证的数字档案馆才100多个，数字档案馆总量不够，总体水平不高。智慧档案馆建设有迫切的现实需要，地方多有探索，但缺乏国家层面的政策支持，整体推进相对较慢，还处于起步阶段。

二、智慧档案馆建设中存在的问题

智慧档案馆建设存在理论不完善、政策不明确、现实条件不充分的问题。在建设理念、技术应用、功能定位、法规标准、人财保障等方面有不少具体的问题有待解决。

（一）价值导向偏离

档案服务模式是档案服务系统各组成要素之间相互关系的组合。在各要素中，服务观念起引领作用，决定了档案主体的行动。很多智慧档案馆建设一开始就是从档案部门的角度出发，以方便档案管理者提高管理效率为中心，着眼点停留在管理、技术、资金、人才方面，不大关注档案用户的需求体验。档案管理者的努力往往得不到用户的响应与认可，投入巨大的档案数字化成果的利用效率并不高,导致“数据黑洞”[22]。智慧档案馆的价值最终要通过满足档案用户的需求来实现，固守“馆员中心”模式的档案服务价值观导向偏离了智慧档案馆建设的服务宗旨，必须坚持“用户中心”理念，最大限度地满足用户的档案信息需求。

（二）技术主义倾向

智慧档案馆本身就是信息技术发展的产物，学界研究侧重“智”忽视“慧”，热衷于对智慧档案馆构架设计、新一代信息技术应用的宏观描述，对人的元素，对服务对象的知识服务需求缺乏系统探索。在建设实践中，许多档案管理者不具备信息技术背景，面对智慧档案馆技术选择时，要么对技术有着莫名的崇拜，要么被一些技术公司误导，认为采用越先进的技术就越体现智能化水平。这难免导致技术追求缺乏理性，不深入思考用户对技术的需求性适用。另外，智慧档案馆运用的相关技术随时代而不断发展进步，资金的大量投入甚至会导致采用的技术不能适应形势发展，对智慧档案馆的运维管理产生一定风险[23]。如随着全文检索技术的发展，绝大多数查档能在档案信息管理系统中在线完成，不需要进入库房查找档案实体，使得高成本的RFID技术应用初衷大打折扣。技术只是手段和工具，而它的服务对象的需求才是智慧档案馆建设的本质。对新技术的膜拜极有可能导致本末倒置，过分强调技术，将会偏离档案馆及其档案工作的本质。

（三）功能定位偏差

智慧档案馆的“智慧”有追求硬件、软件系统的外在智慧，也有追求业务流程的内在智慧，能实现档案馆信息化管理的全面化、馆藏资源管理的精细化、档案业务实现感知化和档案信息服务知识化[24]。其特征可从外在与内在两方面来理解，外在特征是基于现代信息技术的互联和感知，形成的一种跨系统应用集成、跨部门信息共享、跨库网转换互通、跨馆际信息交流的服务与管理新形态；内在特征是以人本理念为支撑的绿色发展和优质服务，在任何时间、任何场所能高速便捷地满足政府、公民、社会对档案信息和知识资源的需求[25]。由于内在智慧实现难度远比外在智慧大，外在智慧成果显示度高，建设者虽保持着对内在智慧的渴望，却不可避免地将软硬件系统建设放在首位，一定程度上忽略内在智慧的实现，建成的智慧档案馆华而不实，无法彻底改变档案供给失衡的现状。对智慧档案馆建设目标的理解偏差和功能定位模糊，是智慧档案馆形象建设大于实质内容的重要原因。

（四）法规标准缺失

与学界对智慧档案馆研究热度相比，业界的政策指导明显落后，智慧档案馆建设缺少国家政策层面的顶层设计，在国家档案行政部门的官方文件中，很少有对“智慧档案馆”的正式表述。《中华人民共和国档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》等国家档案法规标准中，全部使用“数字档案馆”称谓。这表明，现阶段智慧档案馆还没有取得国家层面的共识。国家档案行政管理部门可能认为智慧档案馆只是对数字档案馆的功能提升，本质上仍是数字档案馆。一些省市宣称建设智慧档案馆，并出台相关的政策措施，实际上都是借智慧档案馆之名，按照数字档案馆标准建设，普遍存在名不副实的现象，即使通过了国家档案局数字档案馆测试，也多表现为数字化水平低、智慧化技术应用不足、评价指标缺失等[26]。总体上讲，目前全国尚缺乏明确的政策规范、相应的技术标准和统一的规划，各地智慧档案馆建设无法可依，基本处于各行其是的状态。

（五）人财保障不足

人力资源是第一资源，建设智慧档案馆离不开高素质的信息管理与技术人才。从现实来看，档案工作人员对传统档案业务知识的学习掌握明显多于对新技术新知识的理解，在数字档案馆还没有完全明白之前，对智慧档案馆就更难以胜任了。另外，智慧档案馆基础设施建设、技术使用、数字化加工、软件开发、人力资源开发等方面均须源源不断投入经费支持。即使是各级国家综合档案馆也很难获得足够的资金开展智慧档案馆建设，在数字档案馆建设还没有完成的情况下，直接建设智慧档案馆，无异于建造空中楼阁。

三、智慧档案馆建设的对策

（一）用先进的档案价值观理论指导建设

档案价值理念决定了档案服务创新的发展方向。受不同的档案价值观念影响，在数字档案馆建设的不同时期，档案信息服务模式表现为基于档案馆业务工作的“馆员中心”模式、基于数字档案信息资源开发和利用的“资源中心”模式、基于数字档案信息服务集成的“用户中心”模式[27]。随着数字档案馆向智慧档案馆的高阶发展，需要更先进的档案价值观理论来指导。“服务主导逻辑”理论是一种全新的服务价值创造理论[28]，该理论将“用户中心”模式进一步拓展到基于服务生态系统的“价值共创”模式，实现了档案服务的主体构成从“一元”到“多元”、主体关系从“从属”到“交互”、价值导向从“自我中心”到“用户中心”、资源基础从“闭环”到“生态圈”、实现平台从“实体档案馆”到“数字档案馆”、评估模式从“本位评估”到“系统评估”的六大创新，比传统的价值理论更适用于智慧档案馆的服务创新[29]。

（二）坚持以人为本驾驭技术使用

不管时代如何变迁，技术如何日新月异，档案馆的基本职能都没有发生根本变化，因为这种基本职能反映了档案馆的社会本质。因此，信息技术的使用虽然是智慧档案馆建设的内在要求，但任何技术的使用均应服从档案馆的本质特征，技术必须由人选择并为人服务。智慧档案馆研究应跨出技术主义的藩篱，以人文主义来充实与提升其实质，巩固并厚筑其根基。人可以驾驭技术使用，而不能成为技术的奴隶。智慧档案馆建设必须坚持“以人为本”原则，以方便利用者为根本出发点，在不影响和改变档案馆根基的前提下实现对新技术的合理应用，实现档案工作与新技术使用的和谐发展[30]。

（三）在数字感知基础上实现智慧服务功能

智慧档案馆建设不是口号，而应有其与众不同的建设内容。真正的智慧档案馆应该对档案资源进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务[31]。如果只关注信息技术的使用、先进设备的配置、数字资源的扩张和档案管理的便捷，这与数字档案馆建设没有太多本质的区别。数字化感知是数字档案馆建设的基本要求，数字智慧化运用才是智慧档案馆建设的核心所在，在档案数字信息中充分挖掘用户的需求才是智慧档案馆功能的最好体现。从用户角度出发，采用各种新兴技术，加大对馆藏档案资源的开发力度，以知识创新为重点，推出适应不同用户需求的档案服务内容，提供个性化的智慧服务。

（四）加强智慧档案馆政策的顶层设计

学术研究成果只有被采纳成为法规政策，才能发挥其最大的作用。数字档案馆的许多研究成果已转化成了国家政策要求，建设数字档案馆的标准体系也比较完善。智慧档案馆作为数字档案馆的高阶发展，学界已经有深入、充分的分析探讨，研究成果比较丰富。国家有关部门应积极响应学术研究和实践要求，及时分析、采纳智慧档案馆研究成果，将其纳入政策指导，出台智慧档案馆政策，创建实施标准，完善考核体系，搞好政策顶层设计，统一指导全国的智慧档案馆建设，推动智慧档案馆建设的标准化、法治化。

（五）加大人才资源建设力度

档案信息管理与技术人才是建设智慧档案馆的基本保证。人才队伍的建设可采取“内培、外引和智引”三种方式，针对智慧档案馆建设需要，一是要坚持以培养内部人员，提升信息技术素养为基础。二是坚持引进信息化人才，增加人才数量。三是进行智力引进，不求所有，但求所用，通过与档案服务机构联合，加大智慧档案馆技术开发，更新档案信息系统，在联合中提高档案人员的技术水平，形成建设合力。另外，争取多方支持，加大经费投入，进行基础建设，构筑 智慧档案馆发展的组织、技术与物质基础。