事业单位干部人事档案管理的问题及对策

徐丽娟

(哈尔滨医科大学附属第二医院，黑龙江 哈尔滨 150086)

1 做好事业单位干部人事档案管理的意义

高质量的干部人事档案是高水平的人事档案管理的必然结果，能够提高其在组织决策过程中的价值，提高决策的合理性和规范性。因此，在实际工作中，充分重视干部人事档案管理，不断适应新时期事业单位发展的需要，具有十分重要的意义。

1.1 是全面考察干部的重要参考

干部人事档案是事业单位相关部门在干部日常工作中逐渐形成的系列档案材料，对干部的德、能、勤、绩、廉等情况进行了如实记载，是客观、准确记录干部情况的有效文字载体。事业单位依靠干部人事档案，可以较为全面了解干部的工作履历、道德品质、个人能力以及特长和业绩等信息，结合对干部的现实表现考察，经过综合分析，能够给予干部较为全面的评价。

1.2 是维护干部合法权益的可靠保障

干部人事档案作为干部工作的历史记录，对维护干部合法权益具有重要的保障作用，是法律角度可以确信的法律信证。干部人事档案作为最原始的记录，是由事业单位各部门按照实际工作情况形成的客观材料，呈现了干部的工作状态和结果。档案中的部分材料是由干部本人提供并签字认可，且取得了相关组织及档案管理部门的确认，具体极高的可信度。

1.3 是各级组织选拔人才的信息库

干部人事档案材料对干部的各种信息进行了全链条的记录，是干部信息的文字显现。各级组织在选拔人才时通过充分分析干部的学历、专业、特长、功绩等信息，参照岗位要求和职责进行对比、遴选，有助于其合理使用人才，实现人尽其才、才尽其用。

1.4 是全面反映干部培养工作的重要资料

干部人事档案经过多年的积累，数量非常巨大、内容十分丰富，能够全景再现干部工作的历史轨迹。将干部人事档案材料作为科研数据进行深入研究，能够总结出一些固定部门在培养干部过程中推行的一般做法，从而进一步挖掘出干部成长成才的一般特点和普遍规律，提出某一地区、某一部门改进干部培养工作的意见和建议。

2 事业单位干部人事档案管理的现状

改革开放以来，我国事业单位干部人事档案管理工作取得了显著的成效，干部人事档案作为干部选拔任命的重要参考发挥了不可替代的作用。随着形势的发展和《干部人事档案工作条例》的出台，当前事业单位干部人事档案管理工作还存在一些亟待解决的问题，具体表现为管理人员意识上不去、缺少专职工作人员、干部缺乏主动配合意识、管理尚未实现信息化等。

2.1 管理人员缺乏主动和担当意识

干部人事档案管理是一项默默无闻的工作，其管理业绩很难在短时期内显现成效，因此，在日常工作中，档案管理工作经常被边缘化。在许多事业单位，从事干部人事档案管理工作的人员大多是兼职人员，他们还有其他的工作职责，当其他工作任务繁重时，人事档案管理往往被轻视或遗忘。大多数工作人员没有参加过相关工作培训，主动意识淡薄，缺乏担当精神，未能及时整理纸质材料。若干部人事档案的纸质材料整理不及时，归档时不进行系统处理，加之干部人事变动频繁等因素，会导致干部人事档案缺乏系统性和完整性，进而使得档案管理效率相对较低。

2.2 缺乏专职档案管理人员

干部人事档案管理的常规固定工作包括档案建立、资料收集、分析鉴定、整理归档、保管移交等工作程序，工作量大，任务庞杂，具有一定的组织纪律性和机要保密性，因此需要专门的档案管理人员来完成。然而，当前事业单位人事档案管理严重缺乏专职岗位人员。干部人事档案的管理属于专业性工作，纸质材料在归档时要求管理人员熟悉打孔和装订等技术流程，专职人员的缺乏，极大地影响了人事档案管理的效率。此外，由于缺乏对专职人员的专业培训，现有的管理人员往往无法及时跟进最新的政策文件要求，整体工作水平有待进一步提高。

2.3 干部对档案管理的主动配合意识不强

干部档案管理与干部本人息息相关，档案的完善工作必须要有干部的主动配合，否则，以档案管理人员的一己之力无法达到满意的效果。在日常管理工作中，部分干部忙于事务性工作，不重视对自己档案的更新补充，不及时提供相关信息。例如，干部在取得学历、晋升职称、获得荣誉后，未能及时将相关材料提交到管理部门存档；此外，还有一些干部在填写个人信息时，没有在思想上充分重视，或者出于个人目的，出现信息不真实、误差较大、信息重复等情况，以至于不能真实反映自己的情况，导致组织部门无法通过材料了解和掌握干部的准确信息。

2.4 干部人事档案管理信息化程度有待提升

当今时代信息化高度发展，数字化程度显著提升，大数据在新时代发挥了不可替代的巨大作用。我国事业单位的干部人事档案管理现状大大落后于时代发展，纸质档案尚未转化为数字化档案，无法完全做到实时的信息检索和电子文档调阅。存在缺乏信息化管理手段、电子信息更新不及时、管理人员信息化技术掌握不足、缺乏档案管理的信息化设备等关键问题。

3 新时期提升干部人事档案管理质量的对策

针对以上问题，各级事业单位应该按照《干部人事档案工作条例》的具体规定，落实工作职责，积极主动作为，创新工作流程，保质保量做好干部人事档案管理工作。

3.1 提升管理人员的主动工作意识

首先，负责档案管理的领导要充分重视干部个人档案管理，不断加强对具体工作人员的管理和培训，明确工作职责，全面提高其业务能力和业务素质，持续强化主动工作意识。其次，必要时应增加投资，巩固干部人事档案管理基础设施。再次，工作人员要更好地在业务中学习，正确认识干部人事档案管理工作的重要性。

3.2 建立专业管理人员队伍，强化制度建设和工作流程

做好干部人事档案管理工作的基础和关键在于要有一支专门从事管理工作的人员队伍。专业管理队伍能够提高档案管理人员的专业化水平，通过强化意识、技能培训、政策研究等工作，打造一支肯干、能干的专业人才队伍；要切实坚守档案管理人员的政治性、保密性等纪律要求，打造一支有组织、有纪律的专业人才队伍；提升干部人事档案作为各级组织干部选拔、任命的重要参考价值，打造一支专业、善思的专业人才队伍。能够使工作流程更加规范，制度建设逐步健全，使干部人事档案管理工作更加有章可循、有规可依。

3.3 积极开展宣传，建立干部主动配合工作机制

干部人事档案管理工作的最具基础性、最为重要的工作是资料收集工作，这项工作做不好，其他后续工作将无法进行。但这一环节离不开干部本人的大力配合，因此，应积极宣传干部人事档案管理工作对干部个人发展、党的建设、国家建设的重要性，让各级干部充分重视该项工作，实事求是、扎扎实实地配合专业人员的工作，形成干部主动配合的工作机制。此外，随着干部人事档案相关材料越来越多，收集整理的难度也在逐渐加大。这就要求管理人员对不合格的文件材料及时返回本人修改，对程序缺乏完备的材料退回原档案归档部门重新处理，从而切实提高档案的准确性和权威性。

3.4 紧跟时代发展，加快建设干部人事档案信息库

干部人事档案管理信息化、数字化是大势所趋，做好干部人事档案管理工作，必须以现有材料为基础，建设信息资源库。首先，建设干部人事档案数据库，实现高效收集、轻松查阅、有效利用，加强管理信息的动态化管理。其次，推动档案数据管理的网络化，实现随时随地通过网络传输、查询、调阅、动态补充干部人事档案信息。

4 结语

做好事业单位干部人事档案的管理工作任重而道远，需要全社会长期不懈的努力。作为党和国家教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，优秀的干部人事档案能够有效维护干部的合法权益。因此，营造规范、有序、专业、高效的干部人事档案管理工作氛围，充分调动一线档案工作人员工作的积极性和主动性，夯实档案管理的主体责任，功在当代、利在千秋。