数字传媒技术在档案管理中的运用

2022-02-08杨芳布和

数字传媒研究 2022年6期

杨芳布和

1.内蒙古自治区阿拉善盟贸促会内蒙古阿拉善盟 750300 2.内蒙古自治区阿拉善盟干部人事档案中心内蒙古阿拉善盟 750300

1 数字传媒技术与档案管理的关系

1.1 数字传媒技术与档案及其关系

数字传媒泛指在各类人工信息系统中其工作信号以数字或代码形式编码的各类表述媒体、表现媒体、存储媒体等，主要是依托于数字传媒技术的信息传播渠道、服务和方式传播信息。数字传媒技术的基本特征主要有多媒体化、交互性、超链接性。多媒体化是指内容信息既可以用文本、音频等媒体来表示也可以用图像、图形、视频和动画等媒体来表示；交互性是指允许信息在信息发布者和接受者之间的双向流动，不仅向受众呈现各种表示传播内容的多媒体信息，而且也接收受众反馈的各种类型的信息，并对这些反馈信息进行分析和处理，以确定下一步向受众呈现信息的内容和方式；超链接性是指数字传媒的信息通过超链接技术，按一定的逻辑关系组成一个具有非线性、网络化特征的信息体系。网络是数字传媒传播过程中最显著和最关键的特征，也是数字传媒技术发展的必然趋势。

档案作为一种直接形成的历史记录，具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，档案是再现历史真实面貌的原始文献，由文件有条件地转化而来。随着数字传媒技术在档案中的广泛运用，传统意义中的档案已经远远被“泛化”，尤其在数字传媒技术背景下，人们对档案概念、档案工作、档案事业、档案学等概念有了进一步的延伸、扩张和借用。从数字传媒技术视角出发，人们开始更广泛的将所有基于互联网、馆藏等信息资源统称为档案或资料档案。档案作为一种信息资源得到广泛认可，在追求高效率、高效益的当今世界，档案管理的内涵和意义已与从前大不相同，被赋予了更多的时代特征和现代性、实用性。

数字传媒技术以数字化形式存储、处理和传播信息，档案依托数字传媒技术实施信息服务，将档案数字化、信息化进行传播，实现档案与时俱进发展。创新发展档案模式与数字传媒技术相结合，并在关注档案信息传播安全性的基础上加大档案信息模式开发的力度，提高档案的服务功能与利用效率势在必行。

1.2 数字传媒技术拓宽了档案获得途径

数字传媒技术为档案的利用和大众化提供了稳固的技术平台，受众面广泛、传播速度快更容易获得信息，人人都是信息的发布者和接收者。档案资料查询成了随时触手可及的操作，不受时间、地域、方式、媒介限制，网络覆盖之处尽可查询公众网络资源。这种快捷的方式在满足公众潜在运用档案的同时，提高了档案利用者的规模与利用率，数字传媒档案运用路径越来越广。相较于过去，数字传媒还在档案资源整合、分类、加工处理方面做了大量工作，对档案资源进行不同筛选、归类。

1.3 数字传媒技术提升档案利用速度

在传统档案借阅或调取过程中往往会涉及馆藏查询、办理借阅审批、交付档案使用及归还等多个环节，其中不乏存在已借出、保存于其他馆藏等情况导致不能及时使用材料且费时费力，还存在记录不清楚等原因，延缓查询资料的进程。运用数字传媒技术，解决档案利用过程中的问题提高了工作、生产效率。一方面数字传媒技术为档案利用提供了高效快捷的传输服务，人们不再担心资料外借、找不到馆藏地点等问题，利用互联网通过简单的关键词就能找到任何公开的资料，让档案查询变得简单易行。另一方面随着信息化技术集聚式的发展，网络利用的普及为网络档案快速填充了系统化、集成化、高容量的海量资源。通过不同的网络空间、平台，大众广泛借助论坛、微博进行跟帖、投稿发表观点、上传数字资源，参与网络信息档案的建立，再运用计算机后台技术将相似资源分类、归类、链接，让档案查询变得简单、易获取且全面、即时运用，在节省时间的同时完成档案的利用，省去了档案借阅审批、交付使用及归还的过程，提高了档案的利用效率。

2 数字传媒技术在档案运用中存在的问题

2.1 档案管理人员素质存在局限性

运用数字传媒技术管理资料对使用传统方法储存资料是一种挑战。长期以来档案总是以具体的载体保存在介质中，以有形的形式提供服务、发挥作用。数字传媒技术的出现加速了人类生产、生活节奏，它以独特的数字化形式存储、处理和传播信息，简单便捷的同时要求使用者要用积极的心态来接纳、学习、了解、使用这项新技能。相对于习惯使用传统方法和载体来讲是一个不小的挑战，人们可以在日常的数字电视、数字电影、数字广播、视频游戏、数字化出版等各种不同数字技术结合产物中熟练的使用技能。但对从事传统档案工作的人员则是一个较为艰巨的课题，如何助数字传媒技术将大量的原始资料转变为数字化存储。

2.2 数字传媒技术在档案运用中存在一定安全风险

数字传媒技术应用为档案管理带来便利的同时也存在一定的风险。档案的网络信息安全，是指采取技术手段处理和管理档案数据，确保档案信息的安全，使其不因计算机本身条件缺失、硬件损坏或恶意的攻击而遭到泄密、更改和损坏，系统能够继续正常工作，网络服务不受影响。基于数字传媒技术下档案的公开性、开放性、交互性、链接性等特点，档案资源存在的风险性也是广泛的，包括政策、法律、人为、软硬件风险等，遭到网络犯罪、计算机病毒、黑客攻击、信息战争和系统故障等，导致网络系统瘫痪、资源失窃，造成难以估价的损失。

2.3 数字传媒技术运用中档案资源管理复杂

由于数字传媒技术的快速发展，网络资源聚集，一是导致管理部门来不及系统的顶层设计、档案归类，各网络公司各自为政、建立自己的资源数据库，档案资源存在分散、重复或短缺、闲置等问题。二是档案资源缺乏质量监督与筛选机制，网上档案资源种类繁杂、质量良莠不齐，严重制约档案资源的科学发展与管理。此外，档案资源发布传播、开发利用缺乏统一标准，数据加工不规范、检索系统口径不一、媒体间电子数据互不兼容，给档案提取带来诸多困难与不便。三是在数字传媒技术的支撑下，虽然整合了大量数据，形成众多数字档案供查阅运用，但数字档案的优越性并未得到充分发挥。尤其是在数字传媒技术较落后地区，馆藏内容大都根据本地需求而设立，受众面较窄，有其特殊性的同时又有一定局限性。这些传统馆藏暂时没有能力花费大量的时间、人力、物力、财力将档案转化为高效便捷的数字档案，导致运用数字传媒技术也不能获取全面的档案信息。

3 数字传媒技术下提高档案运用效率的建议

3.1 提高档案管理人员素质

在数字化档案管理建设进程中，要确保档案管理人员配备的合理性、知识结构和层次要不断拓宽和深化，培养较高的数据处理能力，加强常态化档案管理工作方面的技能培训，使之能够全面、专业地运用数字传媒技术管理档案。

3.2 提高档案信息安全

为获得持续、安全的数字传媒档案信息，建立稳定、可靠的数字媒体档案是关键。在档案管理过程中，要从内部和外部双管齐下，内部要防范物理破坏，外部要抵御网络病毒和黑客等攻击。首先要运用数字传媒技术严格设置档案资源管理权限，规范工作流程、设置权限级别，根据档案的重要程度设置密级，定岗定责、责任到人。其次，运用数字传媒技术完善档案管理软件设施，根据所遇的不同风险设置差异化报警系统和应急预案，增强防火墙功能，构建数字档案资料安全体系。最后，做好日常排查工作，加强档案的维护，合理遇见、化解档案管理工作中的风险，确保档案服务可以与移动数字传媒技术安全对接。

3.3 加速数字媒体档案标准化建设

我国数字媒体档案的应用还处于一个快速发展的阶段，加大数字媒体档案标准化建设刻不容缓。首先，统一管理标准，出台具有可强制执行的法律法规，规范行业标准，在市场环境下选择有竞争力的数字媒体档案运营商。其次，针对数字媒体档案管理中的特定问题，采取合理有效的解决措施进行处理。第三，通过对特定系统的采集以及对软件的处理进行合理开发，不断提升档案的采集、加工、应用能力，真正借助数字传媒技术促进档案管理逐渐走向高效化、集约化。