人才流动背景下医院人事档案管理的完善对策

2022-02-07马慧萍山西医科大学第一医院组织统战部

品牌研究 2022年25期

文/马慧萍（山西医科大学第一医院组织统战部）

现如今，我国医疗卫生水平显著提升，医院内部人才流动性增强，因此导致人事档案管理变得更加繁杂，如果人事档案管理工作效率比较低，将会对医院的后期发展产生极为不利的影响。因此，为了更好地解决医院人事档案管理存在的问题，提高医院服务水平，让人事档案管理朝着规范化、标准化的方向发展，就需要对现有人事档案管理中存在的不足进行优化完善。

一、人才流动背景下做好医院人事档案管理对人力资源优化意义

（一）人事档案管理是人力资源工作开展的依据

医院作为国家发展建设的重要组成部分之一，其是在一名名医护人员努力之下才建设起来的，如果没有高素质的医护工作人员好支撑，那么一系列工作都将会沦为空谈。医院工作虽然相对比较稳定，但是医护人员通常都承担着巨大的生理和精神压力，各个医院的福利薪资待遇也存在有较大差异，因此近些年来，医院内人才流动相较于过去来说更加频繁，这也对医院的发展建设产生了一定的影响。做好人事档案管理工作，可以帮助医院管理者与决策者明确各个岗位人事情况，分析哪些科室的人事相对比较薄弱，人力资源不足，然后在此基础之上对人力资源管理进行优化和调整，保证各个岗位人力资源均能得到有效调配，为医院的发展建设注入更多活力。

（二）可以为医院人力资源培训等工作推进提供帮助

为了更好帮助医院发展建设，提升医院的影响力，我国各大医院一直都十分重视人力资源培训工作的实施。从长远发展的角度来看，医院实施人力资源培训时不可过于盲目，需要立足于实际情况有规划性、目的性地实施。比如说，各个科室和岗位人才的能力存在有显著差异，其所需要的培训内容也是不同的。医院人事档案管理工作的实施，可以帮助医院管理者与决策者了解到各个岗位人才的能力水平、知识储备等情况，在制定人才培训计划时，医院也可以结合相关数据情况，有针对性、目的性实施，这样既可以保证培训效果与预期一致，同时还可以有效节约培训成本和资金，避免培训工作的实施过于盲目，保证培训高质量推进。

（三）可以实现人力资源的动态化管理

人才流动背景下，医院人力资源变动可以说是更加频繁的。医院内一旦出现人才流动，必须要第一时间对人力资源进行补充，以保证医院各项工作顺利开展。医院做好人事档案管理工作，可以对医院人力资源进行动态化管理，第一时间了解医院内各个岗位人才缺口情况，保证所安排的人力资源是符合医院实际发展需要的，这样可以规避医院内人力资源安排过于随意的问题，避免企业的发展建设受到干扰和影响，其对于医院的可持续发展显然是极为有利的，可以更好地解决医院人力资源短缺问题。

二、人才流动下医院人事档案管理问题分析

（一）医院缺少人事档案管理意识

医院工作可以说是极为繁杂的，各个科室每天需要接待大量病人，医护人员长期处于高压状态下，精神以及心理均承受着巨大的压力。这种情况下，医院往往会将主要精力集中在如何提高医护人员专业技术和综合素质之上，人事档案管理工作难以为医院带来直接性的效益，因此医院对相关工作的重视度比较低。长此以往，就会导致医院人员上交人事档案不够及时，或者是所上交的人事档案信息不够完整，因此，医院人事档案管理工作质量难以达到预期要求。

（二）医院现有的人事档案转递流程不规范

医院内部工作人员的压力相对来说是比较大的，因此就会导致部分医护人员难以忍受工作压力，在工作一段时间之后，希望进行岗位调动或者是辞职等，尤其是对于女职工来说，其不仅需要将大量精力投入到工作中，同时还面临着生育和育儿的压力，因此工作变动的可能性更高。在医院内一旦出现人事关系变动，就会使得人事档案在各个部门之间传递。但是就现阶段来说，医院内部现有的人事档案转递流程并不是十分规范，因此对人事档案管理工作产生了极为不利的影响。其具体主要表现在以下方面：一是医院各个部门在进行人事档案转递时，对于转递情况了解认识不够深入，存在没有按照规定进行人事档案转递工作的情况，人事档案登记不够及时，登记遗漏情况经常性发生，因此导致后期查阅相应人事档案难度增加。二是医院各个部门在展开人事档案转递工作时，为了有效节省转递时间和任务量，在对人事档案进行转递时过于随意，如盲目将档案转交给个人保管，这种情况下，人事档案丢失的比例大幅度增加，导致人事档案损毁或者是其他不良情况发生，这对于医院的发展建设显然是极为不利的。

（三）医院对人事档案管理重视度不足

人事档案管理是一项极为特殊的工作，其关系到了医院人力资源调配与管理，良好的人事档案管理可以为医院留住更多优秀的医护人才，可以帮助医院更好地在激烈的市场竞争中站稳脚跟，使得医院获得更好发展，提升医院的影响力，更好地为广大人民群众服务。当前，医院虽然在大刀阔斧地开展改革，并将现代化管理理念融入医院管理工作之中，但是结合实际情况来看，在人事档案管理方面相关工作的实施效果并不尽如人意，医院对人事档案管理的工作重视度不足，管理方式方法不够科学，其存在的问题主要表现在以下方面：一是医院中没有确定专职人事档案管理人员，而且人事档案管理人员的培训机制缺乏，人事档案管理人员存在有频繁的人事变动，人事变动相对频繁的情况下，就会导致管理人员对于业务流程内容不够熟悉，难以胜任人事档案管理工作。二是医院现有人事档案管理人员综合素质不是很高，其普遍没有接受过正规的培训，对于流动人才背景无法做出准确客观的判断和评价，导致人事档案管理效率相对比较低。

三、人才流动背景下医院人事档案管理对策

（一）提高思想认识，强化服务水平

当前我国医院在人事管理工作中存在的突出性问题之一，就是对于人事档案管理的重视度不足，导致人事档案管理质量不高，人力资源工作执行效果不佳。为了有效解决该问题，首先医院应当积极转变落后思想认识，明确人事档案管理对于医院各个科室人力资源调配及管理的重要性，强化服务水平，其具体可以从以下方面着手：一是医院应当注重人事档案有关法律法规宣传工作，在宣传工作中可以通过宣传栏、宣传手册、医院专题网站、QQ群以及微信公众号等多种手段进行宣传，保证每一位人事档案管理人员都可以提高人事档案管理意识，能够按照规定要求开展人事档案管理工作，保证人力资源管理朝着更好的方向发展。二是医院人事档案管理人员应当注重人事档案管理理论知识学习，要结合医院当前的发展走向，立足实际构建人事档案管理人员的长期培训机制，定期展开人事档案管理人员培训，要保证每一位人事档案管理人员都具备较高的信息技术知识、网络知识、软件知识以及档案管理信息、人力资源管理知识等，使得人事档案管理工作朝着更好的方向发展，提高人力资源管理质量，更好地满足医院用人需求。三是医院需要对自身现有的人事档案管理人员的管理制度进行优化和完善，严格落实各项管理制度，保证人事档案管理的作用充分有效发挥出来，提高医院人力资源管理水平，促使医院更好地发展建设。

（二）医院规范建档，保证人事档案依法管理

我国是一个法治化国家，在人事档案管理方面出台了多项法律法规，为档案管理工作的执行提供更多依据。对于医院来说，人事档案管理是人力资源管理的基础所在，医院做好人事档案管理工作，优化管理质量效率，可以更好地推进医院发展建设。要真正落实好相关工作，可以从以下方面着手：一是医院要尽快形成内部档案材料，并安排专职人员对人事档案进行管理，保证医院内部档案资料得到严谨、高效的管理，不会出现遗失或者是其他不良情况，进而为医院人力资源管理工作提供有效保障。二是医院应当注重外部档案材料的审核工作，对每一位医护人员人事档案中所包含的资料都需要认真核对，保证人事关系、学历身份、工作经历以及职称晋升等资料没有任何失误存在，这样后期医院各个科室才能更好地结合档案资料进行人才调配，使得医院各项人力资源管理工作更加高效顺畅实施。三是负责医院人事档案管理的工作人员应当提高自身的责任意识，明确人事档案管理的重要性，提高自我责任意识，在平时的工作中需要加强对档案的管理，保证档案管理的收集、归档、保存等高效率实施，为人力资源管理提供行之有效的支持。

（三）做好信息化建设，实现人事档案的动态管理

随着科技的不断发展和进步，当前人们的日常生活中信息技术应用频率可谓是越来越高，将信息技术融入人事档案管理工作之中，可以为一系列工作的实施提供行之有效的支持，使得人力资源得到更加科学合理的调配。当然，要想切实有效发挥信息技术的作用与价值，还需要从以下方面落实医院信息化建设工作：一是医院需要做好人事档案信息化平台的建设工作，对人事档案管理信息化平台的功能进行优化完善，保证相关平台具备档案分类、档案编号、档案统计、档案检索等多方面的功能，能够为医院的人力资源管理调配提供有价值的支撑。二是医院需要对人事档案管理材料及时地进行补充和完善，保证每一位医护人员的医德医风、临床业务、科研获奖、职称晋升等材料均比较齐全，对相应材料进行加密处理，这样可以保证档案的全面性、安全性，使得医院人力资源管理工作更加优质推进，降低资源流失发生率。三是医院应当结合实际的人才流动状况与人员变化完善人事档案管理平台，尽快建立人事档案管理机制和实践能力比较强的人事档案资料，建立人事档案管理机制和实践能力比较强的数据库，保证可以有效提高医院人事档案信息化管理质量，解决人力资源管理中存在的缺陷与不足，提高医院的核心竞争力。

（四）做好医院人事档案管理人员培训工作

医院人事档案管理是一项极为复杂的工作，尤其是在人才流动背景下，医院人力资源变动频繁，档案管理也需要做出相应的调整和变化，在此背景下，对人事档案管理人员的综合素质提出了更高要求。实际工作中要切实有效提升人事档案管理人员综合素质需要从以下方面着手：一是要加强对人事档案管理人员的培训，要借助专业化的培训，提高工作人员的责任意识，使得他们充分认识到人事档案管理工作的重要性，认识到人事档案是医院科学合理调配各个岗位人力资源的基础，通过专业化人事档案管理，可以更加深入了解认识医院人力资源能力水平情况等，避免人力资源安排不够科学合理的情况发生，可以更好地对人力资源进行调配。同时要保证医院相关领域的工作人员，对各类信息化技术有充分的了解和认识，能够运用自己所掌握知识灵活处理工作中存在的各类问题，保证档案的安全性与可靠性。二是要做好优质人事档案管理人员招聘工作。除了要对医院现有人事档案管理工作人员进行专业系统化培训之外，还需要对外招聘优质复合型人才，即相关领域人才，不仅需要掌握人事档案管理知识、信息化技术知识，还应当对人力资源管理等方面知识有深入的了解和认识，同时还应当掌握医院各个科室工作情况，了解各个科室对于人力资源以及人事档案管理的要求，保证一系列工作更加高效顺畅的实施。

总之，人才流动背景下，医院更应当加强人事档案管理，积极采取措施解决问题，明确人事档案管理的重难点，发挥信息技术的作用与价值，实现对人事档案的动态化管理，这样才能更好地推进医疗行业发展和进步，为广大人民群众提供更加优质的医疗卫生服务。