国有企业档案数字化的探索与实践

2022-02-07方素洁

大众标准化 2022年2期

方素洁

（桐庐华数数字电视有限公司，浙江杭州 311508）

在企业的工程建设和公务往来中形成的具有保存价值的一些图片、文字、声音、录像等相关数据被称为数字化档案。这些档案构成国有企业数字化档案的重要部分，在公务活动中具有不可取代的参考和资政功能。随着近些年来，国有企业注重加强档案数字化管理的规范化，并不断增强数字化管理的意识。现在依据笔者的相关工作实践，来探讨档案数字化的实践方法。当前国有企业档案数字化管理中存在的薄弱环节以及解决对策进行简单的策略分析。

1 国有企业档案数字化管理环节中存在的薄弱环节

1.1 企业对档案数字化的作用地位认识不到位

很多企业认为档案数字化整理工作存在的作用并不大。大部分企业在档案数字化工作中，工作制度的设置往往很多年都不会进行调整；而且在对档案数字化工作制度进行设置时，对该岗位的设置也不会引起足够的重视；很多的数字化档案往往在个人的业务科室中进行存放，也没有在企业中形成档案数字化转移的习惯，没有指定专门的管理人员进行整理，这非常不利于档案进行数字化的安全管理。数字化管理的好处是能够帮助档案快速的定位以及实时的更新，因此在使用的过程中，可以在短时间内完成对企业效率的提升，但是由于认识方面的不足，因此在更新以及使用方面存在很大的问题，甚至在部分的国企之中，已经有了相关的配套设备，但是在使用的时候，依旧按照传统的使用方式进行，这样的情况比比皆是，严重影响了当前国企档案工作的发展，造成了国企运行效率低下的情况，不利于国企的进步，所以必须转变这样的认识，才可以优化当前的档案管理工作，实现档案工作的进步和发展。

1.2 工作人员对档案数字化的重要性认识不够

很多企业在档案数字化管理中，工作人员的重视程度不够。各个企业的档案管理工作往往具有衔接性与连续性，当前国有企业档案数字化人员的工作现状来看，一是工作人员往往兼顾多种身份，没有一心一意来对待这项工作；二是企业的岗位调整会出现变动频繁的现象，未能及时参加系统的培训和学习，在业务能力的处理上不熟练；三是工作人员的学历偏低，造成业务水平偏低，管理经验也非常有限，在对档案数字化进行处理的过程中仅仅满足分类等基本要求，使得档案数字化在管理中不够专业、不够规范，保管分散等。这无疑会对档案数字化业务的开展产生非常大的影响。这也是造成国有企业档案数字化管理出现薄弱环节的主要原因。第四就是在档案管理过程中，缺乏相关的培训工作，数字化技术更新速度是非常快的，并且每次较大的更新，都会在一定程度上优化操作方法，提升操作的效率，但也需要一定时间的适应，因此增设培训工作是非常有必要的，但是在当前的国企之中，对于这方面培训工作，往往较少，工作人员在实际的工作过程中，还需要自己进行摸索，有效适应当前的变化，才可以完成相关的工作，这就造成了当前的学习成本以及学习时间方面的压力比较大，工作效率的增长速度自然相对缓慢，无法有效实现工作的进步和发展。

1.3 档案数字化投入不够，管理存在参差不齐的现象

企业对档案数字化的投入也缺乏一定力度的支持。很多企业因为办公用房比较紧张，数字化档案一般都存在办公室，这会间接地导致档案资料的安全产生相应的威胁。部分企业对档案数字化的管理没有设置专门的数字化档案室，还有一些企业即使设置了数字化档案室，在档案数字化的管理中并不具备安全管理的要求，距离合格的档案室还存在一定的差距。甚至有些企业在进行材料积累时，会产生堆积成山的情况，缺少必要的设备进行存储。此外在部门的配置之中，国企本身的信息需要进行联网操作，这样一方面方便了工作中远距离的操作，一方面也可以随时进行更新，但是网络本身的开放性导致了网络中存在很多的恶意信息，国企本身的档案需要有一定的保密性，因此需要加强对于防火墙方面的建设，但是在实际的执行过程中，这方面做得不是很好，严重影响了当前的信息安全，对国企的发展也会造成一定的影响，不利于国企的发展和进步。最后就是缺乏专业的信息部门，国企的信息设备维护工作大多是外包进行的，但是随着信息化的发展，如今信息化对于日常的工作影响非常大，不仅在数字化档案之中需要大量的信息技术参与，同时在日常的工作中同样如此，所以在这样的情况下，为了保证国企信息化的发展，需要有配套的信息部门，主要负责对国企的信息化进行有效的补充和完善，同时在更新以及维护的过程中，能够更好更快地解决问题，实现国企管理的发展。

2 提高国有企业档案数字化管理水平的措施

2.1 提高部门的安全认识，加强档案数字化管理宣传

在企业不定期举办档案数字化展览、开辟有关档案数字化的专栏、利用企业微信公众号等多种方式加强档案数字化工作的宣传，真正做到让档案数字化管理意识深入人心。一是将档案数字化工作明确到岗位，将责任落实到工作中的每一位成员。二是要不断增强工作管理人员对档案数字化的服务意识。要从服务人民群众的宗旨出发，不断尝试为人民群众服务的方法，真正做到对数字化档案进行合理化地利用，不断了解人们的需要，进而为广大的人民群众提供最为高效的档案数字化管理服务，提高档案数字化管理人员的责任意识与事业感，真正地为人们解决实际中出现的问题，排除他们工作中的后顾之忧。三是做好信息化方面的安全建设，国企可以结合自身的情况，如果体量相对较小，且信息的重要程度不高，可以让相关的人员购置市面上常见的一些安全软件等，维护当前数字化档案的安全。如果本身的重要程度较高，且体量较大，最好是可以联系网络安全公司，定制符合自身情况的安全信息防火墙，从而保证自身的安全，实现对国企信息安全的维护。

2.2 建立专门的档案数字化管理制度，规范制度管理

档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储和利用等多个环节，应当统筹规划、分步实施。这就要求在进行档案数字化管理中，一要对档案数字化进行全面的材料梳理，对档案中的“原料”问题进行恰当的解决。二是要精准对档案数字化进行管理。按照《国有企业文件材料归档范围》规定，对档案数字化中的管理界限进行清楚的划分，对档案的归档情况进行精准判断；在对档案进行整理的过程中，要对数字化中的种类以及载体进行严格的把控，真正将档案数字化中的问题进行规范化解决。三是要制定符合国家规定、符合企业实际的可操作的流程制度，建立安全可靠的保障体系，确保数字档案数据的安全和信息系统的安全。四是在具体的执行过程中，需要做好对于相关制度的执行流程，整个过程在操作的时候，需要保证操作的流程可靠，且可以复制，并且进行严格的规定，建立起整个执行流程的严肃性，每一个步骤需要进行两次或多次的审核，防止出现信息不实或者失误的现象，保证当前的信息有效。通过上述的方式，才可以建立起完善的流程以及体系，从而确保当前的档案信息工作能够有效执行，且达到预期的效果。

3 档案数字化准备工作

首先要做好档案数字化的登记和预存的相关工作。在实际的数字化过程中，可将其分为已经入库和未曾入库的两种，已经入库的进行清点和预处理，对其目录、档案的页数进行清点登记；对于即将入库的则需从起草、流转、签发、整理、归档到移交等进行每一个步骤的体现。工作人员在这个过程中，也需要及时掌握记录在档案入库之中存在的不足，及时向上级部门反映，不断优化当前的档案管理工作，实现档案管理的发展和进步，推动档案工作的有效实施。

其次，要对相关的文件进行消毒。可以采取高温或者低温的方式进行，也可以借由蒸熏中药来达到防虫杀虫的效果。然后进行内容检查工作，主要针对已入库的档案数字化，要仔细观察与辨别其文字以及相关的图文色彩，最终决定要使用的工具进行文件扫描，同时在扫描时对文件进行逐份检查，确保数字化的质量。在数字化的时候，需要保证档案符合以下的基本情况，第一是档案本身的扫描需要保证其清晰度，可以直观进行查看，并且不会有出错的部分。第二则是在扫描的过程中，需要保证整个扫描完成之后，档案不会出现遗漏的现象，由于国企档案本身的数量较多，因此这种情况在实际的执行之中非常常见，因此可以确定两到三人的小组进行扫描工作，三人确定之后才可以执行，最大程度减少出错的概率，实现档案的有效录入。

最后，就是明确档案数字化的方案。一是成立专门的档案数字化工作小组，确定专人负责；二是明确档案数字化的工作流程、安装系统、确定外包服务单位、消毒、整理等以及注意事项。开展档案数字化工作，要以延长档案的使用寿命为基础，使档案更好地为人们服务。三是做好相关软件功能的保证，档案管理软件的开发可以进行外包，并且邀请相关的人员进行长期的维护，在出现问题的时候，第一时间能够找到相关的负责人，并且对存在的问题进行解决，实现当前档案管理工作的发展。

4 档案数字化中需关注的方面

4.1 提升计算机系统的维护水平

为了有效排除计算机系统的故障，必须加强维护计算机系统。第一，硬件系统的故障，相对来说比较容易解决，只需要将损坏的硬件更换更大存储量的系统硬盘或者速度更快的处理器，使得计算机的硬件系统变得更加良好，来满足档案管理的需求。第二，软件系统的故障，虽不难解决，但需要更高成本来购买更加合适的管理软件，既要提升软件的运行效率和流畅度，也要提升软件与系统的匹配程度，使得管理档案更加方便。第三，做好相关使用的培训，不管是硬件或者软件，在实际的操作中，依旧需要一定的入门门槛，档案数字化管理出现的时间相对较短，因此在实际的执行过程中，必然会出现一定的问题，所以在实际的执行过程中，需要做好档案管理人员的信息化培训工作，在实际的执行过程中，做好对信息化的有效控制，保证工作人员能够短时间快速上手，完成对档案的有效管控，实现档案管理工作的发展。

4.2 提升防火墙的安全水平

防火墙的作用主要是维护计算机系统的安全，进而维护公司机密的安全，虽然出现问题的几率不大，但问题出现就会特别严重。企业必须根据自身的网络环境，改进软件的功能，修复软件的漏洞，对防火墙进行适当的配置以达到最好的防护效果。其次就是可以结合企业的情况，体量较大的国企可以设置专门的网络安全部门，全天候监督防火墙的安全以及信息的安全工作，在遇到危险的时候，可以及时做出反应，从而有效对问题进行解决，保证当前的信息能够实现安全的管制。如果公司体量较小，可以进行外包，并且对网络安全出现的问题进行一个初步的培训，让工作人员在遇到安全隐患的时候，采用断网或者断电的方式，第一时间作出反应，随后外包公司解决当前存在的问题，这样才可以实现安全、有效的管理，实现当前档案信息化的发展。

4.3 做好更换系统时档案备份工作

在更换软件系统时，必须备份档案。这是档案管理的基本常识，为了避免发生类似问题，可将程序设置在电脑中。当遇到系统更新时，电脑可以自动备份所有文件档案，备份原有的电脑程序；如遇系统更新失败，原系统自动恢复。这样可以避免更新系统之后，导致丢失重要档案。随着云端技术的发展，如今在日常的生活中已经有了非常大的普及，其也可以应用在档案的维护工作之中，在云端选择的时候，和防火墙一样，可以选择市面上已经有的相关云端服务，也可以根据自身的情况进行定制，这样可以最大程度保证当前的信息安全，做好信息的防护工作。