数字化时代档案标准化建设策略研究

钟红丽

（南京科技职业学院，江苏 南京 210048）

数字化时代背景下，各类信息传播的范围更广，传播速度更快，对档案管理工作产生了深刻影响。新时期档案管理人员在档案工作中要主动利用现代信息技术，推进档案信息化、标准化和制度化建设。标准化是指为了更好地获得最佳秩序，对可能出现的各种问题制定共同遵守的规则，进而确保相关工作顺利有序地开展。档案标准化是通过制定与档案工作相关的制度标准，实现统一的档案管理工作流程，获得最佳效益的全部过程。当然，标准化建设对于推动档案事业发展，实现档案管理现代化具有重要的现实意义。

1 数字化时代档案标准化建设的内在要求

档案管理工作涉及到多个环节，但首先就要确保档案业务规范，制定科学合理的档案标准。档案标准是档案管理工作的重要组成部分，也是一项系统工程。数字化时代背景下，档案标准化建设是档案管理工作的重要方面之一。

（1）数字化时代档案标准化建设具备系统性和协调性。数字时代为人们信息传递创造了有利条件，同时也衍生出了海量的数字化档案，这些数字化档案既是档案管理部门必须收集的重要对象，也是实施档案管理的主要主体。因此，新形势下，有必要在档案标准化建设过程中制定更为完善的档案标准体系，其中包含档案内容标准、格式标准、载体标准、形式标准以及相关配套标准。这些档案标准彼此联系，又统一在档案标准化建设的系统之内，对于档案管理工作开展产生重要影响。例如在档案服务过程中如果服务对象在档案检索过程中缺乏标准的档案目录和标志，势必会影响档案检索效率。因此，档案管理部门应将档案标准化建设看作是一个动态的系统工程，在档案标准化建设过程中应坚持系统性和协调性原则，对档案各项标准坚持动态化管理，通过制定、执行、反思和修正循环，确保档案标准更加契合档案管理工作的实际需要。网络信息技术的不断发展，为档案信息管理创造了新的空间，同时也带来了海量的档案数据，使得档案工作也处于不断变化之中，这就需要在档案标准化建设过程中对内外部因素进行综合统筹，形成动态协调的合作关系。这样才能够进一步提升档案标准化水平，构建更为完善的档案管理体系，为广大人民群众提供更高质量的档案信息服务。

（2）数字化时代档案标准化建设要具备开放性和科学性。信息时代背景下，档案管理的主要对象变得越来越多元化。档案管理部门需要针对不同类型的档案制定相应的标准，同时还要兼顾各类档案主体的实际情况，合理的对档案管理标准进行调整，更加契合档案工作重点和业务需要。因此，从这一角度看，只有建立具备开放性、科学性的档案标准体系，才能够确保档案工作顺利开展，才能够提升档案管理质量，才能更好地推动档案事业发展。档案作为人类记忆的延续和载体，已经成为知识传输的重要纽带，很多重要的知识资源正是通过档案的形式实现了共享。因此，档案管理部门在档案标准化建设过程中也应该加强与其他部门的合作，将广大人民群众纳入到服务对象之中，实现更多优质的档案信息资源有效共享，而标准化正是促进这一纽带形成的关键所在。数字化时代，档案信息具备了开放性和共享性的特点，为档案信息资源开发和利用创造了有利条件。新时期，档案管理部门在推进档案信息化和现代化进程中应将开放和共享作为主要发展思路。同时，在推进档案标准化建设过程中也应该将开放和共享作为主要指导思想，更好的彰显和释放档案信息的价值和作用。档案管理效率对于档案价值的释放起着关键作用，同时也影响档案服务工作的开展。为此，一方面，档案管理要充分认识到数字信息技术对于档案管理以及档案标准化建设产生的深远影响。对档案标准化建设的各个环节进行优化，进一步提升档案管理效率。充分发挥档案标准化的功能和作用。另一方面，数字档案建设为档案共享创造了可能。档案管理人员可以利用档案管理平台和互联网信息技术实现档案信息资源的高度共享，避免档案资源浪费。

2 数字化时代档案标准化建设的现实困境

数字时代背景下，部分档案管理部门在档案标准化建设过程中，还存在重视程度不足，档案管理标准化程度不高，数字档案标准化技术水平落后等现实问题，在一定程度上影响了档案标准化建设的推进，同时也客观限制了档案管理质量的提升，因此有必要对数字时代背景下档案标准化建设存在的现实困境进行分析，进一步理清存在的主要问题，为后续档案标准化建设提供更为完善的思路。

（1）档案标准化建设重视程度高。部分档案部门主要领导对于档案标准化建设重视程度不高，档案标准化建设是一项系统工程，既需要国家出台宏观政策推进档案标准化建设，也需要各级档案管理部门结合本单位实际，对档案标准制度机制进行梳理，严格落实国家关于档案标准化建设的各项要求，并投入必要的人力、物力、财力，才能够为档案标准化建设提供扎实的基础。但当前部分档案管理部门主要领导没有充分认识到数字时代背景下档案标准化建设的现实意义，也没有投入必要的人力、物力和财力，导致档案标准化建设更多停留在文件和口头层面，并没有深入结合单位档案标准化建设实际，推动各项工作，也没有结合档案标准化建设的具体情况，对档案标准化建设存在的具体问题进行梳理召开专门会议，研究档案标准化建设的相关方案和具体措施，在很大程度上影响了本单位档案标准化的建设质量。

（2）现阶段数字档案标准化程度不高。当前部分单位在档案管理过程中对不同类型的电子档案处理流程没有形成统一规定，也没有对处理格式进行标准化操作，降低了档案管理效果。具体看，现阶段数字档案标准化程度不高主要体现在以下两方面，一方面，部分单位在档案管理过程中没有形成统一的电子档案标准格式，档案管理人员在电子档案收集和录入过程中随意性较大，电子档案内容和格式不统一，不利于后期档案编研和档案信息资源开发利用。同时，单位在档案管理流程和利用流程方面没有形成统一的管理机制，增加了档案管理成本，降低了档案工作效率，出现了重复劳动等问题。另一方面，部分单位没有充分认识到数字档案标准化建设的重要性和必要性，在档案管理过程中没有按照一体化和流程化的思路来推进档案管理工作，难以形成一体化档案管理目标。在档案共享阶段，没有形成上下级单位和业务关联单位完整的共享系统，档案共享工作推进缓慢。

（3）数字档案标准化面临技术瓶颈。任何事物都具有两面性，数字时代背景下，档案标准化建设也存在其固有缺陷。数字时代背景下，档案信息资源种类繁多，增加了档案管理难度。在档案管理过程中需要档案管理人员具备一定的信息素养，能够识别数字档案各种类型，并严格按照档案管理标准开展档案管理工作。目前档案标准研究还存在几方面问题亟待解决，一方面，档案标准化理论研究与实践出现了脱节问题，档案标准化理论研究虽然形成了相对完备的体系，档案标准化动机存在偏颇，导致档案标准化研究成果指导性不强、可操作性有限。档案安全建设相对滞后，也在一定程度上影响了档案信息安全。当前部分档案部门在档案标准化建设过程中，对于大数据、云计算、人工智能技术引入不够全面，导致档案标准化建设只围绕着纸质档案来开展，相应的电子档案标准化建设就相对落后，而当前档案部门电子档案已经成为主流，档案标准化建设也应该将主要精力放在电子档案领域。另一方面，数字档案标准化建设还面临着人才缺乏问题。部分档案管理部门档案管理人员并非科班出身，对于档案标准化建设重视程度不足。在具体制度机制落实过程中，还存在着麻痹大意，粗心等问题。同时很多档案管理人员年龄较大，对于数字档案标准化建设涉及到的技术手段掌握得不够全面，难以将现代信息技术与档案标准化建设有机结合，也在一定程度上降低了档案标准化建设质量。

3 数字化时代档案标准化建设的有效策略

数字时代背景下，档案标准化建设势在必行。各级档案部门在推进档案标准化建设过程中要充分认识到档案标准化的系统性和艰巨性。档案标准化建设是一项复杂的系统工程，并不是一件一蹴而就的事情，在建设过程中需要不断地调整和完善，最终才能够实现档案标准化建设与档案管理工作的适应。从长远看，档案标准化建设更有利于推进档案事业发展，提升档案管理质量。因此，新形势下有必要将档案标准化建设作为档案事业发展的重要方面，在具体实施过程中，一方面，要建立健全档案数据库，为档案标准化建设奠定坚实基础。另一方面，要健全档案工作规范，健全档案标准化工作保障，提升档案管理标准。

（1）建立健全档案数据库。大数据库作为档案信息存储的重要载体，也是档案标准化建设的重要基础。如果没有档案数据库就无法实现对数字档案信息的全面收集和整理，档案标准化建设就会迷失方向，缺少对象。因此，新时期在档案标准化建设过程中应将档案数据库建设作为重要方面，切实保障档案数据收集的全面性、系统性和完整性。一是要重视标准化档案数据库建设。要结合档案数据库建设的实际需要，完善档案数据库的相关准入标准、运行标准、流程标准、开发标准、共享标准等等，切实保障大数据库中的档案数据的格式统一性，为后续档案信息资源开发利用创造有利条件。二是结合大数据库建设实际需要完善数据库前后台操作系统。要通过检索技术引入、优化系统功能，在保障数据输入准确性和完整性的基础之上，进一步提升大数据库档案运行效率。三是要主动地引进现代信息技术，为档案数据库标准化建设提供完善的技术保障。一方面，要充分认识到大数据、云计算、人工智能技术对当前档案管理工作产生的深刻影响，将现代信息技术与档案标准化建设和大数据库建设有机结合，为大数据库建设提供更为先进的技术保障，进一步提升大数据库建设质量。另一方面，要主动地树立数据安全意识，要求档案管理人员在档案管理过程中要严守保密原则，切实保障大数据库档案信息安全，为后续标准化建设和相关工作开展奠定基础。

（2）健全档案工作规范。档案工作规范化是标准化的具体体现，新形势下，在档案工作开展过程中应将工作规范作为衡量档案工作质量的重要标准。当前部分档案部门在档案标准化建设过程中对于档案工作规范化重视程度不足，在很大程度上影响了档案信息的开发和共享，因此，为切实保障档案标准化建设的有序推进，有必要健全档案工作规范，为相关工作落实提供更为完善的制度依据和规范保障。一是要结合档案管理各项工作要求，对当前档案工作的各项规范进行重新梳理，对不适合数字时代背景的档案管理制度机制要及时地予以废止，对当前在档案工作中出现的新情况、新问题，要通过制度规范的形式加以固化，使档案规范化工作开展有所依据，进一步提升档案工作规范水平。另一方面，要给予档案工作规范足够的重视。无论是档案管理部门的主要领导，还是具体的档案工作人员都要严格落实相关制度机制，坚持照章办事，优化档案管理工作流程，进一步提升档案管理质量。

（3）健全档案标准化工作保障。档案标准化建设是一项系统工程，既需要领导的重视，也需要完善相应制度机制，同时还需要应用的人力、物力、财力投入，这样才能够确保档案标准化工作的有序推进。为此，一是档案管理部门的主要领导要从大局出发，给予档案标准化工作足够的重视，经常过问档案标准化建设进展，对于档案标准化建设过程中遇到的问题要召开专门会议进行讨论和分析，找到问题存在的原因，并拿出具体的解决措施，充分激发档案工作人员的主动性和积极性，通过集思广益的形式解决好问题和矛盾，为档案标准化工作有序推进提供扎实的组织保障和领导保障。二是要加大对档案标准化建设资金投入，档案管理部门的主要领导要充分认识到当前档案标准化工作的艰巨性，并结合档案标准化工作资金需求，完善档案标准化工作资金投入制度机制，将档案标准化工作所需要的资金纳入年度预算之中，确保档案标准化工作能够获得持续的资金投入，为相关工作开展奠定坚实的资金基础。三是要加强档案管理人员的教育培训，要组建标准化工作队伍，作为推进档案标准化工作的主力军。在人才引进方面要面向全社会公开招聘优秀的档案管理人才，通过专业人才队伍建设，为档案工作标准化和信息化奠定扎实的人才保障。此外，要加大对档案管理人员的教育培训。当前很多档案管理人员并非科班出身，在能力和专业素质方面还存在着诸多局限，为了更好地适应档案标准化建设的要求，有必要对这些档案管理人员进行系统的教育培训。要将职业道德教育、制度规章培训和现代信息技术作为档案专业人才培训的重点，进一步提升档案专业人才的服务能力和专业素养，使档案管理人员的标准化知识能够与时俱进，更好地适应新时期档案工作标准化的具体要求。

总之，数字时代背景下档案标准化建设的内外部环境都发生了变化，为了更好地完成档案标准化建设重任，档案管理部门有必要给档案标准化足够的重视并充分认识到数字信息技术对于档案标准化产生的影响，在此基础之上，加大对档案标准化专业人才培养，完善制度机制，建立档案数据库，为档案标准化工作落实创造有利条件，提升档案标准化水平，更好地促进档案事业发展。