城建档案服务方式和方法的创新

梁 霄

（濮阳市城乡规划城建档案馆，河南 濮阳 457000）

城市建设档案的出发点是记录城乡建设的实践活动，产生于从事城乡规划、设计、施工等各个领域，所以，城市建设档案并不是独立存在的，必须依存实际的建设活动。开发城市建设服务对社会和国家的发展有着重要的价值，他们可以记录一个城市的完整建设过程，为后续的城市建设提供具体合理的改进依据。那么如何创新城市建设档案服务方式和方法是相关管理人员亟待解决的问题，为城市建设档案输入新鲜的血液。

1 城市建设档案服务理念综述

城市建设档案是城市的伴生物，城市存在的地方就可以找到城市建设档案的身影，是社会和城市发展的客观需要。城市建设最早出现于20世纪60年代，在后续的发展演变过程中，逐步填充城市建设档案的内容和服务理念。城市建设档案并不是单纯由文字构成，还包括了设计图纸、建设影像、事物缩影等具有参考价值的一系列元素，这些构成元素是城市建设历史的载体和重要承接形式。城市建设档案服务理念包括：综合性、真实性、准确性、整体连贯性以及动态性。其中主要的服务原则是真实准确性，相关的档案馆人员不能为追求表面功夫而随意更改记录内容，这是对自身职责和城市化建设不负责的表现。城市建设档案的作用是记录建设经验和技术，并且为建设人员提供维修和管理依据，同时也是重要的法律依据。随着时代的发展，信息技术的应用领域越来越广泛，但是城市建设服务理念要求纸质档案与电子档案共存，因为电子存档虽然便于记录、修改和整理，但是也会出现数据丢失的风险。纸质档案与电子存档的双重保护下，可以让城市建设档案真正成为城市建设的“百科全书”。

2 城市建设档案服务工作现状分析

2.1 城市之间档案服务水平不均衡

我国在实施改革的过程中，是优先发展东部沿海地区的，这就导致城市化水平不均衡，所以对城市建设档案的重视程度也不一样。相较于我国的发达地区而言，中西部城市会受到种种因素的影响，如发展水平、经济实力、地理因素等，所以在条件的制约下，当地并没有建设完备的城市建设档案馆，更谈不上创新城市建设服务方式和方法。从某种意义上来看，城市之间档案服务水平不均衡的现象与收集资源不均衡有很大的关联性，城市建设档案内容缺乏相应的资料，管理人员在进行整理编排的时候很难顺利开展工作。城市建设档案服务的主要要求就是完整性，所以在缺少记录材料的情况下，城市建设档案管理会出现服务水平不到位的现象，城市建设档案服务自出现开始，需要编辑者建立完整的档案大纲，但是各地区发展水平不均衡的现象会使得档案大纲存在内容缺失、空白的情况。

2.2 城市建设档案服务设备落后

我国的城市建设档案服务工作起步较晚，所以缺乏先进的服务设备。尤其是近几年，随着信息技术的高速发展，在城市建设档案服务上面的应用并不成熟，主要是因为在编排城市建设档案的时候需要用到编码管理技术以及计算机管理技术，在我国相关工作人员缺乏使用经验的前提下，城市建设档案服务多数情况下还是采用原始的处理方式。同时，由于投入城市建设服务工作的经费有限，所以会出现技术落后、设备得不到及时更换等问题。这些年，随着城市化进程的快速推进，依靠人力进行记录已经无法满足社会需求，所以急需先进的服务设备进行跟进，尤其是一些复杂的建设影像和拍摄图像资料。城市建设档案服务设备落后会导致一些城市对档案的利用率低，最终相关的城市建设档案管理部门无法提供优质的服务和标准的建设指标。

2.3 缺乏专业性服务人才

城市建设档案的内容会涉及到工程学、法律学以及建筑学等，所有需要综合的专业知识进行编排，而实际的发展情况是在我国中小型城市地区无法培训出专业性服务人才，对城市建设档案的编制依旧采取传统的文字记录方式，也就是说这项工作只是一种形式，对城市和国家的建设发挥不出应有的作用和价值。另外，城市建设档案管理部门在招聘人员的时候往往不注重专业素质，而且任职人员的年龄偏大、文化水平较低，所以在档案整理编制方面，套用固定模式，无法得到创新优化。另外，由于国家和政府部门对城市建设服务的关注度不高，在此种社会风气的引领下，高校毕业人才往往不愿意从事城市建设档案服务工作，这是其一；其二是城市建设档案服务部门对招揽进来的人才不重视，不会根据国家的规定对他们进行定期的培训，不了解社会的发展趋势，对自身专业知识的缺陷得不到及时的完善和纠正。

2.4 相关责任部门缺乏城市建设档案服务意识

很多城市档案管理部门对自身的服务职责缺乏正确的认知，认为城市建设档案在编排制定完成后就可以进行封存，对后续的城市建筑建设起不到实质性作用，所以在提供服务的时候只是做足表面工作，意识不到城市建设档案的参考价值。通过相关调查数据表明，城市建设档案管理部门的状态是本封闭，也就是作为城市化进程中的一个环节，与其他部门的交流互动并不频繁，甚至可以说是零交流，因此在记录居民的实际需要上面缺乏创新意识，在后续提供服务的时候存在一定的缺陷。随着城市化建设档案工作重要性作用在国家和社会发展进程中日益凸显，相关工作人员的服务意识并没有得到有效地提高，这就是城市建设档案管理机构与其他部门、与社会人员缺少交流的结果。因此，提高城市建设档案的服务意识是当今社会急需解决的一个问题。

3 创新城市建设档案服务方式和方法的对策

3.1 转变服务观念，拓展服务空间

国家和社会进步的最强推动力就是创新元素，对于城市化进程中的一个环节而言也是需要进行创新的，创新编制方式、创新管理方法，可以逐渐适应市场和社会的需求。城市建设档案服务提供的是信息资源，和实际活动相比，社会人士很难对信息服务进行衡量，所以这就需要城市建设管理机构主动出击，在前期阶段做好市场调查，根据调查的数据充分了解民众的实际需求是什么；在城市建设中期阶段，需要安排专业的人员对城市建筑工程进行记录，将自己的所看、所听、所感、所想用文字或者是图像的形式保留在档案上面，充分发挥城市建设档案的参考价值；在后期阶段，城市建设档案管理机构要改变现状，也就是半封闭状态，活跃在各部门之间，加强与其他部门的活动和联系，补充完善档案内容。整个阶段实施下来，是转变工作人员服务意识的第一步。此外，相关的工作人员在提供优质服务的时候要加强对信息技术的使用，信息技术可以在一定程度上减少人员的工作量，从而城市建设档案管理人员可以注重服务质量，也可以留出足够的时间对现有的服务方式进行创新。认真执行《建设过程文件归档整理工作》相关规定，拓展服务空间，积极遵循科学性归纳原则，进一步提升城市建设档案管理工作的重要性，由此可以发挥其存在的价值。

城市建设档案机构工作人员可以与其他部门进行协商，两周举办一次交流研讨会，针对城市建筑过程中的现状和问题提出合理的建议，在交流会议上，工作人员要及时发表自己的意见，而不是将自己当做一个会议记录人员。此外，参加会议的人员要及时进行更换，每期会议选取5～7人参与，采取轮流制度，提高工作人员的参与程度，争取提升整个部门的专业知识素养。在结束会议的时候，城市建设档案管理机构内部也要进行交流，为其他未参与的人员讲解会议内容，及时把握档案编制要求和城市建筑进程，在后续的编制工程中能够根据会议内容进行合理的补充，完善城市建筑档案大纲，填补以前的空白。此外，工作人员还要加强与社会人士之间的交流，在交流工程中可以先制定一个大致的沟通方向，在与城市建筑团队、城市居民沟通的时候，可以了解他们的实际需求是什么，或者是在施工过程中会出现怎样的意外情况，然后如何克服解决。两项政策的实施下，可以最大程度改变城市建设档案机构的半封闭状态，为查阅者提供更加优质的服务质量。

3.2 改进服务方式，满足服务需求

改进城市建设档案服务方式可以从三个方面展开，其一是主动式服务，服务行业重要的是信誉和口碑，城市建设档案在编制工程中是以另一种角度记录城市化工程，必要的构成条件是具体的图文结构，因此，城市建设档案管理机构要做好接受、管理、留存工作，每个环节都要认真执行自己的任务，为委托者提供优质的服务质量，实施“一人一项一表”服务责任量化考核制度。其二是超前式服务，指的是在建设城市建筑的时候要做好跟踪工作，毕竟编制城市建设档案是一个长期的过程，并且在记录的时候要结合各种因素，如文字、影像、图纸、声音等，在后期进行整理时要及时改进服务方式，将得到的信息进行简化归纳，而不是原模原样将所有的信息都收录到档案里面。对档案来说，由于纸张的有限，所以需要编制人员从大量的信息里面选取有效关键的信息，然后在原有信息的基础上进行总结优化。其三是开放式服务，信息爆炸的大背景下，开放式服务指的是编制人员可以充分利用高科技信息技术，根据民众和建设团队对城市建筑的需要求及时调整自己的编制方式，不过需要注意的是，在对信息进行归纳优化的时候，应该保证收录在档案里面的内容都是有迹可循的，确保准确性和真实性。

3.3 更新服务方法，有效利用信息资源

信息技术的高速发展使得各行各业都在创新自己的运行方式，编制城市建设档案的时候可以参照我国的数字化图书馆经营模式，在查询和定位的时候可以根据计算机提供的信息快速定位。数字化建设的关键是做好扫描刻录内容，这是确保工作正常进行的关键，同时还要增加对信息的收集和整理，增加城市建设档案在数字化建设的收录比重，由此可以为搜寻者提供更加优质的服务，并且随着档案资料的不断填充，搜寻者通过计算机可以找到大量的参考材料。有效利用信息资源，加强数字化建设可以做到即时查询。和传统的纸质版档案材料相比，数字化档案拓宽了档案范围，可以极大减少收录人员的工作量。分析完数字化建设的优点之后，城市建设档案管理部门应着手准备建设电子阅览馆，然后加入资金投入，购入先进的查询设备，为查阅者提供良好的视觉体验和检索体验。更新服务方法是在原有的基础上进行创新，所以在建设电子阅览馆的时候，相关的编制人员依然需要纸质版的留档工作，防止电子版城市建设档案数据的丢失现象。

城市建设档案机构在建设数字化阅览室的时候，首先要对民众和建设人员进行调查，调查内容包括：数字化电子阅览室的地理位置、建设风格、查询方式等，通过调查数据开展建设工作。当数字化阅览室建立完成的时候，需要派遣志愿者进行服务，因为这是一项全新的工作，查阅者在接触的过程中会出现找不到准确位置的情况，此时，志愿者可以进行询问，了解他们的疑问，然后及时解决。在查阅者将档案归位的时候，志愿者可以进行监督，防止归放位置不当的情况出现。同时，在运行数字化电子阅览室的时候，要制定相关的管理规定，这是约束查阅者行为的一种最有效的方式，如查阅者要保护档案的完整性，如果出现磨损或者是污浊现象，需要进行赔偿处理，作为后期城市建设档案编制人员的修补费用。电子阅览室在开放之初会受到民众的欢迎，所以，相关的管理人员要控制人流量，基于电子阅览室的建筑面积，将参观人员控制在50人以内，控制人数可以确保馆内安静，同时在服务管理上面也会节省大量的人力资源。电子阅览室是一种新式的服务方式，城市建设档案管理机构可以根据运行现状增加建设数量，逐步实现纸质版转变到电子版档案的过渡。

4 结论

综上所述，城市建设档案服务工作是一项长期工程，在记录工程中，也是档案管理工作者不断进行创新，改变自身整理、归档工作的过程。城市建设档案编制者需要走出自己的舒适圈，不断对自己的编制工作进行创新，及时适应社会的发展需求，做到与时俱进。在城市建设档案编制人员充分发挥自己的职责任务下，为建筑团队和民众建立起紧密的联系，由此促进国家城市化进程，创新城市建筑档案服务的方式和方法。