企业费用报销管理路径探究

2022-02-06汪恭明徐州碧桂园房地产开发有限公司

品牌研究 2022年19期

文/汪恭明（徐州碧桂园房地产开发有限公司）

企业的费用报销主要指的是在企业的发展过程中，业务部门及相关人员由于工作需要产生垫资的原始凭证，依照相关规定进行审批，在审批之后，费用成功结算。这一过程由于牵涉到较多的环节，所以复杂性较高，针对费用报销进行有效的管理，才能使财务管理工作获得更好的成效。可以看出这一管理工作对企业发展有重要的作用，针对企业内部费用报销管理中存在的问题进行深入分析，并制定出合理的管理措施，这样费用报销管理的水平才能得到较好的提升，进而保证企业稳健发展。

一、企业费用报销管理的重要作用分析

在企业的财务管理工作中，费用报销管理是其中十分关键的一项内容，相比较财务管理中的其他内容，有关费用报销的管理工作存在较大的影响。企业针对这方面工作进行有效的管理，可以更好地维护财务管理的秩序，实现企业资金的高效管理。在企业运行的各个环节中，都可能会出现费用的报销，比如物资的采买、工作人员出差、项目研发等，这些支出的费用都需要依照相关规定进行报销，完善的报销流程以及高效的管理方式，可以保证费用报销的规范性，如果报销管理出现问题，就容易出现各种各样的消极现象，如财务报表内容失真、报销流程过于复杂、财务管理混乱等，对该项工作缺乏有效的监管，出现报销金额和实际支出不符的情况，这对企业的财务管理质量会产生不利的影响。所以，采取科学的方式进行费用报销管理，能够维护财务管理的秩序稳定性，保证企业的稳定发展[1]。

二、费用报销管理的原则

（一）真实性

基于费用报销工作的特殊性，在开展这一管理工作时，需要严格遵循真实性原则，这主要是因为费用报销牵涉到企业的资金支出，对企业的经济利益会产生较大的影响[2]。遵循这一原则，财务部门的相关人员就需要在实际工作中对票据的真实性进行严格审核，仔细核对相关数据，坚持务实求真的态度，这样管控工作才能发挥有效作用，降低企业的资金风险。在这一原则下进行费用报销管理，工作人员需要端正自身的态度，充分认识到这一项工作的重要性，客观公正地处理相关信息，同时，要避免出现人为的记录和计算失误，保证报销费用和实际资金支出相符合。

（二）创新性

以往的报销方式基本上都是通过纸质票据，部门负责人当面完成交接工作，但是在新的环境形势下，主要是通过信息技术手段将纸质票据信息转换为电子格式进行存储，这使得工作流程得到了优化，达到了动态化管理。所以，在进行费用报销管理时，也要遵循创新性原则，对管理方式进行不断创新改进，根据时代发展的需求，对相关的理念进行创新，并在管理工作实践中逐步积累经验，积极应用先进的管理技术手段。

由于不同的企业在经营规模、项目等方面存在差异，所以有关费用报销的流程也会有一定的不同，企业根据自身的发展现况，探索出适合自己的费用报销管理路径，在管理方式上进行有效创新，才能更好地保证企业稳定发展。

（三）规范性

由于费用报销牵涉到的环节较多，过程较为复杂，因此，需要严格遵循规范性原则。

通常来讲，有关报表的填写需要规范其格式，数字信息在填写时，字迹不清晰或者被篡改后可能出现争议，因此一般都是采取大写和小写同时进行的方式，确保报销数字的清晰性，防止争议[3]。同时，有关费用产生，如果是不同的项目，在报销时不能混淆，不然在后续的财务报表中容易出现问题。另外，由于费用的报销管理具有较大的工作量，在应用信息技术手段对数据信息进行收集、整合以及分析时，对工作流程也需要进行规范，防止报销的原始数据丢失，以规范化的处理流程来保证数据的安全存储和使用。再者，原始票据作为重要的凭证，需要完好地保留，这样在对填写的数据进行核验时，才能更好地辨别数据真假。并且企业要做好权责的划分，依照岗位不同划分具体的工作任务，通过分类管理，确保费用报销规范进行。

三、企业费用报销管理过程中存在的主要问题分析

（一）报销制度有待完善

开展费用报销管理时，需要有完善的管理制度作为依据，但是从目前工作开展的实际情况来看，有关的制度建设还具有一定的问题，对这一项工作的顺利进行产生了一定的阻碍，因而对企业的后续发展也存在不良影响。

由于这方面制度建设不够完善，所以在实际工作中，报销的金额与实际的费用支出具有较大的偏差，使得企业内部资金管理出现混乱[4]。分析其原因，部分企业在建立相关的制度时，有关费用报销的重要性没有良好的凸显，使用传统的报销方式，人工工作量较大，由于人为失误，可能出现数据失真。另外，部分企业并没有依照会计管理以及业务发展情况对管理机制进行补充完善，所以实践工作中费用报销的约束力不足，容易出现重复报销或者超额报销的现象。再者，有关监管机制建设不健全，这方面工作存在的问题无法高效率地解决，出现问题时责任不够明确，无法实施客观公正的奖惩，对工作人员的积极性会产生不利的影响，这也使得在实际的报销工作中，存在一些不公平现象。例如，在处理报销单据时，并没有严格按照规定进行，而是以领导签字为准，报销单据在经过领导签字后，没有依照流程加以审核，或者说整体的审核流程不够完整，在费用报销的过程中出现不公正的情况，进而影响了员工对企业的满意度。对此，企业需要针对费用报销健全相关的管理制度，以此更好地约束报销行为，保障企业资金的安全性，这样整体的管理成效才会得到较好的提升。

（二）报销内容真实性有待加强

费用报销有关企业内部的资金支出，对财务资金管理工作存在较大的影响，这一环节比较容易出现违规现象，实际报销内容的真实性有待加强。从实践调查中能够得知，部分企业由于存在监管方面的漏洞，在报销过程中，有些员工会以企业的名义报销个人的费用支出，比如食宿费等，以此来获得不良收入，这种情况是费用报销管理中较为普遍存在的问题，使企业的财务资金容易出现较大的漏洞，影响管理的整体水平。另外，也有一些员工通过合理的账单来抵消不允许报销的部分，所以导致报销的金额远超过企业的有关标准。员工无法有效地约束自身行为，使得报销的内容和实际不符，对企业的资金管理产生不利的影响。再者，有关费用报销是有时间限制的，员工需要在规定时间范围内报销相关的费用，但是部分企业由于管理不够严格，仍然有一些员工将时间较长的报销发票进行冲抵，影响了这一工作的有序性。最后，员工岗位不同，所报销的金额标准也有一定的差异，部分员工在未得到批准的情况下进行过度报销，就会引起企业财务资金损失。

（三）报销审核监督机制有待健全

目前我国企业在费用报销方面的流程基本上都是财务报销原始票据经过负责人或领导审批签字，然后交由会计人员进行审核和记账、付账[5]。这样的报销流程制度存在一定的缺陷，有关负责人或领导对具体规定不够熟悉，原始票据有没有存在违规违法情况并不能准确判断，在签字审批后，企业的费用支出就会出现问题，进而给财务工作造成不良影响。这主要暴露了企业有关报销的审核监督机制不健全。

在开展报销工作时，有关人员在审核报销票据时缺乏有效的监督，报销较为随意，票据有了领导签字后就直接审核报销，并没有再次审核报销票据是否符合标准要求，因而容易引起企业财务损失。另外，我国的会计法中明确了企业内部会计监督、社会监督以及国家监督，然而在费用报销方面，这三者之间的监督并没有形成良好的协调配合，不能形成监督合力发挥报销管理监督职能。再者，相关监督审核人员在业务能力以及综合素养方面存在不足，在实际开展工作的过程中，没有按照标准要求对原始票据进行严格仔细的审核，有关报销票据的监控不力，因而容易出现报销票据造假的现象。

四、提高企业费用报销管理工作水平的有效措施分析

（一）完善企业费用报销管理制度

企业有关费用报销管理工作要想获得更好的成效，确保报销流程更加规范，就需要依照国家有关规定，对有关管理制度进行完善建设，从而为报销工作的开展提供可靠的指导。首先，确保制度设计的合理性。企业财务各项工作要想高效地开展，就需要针对每一个环节进行完整的制度设计，以保证相应的制度规定可以切实得到应用，这样管理制度和实际工作的开展才会更加匹配。另外，建立完善的报销流程制度。对预算标准进行具体制定，并对相关人员提供的调查报告进行全面分析和反馈，综合考量之后明确报销的流程。在落实费用报销流程制度的过程中，企业需要对自身发展的状况有一个全面的了解，根据落实的实际情况综合调整报销过程，对于报销管理中的部分重点内容，进一步完善这一方面的管理制度，确保整体报销工作具有较高的科学性，这样费用报销的工作人员可以在制度的明确指导下落实报销过程，保证这一项工作开展的规范有序性，进而使企业财务管理成效得到明显的提升。

（二）严格把控企业费用报销内容

关于费用报销的管理工作，报销内容的真实性需要严格控制，杜绝费用虚假报销情况，确保报销金额与实际支出费用相符合[6]。

具体来讲，需要加强核查报销的原始凭证，仔细审核报销票据的真实性。针对报销的原始凭证，需要根据其产生时间，对报销费用的种类、支付方式等进行全面认证核查。比如，有关差旅费的报销，在对报销内容进行审核时，需要核查报销申请表中的时间、名称等是不是与实际产生费用的时间、地点等相同，有关费用的单据、差旅证明是不是可以完整地提供，发票中的费用明细是不是齐全，食宿费用的人员名单提供的是不是准确，报销单上的银行卡收据有没有提供，发票时间和刷卡时间是不是一致等，对这些报销的细节内容都需要进行仔细核查。另外，还有部分费用报销时需要说明相关的工作细节，以便对报销内容有更好的判断。比如，报销会议有关成本时，会议所在地、登记入住的时间、参与人员等需要完整说明；对办公用品进行报销时，需要完整说明采购项目、仓库的有关文件，对其中的原始凭据要进行细致的核查和审计，有效防止错误的报销内容，保证报销内容的真实可靠性。

（三）健全企业财务报销监督机制

为了更好地提高企业费用报销管理水平，需要对报销监督审核机制进行完善。可以采取“先审核后报销”的程序，也就是会计人员先对需要报销的原始凭证进行真实性、规范性的审核，原始凭证审核达到标准要求之后，再由负责人或领导对票据进行审核、批准签字。如果在报销时牵涉到较大额度或者具有较强技术性的业务时，需要组织相关的专家先进行论证，采取集体决策和审批的制度，确定之后再实施报销程序。确保报销审核机制不会出现漏洞，同时应当报销的费用也能够切实得到报销。另外，严格规定报销额度标准，在实际开展工作时，对报销的票据要进行完整收集，并且结合企业内部的相关管理规定，明确可以报销和不能报销的费用种类，设定相关报销额度，防止企业员工钻制度漏洞，违规获取公共资金，保障企业资金的安全性。再者，需要以人性化管理为基础制定报销管理制度，例如，在部分差旅费的报销方面，可以适当提升报销额度，既能够满足企业财务预算要求，又能够满足员工出差基本的物质保障。这样员工对企业的满意度会得到提升，更好地激发工作人员的积极性。再有，建立报销凭据的审核机制时，重点对手续齐全性和数据真实性进行明确规定，对于报销手续不齐全的，应当禁止报销，手续缺失，需要及时通知负责人对相关手续进行补充，同时在对报销数据的真实性进行审核时，如果发现存在虚假报销的行为，除了拒绝报销外，还应当依照法律法规要求以及企业管理制度规定，对责任人进行相应的处罚。最后，在有关报销的监督管理工作中，可以使用内部监督结合外部监督的形式。内部监督注重对企业费用报销的全过程监管，管理部门发挥引导作用，企业内部全员参与，共同实施监督。在外部监督方面，企业经营的有关行为需要在法律法规允许的条件下进行，并且在参与市场竞争时，接受政府有关部门的监督以及社会监督，由政府相关部门发挥主导效用，从费用报销的政策、管理模式等方面为企业提供帮助，进而推动企业报销管理成效得到较好的提升。

（四）引入先进的财务信息系统

现阶段，信息技术和各个行业领域的结合逐渐加深，将信息技术应用到企业的财务管理工作中，对各项工作质量和效率的提升起到了较好的帮助作用。针对企业的费用报销管理工作，以往的报销模式以及管理手段较为落后，尤其是人工记录的报销单据，在财务部门进行资金支付时往往容易出现问题，使报销的费用和实际情况不相符，对企业资金管理产生不利的影响。所以，将先进的信息化系统引入到企业的报销工作中，对相关工作可以进行优化，技术优势可以得到较好的展现。由于这一项工作程序较为复杂，可以利用数字信息化技术，实现费用报销的动态化管理。因此，企业需要对相关的基础设施进行完善，应用先进可靠的财务管理软件以及硬件设备，可以围绕SAP系统将财务管理工作和企业内部其他管理工作进行有效结合，通过网络途径，方便内部人员进行工作信息传递。工作人员在日常的工作中，如果牵涉到需要先垫付资金的情况，对于相关的报销凭据，要使用信息化设备进行扫描和上传，由财务部门通过网络管理平台对报销凭据进行统一审核，重点审核资金的使用方向以及金额是否存在虚假问题，对费用报销是否符合有关要求进行仔细判断。另外，可以积极应用电子签名技术，在费用报销的审核签字环节，部门负责人或领导可以在线审批，完成远程签字，这样费用报销可以更加及时，保证报销的进度不会因为领导出差而耽误。再者，依托信息系统建立数据库，对数据信息进行合理的分类，以实现费用报销数据的统一集中化管理，可以更好地管控企业经济风险，提高费用报销的精细化管理能力。