实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施

◎廖一静

办公室行政管理是企业管理工作中的核心内容，能够起到统筹协调、内联外通的关键作用，这项工作的建设成效将对企业整体发展产生深远的影响。当今社会各企业面临着的市场竞争环境极为激烈，企业发展的复杂性愈发突出，为进一步落实长远化的战略发展目标，需全面提升办公室行政管理工作的精细化建设，增强其开展成效，进而有效提升职工整体工作质量与效率。本文将针对实现企业办公室行政管理精细化的思路和措施展开探索。

一、办公室行政管理工作的作用及精细化建设的必要性分析

（一）办公室行政管理工作的作用

办公室行政管理工作主要包含策划、协调及整理管理等三个关键的作用。首先，相较于企业各领导人员而言，办公室中各行政管理人员具备更多接触基层工作的机会，对于企业各项信息的掌握程度更高，信息面更广，能帮助企业领导层做出更为科学的管理决策，起到良好的策划作用。这种策划作用呈现出强烈的辅助性特征，其并不意味着行政管理人员可取代领导层擅自作出决定，而应是为其提供更多参考信息，提升其决策正确性、适用性及实效性，确保其所做各项决策能契合于企业实际状况。

其次，企业经营发展过程中各部门及各职工间的协调共进是必不可少的，内部凝聚力是企业竞争软实力的核心组成。为避免部门或职工间产生冲突和矛盾，使之能够更好地为企业战略目标的实现而奋斗，需进一步夯实内部凝聚力。基于此，企业办公室行政管理工作能发挥出高效协调作用，对各部门工作任务及职工职责加以合理统筹，借助行政管理手段调节多方关系，协调好内部矛盾，使之朝向统一的发展方向，为企业健康平稳发展提供根本保障。

另外，整理及管理是办公室行政管理工作的关键作用，这是保证企业各项业务工作能够依照计划推进的基础保障。如，企业生产经营过程中会产生大量的档案资料，这些原始资料是后续各项工作开展的核心参照，行政管理人员则需对其进行详细分类整理，确保后续能够有档可查、有档可依。此外，企业组织各项会议时行政管理人员也需积极参与其中，结合实际会议需求做出科学合理的会议流程规划，并为相关出席会议的人员提供服务及管理，保障各项会议能按计划推进。

（二）实施办公室行政管理工作精细化建设的必要性

办公室行政管理工作的精细化建设是相较于传统管理模式而言的。提升行政管理工作的精细化能够使得公司各项工作任务得以更好的落实，工作流程的细分化能有效减少各类工作失误的发生频率，工作质量能得以稳步提升。企业办公室行政管理工作涉及到了多个方面的内容，会对企业整体发展产生关键影响。因此，对其组织形式、服务手段及评价体系加以细化完善，能够有效解决以往工作中出现的显著问题，确保各行政管理人员能够履行好自身职责，井然有序地执行工作任务。

现代社会的发展速度越来越快，市场经济环境的动荡显著，无论是由企业整体运营发展而言，或是从行政管理工作来看，都将面临更高压力与挑战。而将精细化管理模式引入企业行政管理工作中，是应对这一挑战的有效措施。这不仅是适应新发展趋势的根本需求，也是企业行政管理工作的根本发展方向。具备高度精细化的行政管理工作能更加契合于企业实际发展需求，使得原本杂乱繁琐的业务工作呈现出良好的系统性和协调性，进而有效避免执行工作任务的过程中产生遗漏，避免混乱局面的出现[2]。从行政管理人员角度分析，践行精细化管理模式能为其工作提供更多参考，提升工作效率的同时提升其工作针对性及目的性，避免因职责混乱或工作流程过于复杂而形成严重工作阻力，有效优化行政管理人员的工作质量。总之，新时期的各企业若想谋得更为长远化的发展，需进一步落实对行政管理工作的精细化建设，全面提升自身综合竞争力。

二、企业当前办公室行政管理工作中存在的问题分析

（一）缺乏完善工作制度

企业各部门都需具备完善的规章制度，以供部门员工参照，这是提升工作规范性的前提，也是保障各部门工作能得以顺利开展的必然条件。管理制度是否具备合理性及完整性将直接影响企业行政管理工作的开展成效。就现阶段来看，尚有诸多企业缺乏完善的行政办公制度，无法为行政管理工作提供可靠支撑，这也使得其行政管理工作的开展成效一直无法达到理想状态。甚至有部分企业未依照办公室行政管理工作的特性制定相应工作制度，而是将其他部门工作制度稍作调整便投入使用，这种缺乏针对性的工作规章难以发挥出真正效应，实用性及操作性的匮乏阻碍了行政管理工作的开展。

（二）各部门间协调性过低

基于行政管理工作的统筹规划与协调管理功能，若想使这项工作得以高效落实，必须确保各部门及各职工的高度配合，因此企业行政管理工作并不能够依靠行政管理人员一方的力量去落实，这是一项涉及到企业各部门、各职工的工作。但就其开展现状而言，诸多企业开展行政管理工作时仍存在协作能力低下的问题，无法与各部门各职工建立良好的交流沟通，内部协作意识极为匮乏。这也使得出现工作失误时，常存在相互推诿的现象，职责不明、工作不够细致的问题加重了负面效应，企业管理成本也难以得到有效控制。

（三）行政管理人员的专业素养不达标

行政管理人员是企业行政管理工作的主要落实者，各项工作建设最终将落实到他们身上。现今部分企业尚存在行政管理人员综合素养过低、无法胜任本职工作的问题。办公室工作具备一定特殊性，且企业部分工作时常存在无法追究到具体责任人的问题，这就使得行政管理人员无法对此类问题予以有效处理，职工对于行政管理人员的信服感大有不足。且部分行政管理人员的专业素养不足，对待工作秉持着敷衍了事的态度，面对部分难以处理的工作问题常存在推卸责任、逃避的现象，长此以往将导致问题不断累积，因而诱发更为严重的负面效应，对企业各项工作的运行造成不便。而行政管理人员综合素养的低下也意味着其工作意识存在一定落后性，认为行政管理工作的精细化建设意味着自己所承担的工作任务和职责会更加繁琐，存在一定的抵触心理。这也使得办公室制度制定过程中的全面性难以得到保障，无法针对当前行政管理工作中的问题进行细致拆分，不利于精细化管理制度的落实。

三、实现企业办公室行政管理精细化的思路概述

（一）转变思想认知

为进一步提升企业行政管理工作精细化建设的成效，需首先达成思想层面的高度统一，确保企业自上而下都能意识到精细化管理的实效性和必要性，激发管理人员主观能动性的同时提升各部门、各职工的配合性，进而有效推动后续工作落实。基于此，需先提升企业管理层的思想认知，使之对行政管理精细化建设工作给予高度支撑。作为决定企业发展方向的核心引领者，企业管理层的思想认知将对各项工作措施的实施产生重要影响，提升其精细化管理意识是落实相关工作制度的前提。与此同时，应引导行政管理人员深刻认知实施精细化管理模式的必要性，由企业及员工两方面入手进行分析，使之明晰这项工作的建设不仅能促进企业发展，还能提升自身工作效率及综合能力，确保行政管理人员的工作态度是积极的，提升其对该项工作的接受程度。

（二）提升工作制度的精细化

为保障各项工作任务的执行标准化及规范化，需进一步提升工作制度的精细化，确保各行政管理人员能够各司其职，严格依照工作程序落实各项工作任务，为后续工作提供根本参照。基于此，需结合企业实际情况及企业行政管理工作的开展状况展开深度摸查，集中针对以往工作中存在的问题构建出更为精细化的工作制度，从工作流程、工作管理、工作评价等各方面入手加以细分。同时还需加大培训指导工作的建设，让行政管理人员掌握更多先进管理手段和技术，提升其在执行工作任务时的投入性。针对一些常出现的不良工作现象，需在管理制度中加以明确，予以相应的惩罚，并严格落实绩效考核制度，将其工作表现与实际工作质量相挂钩，奖惩兼备地提升其工作积极性。当然，行政管理人员对于自身工作更为熟悉，对于工作中的漏洞和弊端也更加了解，可由其自行制定一套工作规划及执行方案，并交由领导审核，审核通过后方可投入使用。

（三）积极引入现代信息技术

随着社会经济的不断发展及科学技术的飞速进步，我国现代化信息技术已趋于成熟，各方面功能都更加强大。已有诸多企业引入了信息化办公体系，并取得了一定的成效。基于此，提升企业行政管理工作的精细化离不开现代信息技术的作用。如前文所述，行政管理工作对于内部协调沟通性的要求较高，若采用传统办公方式，各项工作流程的审批与推进必将十分繁琐，且企业内部信息沟通也将遭到一定阻碍。因此现代企业可将信息技术运用到行政管理工作之中，将部分工作转到线上进行，进而有效提升企业各部门间的协调沟通性，为行政管理工作的开展提供更多便利，进而不断巩固这些工作的开展效率及建设质量，推动企业朝向良态化的方向发展。

四、实现企业办公室行政管理精细化的措施构建

（一）细化工作制度

各企业落实办公室行政管理工作精细化建设的首要任务便是细化工作制度，借助合理有效的工作制度设置来为行政管理工作提供可靠参照，借此来简化繁琐的办公室工作，提升岗位设置的合理性，明确工作人员的职责分配，避免出现责任重叠的问题，进而有效减少人力浪费，确保企业能得以正常运转。制定工作制度的过程中，需充分考虑到权责制度，严格落实定岗定责制。各企业需针对办公室行政管理工作进行全面分析，摸清其所包含的所有工作任务及职责，确保各项工作职责都能得到细分，处理工作时能够找到相应的制度做支撑，这既能提升行政管理工作的开展效率，也能使得企业职工对行政管理工作的信服感有效提升。设置工作岗位时需基于工作任务的根本属性入手，提升工作人员与岗位工作间的匹配度，帮助其履行自身职责。

（二）完善考核机制

为提升办公室行政管理工作的精细化，需加强对该项工作的督促管理，借助合理有效的考核机制来加强对工作人员行为意识的监管约束，确保其既能从思想上认识到建设精细化行政管理工作的必要性，又能在行为上以高度的热情投身于工作建设中去。在确立精细化工作流程并投入使用后，需作出相应的绩效考核制度，行政管理人员的工作态度、质量及成效都应与其薪资报酬直接挂钩，借助合理有效的绩效考核制度端正其工作态度，使之以更高的热情投身于本职工作中。此外还应借助科学的奖惩制度来调动其工作热情，若行政管理人员能够高效完成工作任务，或取得一定的工作成就，可给予一定物质奖励和精神激励，反之则会遭受惩罚。同时还可推行季度优秀员工评比活动，使得工作表现优异的员工发挥出榜样作用，引导其他行政人员以更高的热情投身到工作中去。奖惩制度和绩效考核制度的精细化建设能够起到良好的激励与约束作用，能够推动行政管理工作的精细化建设得以高效落实。

（三）提升行政工作人员的专业素养

企业办公室行政管理工作本身就具备极高繁琐性，随着企业发展环境的日益严峻，这项工作的复杂性也较以往上涨了许多。因此，为确保行政人员能够具备充盈的工作素养，能够支撑起各项工作任务的落实，需加强员工培训工作的建设，为其提供更为广阔的成长空间。行政管理工作表面看似简单，但对于工作人员的耐心及细心有着极高的要求，因此推行员工培训工作时需从工作技能及思想意识两方面入手展开建设。一方面，各企业可积极邀请行业专家开展培训活动，定期组建集中学习会议和工作交流会，让员工学习到更多的管理技巧和专业知识，使之综合素养得到不断的提升。也可运用外部招聘的方式向社会征集优秀人才，为企业引入具备高专业性的人才，进而有效提升企业行政管理质量。还可组织外出学习培训，或组织员工前往合作企业参观学习，采用引进来和走出去相结合的方式不断夯实人才队伍建设。另一方面，还需加强思政教育力度，组织集体宣讲会，采用对比精细化管理与传统管理模式间差异的方式，让员工认识到建设精细化行政管理的必要性，并树立起正确的工作态度，始终以高度的热情投身于工作中，提升工作耐心和细心度。

（四）强化内部沟通

行政管理工作的业务范畴极广，涉及到企业生产经营及管理活动中的方方面面，这也意味着行政管理的精细化建设并无法依靠部分员工或某一部门的努力来实现，需提升内部凝聚力，强化内部沟通，达成“一加一大于二”的效果。加强行政管理精细化建设的过程中，需落实好提升内部协调沟通性的任务，充分调动职工积极性，这是后续工作能得以有序推进的前提。企业可将团队合作意识纳入到企业文化之中，营造出良好的工作氛围，借助环境的影响潜移默化地增强职工的协作意识。当遇到过于复杂的行政管理工作内容时，可由行政部门负责工作内容的分配，将其发放给其他部门，进而达成对企业人力资源的高效化利用，并有效降低企业经营成本，提升整体工作效率。当然，强化内部沟通并不能仅停留于表面，若想将其落实下去，也需落实责权约束制，让各部门和各员工明晰配合行政管理工作是自己不可推卸的职责和义务。

（五）积极引入人工智能技术

信息化时代背景下的各企业需进一步落实办公智能化，提升行政管理工作精细度的过程中需建设好相应的辅助体系，优化升级现有信息化系统的同时积极引入更为先进的人工智能技术，从而达成行政管理水平的全面提升。企业可借助钉钉、极企等软件构建出办公室智能中枢，实现人与设备和设备与设备间的互通性，行政管理人员可借助这套智能中枢操控办公设备，也可快速联系到其他部门的工作人员，进而达成高效协作的目的，使得行政管理工作愈发便捷。此外，由百度打造的智能办公平台“如流”也具备极高实用性。该办公平台能够大大提升办公便捷性，其所涵盖的“通讯流”能够对行政管理工作的精细化建设起到良好的促进效果。办公室的日常工作较为繁琐，会频繁涉及到同事间、上下级间及与客户间的沟通交流，在此过程中会涉及到大量的信息传递。而信息的精准性与否将会影响到最终沟通结果。各企业可将各项沟通需求交付给“如流”等具备先进通讯功能的平台，由其承担日常对话、语音识别、语言翻译等工作任务，各项信息回执及工作交接都可在智能办公平台上实现，进而确保各项办公信息的传递更为及时化、精准化。

结束语

综上所述，伴随着我国社会经济的迅猛发展及科技水平的不断进步，落实企业办公室行政管理的精细化建设已成为一项紧迫的任务。为夯实自身发展基础，谋得更为有利的竞争环境，企业需明晰这项工作的建设意义，并找准提升办公室行政管理精细化的方向，借助合理有效的措施将其落实好。本文针对企业办公室行政管理工作建设过程中存在的问题进行了分析，并就这项工作的精细化建设提出了相应的思路与措施，期望能为相关人士提供一些参考。