项目档案验收中的常见问题及应对措施

杜琳 胡奎

一、引言

项目实施过程中每一个环节或管理活动都会产生大量文件，档案管理人员在日常工作中要对这些文件进行收集整理并使之符合验收要求，满足后续利用需求。各级档案验收办法随项目档案管理规定产生，至今已形成一套相对标准和完备的体系，然而档案管理不是一成不变的被动接收，随着档案工作的持续开展，很多新问题新情况也随之产生，项目档案验收作为项目档案管理的后置环节更能全面准确地发现问题。本文作者结合工作实际，就档案验收中凸显的关于制度、管理、人员和验收本身等方面存在的一些问题进行总结分析并提出了相应的对策。

二、项目档案验收工作概述

为加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全、有效，项目档案均要按计划进行验收，一般是在项目竣工验收2～3个月前完成。根据项目资金来源的不同，其档案验收组织主体存在差异，通常遵循“谁审批谁验收”的原则，由项目审批部门或审批部门委托相关档案专业职能部门按照有关标准规范进行，如国家发展改革委批复的项目其档案验收由国家档案局组织实施，国防科工委批复的项目其档案验收由国防科工委组织实施，或者授权符合军工资质的档案机构实施等。不同验收主体的验收在形式和要求上存在些许差异，但验收的总体目标和原则一致。档案验收一般通过质询、现场查验、抽查案卷的形式进行。档案验收组人数及查验案卷的比例都有明确的要求，验收依据主要来自两个方面：

一是项目的审批文件，如可行性研究报告、初设等的审批文件;二是相关档案管理的标准、制度和办法，如《建设项目档案管理规范》（DA/T28）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）等。验收内容涉及项目档案基础管理工作情况，项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性，项目档案的安全保管等。最后根据验收情况提出整改要求与建议，出具验收意见。

三、项目档案验收工作中的常见问题

（一）相关项目档案验收制度的编制或升版不及时

就我单位而言，目前指导项目档案验收工作的制度主要有2006年国家档案局、国家发展和改革委员会发布的《重大建设项目档案验收办法》，2020年国防科工委、国家档案局发布的《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（其上一版的发布时间是2007年）以及本单位根据上级制度制定的相关项目档案验收办法及项目档案验收评分办法。从以上档案验收办法发布的时间来看，存在升版滞后的问题，这就导致验收标准与新工作难以适应的情况，比如随着信息化的发展，电子文件的管理问题越来越突出，国家相应地发布或升版了一些标准，而未及时升版的档案验收办法中关于电子档案的检测或管理问题描述并不明确具体。同时验收办法本身与其引用或参考的文献又存在升版时间不一致的情况，这就导致很多论述或提法的不一致，比如验收办法中提到关于档案的完整性、准确性、系统性、安全性评价，而后来升版的引用文件中提到档案应满足完整性、准确性、系统性、规范性和安全性的要求。目前的项目档案验收办法多针对建设项目，而对于科研等其他类型的项目还没有专门的验收办法做指导，其档案验收工作参照建设项目执行。

（二）验收中存在的某些问题缺乏统一的标准规范

项目档案验收工作涉及到档案管理的方方面面，而档案管理中总有一些标准和规范未能提及或细化的问题。比如，关于卷和件的问题，到底哪些文件应该以卷为单位进行管理，哪些应该以件为单位进行管理，建设单位是否需要归档总包方签署的合同文本还是只需归档其目录即可，数码照片档案到底要不要输出，输出的尺寸要求是什么，科研项目中论文、专利等成果性文件是单个归档还是以汇编的形式归档，其中论文是否要归档期刊或会议相关文件，对于升版的文件，之前的版本是全部归档纸质版还是只归档电子版即可等等。因为这些问题未被明确规定导致验收和管理中仁者见仁智者见智，哪怕是有些问题已约定俗成，在没有形成规范之前仍是通过口耳相传的方式进行普及，缺乏统一的标准规范。

（三）管理模式上存在难以完全满足验收要求的情况

项目档案验收中关于项目档案的基础管理工作是验收的重要内容之一，由于各方面主客观因素导致很多难以完全满足验收要求的情况出现。比如，单位有多个工作区且不在同一地区的情况下，受人力及距离的限制难以做到项目档案工作与项目进行完全同步。合同管理、档案管理及项目管理分属不同部门的情况下，前期合同签订时很难对项目文件材料的归档工作提出细致明确的要求，就目前实际工作来看，多数项目合同的签署没有档案人员的参与，合同中关于档案的要求笼统简单。受单位整体信息化水平的限制或经费等问题的影响，目前仍有部分单位的项目档案管理信息化水平低或未实现信息化。关于档案的提供利用上受保密等因素的影響，档案信息资源的开发和档案编研成果的出版受到限制等。诸如此类的情况很多都不是能以档案管理人员的意志为转移的，因此，仅从档案管理的层面很难解决。

（四）项目档案验收的带动提升作用未能充分发挥

项目档案验收工作是档案管理部门和档案管理人员的重要职责，因此，不免有将工作重点放在应对档案验收上的情况。平时的工作多围绕档案验收进行，或遵循通过档案验收即可的低标准或凡事服务于档案验收的唯一标准，不管是哪种标准都不利于本单位档案事业的进步和全面发展。项目档案管理过程中轻管理重验收，档案管理人员验收过程参与度低档案质量不佳，但又被要求通过档案验收，这就导致工作上的矛盾。为完成验收任务，一个项目验收完马上进入另一项目，缺乏对项目档案验收经验的总结和提升，这种情况下，项目档案验收对项目档案管理带动提升的作用未能充分发挥。

（五）项目档案验收工作本身具有局限性

验收组专家组成相对固定，且多为本单位系统内专家，知识和经验的流动性较差，对于专业性较强的项目档案，专家很难从专业技术角度把握档案的质量。验收办法中关于抽查比例的计算均以“卷”为单位，而目前的档案管理中多采用卷、件结合的方式。参与验收的档案及档案说明材料仍然是以纸质输出为主，对于档案管理不断进步、各项工作都借助于信息化手段的今天，档案验收工作依然采用线下模式进行。在要求档案信息化的同时不断输出纸质版档案进行验收，而后续的利用中却以电子版为主。部分纸质输出后的文件仍需进行有效性确认，至于验收中输出的大量说明材料后续都将面临销毁，因此，档案验收工作本身也需要进行适应新形势的变革。

四、项目档案验收工作中常见问题的应对措施

（一）根据工作实际及时制定或升版相关验收制度

对于各级档案验收办法往往是上级部门的制度制定出来之后，下级部门才能以此为依据制定自己的验收办法，所以上级部门应及时征集意见升级制度版本，其中想特别指出的是，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）是重大建设项目档案验收的评价依据，而此依据已在2018年升版为《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018），其使用范围扩大，相应的《重大建设项目档案验收办法》也可以考虑扩大使用范围。对于目前还处于参照建设项目执行验收工作的科研等类型的项目应及时制定符合项目本身的验收办法，以指导档案管理和验收工作。对于上文提到的诸如哪些文件应该以卷或件为单位进行统计和管理、总包方签署的合同建设单位是归档合同文本还是归档合同目录、升版之前的各版本文件是全部归档纸质版还是只归档电子版，这些在已有规范中尚未明确规定的问题，各单位可以根据实际情况制定实施细则。

（二）从管理模式的优化上提高档案管理水平

单位领导应提高档案管理的意识，从一个项目的顶层设计上就将档案工作考虑在内，比如建设项目在启动时就构建好由建设单位、总包单位、设计单位、施工单位、监理单位组成的项目档案管理网络，确定好档案对接人且要维持这个网络的稳定性，中途不可随意换人。项目管理中的重要节点或事项均应要求档案管理人员参加，比如重要会议、招投标、合同签署、设备仪器开箱验收等，并要求档案人员从专业角度提出要求或问题。对于同一项目分散几地的问题，可以在合同中通过明确监理或总包的审查责任来保证文件质量。对于文件的形成和归档问题，项目管理人员应明确各部门的责任，在规定时间内按照要求向档案部门归档，坚决避免因为一方的文件归档不符合要求而影响验收的情况。档案信息化已成为档案验收的重要指标，单位领导应将档案信息化纳入单位信息化建设的总体构架之中。

（三）提升档案管理人员的业务水平

档案管理人员的业务水平直接影响档案质量和档案验收质量，工作中不管是对项目档案管理的策划还是对归档文件的质量审查，对档案工作的监督指导或是对项目档案的编研利用等，都对档案管理人员的素质提出了更高的要求，档案管理人员除了要具备档案专业知识和技能，还要掌握一定的项目管理、相关工程技术专业知识以及与各部门沟通协调的能力。档案管理人员应通过自我学习、参与培训、交流总结等方式提高自己的业务水平。工作中熟练掌握相关标准规范并能灵活运用到平时的收集管理中，档案验收前能通过自检发现问题并及时纠正，主动深入了解项目进展，在对项目过程综合把控的基础上开展档案工作。在明确监理和总包审查责任的同时，建设单位档案管理人员又应对监理和总包进行监督检查指导。档案管理人员还应起到宣传的作用，通过各平台发布相关政策法规和进行宣传报道，提高大家的档案意识，推动档案工作。

（四）充分发挥项目档案验收的带动作用

项目档案管理过程中要明确档案验收是提高档案质量的手段而不是档案管理的最终目的。首先要充分发挥项目档案验收的督促作用，将档案验收的要求和标准贯穿到项目档案管理的始终，充分发挥档案验收在整个项目档案管理过程中的督促作用，平时按照标准规范进行管理，验收通过自是水到渠成的事情。其次，验收后要注意總结经验并进行经验共享，对于常见问题和共性问题要做到举一反三，避免一个项目档案管理人员身上存在的问题再出现在另一个人身上，一个项目上存在的问题再出现在另一个项目上。本单位可以根据档案验收发现的问题，按年度编写档案验收问题汇编，上级单位也可以从验收者的角度汇编常见验收问题供下级单位参考或借鉴。

（五）优化档案验收形式

从经验共享的角度上看可以跨系统邀请验收专家，通过更新或优化专家库来保持知识的更新和流动，对于专业性较强的项目可邀请专家从行业角度对档案进行把关。项目档案卷、件结合管理的情况下，抽查的数量可以根据卷和件的数量来确定，以保证总体抽查比例的合理性。各单位可配备专门的验收会议室，以方便调卷和集中答疑，为每位专家配备验收专用电脑，以提高验收意见输出效率和对查阅文件的检索速度。上级单位可以考虑运用档案验收管理系统推进成员单位的验收工作，验收说明性材料和相关档案都可在系统中呈现，倡导信息化的验收手段，提高电子文件的验收参与率。

五、小结

项目档案验收的主要目的是保证项目档案的质量，而档案验收中存在的很多问题都不利于发挥其对项目档案管理的提升作用。这些问题又是多方面的，有些问题从档案管理人员的角度就可以解决，对于这类问题档案管理人员要总结分析并改进。而诸如制度上的、管理上的或验收工作本身等方面的问题则不是档案管理人员可以直接解决或避免的，对于这类问题档案管理人员应及时向相关部门或领导提出并解决。项目档案验收人员从验收工作中总结经验来丰富和完善验收标准，档案管理人员以更高的标准从事项目档案管理，这样档案工作才能更进一步。

参考文献：

[1]国家档案局、国家发展和改革委员会.重大建设项目档案验收办法（档发[2006]2号）[Z].2006

[2]国防科工委、国家档案局.国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法（科工发[2007]161号）[Z].2007

[3]DA/T28-2018建设项目档案管理规范[S].北京：国家档案局.2018

[4]国防科工局、国家档案局.国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则（科工计[2013]1016号）[Z].2013

[5]国防科工局.国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法（科工发[2020]137号）[Z].2020

作者单位：中国核动力研究设计院档案馆