计算机技术在办公自动化中的应用

陈浩

（湖北科技学院计算机科学与技术学院，湖北 咸宁437100）

办公自动化指的是以信息技术和互联网为基础形成的一个现代化信息处理系统。在办公自动化的背景之下，办公人员可以利用科技手段和计算机系统对繁杂的信息进行操作，从而实现信息之间的共享和交流。办公自动化可以简化公文处理和公文审批等各个环节，从而提高信息处理的效率，有效节约了企业资源。下面笔者就针对相关内容进行详细阐述，促使人们对办公自动化有更加深入的了解。

1 计算机技术在办公自动化中的意义分析

1946年，出现第一台计算机“ENIAC”，至今已有70多年的历史。随着时间的推移，技术的发展，计算机技术也在不断进步，逐渐向微型化、专业化的方向发展。现阶段，计算机承担了大量的工作，已经成为人们生活中不可或缺的一部分，尤其是在办公过程中，计算机技术更是具有无可比拟的的优越性，一方面，将计算机技术灵活科学地运用于办公自动化过程中，可以有效简化办公文件处理环节，轻松完成对数据的编辑、计算、整合和归纳工作，从而提高办公效率，也减少了对工作人员的需求，从根本上降低了企业的人力资源开支，提升了企业的经济效益[1]；另一方面，利用互联网平台和科技手段能够使文件传输突破时间和地理条件的限制，为办公人员工作的便利性、可靠性提供坚实保障，这不仅能够降低办公难度，还能够实现对办公流程的简化和升级，如图1所示。最重要的是借助计算机办公，能够减少资源、能源的消耗，例如利用计算机技术可以做到无纸化办公，将所有的资料、信息都存储在系统中，无需纸张打印，并且在任何一台电脑上，只要输入相关的信息就可以查询到，简单、便捷、高效。

图1 网络办公模式

2 计算机技术在办公自动化中的应用现状

2.1 工作人员不熟悉操作系统

伴随计算机技术的进一步发展，办公的便捷性和高效性都大大提升。然而在此基础上，部分企业办公人员由于自身专业素质水平较低，不能熟练使用科技平台和办公软件，对于技术操作和应用也很陌生，最终出现了无法使用科技手段的问题。例如随着计算机技术的发展，各种软件层出不穷，甚至有大量的企业从自身的发展建设方面考虑，定制满足企业生产、经营、销售等各个系统应用的软件，此种软件将信息大量整合，为办公提供了方便，但是对操作也提出了较高的要求，部分人员计算机技术水平较低，无法按照要求有效操作软件内容，在这样的情况下，办公人员的工作量不减反增，还可能会在办公过程中丧失工作主动性。此外，由于专业素养较低，部分企业员工在办公过程中可能会出现记录偏差，或无意中泄露了企业机密数据，这对企业信息的安全性具有不利影响。

2.2 办公管理质量较低

办公质量影响办公效率，进而影响工作成果，甚至影响整个工作的开展进程。在办公自动化中，企业需要完备的管理制度和规章条例，为运行管理提供基本遵循的规范，以推动企业平稳发展。但在现实情况中，很多企业管理条例对于工作人员的职责划分不清，部分办公人员存在失职情况，这就影响了办公成果。从大量的实践案例来看，企业办公管理质量较低，主要表现在两方面，一方面是其并没有重视计算机技术在提高办公效率方面的作用，也就是说在办公的过程中应用计算机设备，但是不重视硬件的配置和软件的更新，不重视计算机软件应用的速度和效果；另一方面是在办公过程中也没有与其他部门工作人员进行良好协作、互相配合。大部分企业，各个部门是相互独立的，工作中交集较少，其他部门很少提供信息，从而让计算机系统的运行效率大大降低。这样不仅浪费了办公资源，无法发挥计算机的技术作用，而且对于企业内部良好协作和长久发展也有不利影响[2]。

2.3 信息共享差

信息共享是企业发展建设一个关键和内容，通过共享信息，可以了解企业经营发展的状况以及各部门的发展建设情况。现阶段大量的中小企业普遍存在的一个现象就是信息共享差，甚至有的企业部门之间交流不顺畅，对其他部门的信息了解的非常少，甚至是根本不知晓。然而，各个部门的员工又非常迫切地想知道其他部门的信息，但是在信息鸿沟的影响下，这对员工工作的开展和企业的发展建设是非常不利的。以某硅藻泥品牌公司为例，企业借助计算机技术办公，但是各个部门是相互独立的，并且采用垂直的组织架构模式，总经理直接领导各个部门，各部门经理管理各部门事务，而在工作中，经常需要其他部门配合，这就需要总经理沟通。例如业务部谈下业务，将按业务的单子下给设计部，设计部派出设计师量尺、做图，与业务部门沟通，设计完成后交给业务部，业务部联系施工部。施工部根据设计图纸联系刻画部，刻画部刻出花形，施工部联系材料部门，领出库料。施工完成之后，施工部再将施工的面积、材料、价格报给财务部，财务部与业务部门核实再收款。一个简单的工程项目，采用此种方式，虽然提高了内部控制能力，但是信息共享性不足，让简单的工作变得异常冗杂，浪费了大量的时间和精力。同时，此种模式各个部门交流不顺利，一旦需要其他部门的配合，无法直接找到配合者，需要部门领导先对接，甚至是部门领导先联系总经理，然后总经理在和另一个部门领导沟通，再派出具体的工作人员。例如当业主对已经确认好的施工图纸不满意时，暂停施工，这就需要业务人员、设计师到场，施工人员无法联系到业务人员和设计师，就需要他们的领导进行沟通，然后到现场开展工作。

2.4 办公数据安全性不高

在以往的企业行政管理系统中通常以纸质文件来记载相关数据信息，但纸质资料容易丢失、破损，受环境影响在保存方面也具有较大难度，因此数据的安全性和可靠性难以得到保证。而现阶段以数字化为手段的行政管理方式则有效解决了这一问题。尽管数字化科学技术有效地保证了数据安全，但仍然难以避免数据遗失现象或被黑客入侵现象的出现。根据目前的保密管理制度，一般用于上外网的计算机系统为单机，可以做到上网的同时不泄露机密信息，而上内网的计算机则涉及到企业内部机密信息。但在实际使用过程中，由于内网计算机数量不足等原因，会出现多人共用一机的情况，这就导致访问企业内网的人员权限不明。此外，在实际使用过程中，部分工作人员使用和维护网络的责任意识较差，有时会下载来源不明的软件，从而导致网络使用出现故障或病毒入侵[3]。

3 计算机技术在办公自动化中的应用途径

3.1 提供资源和软硬件设备

办公自动化工作的主要内容是收集企业信息，然后配上文字、图像等，将其传送至相关部门和人员，最后对其进行业务处理。对此，企业既要重视办公人员的建设，也要重视系统的建设，而在此过程中，需要计算机技术及设备的多方配合，才能够为办公人员提供便利，因此，计算机的各种软硬件设备是实现办公自动化的物质基础。在日常工作中常见的软件有文字编辑器、图形超编辑软件、Excel表格、Access软件等，通过运用这些软件，能够帮助办公人员更好地处理工作事务，提高工作效率。基于办公所需的系统之上，从各个部门或者个人工作的角度出发，对办公自动化的内容进行培训，让其熟练掌握相关的内容。例如组织和开展技能操作培训，让其知晓常用的办公软件以及各个功能的使用方式，进而更好地应用办公软件来办公。对于定做本公司内部软件的企业来说，要对整个软件系统、应用进行培训，讲解软件的内容、涵盖的模块、各个模块的功能以及如何进入到系统内部填写相关的信息资料，资料上传到系统之后，如何保存、修改、查阅等。办公自动化，究其根本就是人员利用计算机技术进行办公，所以不仅要有完善的软、硬件基础，还要加强对使用者的培训。

3.2 实现自动管理文件

计算机技术在办公自动化的应用中，提高办公质量是首要的。而提高办公质量要从办公的需求着手，加强对文件的管理，实现自动管理文件。计算机技术对于文字数据的记录、收集、统计是办公事务的基础环节，合理利用计算机技术可以完成对各种文件的校对、审阅等工作。在实际应用中，可以通过计算机技术设置不同算法，使其可以保留文件的编辑及存储情况，以便后期的校对和审查工作。在正常工作流程中，办公人员在接收文件后先登记个人信息，再将文件转发给第三方进行储存和归纳。利用计算机技术进行文档操作可以有效发挥新型科学技术手段的便捷性和自动性优势，还能在此基础上对文件资源进行传输和共享，解决了纸质文档在存储和审查方面的问题，为提高文件资源的安全性和稳定性提供重要保障。同时，自动管理文件功能的应用，能够解决部分员工系统操作不熟练的难题，其将信息输入到系统中来，由系统进行操作，对信息进行整合、传输，进而在整个系统中共享。通过自动管理文件，系统文件管理更加便捷，也为工作人员办公提供了便利条件。

3.3 构建企业信息共享平台

在当前互联网高速发展的背景之下，办公自动化的计算机技术已经被大规模投入使用并获得了良好的效果，也成为了办公过程中最核心的环节之一。一个单位或企业为了方便内部人员交流，通常会设置专门场所来用于信息的交流和共享。将计算机技术应用于办公自动化后，就可以通过电子公告或网络交流来实现信息的公开和共享，从而打破时间和地理条件对于信息传播的界限。此外，信息传播的速度加快，短时间内传播的信息量也有所增加，内部人员就可以快速获悉需要的信息。在此基础上，构建的信息平台也为他人了解公司提供了可靠渠道，外界可以通过此平台认识企业、了解企业的相关文化等，能够帮助企业树立良好形象，具体的操作如图2所示，借助平台还可以有效发掘企业的各种资源，并进行整合与归纳，同时也维系着各个部门的共同发展，强化企业内部之间的联系。为了进一步促进办公自动化的发展，企业应当让信息平台成为发展计算机应用技术的根本[4]。

图2 企业信息共享平台

3.4 对电子印章真实性进行检验

印章是企业的象征，也是企业的核心，每个企业都重视印章管理，而随着计算机技术的发展，为了合作的便捷性，电子印章也应运而生。印章是企业的重要信息，一旦外泄或者被复制，将可能对企业的生存和发展造成致命影响[5]。在办公过程中，纸质文件资料的末尾通常会有签字或印章来保证该文件的权威性与准确性。而签字或印章很容易被伪造或篡改，因此，纸质信息资料在可靠性与准确性方面存在着很大的问题。然而在如今数字化办公管理过程中，难以通过以往的手段来保证文件的完整性，这就需要电子印章，而电子印章具有一定的虚拟性，人们很难辨别真伪[6]。基于此，要以《电子签名法》为基本遵循规则，从而为行政管理提供基本的行为规范，同时，企业专门从事印章管理的人员要加强电子印章检验方面的学习，能够有效识别印章的真伪性。提高电子印章的鉴别能力，从一方面来讲，可以有效、快速、准确地检验数据的权威性和真实性，另一方面也有效避免了有心人士为了达到某一目而上下其手的现象发生，同时也能够为企业规避风险，避免企业因电子印章而引发纠纷，最重要的是，电子印章的发展为日后数字化办公模式开辟广阔的发展道路[7]。

4 结束语

综上所述，计算机技术为办公自动化提供了技术支撑，其在数据处理和文字编辑等方面发挥了重要的作用，对此，企业要加强探究计算机技术在办公自动化中应用的有效途径，以充分发挥计算机技术和办公自动化的价值，进一步提高办公效率与办公质量。同时，各个企业在应用计算机技术的过程中，要知晓自身人员建设、设备配置、信息安全、数据共享等方面的不足，并根据企业发展的需求和发展的目标来进行调整，进而让企业真正地实现办公自动化，让先进的计算机技术和办公软件为企业办公提供便利，提高员工的工作效率，助推企业发展。