医院人事档案管理创新研究

2022-01-15王思懿

吉林广播电视大学学报 2021年5期

王思懿

（吉林省肿瘤医院，吉林长春 130012）

随着深化医疗事业单位改革步伐的提速，医院逐渐进入了以市场需求为导向的发展深水区，现代化医院建设的要求逐年提升，创新开展人力资源管理工作成为提升医院现代化发展的内在动力。人事档案管理工作是医院人力资源管理的重要部分，人事档案管理工作是一项长期性、系统化工作，是医院开展各项工作的基础。在医院内部资源调配过程当中，财务人员可以通过人事档案获取人事信息，是制定相应财务标准的重要依据；在医务人员评职晋级过程当中，人事档案工作可以对员工的工作能力、日常表现、发展预期等方面进行全面直观的了解，是评职晋级全过程的重要保障。创新人事档案管理工作，不单纯是记载医院人事信息，更重要的是对医院整体情况、内部结构、发展水平等各方面工作的准确判断，也是职工与领导之间深入了解的重要通道，在引进人才的同时防止了人力资源流失，为医院现代化建设提供了重要保障。

一、创新医院人事档案管理的重要性

1.创新医院人力资源的有序提升

医院现代化发展离不开内涵式建设，人事档案管理工作是内涵式发展的重要举措之一。医院人事档案管理是医院长久运行的重要保障，是实现医院机构整合、整体发展的重要举措，全院各项事务都离不开人事档案信息。人事档案信息可以全面、直观地反应员工综合情况，在人力资源管理当中，员工成长的全过程都详细、真实地记录在个人档案信息当中，为领导决策提供有力支撑，避免了人为情感或信息不对称等现象发生。

2.切实提高员工成长的重要性

医院发展离不开专业人员技能提升，随着医学水平的不断提升，员工技能的增强与医院整体实力密不可分，医院定期组织员工开展技能培训和专业训练，通过学习医务人员业务水平不断提升，但员工之间具有差异性，如何准确了解每位员工的业务水平，切实有效地提高专业技能，成为了重要问题。这需要领导者及时掌握员工的真实情况，结合人事档案信息，了解医务人员的学术水平、专业技能、日常工作表现等方面，进行量体裁衣，精准开展培训工作。

3.推动事业健康有序发展的重要途径

档案管理工作是事业发展的重要组成部分，新时代的发展对人事档案管理工作提出了新的要求。一方面是医院现代化建设的内生动力，精准到每位员工的真实情况，促进员工发展，不断提升了医院内涵式建设；另一方面人事档案管理水平是实现单位内部结构优化、人力资源有效配置的重要举措，在全球化竞争的背景下，掌握人才就是事业发展的重要力量，加强人事档案管理工作，可以切实有效地提升医院的核心竞争力，实现长久的健康发展。

二、医院人事档案管理过程中面临的困境

1.缺乏顶层指导，对人事档案管理工作重视不足

人事档案管理工作是事业单位发展的基石，改革初期，由于医院转型整合等各类问题，缺乏事业单位管理层对人事档案管理工作的指导，在重视程度、技术支持、资源倾斜、人员配置等方面缺乏认识，导致人事档案管理工作发展迟缓，设备不能及时更新，缺乏有效培训，对新的管理体系认识不足，在问题发生时不能及时应对。医院内部制度不够健全，领导长期不过问人事档案管理工作，势必在改革的浪潮中被淘汰。

2.人事档案信息基础不牢

人事档案管理工作是一项长期性工作，由于历史原因，部分医院人事档案信息缺失现象频繁发生，档案装订错误、档案缺失等问题成为了无法弥补的材料。在医院职称评聘、人员考核、工作变动、薪资调整等方面经常出现材料缺失等现象，导致工作开展不够及时、准确。早期材料整理工作靠人工手写完成，时常出现乱孔与文字损坏等现象，档案中纸张多次被查阅，加上年久褪色，部分材料装订松动，加上此前操作不规范，对历史材料产生损坏。纸张材料比较多，在裁剪过程中容易导致内容破损，使材料完整性缺失。

3.医院人事档案管理从业人员专业化程度有待加强

由于医院编制和岗位要求，部分医院人事档案管理工作从业人员为兼职人员，难以达到专业化水平，长期以来，工作人员身兼数职，工作繁琐而且量大，难以专心从事人事档案管理工作。部分单位存在人事档案管理工作重视不足现象，往往出现临时性、阶段性等非长期工作状态，导致人员新老交替频繁，后任不理前任业务，没有持续性。部分从业人员具有随意性状态，不能高度重视人事档案管理工作，存在懈怠、放任等状态，长期下去，就会造成工作的科学性、系统性不足。

4.人事档案管理工作缺乏制度化建设

随着时代的发展，医院工作人员新老交替，部分制度还是在建院初期制定的，后期修改较少，随着医院现代化建设的开展，部分人事档案管理规章制度与医院现有实际情况脱轨，很多制度没有更新，无法适应新时代的要求。目前，信息化建设和大数据已经覆盖大多数领域，人事档案管理工作需要进行转型升级，需要取代过去以往的纸质记载，在少数医院，人事档案制度混乱，没有专人负责工作，长期以来领导层不够重视此项工作，很多档案管理问题未能得到及时解决。

三、提升医院人事档案管理工作的有效途径

1.加强人事档案管理工作顶层指导

医院现代化建设离不开人力资源管理工作，档案管理工作是贯穿人事资源工作的始终，长期看来，人事档案管理工作将会影响事业发展全局，不仅可以帮助顶层管理者对全体员工的基本信息进行掌握了解，同时还可以在重要决策和改革时为事业发展提供重要的数据和参考，人事档案管理工作可以将人力资源管理发挥到最大限度，进而提升单位核心竞争力，将人才力量充分体现出来，决策者可以根据员工真实数据信息结合日常表现，准确发挥各个员工优势和特点，在适合的工作岗位使其发挥最大的作用，同时也对每位员工的思想品行进行了了解，员工的每次成长都记录在册，为将来单位和个人发展打下良好基础。现代化医院的建设需要对人事档案管理工作进行顶层指导，统筹协调，将人事档案管理工作贯穿到医院各项工作当中，做到事事有记载，发展有依据。

2.加快人事档案管理工作现代化建设

人事档案管理工作现代化建设需要以信息化、数据化为依托，在开展档案创建、归档、整理、调阅等工作当中需要对传统管理模式进行转型升级。随着互联网时代的到来，人事档案管理工作需要实现网络化、自动化，使每份档案进入大数据库，使其与智慧数据管理进行一体化建设。在需要对档案进行查询时，可以迅速直接查询到所需数据信息，第一时间进行档案查阅，同时减少了纸质化办公的资源浪费。现代化医院建设当中不仅需要掌握本院职工档案信息，同时需要记录患者病历信息，通过不断提升人力资源管理现代化技术，在大数据库中进行分类建档，动态管理数据信息，不断升级系统服务，及时补充各类数据，长期为医院信息管理提供参考依据。人事档案管理工作现代化进程当中，需要不断提升数据安全管理系统，制定符合自身发展同时具有严格章程的制度，明确责任主体，逐级落实安全责任，建立对应的数据管理和备份机制，针对不同层级管理人员设置查阅权限，确保人事档案信息的安全性和保密性，不断提升档案管理现代化水平。

3.加强人力资源管理工作专业化队伍建设

现代化医院建设需要不断提升人力资源的管理水平，如何有效提高人力资源管理人员的专业化水平，成为了医院现代化建设的重中之重。从业人员专业化水平和职业素养需要不断提升和加强，首先，要建立人力资源从业人员管理制度，专业化队伍建设离不开制度保障，通过规章制度规范人员职业道德和水平，使其对人力资源管理工作产生热爱和尊重，不断端正从业者心态，加强从业者对自身职业的认同感。然后，要加强人力资源管理工作的职业培训，定期开展职业生涯规划和专业培训工作，深入提升从业者管理水平，不断提高管理工作专业化建设。其次，要建立人事档案工作从业人员上升通道，创建职业发展平台，在评职晋级、干部选拔方面给予政策倾斜，增强从业人员的归属感和获得感。最后，专业化队伍建设离不开思想道德教育，要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，不断加强从业人员思想政治教育，将党的建设与专业化队伍建设结合起来，树立党员标杆，以先进工作者为引领，宣传优良端正的工作作风，真扎实干，使人事档案工作长期扎实发展。

4.创新建设医院人才储备数据中心

现代化医院的建设离不开大数据的支撑，人才培养和岗位晋升需要充足的数据信息，充分利用人事档案管理工作能够获得准确、真实的人员档案信息，合理化利用和分类、及时更新数据信息等是人才储备数据中心建立的重要手段。人才储备数据中心的建设现代化医院人力资源科学规划、岗位科学配置、动态人员调配、岗位考核和提升计划等各个方面提供了有力保障，在人才数据中心建设过程当中，要协调好专业技术人员的培训和指导，不断加强专业技术人员计算机能力和专业操作能力，及时掌握各项电子化功能，对操作的重点领域和重要环节要加强培训，在后续工作开展中进行全面动态化管理。

5.健全医院人事档案管理制度化建设

一项工作长期稳定的开展离不开制度化建设，制定切实有效、长期稳定的制度管理方案是人力资源管理工作顺利开展的重要保障。人事档案管理制度不是一项规定化制度，需要不断与时俱进，在实践和改革中更新完善相应管理制度，及时制定合理有效的监督机制。由于医院人事档案管理过程中突发事件时有发生，及时有效的预警和应急预案，可以为医院平稳解决人事档案管理工作。无论是医务人员档案还是患者档案，都需要经过严密、细致的收集、整理、管理、入库等过程，每项工作都要有专人负责，按照相应的规定进行操作，应保证档案管理工作的安全规范性。

以吉林省某医院为例，该单位在人事档案管理制度化建设过程中走在了同类医院前列。该单位明确要求，凡归档的材料一律用钢笔书写，字迹要清楚，文字简明，内容要真实。档案保管人员要有计划地搜集、补充档案材料，做到定期检查，及时做好归档工作。编制使用方便的检索工具，做到有条不紊，井然有序，查找方便，提供迅速。档案保管人员及借阅档案人员做好保密工作。建立健全保密制度，严防失密、涉密事故发生，保证干部档案的安全。调出调入及时调档，不经科长批准不准私自携带档案，不经科长批准不阅档。查阅档案时要爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、勾画、批示，不得折叠、撕毁、污损、折卷、抽出文件材料。如发现不轨行为，视情节轻重给予必要的教育和行政处分。保证所管理的档案数量齐全，完好无损，内容完整。严禁任何人私自保存任何人的档案材料。严格控制档案借阅，须持有符合上级规定的介绍信，经科领导同意方可借阅。除审干借用档案可出档案室阅卷外，其他借阅者均不得将档案带出档案室，如当天不能阅完，可第二天查阅。凡借阅档案，一律履行借阅登记手续。对归还档案，要严格检查，无缺损方可注销借阅手续。新调入人员档案未及时过来的，要及时主动向院单位催要。调出人员要及时转递档案。专设档案室、档案柜，档案柜要坚固实用，经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和安全设施，贯彻“以防为主，防治兼施”的方针。每年核对一次档案。认识档案应通过机要交通传递，不准公开邮寄或交本人自带。收到档案单位，经校对无误后，应在回执上签字盖章。抄录档案要准确无误，不得更改。要在抄件上注明抄录人的姓名、单位、抄录时间，经接待人盖章后方可带走。提高应付突发事变的能力，出现意外情况，应积极采取措施，及时向上级主管部门报告。档案工作人员变动时，交接双方须逐卷、逐件进行清点，编制移交目录，工作移交后可离职。