借助信息化手段管理殡葬档案的几点思考

张旭

摘要：生老病死是自然规律，所以，其中的关乎“死”的方面，就自然也物化为现代殡葬工作。我们的殡葬部门也顺理成章地成为了我国民政工作中的重要组成部分之一。而殡葬工作的档案管理工作更成为殡葬管理工作的主要环节。由于目前殡葬档案管理工作涉及到内容繁杂、工作量巨大，所以，借助现代信息化手段参与我们的档案管理工作也就成为现实而迫切的问题。

关键词：殡葬档案管理;信息化;思考

当人类告别了茹毛饮血的蛮荒时期，殡葬文化就与人类文明息息相关。尤其是到了现代，殡葬文化更成为承载为民众提供优质丧葬服务的重要使命。随着时代的进步、广大民众思想意识的提高，我们的殡葬工作的方式方法与手段也在不断地更新发展中。如何提升殡葬服务水平、提高服务质量就成为我们殡葬服务行业面临的具体而重要的课题，而这一切也都与档案管理工作息息相关。传统的档案管理都是人工手自笔录，工序繁琐并且极易出现误差，这也是我们档案管理人员比较头疼的问题。现代信息技术的介入，为我们殡葬档案管理工作注入了源头活水，让我们建立信息技术手段下的现代信息库成为可能。

一、信息化条件下殡葬档案管理工作中存在的几点问题

社会的发展，文明的进步，殡葬行业也越来越被人们所重视，随之而来的也就给殡葬档案管理工作带巨大的挑战，因为传统的档案管理模式显然无法适应时代的需求，以现代信息化手段介入到殡葬管理中来也就成为了必然。就目前实施的现状而言，其效果是显而易见的，但也存在着一些明显的问题：

首先是档案从业者的素质问题

传统的殡葬行业在管理形式上比较粗放，档案管理工作，自然也缺少规范化、科学化、专业化，尤其是档案管理从业人员成分复杂，专业化水平普遍不高，甚至在很多殡葬管理部门的从业人员，其专业与殡葬管理根本不搭界，殡葬档案管理的从业者要想找到真正的对口专业人员更是凤毛麟角。究其原因，自然有各级各类院校对相关专业教育配比不足有关，也存在着相关领导对档案管理人员重视程度不足的问题，要想在短期内建立起一支专业的信息化档案管理队伍显然是前路漫漫、任重道远。

其次是信息化带来的安全隐患问题

现代信息化手段对档案信息存储的巨大优势自然是显而易见的，因为它可以取代纸质媒介降低资源成本和劳动力成本;压缩档案信息的存储空间;提高档案信息的存储量和传输效率;便于相关信息的查询与整理。但我们在享受诸多信息化手段便捷优势的同时，我们也应注意一个极为现实的问题，那就是现代信息技术也极易受到外界的干扰和冲击，一些不法之徒利用他们所掌握的现代技术手段，恶意侵入政府网站和私人网络空间，盗取政府信息、行业技术、个人隐私等等，以满足个体或某些组织的贪欲与私利。如果我们在这些方面防范意识淡漠，一旦中枪，也势必给我们单位乃至个人造成难以挽回损失。

第三，档案管理共享不足问题

信息化时代也是个资源共建共享的时代，它打破了地域、时空的局限，使不同肤色、不同族群、不同国别的人们可以通过网络实现信息的即时沟通和共建共享。这在众多的行业早已成为现实，然而在我们所从事的殡葬行业，姑不论与其他政府部门之间的联系相对来说比较少，即使是在殡葬行业之间也普遍匮乏。当然这里有本行业特殊性的原因，更主要的是档案管理从业者自身缺乏这方面的意识，行业管理部门对此重视不够也一定程度上影响着档案管理信息化建设的发展进程。

第四，档案资源利用低效问题

时下，各地殡葬管理部门都在大力推进信息化管理建设的力度，然而在具体实施过程中缺乏科学的规划和有效的管理规范，这也就导致档案信息资源开发能力不足，利用率低下的问题。

运用信息化管理殡葬档案的几点想法

1.更新管理理念，提高人员素质

当今社会，各行各业都面临着管理规范化、科学化、制度化的问题，我们的殡葬行业也自然不能例外。我们的档案管理要想满足上述几点要求，我认为首先要从提高相关人员的档案管理理念入手，让他们走出传统的手工作坊式档案建设、管理的象牙之塔，搭乘上信息化的光速之舟，开启我们档案建设的信息化旅程。与此同时，我们更要加强从业人员的学习，提升档案管理工作者的综合素质，尤其是提高信息化操作和利用能力，以确保相关人员在实际工作中能够驾轻就熟地借助利用现代信息技术开展信息搜集、整理、归类、建档，以及为大众提供高效便捷的信息化档案查询服务等。

2.强化档案管理信息化认知水平

就整个殡葬档案管理而言，无论是从政府职能部门还是具体的从业者，都存在着对信息化在档案管理中的重要性认识不足的现象，他们可能会在购置先进的技术设备上肯下本钱，但往往在信息化管理人才培养方面却成为他们的盲区，从而导致先进的设备被束之高阁，档案建设与管理始终在原地踏步。所以，我们的档案建设与管理不仅仅是需要“鸟枪换炮”的问题，而是在将“鸟枪”改为“大炮”后，相关人员要提前摸清“大炮”的功用、操作技能乃至掌握必要的维护能力，同时更要确保“弹药”的充足供给，这样我们档案信息化管理的效率和质量才能得到有效地提升。

提高档案管理信息化的服务水平

任何档案的建设都是以服务社会、服务人民为宗旨的，所以，我们要始终把为人民提供优质的档案服务放在第一位，提高我们的服务质量和服务水平。随着现代信息化的“遍地开花”，广大人民群众对我们所提供的档案服务质量和水平也提出了更高的要求，过去的纸媒时代，人民群众查阅相关档案要经过申请、审批、人工调阅等繁琐的程序，其间还有交通、时间、人力等各项成本，往往查询的档案信息还存有不够完整或不够具体的问题。我们通过信息化手段建立的档案系统，可以借助现代化技術设备，实现各类信息“一键”精准检索，既省时又省力;必要时还可以为用户提供远程信息服务，让他们足不出户，就能查询到他们所需要的档案信息，自然也就极大提高了我们殡葬档案的服务水平。

总之，现代信息技术给传统的殡葬档案管理工作带来了巨大的影响，殡葬档案管理部门应该抓住机遇、迎接挑战，充分利用现代信息技术，不断创新档案信息管理方式，提高档案管理信息化水平，使档案更好地服务于社会，服务于民众。

参考文献：

[1]记者 贾西平;我国档案管理加速迈向信息化[N];人民日报;2000年

[2]詹晓琳;网络环境下的档案信息服务研究述评[J];云南档案;2011（9）