水利水电数字化档案室探索与建设

薛玮翔，黄俊龙

（广东省水利电力勘测设计研究院有限公司，510610，广州）

企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。水利勘测设计行业历史悠久，档案资源丰富，以广东省水利电力勘测设计研究院有限公司为例，包含60余年生产经营过程中产生的原始记录和勘测设计的交付成果，是多年技术和经验的沉淀；但是这些资源在管理和利用上存在一些问题，如档案的保存整理方式不统一，归档过程不标准，缺乏高效的档案调阅与知识管理平台等。同时，随着数字化转型的推进，企业的数字化生产与自动归档模式也需要探索研究，数字化档案室需要解决电子文档在线归档、文件四性（准确性、完整性、可用性和安全性）检测、知识平台的权限与利用等问题。

为引导档案信息化的发展，2014年6月，国家档案局正式发布了《数字档案室建设指南》，明确了数字档案室的职能是运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。2016年4月，国家颁布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确档案行政管理部门对企业档案工作监管界线和纳入国家档案资源体系的企业档案范围，推进企业档案资源合理布局。2016年10月，国家档案局下达《数字档案室建设评价办法》的通知，明确数字档案室建设内容评价指标包括组织建设、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设和保障系统建设五大方面。

一、全国水利勘测设计行业档案管理现状

1.档案生成管理现状

随着企业数字化、信息化工作的推进，水利勘测设计行业的档案管理逐渐从纸质的生产原料和成果报告编制归档、物理方式储存管理，往数字化档案管理的方向推进。数字化管理不仅仅是成果的数字化，更是生产过程的数字化、签名认证的数字化。通过对国内各水利勘测设计单位的调研，目前全国各大水利勘测设计单位的档案生成数字化过程大致分成两类：

第一类，电脑生产制图后将图纸等生成原料打印，进行校审流程并手签图纸，保存纸质流程单作为附件材料，生成纸质档案，再将档案扫描电子复件存入数据库中保存、整理和关联。这种档案管理过程可以将电子档案与物理档案库相关联，便于档案的查找，但实际上只是利用了数字化的存储功能，从设计成果到档案成果的形成过程中，数字化系统并没有参与，也没有使用数字签名与认证，属于初级的数字化进程。

第二类，采用ERP流程管理的方式托管审批流程，线下校审图纸并签名，将完成手工签名校审流程生成的成果文件导入系统，加盖数字签名，认证后放入系统，与数字化的审批流程信息一起，形成电子档案。这种方案将流程的管理结果数字化，并使用了数字签名等认证手段。这种双轨制虽然满足了成品电子档案元数据、流程数据的要求，但还存在一个核心问题：档案成果依旧是纸质成果的复件，是将要归档的纸质成果文件电子化并加以认证，而不是生产过程的原件，即档案是成果生成过程中自然而然形成的。在这种模式下，有些大型水利电力勘测设计院取消了纸质的档案库，全部由电子化保存，依旧是属于电子档案单套制，电子设备生成的档案仅以电子方式保存，而不是真正意义上的单轨制，即从生产过程到归档过程全部数字化，数字档案本身即为生产资料原件。

2.档案利用管理现状

档案资源的数字利用不仅体现在可查性，更应体现在知识性上。将档案资源变成知识数据库，才能更好地发挥档案资源的作用。不仅仅是整理档案文件的索引字典，更需要实现对相关词条的数据挖掘，甚至覆盖全部成果的全文检索、计算分析与整理推送，形成智能化的知识平台。因此，档案资源的元数据组件、数据挖掘能力和平台敏捷性、集成性将决定档案利用管理的数字化程度。

由于水利水电设计行业的特殊性，大部分勘测设计单位都积累有50年以上的丰富档案资源。如何将堆积在档案柜中的历史档案材料变成企业经验智库，是各个设计单位档案数字化转型中要解决的重点问题。目前，国内各勘测设计单位基本上都完成了纸质档案扫描工作，将柜子里的档案资料摆放在数字化的“书架”上，将书名放在了管理员的手册里，但很少有单位将历史档案的详细元数据、搜索关键词甚至全文检索对接到数字化系统中，与数字化系统的多维整理架构相对接。这是个庞大的整理录入工作任务。

二、国家示范性数字档案室的创新思路及目标

1.档案生产流程

为实现真正意义上的单轨制档案管理，档案系统必须与生产系统、业务流程系统、公文发布系统和知识利用平台相融合。实现项目启动就是档案目录建立的节点，项目工作包分解结构层次就是档案结构层次，项目生产过程就是成果汇聚的过程，生产资料的流程执行过程就是项目附加属性建立的过程，项目收尾的结果就是档案最终生成的结果。项目的生产过程自始至终都在档案管理的监控过程中，工程师使用生产协同系统，在最终归档要求的架构体系下进行生产活动，不需要项目负责人或执行秘书专门整理归档材料，而是在项目进行中随着各个阶段、各个专业成果的完成逐渐填充归档文件，在项目设计结束时自然而然地形成归档成果。档案人员从项目启动就可以介入档案管理，对项目的归档进度和成果档案质量进行监察，而不是在项目最后再集中核对验收。

为实现上述管理理念，不仅需要单一的档案系统和档案验收制度，更需要一个将成果理念、元数据核对单与流程数据附属深度融入的生产协同系统和一个全局的成果形成制度，这也是广东省水利电力勘测设计研究院数字档案室国家试点建设的创新理念和示范思路。如何将流程固化，元数据归集是生产协同系统设计的核心要素。

作为数字档案室的重要组成模块，广东省水利电力勘测设计研究院开发并推行了生产协同系统，系统在生产管理模式上借鉴了Bentley公司的ProjectWise协同系统管理模型，针对水利水电勘测设计行业的具体工作形式，结合行业生产工作中的工程阶段、专业划分、责任分配、生产管理制度创建项目模版，并参照企业档案成果要求、工程图纸图号标准，在成果文档添加元数据属性、流程属性、增量电子文件。协同系统通过归档接口，经系统审核将符合数据规范的档案成果上传到档案管理系统的预归档库，再经过档案工作人员的确认后发布到正式库中。

2.档案处理流程与数字认证

档案成果的审批流程、流转记录与数字认证是档案内容的重要组成部分，一份合格的档案成果，不仅需要归档文件本身，还需要归档该成果的流程处理数据和责任人的数字认证。生产协同系统中以文档为基础，将流程数据作为文档的附加属性绑定到文档的数据集中。因此，在协同工作系统中，针对不同的文档类型，设置了各类审批校核流程。同时，电子档案的签名认证需要符合国家档案法的电子签名认证流程。

在广东省水利电力勘测设计研究院数字档案室建设中，对数字证书和电子签名设计的流程：①企业为每个参与生产的人员都颁发一个数字证书(包含公钥和私钥)，数字证书私钥由个人保管，公钥企业内共享；②提前收集每个生产人员的签名字样，制作成签名图；③设计人员使用各种工具进行设计，产生的图纸统一转成PDF格式的图纸；④设计人员使用自己的数字证书和签名图片，在PDF图纸上进行电子签名；签名前要将设计素材打包进PDF并填写图纸元数据；⑤校核人员收到设计人员传送的PDF图纸，校核后使用自己的数字证书签名；⑥如果图纸需要审核和批准，图纸也发送给相关人进行电子签名；⑦设计人员将电子签名好的PDF图纸送到出版科，出版科根据企业汇总的公钥库验证签名有效性，并使用企业为出版科专门制作的出图电子签名章在PDF上盖章；⑧出版科使用盖好章的PDF进行图纸打印和分发；⑨具备电子签名和电子图章的PDF图纸上传到暂存库；⑩数字档案管理系统对暂存库的电子档案进行识别和归档。

3.档案管理利用

拥有了完善的档案模板和大量的档案资源，将这些档案财富变得能用、好用、善用，是将档案的知识属性转变成生产力量和组织过程资产的关键一环。设计档案利用环节，关键要统筹处理好审批流程的安全性与便捷性这一矛盾冲突。档案的浏览借阅审批流程复杂，固然能提高档案管理的安全性，但同时也会阻碍用户的使用热情。因此需要分析工程师调用档案的各个使用场景，针对每个使用场景，设计在数据安全的前提下最便捷的审批流程。

档案利用平台同时应做好专题整编和知识推广，鼓励工程师们从知识积累的资产中学习生产经验。利用数据挖掘技术和大数据分析技术，更精准地对搜索结果进行排序。利用PDF文档的ORC识别技术和全文检索索引库技术，识别图纸和对报告内的文字形成索引，真正做到档案数据的全文检索。

三、水利水电数字档案室的建设成果

1.工作协同系统的实现

基于数字档案室的设计需求，广东省水利电力勘测设计研究院开发了文档协同系统。文档协同系统基于C/S及B/S的系统结构，能有效提供资源共享。

用户可通过文件夹的层次，分门别类存放不同的文件，使访问更为方便快捷，并可通过拖放的方式，直接把Windows资源管理器中的文件夹/文件拖进系统；系统中文件的互斥访问控制机制，为不同用户访问同一个文件进行有效协调，使多用户可对同一文件进行处理，实现了文件的唯一性。

通过与电子签名软件的集成，可直接调用数字证书电子签名软件对文档协同系统中的成果文件进行签名，实现从设计过程到成果确认在同一个平台衔接。通过与数字档案归档接口的调用，文档协同平台的项目成果可以直接归档到数字档案系统。

2.档案系统的实现

档案管理系统包含文件采集、第三方档案数据接收、质检入库功能、编目管理。文件采集模块能对各类业务文件分门别类并有序采集，能根据不同的业务文件自由制定分类、著录项、查询项、报表样式等。其中，著录界面提供左边浏览图（除文本类）、右边著录项、下面元数据信息采集；文件采集模块可根据不同归档方式采取相应采集模式，包含单件文件采集功能、组卷功能。质检入库对归档文件进行预归档效果显示，具备目录细阅、撤销归档、修改、入库、查询、打印等功能。

编目管理能对各类业务档案目录的主要信息分门别类并有序采集，打印出相应分类的编目封面及背脊标签信息，具备采集、修改、删除、目录细阅、查询、打印等功能。

分类管理是档案系统中的核心功能，所有的档案目录数据都是基于分类进行组织管理，具备新建根分类、新建子分类、界面设计、报表配置等功能。如图1所示。

图1 档案分类示意图

电子档案在入库时应当按照相关规范的要求将其转换成适合长期保存的电子文件格式并完成封装，同时对电子档案进行文件四性检测，以保证文件可长期保存。

3.档案利用平台的实现

档案利用平台建设是以“档案保管”转变成“档案服务”为目标的档案查询共享平台，即从“以档案资源为主”转变为“以档案服务为主”，方便用户即时查档，提高档案利用效率。其功能模块主要是综合检索、在线借阅、实体借阅等功能。对系统中所有已登记在册的档案，平台提供综合查询。支持通过档案分类、档号、部门等条件进行分类检索。支持用户对所查询到的档案进行在线借阅、实体借阅的申请；同时根据利用目的，借阅类型分批生成借阅单。支持批量借阅申请。申请用户可在个人中心中对所提出的借阅数据进行查看，包括待审核、已通过、未通过以及已过期等借阅申请查看。已通过的借阅申请，即可根据申请类型进行在线阅览。