事业单位离退休人员档案管理工作探讨

中国电影资料馆 马腾飞

国内离退休工作要实现老有所养，老有所医、老有所为、老有所学、老有所乐的目标，使得每位老人晚年都能够安然幸福地度过。人事档案记录了离退休人员一生的工作情况，必须保证其准确性和全面性，是十分重要的材料。老干部工作部门和档案工作部门应根据实际情况和工作需求建立健全相关档案的管理体系，促进老干部工作顺利开展并打下坚实基础。

一、离退休人员档案管理的主要内容

事业单位离休和退休人员档案管理的范畴包括不同层面，在实践中，不同单位的档案管理工作也是存在差异的。综合而言，事业单位离休和退休人员档案管理包含人事、健康、专业技术等方面。

首先，人事档案伴随离休和退休人员的工作全阶段，其数据有着完整性，大多包含绩效考评结果、薪资福利和受教育水平等方面，并且包括社保方面的数据和退休之后的归属单位等，这类方案就是后期管理和服务得以顺利推进的前提条件，并且这类资料有着全面性。

其次，健康档案中记录了事业单位离退休人员身体的健康情况。按照离休和退休人员的现实情况来录入身体健康状况，对于患有相关疾病（高血压、恶性肿瘤、糖尿病等）的离休和退休人员进行记载，而且在将来的服务中应该特殊照顾。

最后，专业技术档案对于事业单位离休和退休人员中有着较高的专业技术能力的人，在其档案中进行技能的完整记载，以便于离退休老同志发挥余光余热和单位管理工作的顺利进行。

二、离退休人员档案管理存在的主要问题

（一）离退休人员的档案管理观念落后

一些单位与部门针对老员工的档案管理没有那么关注，一些人觉得老员工已退休，他们的档案无任何剩余价值，仅保存重要档案就可以了。离退休同志并没有得到单位的关心，单位和离退休同志之间也很少有联系，他们认为只要解决好退休干部退休后基本的生活问题就行，无须进行细致的档案管理，所以产生了一些老员工档案遗失或者受损的状况，这都是因为单位不够重视所引起的，会使离退休老同志的个人利益受到严重损害。

（二）档案资料不完整

如今我国人事档案管理记录的都是个人在职时的情况，个人退休后就终止了对其人事档案的记录。这样就对个人退休后的基本状况、健康情况等都缺乏连续的了解，不能及时追踪离退休人员退休后的各种情况，使得档案信息的收集出现了不全面的情况，无法展现离退休人员的真实情况。离退休管理部门对最新的状况无法迅速了解，对离休和退休人员档案的管理工作也产生了相应影响，给有关管理档案的工作带来了困扰。

（三）档案管理职责不明

各个单位对离退休人员的管理工作不尽相同，有些单位没有专门的离退休人员管理机构，这类人员由人事部负责；而建立了离退休人员管理部门的公司，其档案管理工作也并不一定由该部门负责，有些单位的人事档案统归人事部门负责，而该部门只负责健康档案与离退休人员“两项待遇”的落实。离退休人员的档案没有专门的管理标准，如此必定不利于这项工作的顺利推进，不同部门之间也容易产生推诿扯皮的现象，老同志的档案没有得到切实的保障。

（四）档案管理水平落后

各个单位普遍缺乏足够的资金来进行离退休人员的档案管理工作，难以完成档案管理技术的创新。当前我国档案管理技术仍然较为滞后，还是选择传统方式加以管理，只是把需要保存的档案放进个人档案袋，很少去重新整理，等再次查阅相关资料时，既浪费时间又浪费精力，档案不能得到及时的完善，因此所整理的档案很难具备真实性和可靠性，很多档案内容之间相互冲突，难以辨认出是非对错。

三、加强离退休人员档案管理的主要措施

（一）重视离退休人员档案管理工作，发挥其应有价值

从领导干部到工作人员都要提高思想认识，明确事业单位离退休人员档案管理工作的重要性，档案管理部门应该将这类人员的档案当做工作的核心。抛弃滞后的无用论思想，及时更新离退休人员相关信息，充分发挥档案在离退休人员管理工作和单位业务工作中的重要作用。只有获得管理者与相关部门的关注，才能够提高离退休人员档案管理工作的标准性与专业性，获得足够的资金和人才支持。

（二）建章立制，提升档案管理与服务的标准化水平

制定有关规章条例，打牢制度基底，使得档案管理效率提高。首先，要实现档案管理工作的岗位目标责任制，将相关人员的责任制落到实处，把工作目标和工作任务更加细致地划分开来。其次，要创建档案管理协作网，各单位各部门之间相互协调合作把退休老同志的档案管理好，相关人员和部门应该充分参与，共同来管理、维护与更新系统。最后，应该建立完善的档案管理机制，改进档案管理环节，明确档案管理工作流程与相关的操作规范，建立成熟的保密制度，确定档案信息的检索流程，重视提高档案数据的全面性。

（三）加强培训，提升档案管理工作人员专业素养

管理事业单位离退休人员档案的工作人员应有着良好的职业素质。首先，专业的工作应由专业的人完成，在招聘离退休人员档案管理工作人员时，要找专业对口的档案工作者。其次，每隔一段时期则应该对于业务人员开展培训，对于工作过程中面临的问题迅速解决，为之后的工作顺利开展打下基础，使得离退休人员档案管理工作更加专业化和全面化。第三，要制定健全的人才管理体系，充分发挥工作人员的积极性，支持和鼓励表现优异的档案工作管理人员，从而使他们保持高度的工作热情，这样有利于管理和服务质量的提升。

（四）提升信息化水平，加速建设电子档案

在网络迅速发展的今天，纸质档案的不便和弱点被不断放大，电子档案的呼声越来越高，事业单位离退休人员的档案管理工作应重视提高其信息化管理水平。首先，把信息化建设落到实处。伴随着互联网信息技术的蓬勃发展，对离退休人员的档案管理做到数字化，能够避免工作人员的失误，使得管理档案信息的效率提高。其次，制定完善的信息化管理标准，创建完备的档案数据库，进一步改善各部门之间的沟通交流，及时更新和整理有关离退休人员实际情况的数据，与此同时，单位要和各地社保部门保持有效沟通，实现数据库中的资源共享。

落实完善离退休人员的档案管理工作有助于我们党的干部政策的进一步发展，尤其是离退休政策实施的具体情况，同时也为政府部门改善离退休老同志基本社会生活条件提供了初步资料。所以档案管理机构与员工应该关注这种工作，应以平等的态度看待该工作，逐步提高相关人员的专业素质与专业水平，把先进技术广泛使用其中，重视提高其信息化能力，确保档案管理工作的稳步推进。实现好离休和退休人员档案管理活动，对于落实老干部生活待遇和政治待遇，保障离退休人员权益，推进离退休人员科学化管理具有重要意义，这也是全党全社会应该共同承担的责任。