高校经济合同管理的问题与建议

新疆大学审计处 包兰英，尹晓艳

随着经济发展和“双一流”高校的建设，高校与社会其他机构的合作越来越紧密，合同是高校与社会其他机构经济往来的主要表现形式，而高校对外签订的合同有其特殊性，主要围绕教学、科研、校园修缮、学生服务等方面，一般包括以下类型：材料物资采购、科研设备采购、基础建设、局部维修、房屋等国有资产租赁、技术服务、技术转让、培训等。加强合同管理有利于维护高校的合法权益、良好声誉以及经济利益，有效的合同管理也是推进高校治理能力现代化的重要途径。

合同管理贯穿于高校运营、投资、筹资等活动的始终，涉及资金资产管理、采购管理、服务管理、基建项目管理、科研项目管理、对外出租等多项业务，因此，合同管理是高校内部控制的重要手段之一，加强合同管理对于防范和降低合同风险，促进高校健康有序发展具有重要的意义。按照国家法律法规和《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）的要求，各高校要建立合同分级授权管理制度，实行统一归口管理，明确各部门的职责分工，保证不相容岗位、职务分离，建立健全考核与责任追究制度，明确各类合同的签订审批、履行监督、文本内容审核、合同的变更、解除、履行情况等相关制度，合同档案资料的归档管理、纠纷处理流程相关制度，促进合同管理发挥其作用。

一、合同管理中存在的不足

（一）对合同管理重要性认识不足

高校对管理合同思想上缺乏足够的重视，特别是没有深刻理解经济合同对高校的重要性，实际管理中缺乏良好的内控意识，不能通过内控管理强化经济合同管理。高校合同涉及范围广，业务种类繁多，很多高校并未设立专门的合同管理部门，有合同管理部门的也只是负责盖章，至于合同法律效力、履行情况、档案资料归集情况都不在管理部门的职责范围之内，一旦发生纠纷，高校会非常被动，会给高校财务管理及经济运行带来较大的潜在风险。健全、合规、有效的合同管理制度有利于高校内部控制建设工作的顺利开展，同时也能规避风险，维护高校的合法权益。

（二）合同管理体系有待进一步健全

合同管理是高校内部控制工作的重要一环，建立健全合同管理制度契合高校内控建设的要求。大部分高校只有宏观的合同管理办法，缺乏实施细则，可操作性相对较弱。合同管理在签订授权机制、过程监督检查、管理人员配备、归档保存、岗位设置及职责划分等方面还存在一定的缺陷，使得合同管理的效果难以保证。

（三）合同管理缺乏全过程监督机制

合同管理属于高校行政管理工作的重要组成部分，高校虽然设置了法务科负责全校的合同管理机构，加强了合同签订时的前期把控和监督，加强了合同归口管理部门对合同的管理，也加强了对合同的律师、审计处、计财处等相关职能部门的审核流程，但高校目前对合同的履行过程无法进行全过程监督，合同的收付款进度是否存在超期未收、未付款，对合同履行后产品、服务等是否符合需要等均缺乏有效监督手段。

（四）信息沟通不畅，电子信息化程度较低

大部分高校还没有建立与合同管理相关的电子信息系统，合同管理手段传统，信息覆盖面不全、传递不及时。很大一部分合同档案资料分散在各二级学院和部门，各二级学院和部门没有配备专人对合同相关信息进行集中统一的整理、录入和归档，也没有建立与财务部门的业务联系，从而影响财务信息的准确性和财务监督检查。合同实行信息化管理，一方面有效减少教职工到各部门的办事时间，另一方面，合同管理的各相关部门均可通过合同管理平台按照权限对合同的签订、付款、执行等情况进行管理监督。如高校财务部门目前在合同签订流程中扮演的角色仅仅是经费审核，至于后期合同收付款进度则由各具体业务部门负责，不能够按照权责发生制及时确定收入及支出，不能够全面、科学、准确地反映高校资产负债状况及可调配资源。

（五）合同资料管理比较分散，不便于把握合同总体情况

高校合同相关档案资料主要分散在科学技术处、基建处、国有资产管理处以及各学院等二级单位的科级机构或合同项目具体负责人，缺乏专门的部门和专业的人员对合同进行归口管理和动态监控，很难做到统一合同编号、规范合同文本，学校不能及时掌握所有对外签订合同的情况，也无法及时了解经济合同履约进度，合同执行过程中没有人对付款进度和合同执行进度进行确认，校级范围的合同事项统计、合同数据挖掘以及大数据决策分析支持存在较大困难。

（六）合同管理人员素质有待进一步提升

高校对外签订合同的涉及面广，合同种类繁多，涵盖货物采购、设备采购、基础建设、校园局部维修、科研合作、培训等各个方面。多数学院和部门没有专门的合同管理人员，无论是学院还是行政部门，作为合同的发起部门，法律知识相对欠缺，存在合同签订时间为空和内容为空、签章不齐全、补签合同、没有建立合同台账或台账记录不规范、合同归档资料不全等情形。合同签订时间和部分内容为空一旦发生法律纠纷，可能会产生不利于高校的后果。高校大多数合同都有“合同经甲、乙双方法定代表人或授权代理人签字（盖章）并加盖单位公章后立即生效”的内容表述，但仍有一些合同只加盖公章而没有法定代表人或授权代理人签字（盖章），这将增加高校的法律风险，如果发生诉讼，此类合同或将被认定为无效合同。补签合同一方面与高校合同签订流程不符，另一方面，没有书面合同发生违约时不能够追究主体的责任，会大大增加纠纷的发生率。未建立合同台账，就不能对合同进行动态管理，对合同执行过程中出现的问题不能及时作出反应，会增加合同履约风险。合同档案资料不齐全不利于后期高校层面的合同事项查询、使用、数据统计、分析评价。

二、合同管理的几点建议

（一）建议进一步完善合同管理制度，形成科学系统的合同管理体系

在宏观的合同管理办法基础上，对合同从立项、审批、签订、执行、归档等的全过程进行梳理，提出可操作性强的相关实施细则，按统一要求建立合同台账，归口管理部门要定期向合同管理部门报送合同履行情况，为学校财务部门提供真实准确的财务信息，形成动态的合同管理体系，从合同的审批、签订、履行、终止等全过程进行管理，定期总结合同管理中的薄弱环节并提出改进建议，做好合同归档保密工作等。对重要的、金额较大的合同进行履行监督，建立预警机制，对未按合同规定履行的合同进行督办，避免因此造成诉讼风险。此外，鉴于收支合同涉及财务核算，要与财务部门建立沟通机制，在一定程度上实现信息共享。

（二）建议对合同实行分类管理

所有合同按性质分为经济类合同与非经济合同，经济类合同以收支进行二次分类，再根据所涉及的金额大小分为重大合同和一般合同，重大合同与一般合同的审批流程应有所区别。由于高校科研项目较多，建议对科研合同专列一项，便于对科研项目进行管理。

（三）建议尽快推动合同信息化管理

高校办公室可依据各业务部门的需求，推出适合高校合同管理的信息化系统。实行合同信息化管理，一方面可节省需要签订合同的具体人员在各相关部门的办理时间，另一方面为合同管理部门全过程、全方位监控合同执行提供了便利，提升了高校财务管理水平。合同信息化管理可根据合同分类管理的原则，各业务单位选择相应的流程和合同的性质去选择经济类、非经济类，经济类合同又根据收入支出分为收入类、支出类，再根据合同重要程度分为重大合同、一般合同。根据业务单位选择的合同性质，各类合同自动进行分类，进入相应的审批流程，经过合同各审批部门的层层审核，根据不同的权限，各业务部门随时可以掌握所需合同信息，更方便合同管理部门及校领导全面了解高校合同执行状况，并及时掌握可能存在的风险。

（四）依托合同信息化管理系统，实现对合同全过程的监督管理

高校目前对合同的管理仅限在事前对合同签订时的把关，但对合同具体的执行情况没有全面掌握。合同管理实现信息化以后，合同执行后购买的产品是否符合使用单位的要求、使用后维修情况如何，都可在合同信息化建设中设置相应模块进行管理，以实现对合同全过程、全方位的监督管理。

（五）加强合同管理人员队伍建设，重视合同档案管理

合同管理要做到有人负责、有迹可循，合同管理部门应设立专人负责合同的保管、分发、台账登记和归档等工作，建立健全合同台账工作，台账内容应包括合同名称、合同金额、合同开始及结束日期、具体收付款日期、履行进度、未按期履行合同原因等重要内容，并及时更新合同台账，为领导决策提供及时、准确的统计数据和有关资料。合同在履行过程中，合同管理员可以对合同履行情况进行有效监控，及时对合同的履行情况进行检查、分析和验收及收付款进度提醒，如发现无法按时履行的情况，应及时联系相关部门采取应对措施，督促具体实施者按照诚实守信的原则全面履行合同，同时督促合作方履行合同。合同履行完毕后，合同管理人员应将合同相关的所有材料移交归口管理的职能部门立卷归档，要注重合同档案的统一性和完整性，合同档案至少应包括与合同项目有关的招投标文件、合同文本、重要会议纪要、批示、验收合格资料、作废合同等资料。

三、结语

建立健全合同管理制度，提升合同管理水平，对促进高校内部控制建设工作起着至关重要的作用。高校要通过建立健全相关合同管理制度，确立统一的合同归口管理部门，促进合同管理信息化，形成前期规范审批、中期定期监督检查、后期统一归档等全过程合同管理系统，重视合同管理人员管理水平的提升，从而实现对合同全面、高效地管理，规避经济风险，维护高校的合法权益。