智慧社会环境下的档案资源建设概论

王筛凤

龙陵县食品药品检验所 云南 保山 678300

1 档案工作的重要性

档案是各行各行查证本行业过去工作和行业历程的重要依据，档案是历史的真实凭证，是第一手的参考资料。它客观的记录了工作历史进程，是最可靠的凭证。档案资源是开展各类档案工作的基础条件，事关档案事业的可持续发展。加强档案资源建设是完善档案内容的根本途径，有着非常深远的历史意义[1]。

做好档案资源建设，有利于档案事业的可持续发展。档案工作工作人员收集、整编、管理的文字材料概述了提供良好的材料支撑。档案作为历史记录，不仅具有凭证作用，同时也有参考作用。它的参考作用主要在于它的参考性和广泛性。首先，档案参考作用具有较大的可靠性。它是一个单位的原原始记录，是最基础的第一手资料，来源真实可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是单位在发展中形成的，涉及业务非常广泛，整个档案工作就全面广泛的记录了一个单位的发展历程，所以说档案建设工作至关重要。

做好档案资源建设，有利于档案工作正规化。档案管理工作的正规化体现在其有保密性，这就要求做好档案的日常管理，档案的临时查阅，档案专职人员要做好记录，并在规定时间内收回调阅出的资料，任何人无权擅自查阅档案[2]。

2 如何做好档案工作

2.1 加强档案资源建设

随着现代社会的快速发展，档案资源建设越来越重要。应从以下几点做好档案资源建设工作：

一是明确专职档案管理人员。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，安排专职人员负责档案管理工作，为全局档案管理规范化提供人力保障。档案管理工作者要涉猎广博的专业知识，不断开阔视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

二是健全制度，规范管理程序。结合实际和上级要求进一步健全档案管理相应的规章制度，从档案收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、安全、保密等环节进行规范。确保各类档案收集齐全、整理规范、保管有序。

三是强化监督，严守规范，加强档案借阅程序管理。根据档案管理和保密法要求，在全局内部开展档案管理和保密工作自查，严格按照规定程序，做好查阅登记，做到档案交接有记录、履行清点有手续，并登记造册，确保财政档案和涉密信息的安全。

四是加强制度建设，规范档案管理。进一步加强档案管理制度建设，规范机关文书档案管理，明确档案工作的职责和任务，以及归档范围及整理要求，做好目录索引，统一装订格式，严把档案归档质量关。

五是加强档案室相关的硬件建设，统一集中控管。着力加强档案管理基础建设，配备安全防护设施，在档案室里配置复印机，以方便调阅档案人员使用，尽量让财政档案不出档案室，更大程度地保障财政档案的安全。同时设置查阅记事本，详细记录外单位来查阅、复印相关档案的时间、档案号、单位名称和查阅人等信息。近期，还进一步加强档案的信息化管理，完善档案管理电子信息系统，更加规范化和信息化。

六是严把档案收集关。和缓档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理，为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前，有关部门要下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等，以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时，要扩大档案征集范围，主动向社会征集有价值的档案，对个人所有的、具有保存价值的档案可采取代存、寄存、征购等办法进行监管，对保存在纠偏馆、博物馆和图书馆中具有文物价值的档案资料，可采取复制和建立目录及编制简介等形式，达到丰富馆藏，为利用者服务的目的[3]。

2.2 加强档案现代化管理

（1）档案资源信息化。在信息时代，档案资源信息化通过信计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，即档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

（2）档案管理标准化。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据，保证各项档案工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

总之，在信息时代下，我们要充分认识档案的重要性，继续做好档案资源建设工作，更好地服务于社会。