项目信息化管理系统应用研究

2021-12-31徐金

科学与信息化 2021年10期

徐金

杭州金翊科技咨询有限公司浙江杭州 310000

作为当前最先进的生产要素，信息化技术能大幅提升企业管理效率、创新企业管理模式。现阶段，企业管理工作方式改革不断深化，信息技术在生产加工、财务管理、销售管理等环节都发挥出了较大功效，使企业管理工作更加标准化、规范化，大幅度提升了企业的管理效率。范围管理应用是信息化项目建设顺利开展的基础，随着项目建设宽、广度的增加其重要性愈发凸显。清晰的范围管理能让信息化建设时刻处于最佳状态，最大限度节约运营投入，帮助企业实现经济效益的最大化。

1 项目信息化管理系统应用研究的重要意义

国民经济发展高度依赖企业信息化建设，是企业完善管理模式、参与市场竞争的关键举措。现代信息技术在企业项目管理中的应用，能帮助企业快速获取运营信息，加速企业信息化建设的脚步，使其在市场变动前做出预判，带动产业结构调整，是企业实现两个根本性转变和长期战略目标的基础[1]。国内企业信息化建设近年来取得了喜人的成果，部分企业借助网络平台已实现经营活动的国际化。从客观角度分析，国内企业信息化建设水平远低于欧美发达国家，造成这种情况的主要原因是信息化认识和投入不足，缺少完善的政策法规支持。

范围管理是对项目信息化建设的工作边界进行定义，具有明确的项目目标和可交付成果。现将范围管理在项目信息化建设中的重要作用归纳入下：一是提升预算工作的准确性。确定项目工作边界后，实际工作内容便会清晰呈现，企业对项目耗费时间、资金、资源的预算会更加准确[2]。二是明确项目进程。项目范围是制定项目计划的前提，是衡量项目进度和控制的标准。三是工作委派更加清晰。确定项目范围、明确工作内容是划分工作任务的主要依据。

2 项目信息化管理系统应用过程中存在的主要问题

（1）认知局限。部分企业存在严重的信息化认知不足，不愿加大建设投入，使得配套信息技术的支持能力受限。企业在信息化建设上的认知局限主要表现为两方面：一是重基础轻信息。多数企业在建设基础装备时往往不计成本、力求最优。相反，在建设信息化却认为其不具备直接盈利能力，是虚幻的，长期的，常常不予重视，常将用于信息建设的预算改投基础设备。二是将办公自动化与信息化混为一谈，不重视技术应用投入。

（2）人才配备与需求脱钩。各企业在信息化建设过程中都积极引进专业人才，利用先进带动企业自有员工，意在培养企业自己的信息化管理队伍。然而，多数企业还存在技术人才短缺、整体素质偏低、机构设置不合理等问题。当前，各企业需要的是既能熟练使用信息技术，又熟悉企业运营工作的复合型技术人才。

（3）软件设备实用性差。企业信息化建设的顺利开展需要依靠科学、长期的发展规划。多数企业在建设信息化的过程中只是有样学样，主要借鉴其他企业的建设模式和建设经验，过于重视短期效应，缺少从自身实际出发建立的科学的、长期的发展规划。采用的设备软件只具备短期应用功能，不考虑发展升级，给企业造成额外的经济负担。

3 项目信息化管理系统的应用

（1）建立正确认知，加大建设投入。通过学习相关研究资料，笔者发现企业对信息化建设的认知过程和企业领导层成长是同步进行的，信息化管理水平与领导层信息化认知的提高关系密切。从本质出发，企业信息化也就是管理的信息化，信息化建设状况直接反映企业的管理能力。企业管理层应建立正确的项目信息化管理系统认知，从自身实际出发，建立符合自身需求的信息化管理系统。

（2）做好准备工作。在实施信息化管理前，企业应先做好准备工作，确定项目基本内容，加强技术人员与业务人员的配合，借助网络技术和项目管理软件呈现项目开展过程。了解项目开展过程中各项参数及其含义，使用网络计划技术对项目实施进行动态跟踪。

（3）划分管理层次。企业项目管理层可直接登入事先选择的项目管理软件，以工作组的形式划分工作内容，优化资源配置，统一协调、统筹分析。项目管理层应由财务、档案、风险控制等部门组成，主要负责合同签订、项目进度、质量安全、信息协调及综合分析决策。项目实施层主要负责项目按进度实施和提供质量安全信息、并定期上报资金使用、工程进度等情况。

（4）管理信息编码分类。项目信息化管理系统包含大量的管理信息编码，如作业分类编码、日历代码、资源代码、自定义编码等[3]。只有科学分类管理，才能充分发挥编码的功能，提升信息化应用效率。

（5）编制、审核项目进度计划。项目进度负责人可依项目内容将其划分为四等级进行管理、控制。一级是代表性规划。企业根据项目的总体安排确定预期进度计划。二级是将企业和具体实施单位的进度计划合并后形成的新的计划。三级计划是项目管理各部门计划。各部门依据项目整体控制计划和部门实际情况编制详细的进度计划。四级是指导性施工计划。该计划是依照部门编制计划安排具体的施工方案。各级计划关系密切、相辅相成，并且都有与之相对应的工作分解结构编码。相关负责人通过信息化管理系统能及时掌握项目进展状况，方便制定后期决策。