加强与规范学校财务档案管理的实践策略阐释

孙新霞

摘要：学校的财务档案管理是学校行政工作中的基础建设，随着我国教育事业的飞速发展，学校不僅要提升教育教学水平，更应该完成基础建设的改革，提高财务档案管理的效率和质量，保障学校可持续发展，下文将探索加强和规范校园财务管理的策略，应用最科学合理的管理方案提升学校财务档案管理的能力和水平。

关键词：财务档案管理;学校;实践策略

一、学校财务档案管理现状

（一）缺乏专业性

在学校的管理体制中，财务档案管理很少有专门的部门或者人员来进行完成此项工作，一般是由财务部门人员进行兼任，因此在财务档案管理工作中，缺乏专业性，没有以专业的角度来完成这项工作，致使学校的财务档案管理一直没有系统的工作制度，目前学校财务档案管理中多为纸质档案文件，工作量很大且很复杂，在整理和归档的工作中存在比较混乱的情况，不利于管理。在财务档案管理工作中需要工作人员做到档案有序存放、安全管理、不能随意堆放、丢失和泄密等工作原则，但是在当前的管理中，仍然存在一些管理上的疏漏和不规范问题

（二）缺少存放档案的安全环境

学校财务档案室需要具备防火、防盗、防潮霉、防虫蛀等安全条件，但在目前的学校财务档案管理工作中，很少有符合上述条件的档案室，甚至存在将档案放在财务办公室的档案柜中，这样的工作流程会影响到档案的储存安全问题而且不利于档案的封存，容易造成丢失、篡改等问题。因此关于学校财务档案室的管理要求一定要保证档案存放的安全性和档案的完整性，并能够保证档案有序存放。

（三）财务档案管理落后

关于管理落后主要体现在三个方面，一方面是思想观念陈旧，管理者对于学校财务管理没有足够的重视，管理方式方法延续传统的工作流程和制度，没有与现代管理方式有效的融合，另外在管理中还存在一个痛点，就是财务档案管理人员缺乏工作主动性，没有结合日常的生活发现工作中的问题，并提出解决方案;另一方面学校财务档案管理没有系统的管理体制，约束力较低，很多工作无据可依，责任没有落实到个人;最后是没有结合时代特征优化学校财务档案管理工作，没有结合信息技术优化管理的意识，在硬件设施和思维上都较为落后，没有意识到信息技术对于加强和规范学校财务档案管理的作用以及电子档案的备份思想观念。

二、加强和规范学校财务档案管理的策略

（一）明确学校财务档案管理制度要求

完善的管理体系，明确的管理制度是规范学校财务档案管理的基础，将责任落实到个人，让学校财务档案管理更加的顺畅，例如山东省淄博第五中学的管理，山东省淄博第五中学是山东省首批重点中学，在校教职工300余人，如若没有良好的管理制度，则无法开展有序的教学工作，因此在完善管理体制方面应做好一下几点要求：

其一，完善组织架构，落实各个职位的职责和职能，将责任明确到个人，让每个人都能够高效的完成学校财务档案管理工作，确保财务档案的真实性和安全性，定期开展档案数据核查工作;

其二，各部门协同配合，共同加强学校财务档案管理工作，在学校的管理工作都不是独立的，需要各部门协同配合，高效完成工作，在财务和档案管理部门设立协调领导人，妥善的完成学校的财务档案管理工作;

其三，将工作流程落实在文件上，各部门人员能够按照流程来完成工作，如果在工作中出现疏漏能够在解决问题后追根溯源，为完善工作制度提供依据，并减少因为推诿责任导致处理问题不及时的情况;

其四，设立监督部门，根据学校流程设置奖惩制度。单独设立监督部门，不隶属于财务或者档案部门，能够以客观公正的角度进行监督工作，保证学校财务档案管理工作有序的开展，并根据学校的规章制度进行制定奖惩制度，提高在职员工的工作积极性和严谨性。

（二）建设财务档案管理档案室

建设独立的财务档案室是非常有必要的，当前的财务档案管理多为纸质版，并没有备份或者复印件，因此这些档案需要得到妥善的保管，既要保证档案的安全性，又要有序整理档案，按照一定的顺序和要求将档案归档。财务档案室一定要按照要求保证硬件设施，在这个独立的空间中，门锁双重设置，由两位人员共同开启，档案室内要做好应对自然灾害问题、防火防潮防虫等问题，关于档案室的环境安全问题，应安排负责人进行负责档案室的环境安全，每日定时检查内部环境是否有隐患，由于档案有一定的特殊性，要设置好查看人员权限问题，无权限的人员不能够进入到档案室进行查阅。

（三）建设符合本校特色的信息管理平台

随着信息时代的到来，信息技术广泛应用在个行业中，学校的财务档案管理也应结合信息技术开展工作，以山东省淄博第五中学为例，该校有自己的官方网址，信息工程人员可根据校内管理要求添加财务档案管理的操作管理模块，设置账号权限，只有相关工作人员才有权限看到相关的管理信息，有权限的工作人员才能登陆到信息管理平台中进行处理业务上的问题，另外学校方面根据本校情况建立财务档案管理数据库，将相关内容进行备份，在建立数据库中，一定要做好安全防护，保证网络完全以及按照职能职责分配查看和处理的权限，确保财务档案的安全性，校方管理者能够从数据库中进行大数据分析，了解目前学校的财务现状，依据数据分析制定学校的发展计划。

结束语：

简而言之，作为基础建设的财务档案管理工作，需要为学校的发展提供依据，保障学校的可持续发展。虽然在传统的学校财务档案管理中存在很多不足，但学校已经在改变管理观念，与信息化社会接轨，完善制度和政策，加强相关工作及管理人员的培训和能力提升，从内因外因两方面着手，全方面的提升学校财务档案管理工作。

参考文献：

[1]刘锦艳. 探究高校财务会计档案管理的内控制度建设[J]. 精品，2021（14）：20.

[2]彭玫. 高等学校会计档案管理研究 ——以G大学为例[J]. 行政事业资产与财务，2019（16）：91-92.