机关事业单位档案管理中的难点与应对

王峰

摘要：档案管理工作是指把单位具有重要意义和作用的纸质、电子数据信息准确、完整的记录下来，是为了便于后期的查找和使用。档案管理工作重视程度、工作流程、人员素质等因素，都对档案管理产生着直接影响，也是档案管理工作中的重点和难点。本文阐述机关事业单位档案管理工作中的难点，相应地提出解决对策。

关键词：机关事业单位 档案管理

随着社会经济的持续发展，机关事业单位职责也在不断推进。档案管理是单位发展重要部分，有助于单位进行人才选拔任用、优化配置。档案管理人员应积极创新、与时俱进，解决好档案管理中的难点和问题，提高档案管理水平。

一、档案管理工作的重要意义

（一）真实反映单位发展过程。档案不仅真实记录着单位员工个人信息，还承载着机关事业单位发展历程中取得的荣誉、成绩、收发文、工作总结谋划等，是单位发展最集中的体现。按照年份梳理好档案，有利于单位记录发展、把握当下、谋划未来;具体到个人，档案可以对信息资料充分加以利用，辅助完成领导干部选拔、人事调动，实现单位人力资源的优化配置。基于此，机关事业单位应做好档案管理工作。

（二）科学服务领导决策。科学高效的档案管理是机关事业单位管理能力的重要表现，科学开展档案管理工作能够为领导真实了解情况、做出科学决策服务，从而促进单位发展。所以单位无论是领导还是科室人员，都应该对档案管理工作给予必要的重视，促进档案管理工作更为规范化、科学化。此外，提高档案管理工作能力，应从管理理念和工作方式上进行创新，顺应大数据信息化潮流，从而促进单位发展。

二、机关事业单位档案管理工作的难点

（一）档案管理和利用机制还不完善。高效开展档案管理工作，离不开健全的规章制度和规范的工作流程。目前少数机关事业单位的档案管理工作，仍是一纸通知、各部门自负其责，档案资料散落于各业务科室，没有进行统一管理，降低了档案的充分利用和有效管理。同时，部分单位还沿用“信袋式”档案管理，纸质管理手段增加了工作难度;不科学、不专业的管理方式，使信息查阅和使用难度加大，使用起来比较麻烦，难以充分发挥档案的作用。

（二）档案管理人员信息化能力还有待提高。还有少数机关事业单位对于档案管理工作不重视、不在乎，甚至配备的档案管理人员是调用其他岗位的职工兼职，或是聘用临时工作人员。综合素质来说，不专业的档案管理人员面对繁杂的档案管理工作、日益信息化的管理形势时较为容易出现错误和纰漏;对于细节问题的疏忽或者错误，往往导致档案管理有所混乱。这些问题根源在于对档案管理工作责任心和认同感不够，导致的后果就是档案归类不整齐、不合理，信息资料的更新不及时，档案资料往往难以较好发挥应有的作用。

（三）档案管理工作信息化程度有待提高。随着大数据、信息技术的快速发展，互联网信息技术的广泛运用，已经深深融入到人们日常生活和事业中的。单位档案管理工作也应顺应这一大趋势，进行改革创新，用現代科学技术更好地对档案进行管理。对于传统的纸质档案，电子档案相存储容量大、保存及查阅方便，而且能高效收集、整理、分析信息资料，便于提取和利用信息资料。但是很多单位还停留在纸质档案时代，对信息化档案不敏感;也有单位信息化过程中保密意识有待进一步加强。

三、档案管理工作的难点应对策略

（一）不断完善档案管理和利用机制。机关事业单位尤其应该意识到档案管理的重要性，根据单位的情况持续完善档案管理和使用机制。一方面明确工作人员的岗位职责，严格按照档案管理制度开展工作;另一方面，根据制度要求分级分类管理档案信息，实施统一领导和分别负责，确保档案管理工作更加科学化和规范化。成立专门的档案管理工作领导小组，制定详细的工作计划，保障档案管理工作的有序开展。

（二）提高档案管理人员的综合素质。事业兴衰，关键在人。档案管理水平的提升，关键也在于人。档案管理工作的专业性、复杂性特点，决定了管理人员必须有较高综合素质和对工作的认同感、责任心。单位要注重对人员的专业培养：首先，选用专职专业人员负责档案管理工作，强化管理人员的稳定性，避免频繁换岗换人;其次，要定期对档案管理人员进行培训，包括日常培训和专业培训，学习掌握先进的档案管理知识，提高其综合素质;最后，要强化考核，避免干多干少一个样，干好干坏一个样，敦促工作人员有动力和活力去提高工作能力和效率。此外，提高档案管理人员道德素质，坚决做到不泄密，不能说的事情、内容不说。

（三）提升管理工作的创新服务意识。档案管理工作要跟随时代脚步，通过升级软件和硬件设备提高现代化工作能力。可以利用互联网平台高效便捷的优点，开通自主查询和分类查询信息的功能，及时补充更新档案资料，使档案资料更为准确有效，为单位发展和领导决策提供助力。积极申请完成存储设备采购、信息系统架构等工作，转变保守思想，将单位实际发展情况与档案管理机制相融合，进行创新管理，提高档案管理工作的质量和效率，使档案管理工作取得更大进步。

各单位要对档案管理工作给予重视，找准工作重难点并采取有效措施，使档案管理工作更加科学化和规范化，为单位发展提供重要保障。

参考文献：

[1]常大伟.国家治理现代化视野下的档案制度改革[J].档案学通讯，2019（06）：11-17.

[2]谢星巧.事业单位档案管理信息化建设的措施及社会意义[J].现代经济信息，2016（09）：85.