高校图书馆自习阅览室座位预约系统使用分析——以武夷学院图书馆为例

彭建飞

(武夷学院 图书馆，福建 武夷山 354300)

随着社会教育事业的发展和学校办学能力的建设，近年来，武夷学院根据实际需求进行扩招，在校学生数不断增长。武夷学院高度重视图书馆资源建设，投入不断增加，自习室座位数量和质量显著提升，但与学生基于日常学习和继续深造等对座位资源的需求仍有一定差距，在考试周、考研等高峰期仍比较紧张，“一座难求”问题突出。由于学生不能实时了解座位使用情况，导致其需花费大量时间和精力排队或到处寻找座位，甚至产生因占座而引发冲突等问题，在严重影响学生学习效率的同时，座位资源的使用效率也不理想，进一步造成供需矛盾。因此，武夷学院积极引进座位预约系统，以期为广大师生营造更加良好的学习环境。

1 座位预约系统可行性分析

1.1 系统安全可行性分析

该预约系统面向武夷学院全体学生，借助微信客户端小程序进入武夷学院图书馆公众号、现场一体机、壁挂屏幕等渠道，通过学生学号验证接口进入，经学校网络中心服务反馈验证，身份信息匹配成功后进行座位预约操作。网络中心服务器设有各层级别防火墙设备，保障各项数据环境的安全可靠，同时对座位实际使用人员身份进行核实。

1.2 满足使用者需求的可行性分析

武夷学院目前全日制在校生近1.5万人，图书馆阅览室座位将近2 000个，学生人数和座位数比是7.5∶1。座位预约系统的应用可大幅改善排队抢座、长时间占用座位资源却不使用等情况，让使用者根据自习室使用情况和自身使用需求安排学习计划，同时提高图书馆座位的使用率，在更好地满足使用者的各种需求的情况下尽可能降低各种资源的消耗。

2 座位预约系统功能分析

武夷学院图书馆于2018年3月正式引入并开始使用座位预约管理系统，目前已实现3个自习阅览室功能覆盖，取得了良好的使用效果。以下是座位预约系统具体使用步骤。

2.1 预约与选座

通过微信公众号、现场一体机、壁挂屏幕等方式，使用者可以根据个人需求预约并使用座位，预约使用时间每次最多为15h(时间后台可调整)，预约次数不限。也可通过现场扫描座位上方二维码获取座位当前使用状态，若该座位后面时段未被他人预约使用，可以现场进行指定位置预约。

使用者可通过预约界面实时查看图书馆座位的当前预约和使用情况，进而根据自身实际需求进行预约和使用。

系统将自动记录使用者的座位使用习惯，通过数据分析计算手段，建立使用者数据画像，在使用者下次预约座位时将根据使用习惯和实时计算数据，自动为使用者推荐最符合要求的座位并锁定。

系统支持帮朋友预约功能，同时为防止通过帮助预约功能多占用座位资源情况出现，系统限制每个使用者每次最多可帮助3人进行座位预约，在座位分配时系统自动将其分配在附件位置。在进行帮助预约操作后，被帮助预约方需在一定时间内通过微信端进行预约确认。系统默认帮约时座位预留10min，超时未进行预约确认的视为自动放弃预约，系统将自动释放相应座位资源，管理员可通过设置高峰期关闭帮约功能防止恶意抢占座位资源的行为。

管理者可根据自习室座位分部情况进行区域划分设置，系统会自动识别使用者身份信息并进行用户组归类，推荐符合使用者所属用户组的座位。比如考研用户可以设置有考研专用的自习区域。

2.2 签到

座位预约成功后，预约者需在现场一体机进行签到确认使用，或现场通过手机蓝牙进行身份、位置信息确认进而完成签到操作。完成签到后，系统自动将相应位置状态变更为使用中。

系统默认在预约时间开始前30min至开始时间后30min内需进行签到(时间后台可设置)。若预约者或进行确认后的被帮助预约者未能在规定时间内按时签到，系统将自动释放相应座位资源，并对未能及时签到和取消预约的使用者记录一次违约。

若使用者在现场通过一体机预约使用当前时间闲置的座位资源，系统将默认其已开始使用相应座位并自动完成签到程序。在系统默认的最晚签到时间前，使用者可以通过现场一体机或手机预约端取消相关预约，取消预约后座位资源立即释放，且不记录使用者违约。

2.3 暂离与续座

当使用者因有事需要离开较长时间时，需使用校园卡在一体机上验证个人身份信息，或通过预约时使用的手机扫描座位上方二维码，进行暂时离开功能操作，并设置回来的时间；主动暂离的座位在座位资源充足时保留，在高峰期时系统释放相应座位资源，在设置的暂离时间段内供其他人暂时使用，从而提高座位资源的利用效率。

用户暂离回来后需要进行续座操作，在一体机刷卡或者打开蓝牙在手机上操作，重新确认座位使用。

对于长时间离开但没有设置暂离的座位，其他用户可以扫描二维码，选择临时使用设置，系统将通过短信及消息模式通知座位的现预约使用人。如果现预约使用人未能在规定时间内归来并进行确认，系统将自动释放相应座位资源，优先给暂座者使用。通过互相监督，避免用户长时间占座不使用。

2.4 签退

用户因某些原因需提前离开时，需在系统中进行签退操作，及时释放座位资源以便他人使用。预约时间结束且未进行续座操作的，系统将自动对相应座位进行签退，释放座位资源。

3 存在的问题

从运行这一年多时间来看，武夷学院图书馆座位预约管理系统在使用中存在以下几点问题。

3.1 对于新事物的接受和适应问题

由于使用者已经习惯直接寻找空位使用，而预约系统需进行提前预约、确认预约、暂离操作、签退操作等流程，导致一些人觉得新系统操作麻烦，容易遗漏或是误操作，从而产生抵触情绪。同时，由于每年新生入学，对预约系统都需要一个熟悉和适应的过程，导致每年新生入学后一段时间内图书馆座位使用存在一定程度的混乱。

3.2 有些使用者已经预约座位，但在现场无法正常签到和使用座位

主要原因为未带校园卡或校园卡无法正常使用情况下，①手机兼容性问题，由于市场上手机种类繁多，存在一些品牌的某些机型与蓝牙签到系统不兼容，无法完成签到等操作。②由于自习室内无线网络未实现全方位覆盖，导致签到使用的蓝牙基站无法正常运行，不能使用手机签到。③一些使用者为提高自习效率，选择不携带手机，无法进行签到。

使用者若未养成良好的使用习惯，容易出现忘记按时进行签到、暂离、续座操作等情况，或是某些情况下为图便利，在暂离时不进行相应操作，最终导致形成违规记录。系统初期设计一周违规三次将会被列入黑名单，黑名单用户一周之内不能使用座位预约系统。

自习阅览室中大部分是考研和考公务员需求的使用者，复习资料一般都会比较多，座位预约系统上线之后部分使用者抱怨复习资料不能放桌子上，每次都要带来带去非常麻烦。

高峰时期一体机签到效率不足，容易出现暂时性拥堵现象，影响签到速度，甚至可能出现因为拥堵而不能按时进行签到导致违约的情况出现。

4 对策

阅览室两个门口放着座位预约系统的使用流程及图书馆公众号上均有详细的流程，系统使用前三个月有老师带着学生在阅览室值班，引导读者使用，让读者养成使用座位预约系统的习惯。目前自习室开放期间都有勤工俭学的学生值班，读者在使用过程中遇到的问题可以及时反馈并得到解决。每年新一届学生入学后，在开始阶段适当增加现场引导的工作人员，及时解决各种状况。

目前签到方式有两种，分别是蓝牙签到和一体机签到。通过与系统服务商协商沟通，及时更新手机版本数据库，增加无线网络信号源覆盖，已基本解决蓝牙签到问题。对于校园一卡通忘带、丢失、换卡后无法机签情况，值班人员先引导使用手机蓝牙功能签到，同时收集使用者换卡后变更信息，及时导入系统。

针对违规的问题，由原来3次被记录黑名单改为5次，对一些是系统自身的问题导致使用者被记录违约的，及时清除相关记录，保证使用者在图书馆的权益。

目前武夷学院开放预约功能的3个自习室有652个座位，专门配备了600个存书柜，在每学期开学初期受理使用申请，使用期限为一个学期，可基本满足考研和考公务员等使用者对大量学习资料存放的需求。同时，也极大减少了使用者用复习资料占用座位资源的情况。

5 优化思路

针对预约使用习惯问题，鉴于每年新使用者对预约系统需要适应过程、部分不具备预约条件的使用者临时使用自习室的需求等情况，预留部分非预约座位，使用者向现场管理员申请登记后使用。

针对手机、校园一卡通等未携带、版本不兼容、设备故障等导致无法正常签到问题，开发设置管理员代签到功能，使用者向管理员提供身份证明并经过确认后，管理员通过管理员账号输入使用者姓名或者座位等相关信息即可进行代签到。同时，设置一定时间内出现3次代签到等情况的，记一次违约，避免代签相关功能被滥用。

针对一体机签到高峰期容易出现拥堵问题，可在学校门禁系统中引入人脸识别功能，读取识别使用者信息后转译成姓名、学号信息再传送给预约系统，并自动进行签到操作。提升通行速度的并确认使用者身份信息，减少替签等情况发生。同时，通过刷脸签到也可一定程度解决忘带校园一卡通和手机而无法签到等问题。为避免因数据量过大导致人脸识别效率下降，可设置预约系统根据每天将预约使用者个人信息打包传送至门禁系统，门禁系统再调取预约使用者脸部数据，按预约座位分送至相应自习室的门禁系统数据库。门禁系统和预约系统之间仅传送使用者的姓名和学号信息，脸部数据仅在门禁系统内部传输。

针对暂离不进行设置问题，利用视频图像识别技术，每隔一定时间对自习室内各个座位图像进行一次扫描识别，确认各座位的使用情况，系统自动比对已预约座位是否空置、空置座位是否进行暂离操作，如发已预约座位连续多次扫描识别结果为空置状态且未进行暂离操作，系统将自动向管理员发送提示信息和具体影像资料，由管理员进行确认和处置。

针对自习室利用效率和节能环保问题，鉴于自习室座位的使用存在时间上的潮汐性，为尽可能提高自习室的利用率同时降低资源消耗，自习室座位应尽可能集约化使用。系统 根据座位预约使用的需求，逐步分区域释放座位资源，达到使用者相对集中的效果，在使用需求较少时尽可能减少照明、温度调控等的使用。同时，根据开放的自习室座位资源数量、时间段，管理员可适时调整现场管理人员的数量和工作时间，提高管理的工作效率。

6 结束语

武夷学院图书馆坚持“读者至上，服务第一”的办馆宗旨，座位预约系统的引入提高了图书馆资源的利用率，提高图书馆的现代管理服务水平。座位预约系统解决了读者占座、抢座的现象，给读者营造舒适的自习环境，成为读者喜欢的学习中心，提升了图书馆的服务能力。