RPA财务机器人在企业财务智能化转型中的应用

郝海霞

（河北经贸大学，河北 石家庄 050051）

RPA财务机器人可以将财务领域内的各项业务梳理加工，再经过RPA技术转到业务流程自动化系统中，减少财务人员工作压力，避免手工操作。RPA机器人的运行在一定程度上可以代替财务人员完成各项操作，优化财务会计流程，降低企业人力资源成本，提高企业财务工作效率，促进企业财务的智能化转型与升级。

1 财务机器人应用背景

一般情况下，财务共享中心主要依靠信息化技术手段解决财务核算中烦琐且重复的工作，但传统IT信息化解决的主要为数据流转问题，想要打通各系统之间的空间限制，实现数据的全方位贯通，财务共享中心的日常业务还面临着较多问题。比如，IT技术自身存在缺陷导致财务人员不同意靠技术解决问题，特别是在数据录入方面，有时财务人员依然人工操作。再比如财务共享外部税务或海关系统，因各种原因无法和企业内部ERP相互衔接，系统操作与数据下载不支持在同一平台完成。RPA就是指机器人流程自动化，即代替人们在计算机设备中完成复杂且重复的工作，可以说RPA财务机器人也是一套电脑软件，模拟人的操作，通过预先设定的程序和用户交互完成任务，模拟人类复制粘贴以及点击、输入等重复性能操作，从而优化企业财务管理流程[1]。

2 RPA财务机器人在企业财务管理中应用特点

2.1 代替简单重复工作

财务工作中，有的环节需要人工不断操作，RPA财务机器人可以降低企业人力成本，消除人为操作失误，提高工作效率和财务处理质量。比如财务信息根据成本中心传递，对其中已经产生的资产投资、成本费用、预算信息进行登录，这些信息需登入不同系统，并应用相应命令将数据维护到资料库内，海量信息维护会耗费人员精力，所以机器人的使用不仅可以提高信息维护速度，还能在最短的时间内处理大量重复性业务[2]。

2.2 24小时不间断工作

以往的人工模式下，财务人员工作时间受限，工作量较大时，人们的常规工作时间无法满足业务需求，只能加班完成，但这会影响财务工作质量。比如企业每个月的月末应收账款业务量十分庞大，积压的销项发票与记账凭证等待匹配，这类高强度工作可以依靠RPA财务机器人的处理程序，通过机器人不间断工作弥补人工疲劳操作的缺点，降低人为误差。由此可见，RPA财务机器人更加适用于24小时全天候的业务工作。

2.3 快速部署实施

财务人员会利用不同办公软件和企业内部ERP系统提高自身工作效率，但系统之间难以相互联通，这将导致业务需要在各个软件系统内游走。与以往的技术软件不一样，RPA财务机器人主要受过程驱动，只会运行在系统和软件表面，对原本的IT体系不会造成改变。RPA机器人可以兼容不同系统，通过模拟人的阅读与操作方式，在不改变系统运行的情况下完成任务。

3 RPA财务机器人在企业财务智能化转型中应用

3.1 在费用报销业务中应用

由于企业费用报销业务中会涉及较多人员，对财务机器人的使用频率很高，RPA财务机器人的应用流程大致如下：1）报销单据接收。作为报销的关键内容，发票在企业中有着重要地位，以往企业会使用纸质发票，发票在邮寄、录入和报销期间可能出现遗失或损坏问题。而基于RPA财务机器人的发票运作模式不同，不仅克服了以上问题，还能将各部门提交的单据与发票统一采集，由机器人通过OCR扫描后自动识别，经过分类汇总和分发传递完成发票前期处理工作，再由机器人对发票信息自动生成相应的报销单据。报销员工登录报销平台后只需选择自己提交的信息就能提出报账申请，全程高效率。2）智能化审核费用报销。报销单据在报销之前需要经过真实性审核，信息排查时也会自动汇总到收支数据库，与财务系统内的数据进行一致性对比，一致后才能转入财务部门，并依靠大数据技术生成记账凭证，RPA财务机器人对凭证自动审核。审核之前技术人员需要在费用报销系统嵌入相应的审核规则，机器人按照提前预设的规则进行审查，验证发票真伪，审核后做好结果的记录工作。3）自动付款。审核之后的报销单可以自动生成付款单，并进入资金结算处生成支付指令，RPA财务机器人按照指令信息填写付款信息，确认后将信息提交给网银进行付款即可。4）账务处理。机器人付款前，报销申请人会在各种结算方式中选择常用的确认收款，资金核算处生成付款凭证，随后经过提交和过账生成财务报告，RPA财务机器人将报告提交给上层管理者，此时企业费用报销业务正式结束[3]。

3.2 在财务核算中应用

企业财务关联交易中，往来对账属于企业的日常工作，财务人员需要进行账务勾稽，这项工作费时费力，如果核对不及时将有可能导致工作挤压，对后续企业财务报表的生成造成影响。利用RPA财务机器人，企业财务可每月将通知单月底自动勾稽，实现企业关联交易的自动化核对。企业财务付款业务中，机器人可实现管理单据关联，比如经过审批之后的付款申请单关联为付款单，批量生成凭证之后，依据凭证审核规则对会计凭证进行自动审核，再通过RPA程序完成自动化操作，降低人员对系统的干预。单据审核工作中，RPA财务机器人可模拟人工审核单据，判断是否存在审核未成功付款或通知单ERP校验成功但未上传财务系统[4]。为了提高财务核算效率，有必要设置专门的软件核实，通过软件控制辅助核算编码编制规则。财务机器人收到信息后自动录入的准确率可以达到100%。

3.3 在采购到付款流程中应用

RPA财务机器人在该项业务中的应用需要经过以下流程：1）请款单处理。先进行常规采购流程，采购人员填写申请单，由业务和采购部门审核确认后开始采购预算。优选供应商，制定采购评估方案，签订合同后制定采购订单，并按合同时间催货，收货后进入请款流程。企业采购部根据订单信息编制请款单，财务部对信息进行审核后，借助RPA财务机器人对OCR和图像处理功能整合，完成对请款单信息的自动识别的扫描。这时RPA财务机器人在ERP系统录入请款信息，核对入库单和发票信息，保证信息一致，核对之后将付款信息录入系统，记账后开始进入付款业务环节。2）采购付款。机器人依据信用期顺序提交付款申请，逐一核查付款单中的各项信息，核对后提交付款系统执行操作。3）供应商对账、财务模块内设置对账操作的触发时间，RPA财务机器人对供应商展开管理，依据模拟人工数据录入的办法，借助爬虫程序对招标中的供应商代码、采购等数据自动化采集，机器人登录财务模块提醒供应商网上对账。收到请求后，供应商向企业提供采购信息，机器人开启对账外挂程序，完成所有信息的核对，供应商确认对账结果后向企业开具发票。

3.4 在资金管理流程中应用

作为企业财务管理中的重要组成部分，资金管理主要包含专项资金、流动资金、固定资金管理三部分内容。RPA财务机器人的应用主要如下：1）银企对账。以往的对账需要工作人员登录系统下载银行对账单，将其转为Excel表格模式后导入企业财务核算系统，再对账生成余额调节表。RPA财务机器人在银企对账中，机器人可运行柜面管理系统，在网银内选择对账单，在财务核算系统内选择账务数据，通过两方数据的核对比较自动出具余额调节表，直到所有账户核对完成。2）现金管理。技术人员将现金上划线嵌入系统，RPA财务机器人以此为基础自动执行企业现金计划信息采集和整理、归集等活动，并应用智能算法，对企业资金收支展开监控，科学考虑支付金额后计算企业的资金最优组合，实现对资金的优化配置，避免不必要的浪费[5]。3）收付款处理与支付指令查询。RPA财务机器人在保证供应商与企业订单信息一致的情况下，系统可直接进入收付款环节。RPA财务机器人在发出资金支付指令后可以自动查询支付结果，并采用邮件的方式反馈查询结果。

3.5 在税务管理流程中应用

实际上，RPA财务机器人在企业税务管理工作中已经应用得十分成熟，其中包含自动纳税申报、税务数据获取与维护、涉税信息核对等多个流程。RPA财务机器人纳税申报流程如图1所示，相关内容大致如下：1）纳税申报准备。依靠RPA财务机器人自动化工具，在期末通过财务人员预设的脚本登录系统，提取固定资产账目、试算平衡表，对其中数据加以分析，在系统内批量导出增值税认证数据和财务数据。2）获取税务数据，为企业纳税申报底稿的编制提供帮助，以企业基础信息为基础，确保所有数据信息的真实有效。3）对涉税数据信息认真核对。RPA财务机器人需要对税务、进项税或预缴税金等需要调整的信息做出调整，再利用机器人预设的校验公式对财务和税务科目展开数字校验，通过校验后由机器人将数据统一放在文件内，财务人员最后对数据进行审查即可。4）纳税申报。审核数据后，借助RPA财务机器人的自动化工具执行纳税申报任务，登录系统后自动导入底稿数据，以特定的逻辑生成申报表，机器人再根据表中内容填写信息。5）账务处理。对涉税项目做好账务处理，科学编制税务分录，RPA财务机器人根据企业实际缴税与纳税情况计算企业资产和负债金额，完成入账工作。6）开具增值税发票并验证发票的真实性。依靠专用软件开具增值税发表，通过发票票面信息或登录相关平台对发票真伪进行验证。

图1 RPA财务机器人纳税申报流程

4 总结

综上所述，通过应用RPA财务机器人能够极大程度地降低企业票据验证、报销、纸质信息录入、系统对账等业务流程中烦琐且重复的手工操作难度，提高工作效率。将RPA财务机器人用于费用报销、财务核算、采购到付款、资金管理、税务管理等环节，加强对日常财务数据的高效检查与核对，提高企业资金调拨效率，从而推进财务共享与智能化发展。