港口整合新体制下如何做好水运建设项目档案统一管理

王建华

一、社会背景

2019年1月，辽宁港口集团正式成立，作为国内首例港口行业的示范和“央地合作”标杆，将逐步建立辽宁“六港合一”的组合港发展模式，使各港口之间由竞争走向竞合，以港口一体化为支撑，以实现港口高质量发展为目标，全力推进港、产、城、创融合发展。

1.以我省港口为起点的“辽满欧”“辽蒙欧”“辽海欧”三条综合交通运输大通道初步贯通，持续优化国际班列布局，东北航道商业化、常态化运营，推进辽宁港口集团参与吉布提国际自贸区和俄罗斯别雷拉斯特国际物流园区开发建设，加快辽宁与海上丝绸之路沿线国家的互联互通，加快利用国际国内“两个市场”“两种资源”，将过去服务于“北粮南运”“北煤南运”，转向面向国内东南沿海商品贸易和日韩转口贸易“南货北运”服务的有效供给，从跨境综合交通运输体系、跨境国际物流网络、对外开放战略平台、国际产能和装备制造合作、扩大外贸出口、重点国别投资贸易合作、深化人文交流合作，推动辽宁装备制造走出去，提升产业整体竞争力，助推辽宁产业结构调整和转型升级。

2.生产经营情况。截至2019年底，全省港口共拥有生产性泊位422个，其中万吨级以上泊位232个，设计年通过能力6.4亿吨。2020年，全省有大连恒力石化配套码头等10个生产性泊位建成投产，新增综合通过能力5270万吨。在建项目建设使项目档案量越来越大。

二、水运建设项目档案管理的重要性

1.项目档案在水运建设中的重要性。水运建设项目档案主要是港口、码头、岸线等的工程项目建设，水运建设项目是水运设施和运输设备等固定资产的建设和购置活动及与之有联系的工作，如港口的改扩建、航道疏浚、船舶的购置及其他有关的固定资产投资活动。水运港口建设适合于承担运量大、运距长，对时间没有特殊要求的大宗物资运输。我国进行水运港口建设的条件十分优越。为了适应经济发展和运量增长的需要，当前在大力加速水运港口建设。如加速新港和新泊位的建设，增加大中型港口和机械化程度较高的专用泊位和集装箱泊位，对现有港口进行技术改造，提高装卸技术装备水平，扩大港口吞吐能力；加速船舶的更新换代，使之向标准化方向发展并适当增加专用船舶进行运输。水运工程建设是辽宁省港口航运业的重要组成部分，是国民经济、保障民生、社会发展的重要支撑。项目档案随着项目的建设而产生，随时收集、归档、立卷，才能保证产生的档案不流失。

虽然近年来辽宁省水路建设取得了较大的进步，船舶吨位逐步大型化，客货运服务设施设备、营运水平和乘坐环境得到较大提高，但是随着社会经济的快速发展，航空、高铁等运输方式对服务质量的不断提升，客货运输行业对水路出行的服务要求也越来越高，老旧港口建设需要改建、新建，很多新的建设项目即将竣工。随着工程项目的竣工，在建项目档案文件产生的量也越来越大，工程建设项目档案是港口在建项目综合验收的重要组成部分。

2.水运建设项目档案管理的意义。近年来，辽宁省委省政府积极促进港口资源整合、港口间互动联合、港产城深度融合，加快推进港口一体化发展，以“前港——中区——后城”的模式，全力打造大连太平湾为东北亚“新蛇口”，港口发展迈入高质量发展的“新常态”。但与此同时，水运建设项目的范围也随之由原来单纯的港口码头建设、航道工程建设等拓展到港口物流园区、海铁联运枢纽、内陆无水港、国际物流海外仓及综合运输通道的其他物流转运基础设施领域的建设，水运建设项目的范围和内涵不断延展，标准和要求不断提升，建设项目有关的档案管理工作的模式和内容也随之发生较大变化。

港口集团成立后，辽宁港口实现一体化整合，统一规划、统一建设、统一经营、统一管理，不再是某一地区的港口企业单独完成，特别是加快综合运输大通道建设和多式联运发展后，运输组织方式发生巨大改变，同一综合运输大通道内涉及的多式联运组织的配套建设的项目，需实现多式联运运载单元标准统一、规划建设和经营管理统一、建设项目标准统一，各项目间互相依赖互相影响，对各港口工程项目档案的信息同步性、共享性，以及档案信息的实时可调取、可查阅、可追溯的需求就显得特别重要，建设项目有关档案管理工作的标准、同步性和信息化程度亟待提高。

工程建设是宏伟计划，工程建设项目档案同样是百年大计，有了项目工程没有档案将后患无穷。因此，必须提高档案管理重要性的意识。一切工作的根源在于改变思想，端正态度。在工作中，人们对档案管理意识不强，领导和基层管理人员因流动性大、思想意识淡薄，对档案宣传力度不够，工程建设队伍流动性更大，人员也不稳定，基础单位没有兼职或专职的档案管理人员。另外，工程及建设部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责不落实、标准不明确，往往是重工程建设、轻档案管理，在工程完工时，各单位才开始应付整理工程资料、文件等。这些因素容易造成工程项目档案资料管理无序，资料、文件流向不明，档案收集不齐全，档案人员对执行归档的标准领会不深不透，执行不力。为此，应该进一步加强对档案管理的法制教育，及时制定有效、统一的标准规范，进行培训，统一管理，明确制定档案归档范围，才能提高归档效率和质量。

三、制定水运建设项目档案统一归档标准

1.指导思想。以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记“三个推进”的总体要求和关于港口发展的重要讲话精神，以港口一体化发展为契机，以“四个一流”为目标，以加强水运建设项目档案管理能力为核心，以提高档案管理质量和效率为切入点，以档案管理标准化、规范化为实现形式，促进全省水运建设项目档案管理水平大幅提升，制定项目档案统一标准。

2.编制标准的原则。（1）统一领导，分级管理。统一全省水运建设项目档案管理的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，实行省、市两级分级管理，责任明确、分工有序、强化落实、闭环监管。（2）完整全面，科学合理。强化水运建设项目档案管理，维护档案完整与安全，科学制定档案管理各环节流程及操作规范，形成我省特色港口发展和管理模式下的水运建设项目档案管理体系。（3）协调统一，适用规范。使标准规范、整体协调，在标准化术语、术语的原则和方法、符号代号和缩略语等方面遵守现行基础标准的有关条款，确保文体和术语的统一、规范、便于实施。（4）简单便捷，高质高效。档案管理工作坚持以人为本，从实际管理和提供利用需求出发，简明扼要、操作性强，持续提升水运建设项目档案管理的整体工作效率。

四、研究方法与技术路线

1.梳理产生水运建设档案完整齐全性的评价和管理档案措施方面的文献。项目组首先对于档案工作对港口客货运运营产生作用方面的研究文献进行分类收集与整理，并整理水运建设领域的研究资料，全面掌握目前水运建设项目档案对于港口运营提供利用研究的方法，整理国家相关法律法规、各省有关水运建设档案方面的规范性文件，广泛搜集相关资料，确保研究思路的准确性、实用性，并确定相关研究方法。

通过文献研究，进行客观梳理，目前大致可以从影响因素、评价方法、相关措施三个方面开展有关水运建设档案方向的研究，同时大部分研究缺少行业视角的综合评价，以及从管理部门角度对于具体档案问题进行全面系统的分析和评价，研究思路一般以现状、问题、措施的定性分析模式为主，缺乏数据与结论之间相关性的定性分析，得出的结论具有局限性。因此，从两方面着手开展研究，将主要内容框架定为基本内容与技术内容。其中基本内容为共性研究，即从现状出发，寻找目前辽宁省水运建设项目档案存在的相关问题；而技术内容则是本项目的特色所在，选用定性的方法开展运用评价，动态地分析水运建设项目档案的统一管理，从而制定有针对性的措施建议。

2.开展整合后省内港口调研，了解我省项目档案的现状。为掌握目前水运建设项目整体建设情况，为后续验收提供可靠数据支持，分别到各港口进行实地调研。对省内调研主要包括了解各地区水运建设档案文件是否收集齐全、归档范围分类是否按照标准进行、归档基础材料完善情况，同时实地勘察港口档案馆、档案室归档范围、分类、统一标准情况等几项工作，确定影响水运项目建设的主要因素。项目组与多个港口一线工作人员、相关主管以及在建项目工作人员进行座谈，深入了解一线工作人员的工作状态，并询问档案归档情况、执行标准是否统一、基层档案管理人员的感受，摸清服务需求，广泛征集港口企业与相关部门的工作意见。

五、制定标准统一管理的先进性

1.针对行业制定水运建设档案归档标准，省内实现档案资源整合，管理统一，从档案管理机制等方面制定操作性强、效益高的应对措施，制定一省一港水运建设档案归档统一标准，为档案管理者指明方向，为行业服务，建立新型管理体制。

2.区域性港口经营一体化整合新体制下，解决突发应急事件，如雨季、台风水毁、紧急抢修施工现场等情况，研发水运建设涉及港口、码头、泊位、船舶运输的档案实际业务运营采集平台，根据新的经营模式，水运建设项目档案重新制定归档标准，划分归档范围，解决分类不明确、混淆存档范围的问题，减轻业务量，按照新标准统一分类、归档立卷。

3.项目标准的研究根据六港合一的新经营模式，增加物流园区、内陆无水港及海外物流仓储资料范围，利用综合动态监控手段，实现档案智能闭环管理，形成港口项目档案信息同步性、共享性实时调取，使档案管理同经营模式同步运营发展。

因国内各省水运建设情况不同，各省分别根据各自的不同环境、不同情况制定适合本省的独立的水运建设项目工程档案归档标准。而我省一直处于探索研究过程中，正值港口整合新体制下，吸取多年的实践经验，确立项目工程档案立卷标准势在必行。为保证我省项目工程档案立卷执行统一标准，执行者立卷归档标准清楚明确，统一规范管理，为水运建设企业的档案工作者指明方向，确立标准，不断提高项目工程档案的归档质量，完善行业标准，为水运建设项目工程档案的高水平发展作出贡献。

从档案利用率方面来看，按标准归档的档案齐全完整、分类清楚，查阅速度快，为企业及时解决问题、减少成本，大大提高了档案资料查阅效率。

六、项目档案统一标准对社会产生的经济效益

水运建设项目档案存储着港口建设的详细资料，也是工程项目建设的真实记录和反映，对整个港口建设的运营和维护有着重要的现实意义。本项目研究着眼于全省水运建设的实际，依托当前的存档文件提高水运建设涉及港口、码头、泊位、船舶运输的效率，使档案工作更好地为实际业务运营服务。

通过建设实施档案管理系统，制定统一规范标准，利用信息化手段辅助完成对工程档案资料的科学管理，优化档案资源检索利用率，从而为项目档案管理提供有效的标准化支撑。实现全省水运建设项目工程档案统一标准，促进了档案的深化利用，实现了档案资源的整合与统一，减轻了档案工作人员分类不明确、混淆存档范围的问题，减轻业务量，档案查找利用效益明显提高，直接为企业生产降低成本，为管理部门带来良好的经济效益。