从高校毕业生档案的“失”与“补”看档案意识的重要性

王根健

高校学生档案是学生在学习过程中形成的、全面反映成长情况的材料，包括进入高校之前的所有归档的学习和其他材料，是高校对学生进行了解、培养、管理的记录和依据，为学生升学或参加工作等提供参考依据，高校学生档案是高校毕业生人事档案的最初阶段[1]90-114。文中所述的高校学生档案和高校毕业生档案均指高等学历教育学习期间形成的档案，高校毕业生档案专指高校学生档案转化为毕业后个人人事档案期间的档案实体而言。

高校毕业生档案全面反映了毕业生本人在主要学习特别是学历教育阶段的综合表现和评价，是毕业生走向社会后形成的人事档案的重要组成部分。随着高校毕业生的继续学历教育或参加工作，成为用人单位考察和了解毕业生知识能力和思想品德的重要凭证。

一、高校毕业生档案实体管理中存在的安全隐患

高校毕业生档案实体在其形成、转递、保管和利用过程中，会涉及高校、高校毕业生和档案接收单位等，由于各方面档案知识的有限和档案意识的薄弱，使得高校毕业生档案经常出现档案材料不全、档案难以查找甚至档案丢失等诸多问题。从高校毕业生档案的“遗失”和“补办”（或补办证明）来看，这与当前社会上普遍存在的“弃档”现象息息相关[2]91。主要由于高校毕业生认识不足造成的频繁“弃档”现象，必须引起高校学生档案管理部门和社会档案管理机构的重视。

1.高校毕业生档案的“遗失”和“补办”问题。如果高校毕业生档案遗弃或遗失，那么补办档案或补办档案材料证明必然存在。围绕高校毕业生档案的“失”与“补”，高校会出现难题：一是仅凭一纸证明，很难确定档案到底丢没丢；二是档案材料补办费时费力，即使是档案证明也涉及多方考证；三是很明显是“弃档”，而以“遗失”为由办理档案证明，存在人事管理上的风险和隐患。

随着高校毕业生就业形式的多样性，很多单位特别是民营企业对毕业生的个人档案问题要求不严，很多单位也不具备管理人事档案的资质或条件。如果社会档案意识缺失，从“弃”到“丢”只是时间长短区别而已。大多数高校毕业生认为，丢了再补，孰知补档案哪是一句话的事情，况且有的只是档案证明而已[3]19-20。

2.高校毕业生档案形成转递过程中存在的风险。高校毕业生档案的“失”与“补”，许多是因为档案在其管理过程中不规范造成的。由于高校档案管理模式各有不同，很多高校都是学生助理参与学生档案的整理，使得高校毕业生档案在内容的齐全完整性上有着地区和学校的差异性，有些在形成时就存在不齐全、不完整的情况。毕业时高校毕业生档案的转递和接收方式又不尽相同，即使是同一省份甚至同一地区，都有不同的毕业生档案接收处置办法。以前，高校毕业生档案都是通过机要转递，现在基本都是通过快递投递，如果投递和接收双方档案意识不强，“丢失”的几率会大大增加。

随着高校毕业生就业形式灵活多样化，选择社会档案代理机构管理人事档案的毕业生越来越多，一方面，档案代理机构管理不到位；另一方面，高校毕业生个人和就业单位不能很好地补充其个人档案归档材料，造成高校毕业生人事档案材料的严重缺失和不完整[4]91-95。另外，我国现行行政规章尚未明确规定流动人员人事档案的所有权归属，直接或间接导致实践工作中出现“弃档”“死档”“自留档案”“单位扣留档案”等诸多问题”[2]87。

3.高校毕业生档案利用需求得不到满足。高校毕业生在创业或就业之后的档案利用，因为诸多原因很难得以实现。有的是档案托管部门不愿为其提供档案利用，有的是没有合适的证明，有的认为直接回母校利用会更方便等等。这样一方面给高校档案利用工作增加了难度，另一方面也为其人事档案成为“死档”或“弃档”埋下了伏笔，高校毕业生档案的作用自然而然地“失效”了。

很多高校毕业生自主创业或走向了中小微型企业，对个人人事档案关注度较小，使得档案意识越来越薄弱。但是后期如果考公务员或应聘到大型企事业单位，再函调个人档案材料可能就难以查找了，或者会出现断档现象。这会使得个人的信息准确度、完整度和可信度大打折扣，对于档案价值会造成无法弥补的损失和影响。

二、档案意识在高校毕业生档案管理中的重要性

首先高校毕业生毕业后要及时报到，掌握档案去向。其次是那些暂时还未就业，档案转递到档案托管机构的高校毕业生，更要关注其个人档案信息。托管机构要完善档案管理制度，档案托管机构的档案管理水平是遏制高校毕业生档案“遗失”或“弃档”的关键，真正丢失在流转过程中的档案是少之又少的。再次是高校，要加强宣传教育，切实提高自身和毕业生的档案意识。

1.贯彻落实依法管档的迫切需要。对于高校学生档案的转入和毕业生档案的转出，国家都有明确的规定，高校要确保档案材料的齐全完整和规范转递，收档单位必须进行核对，填寄回执单，以防档案丢失。由于高校毕业生很难如期找到正规的企事业单位就业，或就业单位对档案审核要求不严格等原因，加之很多高校毕业生不再回原籍就业或创业，最终造成自身档案的难以查找或“丢失”。对于档案托管机构，那些没按规定办理报到手续的高校毕业生，多年后要求为其准确提供高校毕业生档案，有些肯定是无从查找了[1]90-114。

高校要依法依规把完整的毕业生档案准确地转递到派遣单位，做好转递单和回执单的保管，以便查找利用。高校毕业生要按时到报到单位履行报到手续，并进行档案材料是否如期转递到达信息的咨询。档案保管或托管机构要认真填写档案接收回执单，在高校毕业生报到后及时做好档案材料的登记备案工作。目前，各级人才服务中心是我国法定保管流动人员人事档案的机构，承担着管理为数众多的高校毕业生、自主创业、外企私企人员等流动人员人事档案的责任[2]92。高校、档案接收机构、毕业生三者如能建立良好的信息化交流沟通平台，相互督促履行好自身的职责和义务，那么档案丢失或称“弃档”“死档”现象将会大大减少。

2.维护高校毕业生档案利用的有力手段。高校毕业生档案丢失后的影响主要有个人信息难以确定、社会活动需求受限、个人权益保障出现问题、个人档案出现断档、补办档案耗时难办、个人信誉受损等方面[5]24-27。高校就业管理部门要让毕业生了解个人档案的重要作用和档案丢失的不利影响，以便高校毕业生更好地维护自身权益。作为相关人事部门、劳动部门及社会保障部门，要构建高校毕业生档案的规范管理体制机制[4]91-95。高校毕业生档案对其就业、创业和各种社会活动都有很多方面的重要凭证作用，是人事管理工作的重要依据，具有很强的现实效用[6]255-270。社会档案管理机构要满足高校毕业生正当的档案利用需求，不得以各种理由拒绝提供档案利用服务。

对于流动人员人事档案的管理和利用问题，如待业的高校毕业生的人事档案，转递的人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。根据《流动人员人事档案管理暂行办法》等相关文件规定，人才流动服务机构要做好流动人员档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、转递等管理工作[6]269。

3.遏制滥用毕业生档案证明的有效办法。高校要规范毕业生档案的补办和档案证明的出具，一是会造成高校毕业生直接回毕业院校利用其人事档案的错误档案意识；二是利用的必要性和合法性学校无法准确把握；三是补办毕业生个人档案存在人事档案管理上的漏洞。实际上造成了高校毕业生个人档案的利用价值丧失，更为严重的是，时间一长其个人档案丢失或人为丢失的可能性大大增加[7]206-216。对于高校而言，出现滥用档案证明或多头补办毕业生档案的现象。

人事档案利用向来规范严格，不仅仅是因为其涉及个人信息，还因为是干部人事管理的需要。作为高校毕业生，他们的档案都属于干部人事档案的一部分，对于这些档案材料的查阅都应该履行相应的审批手续。高校出具本应由毕业生人事档案管理机构提供的档案证明，造成干部人事档案利用程序的不规范，其实个人档案材料所有权并不是属于毕业生本人，利用也必须得到其人事管理权所属单位审批才可[6]255-270。

三、档案意识是解决高校毕业生档案“失”与“补”问题的关键

社会档案意识的强弱，对于高校毕业生档案的管理尤为重要。高校规范管理，档案流转才能无漏洞。毕业生档案意识强，才能及时掌握档案所在地。档案托管或管理机构增强责任意识，才能管理利用到位。高校毕业生弃档原因主要有档案意识淡薄、用人单位不重视、保管机构保管不善、依法管档治档制度不健全等[5]24-27。

1.认识高校毕业生档案的价值。所谓的档案遗失，准确地说应该是“弃档”或“死档”，主要归结于毕业生本人及其档案托管机构的档案意识问题。当前高校毕业生流动性比以前大，短期内档案价值得以体现的机会较少。高校毕业生对档案价值认识不足，虽然一般高校就业通知书（或称报到证）都明确了高校毕业生档案寄往单位和报到时限等信息，仍然有很多高校毕业生根本不加以关注。当然这与高校宣传重视不到位、社会档案管理部门责任意识不强有着一定的关系，归根到底，如果社会档案意识普遍提高，这些问题都会迎刃而解。

现在高校毕业生档案一般情况下都会派送回生源地，很多毕业生不了解其个人档案的重要价值，在规定的期限内不去报到登记，而要档案托管部门长时间去管理这些无人问津的人事档案是有难度的，这种“两不管”现象是造成人事档案“死档”或“缺失”的主要原因。一旦个人档案缺失，将会给高校毕业生今后的工作、学习、就业和社会保障等方面带来许多麻烦，有些甚至是无法弥补的损失。

2.加强高校毕业生档案的规范管理。高校要有依法管理毕业生档案的强烈意识，建立健全高校毕业生档案管理体制机制，当前各行各业的管理人员流动变化比以前频繁，而做好类似高校毕业生这样的档案实体交接愈显随意。当然，“弃档”是存在且找得到的，只是档案涉及的具体人“弃之不理”或“弃之不要”了。高校要加大档案宣传力度，督促毕业生关注档案常识，如档案内容及其价值、档案转递方式和最终去处，毕业后应在规定的时限内到档案管理部门报到或登记，如果就业通知书（或报到证）标明的档案管理部门未接收到毕业生的档案，要及时查询和进行信息反馈。要让毕业生了解，就业单位不等同于档案管理单位，只有有人事档案管理权限的单位才能管理人事档案，否则档案会在当地的人才交流中心或教育行政管理部门或档案托管部门保管。所有这些与高校学生档案管理部门以及教学院系档案知识的宣讲和教育指导是密切相关的[8]6-7。

高校毕业生档案管理部门要做到毕业生档案的全程管理。一是事前告知高校毕业生档案投递地址，让毕业生了解档案的重要性和缺失的后果严重性。二是协调高校毕业生档案接收或代管的人才交流中心或教育管理部门，对于在规定时间没有前来登记报到的毕业生，通过催办方式，督促当事人或档案来源高校落实档案登记等相关事宜。三是督促档案管理机构规范高校毕业生档案的管理，确保高校毕业生档案件件有着落、事事有人管。

3.充分监督监管涉档机构的档案管理。本文侧重于高校毕业生档案实体在管理程序上的严谨性和规范性，规避档案实体的丢失、遗弃和出具不必要的各种档案证明，不针对毕业生档案具体内容加以论述和研究。做好高校档案毕业生的档案管理主要是增强高校和毕业生档案意识，强化用人单位和人事代理机构档案服务意识，同时要完善切实可行的档案规章制度，加强有效问责的办法和措施等[5]24-27。

在高校毕业生档案管理整个过程中，高校、高校毕业生、高校毕业生档案管理机构必须增强档案意识，依法依规担负起各自应该履行的职责和义务。避免因高校毕业生补办档案材料造成的不良后果，如可能其具有两份同时有效的高校毕业生档案材料，托管档案机构可能管理着一份永远用不上的档案材料，高校补办的档案材料无法反映其整个学习阶段的全面情况，档案材料真实性的风险会增大等等[1]90-114。以“依法治档”为前提，充分发挥各级各类档案行政管理机构的监督监管作用，加强档案管理的责任追究，遏制高校毕业生档案管理听之任之的现象。

高校毕业生档案管理是人才人事管理的重要组成部分，必须规范高校毕业生档案的收集整理和转递利用工作。各级人事部门要重视高校毕业生档案的接收和管理工作，不能认为是包袱和负担。只有管理者意识增强了，才能确保档案实体的安全，尽可能保持与高校、毕业生之间的信息沟通，提高档案利用率，让高校毕业生档案真正发挥其人事档案的价值和作用。