日本档案馆公共服务特点及对我国的启示

陈 娟 张贺苗

自古以来，无论哪个国家都非常重视将国家机关产生的档案、公文等具有证据作用的资料保存起来。特别是欧洲各国，自18世纪以来，建立了一系列近代的档案馆制度，开始了面向社会提供服务的进程。日本在明治时代，各省的档案分别由本机关进行保存。战后，为了防止档案的失散及推进档案的公开利用，日本学术会议会长于1959年11月向内阁总理大臣提出建议，设立国立公文书馆，由政府采取有效措施推动日本档案管理和档案公共服务的发展，使日本档案事业得到迅速发展[1]。

随着我国政府职能转变，行政管理体制改革的推进，档案馆作为政府公共服务部门的一个重要窗口，改进公共服务方式、拓展公共服务功能、提升公共服务水平，也是当前政治机构体制改革的重要一环。如何学习他国优秀的档案公共服务经验，为我国社会公众提供切合自身需要的档案公共服务，也成为档案界的一项重要课题和艰巨任务。

一、日本档案馆公共服务特点

日本档案事业发展虽然起步较晚，但是发展快，特别是数字档案馆的建设在世界上声名显著，与数字档案馆的发展相媲美的是其公共服务的高水平、快发展，以下从四个方面进行探讨。

1.档案馆公共服务进入制度化轨道。日本档案馆以法律为依托，积极推行公共服务规则，同时保障公共服务的经费来源，使其公共服务建设逐渐进入法制化轨道。

（1）依托法律开展公共服务。日本档案馆相关的法律，主要有如下三种：《公文书馆法》《国立公文书馆法》《公文书管理法》，法规系统非常完善。其中最早的是1987年制定的《公文书馆法》，将“公文书馆”定义如下：“公文书馆是保存历史资料等重要档案（包括国家保存的历史资料等重要档案或其他记录），并提供阅览，调查研究的设施”，它规定了国家各机关必须履行将本机关的档案进行保存和利用（包括阅览、展示）的义务，承担起作为国民共同财产的档案延续后世的任务和使命。1999年制定的《国立公文书馆法》，是独立行政法人“国立公文书馆”的组织法，以法律的形式确立了其设置基础及相关的责任和义务。2009年颁布，2011年实施的《公文书管理相关法》（2009年法律第66号，以下简称《公文书管理法》），该法律设置目的是为了保证公民能够独立自主地利用国家、独立行政法人进行各种活动所产生的具有历史事实记录的档案等知识资源[2]。日本完善的档案法律体系，使日本档案馆开展公共服务有法可依、有章可循。

（2）积极推行公共服务规则。日本为促进档案的利用，更好地进行公共服务，在其《国立公文书馆利用规则》第二十三条中规定，国立公文书馆应该对《公文书管理法》第16条中规定可以公开利用的特定历史档案，除了为用户提供阅览室阅览和复印等服务外，还应该积极采取措施，以更简便的方法为用户提供服务：①开办展示会。国立公文书馆应该根据每年的年度计划，采取开办展示会和档案馆见学参观等活动，促进档案馆公共服务。②特定历史档案的借出。国立公文书馆，对于其他机关出于公共目的，进行学术研究、社会教育而需要利用特定历史档案并进行借出的情况，可以单独为其提供借出服务。③特定历史档案原件的特别服务。国立公文书馆，对于可供利用但是保存比较困难的特定历史档案的原件，如果使用复制品不能达到利用目的而需要使用原件的情况，在确保可以得到慎重保护的情况下，可以为利用者提供特别服务。④参考咨询服务。如档案利用相关信息的提供；档案目录相关信息的提供；档案检索方法的提供；档案相关参考文献以及其他档案馆相关信息的提供。这种咨询可以在档案馆开放时间内，随时以口头、电话、书面等形式进行申请[3]。

（3）保障公共服务的经费来源。“巧妇难为无米之炊”，经费是影响档案馆开展公共服务的一个重要因素。日本《公文书馆法》中明确规定，要求国家机关、地方自治体、社会团体对档案馆的建设以及开展档案管理、档案研究工作提供必要的资金支持。同时，日本各级档案馆也通过自身努力，积极发展档案事业、扩大档案公共服务的宣传，加强与各部门和机构的沟通与协作，争取当地政府的经费支持，并号召各种社会力量、联合民间组织对档案公共服务进行赞助及支援。

2.档案馆馆藏资源丰富。日本档案馆馆藏资源丰富主要体现在档案馆结构多元化、馆藏数量海量化、档案收集渠道多元化。

（1）档案馆结构多元化。日本的档案馆主要有三大类：①基于《公文书管理法》建设的国家级档案馆，比如国立公文书馆（提供有国内主要行政机关文件、主要古籍、文化资料和文物的查阅、下载使用）、外务省外交史料馆（提供幕府明治时期到第二次世界大战后的外务省记录资料的查阅和利用）、日本银行金融研究所网站（进行日本银行成立时的文书、图片以及有文化研究价值档案的收集、整理、保存、公开利用）；②国家档案保存利用机关，比如有外务省防卫研究所战史研究中心（进行旧陆海军自明治时代以来的文书和各部队战斗资料的保存利用）、国立国会图书馆宪政资料室（有关近现代日本政治史的文件的保管，包括宪政资料、二战结束后的有关日本占领资料、日本移民资料）、众议院宪政纪念馆；③各机关及大学档案馆，比如国文学研究资料馆、国立女性教育会馆女性保存中心、国立癌症病资料馆、防灾科学技术研究所以及北海道大学档案馆等高校馆。

（2）馆藏数量海量化。日本档案馆的馆藏非常丰富，如日本东京都档案馆，提供东京都的前身东京府·东京市的公文文件、东京府·都·市发行的行政刊物、江户·东京相关的历史资料、图书、地图等档案。具体来说，有江户明治时期史料，包括江户地图、御府内沿革图书、御府内备考、藤岡屋日记、江户东京地方志等资料约8000份；公文档案，有自1868到1943年的东京府档案约22400份，1889到1943年的东京市档案约12100份，1943年至今的东京都档案约127600份；政府内部刊物，包括1876年至今东京都及其前身东京府和东京市发行的刊物，约63000份；图书，包括地震灾害相关图书、奥林匹克相关资料、都内各区市町村的史志等；地图，包括明治时代以来与东京相关的地图资料；视听档案，有昭和三十年代以来的原东京电影协会及东京都新闻部引进的电影胶片和照相底片；档案馆收集和被捐赠的个人档案和其他绘画等形式的档案[4]。

（3）档案收集渠道多元化。档案收集多渠道化主要包括文献类型和来源类型两方面。东京都档案馆的档案类型包括了政府公文处理文书、政府发行刊物、地方志、政府历史资料、图书、地图等等，种类丰富多样，满足了不同类型用户的需求。国立公文书馆的资料来源主要是从行政机关和独立行政法人、行政机关以外的国家机关、法人或个人的捐款或捐赠等三种，确保了馆藏档案的结构合理化、完整化、多样化，以便更好地开展公共服务。

3.档案馆公共服务理念深入人心。档案馆的公共服务水平得到良好评价，主要归功于公共服务的主体——档案馆工作人员的服务意识强，公共服务的客体——公民档案利用意识较高，以及公共服务的载体——档案馆积极倡导公共服务的理念。

（1）工作人员公共服务意识强。日本档案馆的工作人员都以“用户至上”的理念为公民提供服务。如国立公文书馆举办面向教师、中学生和小学生的“国立公文书馆体验之旅”的活动。活动内容包括国立公文书馆的介绍、所藏资料的使用方法、档案展示会“日本的脚步”的说明和参观、“我梦想中的法案”游戏、档案修复的参观、档案库房的参观。通过这种参观活动，加强社会公众对档案馆的了解，提高档案利用的意识，促进所藏特定历史档案的开放利用。

（2）公民档案利用意识较高。在日本，公民们有时候不仅是为了要查阅一份档案，或者在办事过程中缺少某一个文件才去档案馆。有时候，他们把去档案馆当成一种休闲活动、一种兴趣爱好，甚至说一种文化熏陶。日本京都市内的档案馆会定期举办档案展示会，进行各种主题档案的展览；开办古文书档案的专家解读讲座，为听众揭示档案的“前世今生”；还有关于历史、传统文化的分享会，献上一份知识的盛宴；还会承担以档案的利用和以调查研究为目的的各种咨询项目，帮助其他组织和单位。通过这样丰富多彩的方式，把档案展示给公众，改变了他们对于档案馆的刻板印象，加深了他们对档案公共服务工作性质、作用的理解，普及了档案知识和历史文化知识，增强了全民档案利用的意识[5]。

（3）档案馆积极倡导公共服务理念。国立公文书馆积极倡导其公共服务理念，在其官网上的事业理念中明确提出：“国立公文书馆是向所有国民开放的极具魅力的信息场所。”国立公文书馆是所有人都可以便利使用，即使在远方也能通过互联网自由访问，向所有国民开放的“公共档案馆”。国立公文书馆的任务，包括继续推进历史档案收集和保存；继续将档案电子化，通过网络提供利用；继续扩充亚洲历史资料中心的数据库内容，促进终身学习和社会教育；通过积极开办展示会等活动，提供接触档案、培养兴趣的机会；加强与地方公共团体以及研究机关、学会等相关组织的合作；加强与其他国家档案馆的国际交流；职员要以“用户至上”的理念为用户提供服务[6]。

4.档案馆创新公共服务方式。日本档案馆创新型公共服务主要体现在档案管理机制的改革、档案服务方式的网络化以及注重公共服务宣传推广活动。

（1）改革档案管理机制。2009年，日本通过了《公文书管理法》，设立了公文书管理委员会，这一法律条文将迄今由各都道府县及自治体政府分别保存管理的公文裁量权，统划到内阁府这一新设机构，即档案文件的判断裁量权限将直接由内阁府掌管。同时还严格限定了归档后公文的废弃标准，明确了“为制定公文档案在移交和废弃时的具体而明确的适当标准，在依照原则转移档案时需要在体系上采取公文档案管理机构判断优先的组织结构”。这一创新性的管理模式，在国家档案管理机制改革上取得了重要进步，扩大了公民知情权利，促进了档案公共服务的发展[7]。

（2）推行网络化服务方式。日本信息化和网络化十分发达，这点在档案公共服务上也有所体现。不管是在政治、经济、军事、科技，还是在文化、医疗、教育、民生领域，均设有档案网站，可以让用户随时随地利用档案。一般在日本档案馆网站主页上，会设置有档案馆活动动态、利用指南和网站地图等功能板块，使用户通过网页浏览自助学习、动手实践来了解各种档案活动信息和档案检索方法，更好地利用档案馆馆藏资源。同时，它的档案检索系统可供用户在线查阅档案，甚至可以免费对部分公开档案进行在线阅览和下载。此外，日本档案馆同时非常重视用户意见，将意见和要求在档案馆网站上进行反馈，档案馆也会根据一定意见改进服务水平[8]。

（3）注重服务宣传与推广。在日本的城市里随处可见看到这样一个窗口，即公共服务宣传角。这里公布着各个单位近期举办活动的宣传海报、参加申请书和免费门票等，可以让市民全方位地了解图书馆、档案馆和博物馆等公共服务设施所举办的公益展览、讲座等各种信息。同时在网络上，基本上都有公益组织、非营利组织及相关行业的网络链接，均会发布行业动态、近期活动安排等等。所以，日本各级档案馆通过各种形式的宣传和推广，不仅能提升档案馆在公民心中的形象，还可促进档案公共服务工作渐入民心。

二、日本档案馆公共服务现状对我国的启示

近代时期，我国档案事业远远落后于西方国家。新中国建立后，随着1987年《中华人民共和国档案法》的颁布，我国档案事业开始全面发展。在现代，档案馆已经与图书馆、博物馆一起，成为公共服务基础设施的三大支柱，但档案公共服务的程度始终无法满足社会公众的需求。通过了解日本档案馆公共服务的现状及特点，可以为我国档案馆开展公共服务提出以下几点启示。

1.充分利用法律政策的指导作用。档案公共服务现状与档案政策演进互为条件又互为基础，相生相息又相依相靠[9]。1987年颁布的《中华人民共和国档案法》的立法宗旨主要建立在档案管理的基础上，注重档案的收集和整理等传统工作环节。随着时代的发展和进步，越来越多的人民群众需要利用档案，档案也渐渐不再成为“空中秘境”，高不可攀。为了适应这种社会环境的变化，国家档案局2007年启动《中华人民共和国档案法》修订工作，历经近十年的探讨和论证，全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议于2016年通过了《〈中华人民共和国档案法〉修订草案（送审稿）》，修订法更加强调档案的开放和利用，保障公民利用档案的权利。因此，我国档案馆也可借鉴日本档案馆，抓住国家政策的引导机制，在自身规章制度上，加强对档案公共服务支持力度，注重档案人才培养、保障经费投入、扩大宣传推广，为公民提供更加高效、贴心、精准的服务[10]。

2.丰富档案公共服务的资源基础。目前，我国档案馆馆藏档案资源虽然日益增加，但是结构不太合理，资源体系不够丰富。其中，有关党务、政务的档案占大多数，有关地理、历史、民族的特色档案不够充足，关系经济、科技、公民生活方面的档案比较少，不能全面地反映现代公民社会生活的真实面貌。因此，我国可以鼓励多类型、多层级档案馆的发展和壮大，如日本的国文学研究资料馆、国立女性教育会馆女性保存中心、国立癌症病资料馆等等。同时，加强对各类各级档案馆档案收集流程的优化和控制，避免档案的流失和散落。除传统政府机关移交的档案外，档案馆还可举办各种线上线下互动活动，鼓励社会公众捐赠民国历史档案、革命历史档案，还有流散在社会民间的各种名人手稿、乐稿、家谱、书信、日记等特色档案，进一步充实档案资源。

3.树立“以人为本”的公共服务现代理念。档案馆要从服务理念和服务宗旨上，树立“为人民服务”的根本思想，改变传统理念，促进档案的开放利用，加强对档案公共服务的重视。档案公共服务的主要目标是为了更方便、更贴心、更快捷地为公众提供其所需要的档案文献和档案信息，所以各级档案馆要加强档案数字化建设。如日本国立公文书馆，建立强大的档案检索系统，完善检索功能，推进档案的在线阅览、下载，使用户足不出户即可查阅到所需档案信息。档案工作人员要对来馆用户微笑服务，对于一些查阅档案的残障人士、老年人士要提供电梯、语音、老花镜等特殊服务。只有思想上真正重视，才能深刻意识到档案馆公共服务的重大意义，把提升档案馆公共服务能力切实提上日程。

4.推动档案公共服务走向多样化和开放化。档案馆是政府部门的重要组成部分，赋予了政府职能，同时又有别于其他政府部门，因此，要多渠道、多方面、多媒体地拓展档案公共服务工作内容，促进档案公共服务走向多样化和开放化。档案馆的多样化公共服务要依据工作特点、地方特点，结合本馆馆藏档案，对档案进行编纂，重塑档案的精彩，以满足广大用户的多层次需求。如档案和现行文件检索系统的查询利用、档案网站的在线图片展览、档案音频和视频档案的剪辑和开发等，都是吸引公众兴趣、展示服务风采的途径；档案公共服务的开放化，如日本国立公文书馆2001年设立的亚洲历史资料中心，也可供全球人士浏览、下载，践行了档案公共服务的开放化的宗旨[11]。此外，日本档案馆还会举办丰富多样的档案开放展览，将富有特色和吸引力的档案与用户分享，使用户通过享受到这种信息服务进而更多关注档案[12]。

档案公共服务建设是一项涉及面广、服务要求高、影响深远的综合性工作。尤其是档案公共服务的建设处在政府职能转型的环境下，需要档案馆及时把握国家政策，夯实档案馆藏资源，强化公共服务意识，推动档案公共服务走向多样化和开放化。各级档案馆通过开展档案公共服务，可以创新档案服务模式，拓展档案服务功能，提升档案服务能力，更好地推动档案事业的发展。