新《档案法》背景下推动高校廉政档案信息化建设的思考

周 矗

2020年6月20日，修订通过的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新修订《档案法》”）增加了“档案信息化建设”专门章节，首次从国家立法的高度明确了档案信息化建设的工作内容和法律效力，为高校高质量推动廉政档案的建设信息化和管理现代化提供了实现路径和法律保障。

一、新修订《档案法》背景下高校廉政档案信息化建设面临的机遇

1.为高校廉政档案信息化建设提供了法律遵循。《干部档案工作条例》（1991年）规定干部档案管理部门工作职责之一就是要“推广、应用干部档案现代化管理技术”；《关于进一步从严管理干部档案的通知》（2004年）提出“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平”[1]；《干部人事档案工作条例》第二十三条、第二十六条明确提出档案数字化建设和信息化管理的相关要求。目前，高校在干部人事档案信息化理论和实践研究方面已经取得一定的成果，但在廉政档案信息化建设方面的探索还比较少，大部分高校仍采用传统纸质档案方式建设管理干部廉政档案，只有少数高校在干部廉政档案信息化建设工作方面进行了探索。新修订《档案法》的颁布，首次将“档案信息化建设”写入国家法律，将推进档案信息化作为新时代档案工作的重要内容进行规范、提倡，为高校加快推动廉政档案信息化建设提供了法律遵循。

2.为高校廉政档案信息化建设明确了工作方向。近年来，少数已经开展廉政档案信息化探索的高校，在实践中往往采用“电子+纸质”双轨制归档模式，但随着档案信息化的不断推进，双轨制重复操作、工作量大、程序复杂等弊端日益突出。新修订《档案法》规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，明确了电子档案的凭证作用，确认了电子档案的法律效力，为高校深入推进廉政档案信息化提供了有力支撑。新修订《档案法》还对如何建设电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台，做好电子档案移交和保障档案信息安全等内容作出了明确规定[2]，把档案信息化作为接下来一段时期档案事业改革和发展的重要工作，为高校加快推进廉政档案信息化建设指明了工作方向，具有重要的指导意义和参考价值。

二、以新修订《档案法》为遵循，推动高校廉政档案信息化建设

1.加大廉政档案软硬件的投入。廉政档案信息化建设是一项对软硬件基础设施高度依赖的系统工程。新修订的《档案法》规定：“按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。”一方面，为妥善保存、方便使用廉政档案电子数据及相关材料，需要购置或租用计算机、扫描仪、复印机、打印机、数码相机、档案柜、服务器和存储设备等必不可少的硬件设施，提供符合档案保存标准的办公室或库房；另一方面，为真正实现廉政档案数字化、信息化、智能化，将信息化技术深度运用到廉政档案管理全过程，就必须开发或购买技术先进、操作便利、性能稳定的廉政档案信息管理软件或系统服务，从技术上提高廉政档案收集整理、查询调阅的效率，拓宽廉政档案资料收集的类型、档案利用的范围。因此，高校必须在资金和政策等方面的加大支持与投入[3]，夯实廉政档案信息化建设的软硬件基础。

2.建立健全廉政档案管理制度。新修订《档案法》规定：“档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用。”随着信息化技术在高校廉政档案建设与管理中的应用，传统纸质廉政档案管理的相关规章制度已经不能满足新的工作需要，必须建立健全更加科学有效，能够适应新时代档案信息化建设要求的管理制度。一方面，高校在起草制定廉政档案信息化管理相关的规章制度和规范性文件时，必须坚持以《档案法》《干部人事档案工作条例》《中国共产党纪律检查机关监督执纪工作规则》《中国共产党党内监督条例》等法律、规定为遵循，确保制度的合法性、合规性；另一方面，更要结合本单位工作实际和信息化新技术的特点，进一步细化和完善廉政档案信息化建设的相关标准和要求，明确电子档案的归档内容与格式、查阅流程与权限、数据存储与安全、使用方法与形式等，确保管理制度在契合新技术、新要求的情况下，对廉政档案信息化建设与管理过程中可能出现的风险进行防控。

3.确保廉政档案信息真实可靠。档案信息来源可靠、内容真实是廉政档案存在及发挥作用的基础和前提条件[4]。新修订《档案法》第三十七条、第三十九条对电子档案的来源以及真实性等有着明确规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”“档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。”因此，高校在推进廉政档案信息化建设过程中，要结合高校特点，采取有效措施严把档案材料入口关，确保廉政档案信息真实可靠。一方面，要加大对廉政档案建设重要性及上级有关政策规定的宣传，建立材料收集工作制度，要求干部本人严肃、真实对待个人事项填报工作，规范接收组织、纪检、人事、审计等职能部门提供的档案资料，严格材料审核环节，确保廉政档案信息真实、准确、合规。另一方面，针对纸质档案数字化过程中可能出现的档案数据缺失、错乱等情况。一是要严把数字化前纸质档案“质量关”，对纸质档案的分类、组卷、编号、目录、数量等逐件进行检查登记，发现问题及时规范处理，在源头上保证档案信息的可靠性；二是要保证数字化后电子档案“真实度”，建立完善的纸质档案数字化核查体系，在保证数字化前后档案数量一致的情况下，做到全部资料逐一核对，重要资料进行二次抽查，在机制上保障廉政档案转换前后的一致性。

4.完善廉政档案信息安全体系。电子档案较纸质档案具有占用空间小、记录形式多样、整理分析方便、查询调阅快速等优势，但在廉政档案信息化建设与管理过程中，计算机及网络设备的应用也会导致廉政档案数据丢失、信息泄露等方面的安全风险加大。新修订的《档案法》明确要求“加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”。廉政档案工作具有较强政治性、纪律性和保密性，高校在推进廉政档案信息化建设过程中，更要把档案信息安全作为重点工作来抓，建立严密的安全工作体系，确保干部廉政档案安全。一是要切实加强安全技术保障，选择专业的廉政档案软件开发公司，在程序设计时就重点加强系统安全的防护，注重应用电子签名、USB安全密钥等新技术，从而更好地防止廉政档案系统数据或密码被非法篡改，从技术上有效规避网络安全风险。二是要及时做好电子档案备份，把数据备份作为档案更新工作的必要环节，通过启用多台存储设备同步更新、设立备用服务器进行数据同步等方式对电子档案及时备份，防止因存储硬件损坏、服务器故障等不确定因素造成廉政档案数据丢失，有效降低档案安全风险。三是要严格控制系统访问权限。一方面，从严控制管理账户的分配，并根据不同部门、不同用户授予不同的管理权限；另一方面，通过系统设计实现对系统使用过程的全面监控，做到自动对系统访问、修改等操作进行详细日志记录，最大程度防止人为因素造成的信息泄露。

5.注重廉政档案数据挖掘分析。廉政档案全面记录了高校干部本人及家庭情况、问题线索及处置情况、执行廉洁自律规定情况等廉政信息，是反映领导干部廉洁从政的“第二身份证”，能够为画好领导干部廉政“画像”，为分析研判“树木”与“森林”的关系提供依据。新修订《档案法》规定：“档案馆应当根据自身条件，为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究，提供支持和便利。”同理，高校应当充分利用廉政档案记录的信息，进行科学、精准的数据挖掘分析，为推动学校全面从严治党向纵深发展提供参考。通过对廉政档案记录信息的充分挖掘与分析，一是能够帮助学校对领导干部违纪违法、履职尽责不力等情况进行全面梳理、分类，为学校用“身边人”“身边事”开展警示教育提供了以案说纪的“资源库”。二是帮助学校更直观、更准确地掌握干部廉洁自律情况和二级单位的政治生态情况，为学校党委、纪委进一步做好干部提拔任用工作、做细做实监督职责提供依据；三是帮助学校更全面、更系统地掌握监督执纪“四种形态”使用情况和立德树人政治生态情况，为学校党委、纪委精准灵活运用监督执纪“四种形态”、营造风清气正的政治生态指明方向。

6.加强廉政档案工作队伍建设。“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。”新修订《档案法》的规定对档案工作人员从业提出了明确的素质要求，也体现了国家立法对档案工作人才队伍建设的高度重视。廉政档案管理工作对档案管理人员的政治素质、理论素养和业务水平要求较高，针对目前高校廉政档案管理人员绝大部分由纪委工作人员兼职担任，存在业务知识不扎实、信息化技术不娴熟的情况，高校应该进一步加强廉政档案信息化管理队伍的建设。一是要严把“入口关”，把“讲政治、有信念，讲规矩、有纪律”，并能熟练掌握信息化办公技术，作为从事廉政档案信息化管理工作人员选拔的必要条件。二是要加强培训指导，从档案管理知识、纪检监察业务和信息化技术等方面全方位、立体化加强对廉政档案工作人员的培训，注重政治意识、规矩意识、责任意识和安全意识的教育，打造政治站位高、规矩意识强、业务能力好的廉政档案信息化管理专业队伍。三是要完善人才培养制度，既要培养出廉政档案信息化管理的复合型人才，更要搭建广阔的个人成长平台，为廉政档案管理人员在能力提升方面提供更多学习机会，在岗位任用、职务晋升等方面给予政策保障，保持管理队伍的高效、稳定。