高校特色档案的界定及管理之道——以华南理工大学档案馆为例

蒋红健

2020年6月20日，第十三届全国人大常务委员会第十九次会议修订了《中华人民共和国档案法》，其第三十四条规定：“国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”高校档案具有鲜明的文化传承特征，高校收集、整理、保管、利用档案的根本目的在于利用服务和文化传播。

从总体而言，档案具有极高的文化传承价值密度，但其价值密度并非均匀分布。高校特色档案作为学校发展进程中的历史节点印记，是学校文化富矿和文化根基，需要重点关注和保护，进而充分利用特色档案生动形象的特点，通过各种文化传播窗口和媒介，展示、宣传学校办学理念、办学精神和文化内涵。

一、档案管理现状

以我馆为例，2019年底，我校档案馆藏总量已达23万卷（件），馆内现有电子版照片超过15.7万张，馆藏资料2293册；传统档案数字扫描总数412万页，录入电子目录总数204万条，挂接原文总数69万条。可以看出，馆藏实体档案储量非常丰富，同时，连续15期数字化工作形成了数量庞大的电子原文。

此外，我馆数字档案室建设不断深入，目前已进展到与OA系统和招标系统对接，并将在此基础上总结经验，进一步与各业务系统对接。电子档案将成为馆藏总量的重要来源，必将导致档案信息总量的快速增长。

由于实体档案不断增多，数字化、电子档案系统对接不断推进，势必引出信息化建设与特色档案协同管理问题，有必要从海量馆藏中提取价值蕴藏量大、文化传播力强的档案，总结、归纳其共性，对其界定、细分，归入特色档案范畴，进行重点管理和开发。

二、存在问题分析

我馆在实体档案和档案信息化建设方面取得了一定成绩，但是没有采取有效措施界定特色档案并有针对性地进行重点管理，实现特殊与一般、重点和次要、个别和普遍的协同统一，进行既兼顾、又倾斜的综合管理。具体有以下四个原因。

1.特色档案管理意识不到位。应当说，档案管理人员具备对特色档案管理重要性的认识，在校史馆、博物馆、办学成就展等窗口及网络板块建设方面有较深体验，但是国家和省市档案部门没有针对特色档案管理发布系列文件，学校也没有专门对此制订规章制度，因此在实际管理过程中，没有对特色档案进行单列管理。

2.特色档案概念不清。由于特色档案没有明确定义，而且文献对特色档案的定义偏重于感性认知，没有对特色档案进行展开描述，使特色档案范畴不明确，沦为一个笼统的概念，导致理论研究与实际操作均存在一定困难。

3.特色档案管理没有现成模式可以照搬。各高校特色档案管理基本上属于关起门来建设，并且是有需要才建设，需求的广度和深度决定特色档案管理的程度，没有形成较为规范的模式可以借鉴。同时，高校对特色档案管理缺乏必要的交流，上门调研费时费力，缺少必要的系统的经验交流会议。因此，特色档案管理方式方法需要规范，并需要进行交流、探讨和发展。

4.特色档案管理机制不健全。管理机制不健全会导致特色档案管理较为松散，难以保证档案部门对这一特定领域进行投入和人力保障，形成管理薄弱现象，亟待形成一整套制度体系，规范特色档案管理运作，通过制度先行，达到管理到位。

三、特色档案概念及特征分析

何为特色，新华字典将特色定义为“事物表现出来的独特的色彩、风格等”，因此，特色是指能够与同类事物相区别的具有自身特征的表现形式。

高校特色档案是区别于其他高校的具有个性的档案总称，包括高校长期发展所形成的反映地域、历史、人物、学科、文化等特征的具有保存利用价值的各类档案[1]92。高校特色档案存在鲜明的个性和差异性，是高校文化发展的宝贵沉淀，有效管理和利用这些具有原始性、真实性和生动性的特色档案，挖掘、传播其蕴藏的特色文化，是高校档案馆的重要职责和工作任务。

鉴于高校特色档案的概念是定性而非定量的，其表现特征仅能以性质加以描述。特色档案分布范围具有广泛性，涉及内容具有特殊性，载体形式具有多样性，因此不能采用穷举法进行枚举，应根据特色档案所印证、反映、折射的文化特征进行剖析判断。高校特色档案普遍具有新、特、专、奇等表现特征，可以结合、归纳档案内容判断其是否属于特色档案。

1.新指新颖，指刚发生、刚体验到的初始事物。例如，新冠肺炎战疫档案，属于刚发生的新生事物，需要第一时间进行归档和整理。新冠肺炎战疫档案涉及面很广，时效性很强，越早利用越能发挥其独特作用，所以要紧紧抓住其时效性，迅速反应，各单位协助配合，及时催收各类档案，编研成册，积极传播，达成快速展现特色档案内在价值的目的。同时，新冠肺炎战疫档案属于公共危机处理范畴，借鉴战疫所形成的应急预案和实施细则，可应用于将来可能发生的重大公共危机，推进公共危机管理领域的科学研究和实践指导。

2.特指特别，指不一般、与众不同。我校具有长达百年的办学历史，其源头可以追溯到1918年成立的广东省第一甲种工业学校，分析重要历史节点留下的原始材料，可以提炼重要决策、重要人事任免的背景、缘由，借故知今，作为学校选择、改进、坚定办学方向的依据。例如，我校建校源流之一的国立中山大学工学院（原名国立广东大学）留存有重要的学校肇建档案。1924年2月，孙中山先生发布两道大元帅命令，这是学校迈入正规化发展的重要历史佐证。中央人民政府政务院于1951年11月批准的《全国工学院调整方案》，以及《新华月报》于1952年5月刊发的成立华南工学院的决定、广州区高等学校院系调整工作委员会院系调整工作总结、《华南工学院学报》创刊号、1960年华南工学院被评为全国重点高校的文件等，这些特色档案是学校从无到有、艰难初创的历史见证，激励华工师生不避艰险，筚路蓝缕，推动学校各项事业向前发展。

3.专指专有，指独占拥有。例如，名人档案、实物档案、声像档案、口述档案就是学校专有的档案类别，具有排他性，是学校独自形成并拥有的珍贵史料。

（1）学校存有吴硕贤、陈克复、毛宗源等152位名人的珍贵档案，其中建筑系名人夏昌世、龙庆忠、陈伯齐教授是1952年后该系学术核心，正是由于他们的存在，使得建筑学科形成强大的学科优势，学校名列中国建筑老八校之一。

（2）校园内存有大量民国建筑及重要人文景观，是校史文化传播的核心内容和精彩亮点，也是来访嘉宾、校友非常感兴趣的实物档案。其中，5、6、7、8、9、12号楼等民国建筑，外形独特，兼具中国传统建筑风格和西洋建筑风格，被列为广州市第六批文物保护单位，学校校史馆至今还珍藏着8号楼修缮时取下的瓦当，这些民国建筑造型秀丽、经久耐用，吸引无数学子驻足流连。还有，坐落于学校五山校区北区“贺兰山”上的老校训石，为代代华工人指明治学态度，是伟人遗芳的珍品。

（3）学校存有许多记录重大活动组织过程、教学科研场景的声像档案，是学校教学、科研成果的珍贵缩影。1958年我校冯秉铨教授成功组织试制模拟电子计算机，被送到北京参加教育与生产劳动相结合展览，成为展览会光彩夺目的展品之一，我校存有模拟电子计算机研制现场照片及《人民日报》对此发表的社论《党的教育方针的凯歌》照片。

近年来，档案馆组织全馆力量，走访华工组建之际学习、工作、生活在华园并作出重要贡献的老华工人，收集大量一手口述档案，出版两辑《口述华园》，生动再现建校初期历史画卷，是学校专有口述档案的编研精品。

4.奇指奇异，是奇特、特别的意思。例如，地域文化研究是颇具特色、其他高校少有涉及的学科领域，形成的地域文化档案既珍贵又具乡土气息[2]29。我校拥有全国最大的客家文化研究所，藏有客家文化文献档案150余种，包括理论研究文献、客家历史人物传记、客家文学作品、客家影视剧等，其中客家文化文献先后4次获国家政府奖、6次获全国性奖、20多次获省部级奖，数十种《客家研究文丛》被列入国家“十五”“十一五”和“十二五”重点规划图书。这些长期教学、科研工作形成并积累的客家文化档案，是地域文化档案中的瑰宝，既是学校校园文化建设重要组成部分，又是广东省建设文化大省的璀璨分支。

四、13个门类特色档案范围框定

特色档案的内在特征偏重于感性认识，需要在理性层面进行梳理、归纳、分析。高校档案分设13个门类，我们在此进一步尝试剖析各门类特色档案，明晰并框定特色档案的存在范围。

综合文书类特色档案包括党群、行政公文以及其他门类中的文书，其中反映学校历史沿革、教学改革、学科建设、重大科研项目、重点科研平台建设等档案弥足珍贵。高等教育的发展本身是一个不断改革探索的过程，学校成立、拆分、合并、共建、调整的方案、批复、机构及人事调整决定的档案，对于学校今后的发展走向起到重要借鉴作用。例如，1993年学校在全国高校首开部省共建之先河，1995年进入“211工程”行列，2001年进入“985工程”行列，2017年入选“双一流”建设A类高校名单，以及学校在“世界大学学术排名”情况，多学科协调发展及学科整体水平情况等，包含了学校立足实际、面对形势的应对策略，其管理措施、改革举措至今仍具启发引领作用。

教学类特色档案包括教育教学改革、学生思想教育与管理、招生综合管理、高等教育研究、实验室建设、专业评估、课堂教学与教学实践、优秀学位论文、优秀教材等内容。其中，国家科技骨干、著名企业家、领导干部所形成的名人教学档案是校史展览的重要素材。由于学校坚持理工为主、多学科协调发展、新工科建设为新特色的办学方向，建校以来，为国家输送各类高质量毕业生51万余人，被誉为工程师和企业家的摇篮。教学类特色档案的有效利用，可以总结教学经验和成果，改进人才培养的方式方法，为广东省区域经济及全社会输送人力资源。

科研类特色档案包括重大项目、重大基础研究、科技开发、横向合作、军工、人文社会科学项目等，其表现形式为申报及批复材料、奖励材料、重大专利及软件版权证书等。学校科研项目数量众多，可着重关注领军人才的科研轨迹、重大科研项目建设材料和重大科研成果的完成情况，以利于教师紧跟学科发展前沿，开展科学研究，提升学校科研水平硬实力。

基建类特色档案可重点关注学校历史建筑、文物古迹和特色建筑。我们要保护好学校留存的大量民国建筑、标志性建筑和人文景观，作为校史文化传播的核心内容，同时也为这些特色建筑及景观的修缮维护提供图纸及资料，使得这些特色建筑及景观得以长期传承下去。

人物档案中的名人档案作为学校特色档案，极大地扩展、丰富了馆藏，是档案编研的极佳素材。我校历史悠久，名人辈出，从名人的生平传记、往来信函、新闻媒体报道、各类证件、学术界评价资料、著作、教材、成果性材料、声像资料，甚至包括个人藏品、具有纪念意义的个人用品等，可以看出他们艰苦朴素的生活作风、认真严谨的治学态度，这些是传扬学校文化的代言佳品。

实物档案包括重要人物及活动的题词、画作、礼品、纪念品、奖品等。例如，2010年亚运会在广州主办，我校档案馆藏有亚运特色实物档案。再比如，许多实物档案折射出使用人或捐赠人的生平点滴，令人不禁回想和感慨。学校校史馆收藏有华南工学院第一任党委书记张进的书法和他使用过的毛笔、砚台等物件，其书法“朴质而不拘谨，洒脱而有法度”，可以反映其不拘泥于陈规、敢于创新的工作态度。

声像档案包括视察与参观、校内外重要会议、教育教学工作、学校管理工作、文娱体育活动、外事活动、校庆活动、社团活动、毕业生照片、科研工作、校友工作、校园景色等诸多方面，载体也丰富多样，有照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘、移动硬盘、U盘等各种形式。其中，我校档案馆保存了1978年冯秉铨、杨家智教授在全国科学大会上被评为“全国先进科技工作者”的照片，化工系校友、全国人大常委会原副委员长成思危来校做经济报告和视察学生宿舍的照片，反映出学校方方面面的成就，以及各级领导对学校建设的重视和关心。

此外，财会特色档案可重点关注重大项目、重点建设事项的财务报表、账簿、财务凭证、会计账本、资金划拨表等，既可用于财会档案利用及经费审计，也可用于经费分配方案的查考；出版类档案可重点关注校内公开发行期刊的创刊号，记载学校大事要事的校报、刊物，以及重要书稿及音像材料；产品类特色档案包括学校自主或合作研发的产品资料及生产、推广、使用情况；外事类特色档案包括学校领导、学科领军人才出国（境）材料、参加或组织国际交流与合作活动、筹备国际会议及留学生学习材料；资产设备类特色档案包括重大仪器设备的购置、测试资料，以及土地地界、固定资产、无形资产等资产类档案的文件记录、统计数据等。

五、特色档案管理机制对策

特色档案管理机制的总体思路是约束管理行为，保证特色档案齐全完整，满足师生校友的利用需求，更好地支撑服务学校中心工作。因此，需要改革特色档案管理中权责不清、制度不明现象，明确归档范围，改进利用模式，尤其要改变封闭保守的现状，通过各种媒介和渠道，提高特色档案文化的社会关注度，实现特色档案的价值增值。

1.特色档案管理制度建设。特色档案管理制度包括工作责任制和业务管理制度两类。其中，工作责任制指按照档案门类落实管理责任者及其职责，做到责任到人，职责分明。业务管理制度包括诸多方面，分列如下：（1）特色档案安全、完整相关制度，作为特色档案管理的前置制度。（2）逐项分解，建立各门类特色档案管理制度，细化到日常管理、资源建设、利用服务、安全体系、信息化等各个层面。（3）软硬件设施设备规划，提供特色档案管理的基本物质条件，推动特色档案管理向深层次发展。（4）现存档案中特色档案标注办法，细化、明确特色档案归档范围，并跟随学校发展形势进行扩展。（5）二级单位定期或提前移交特色档案办法，鼓励个人移交、捐赠、寄存特色档案。（6）特色档案协同管理办法。档案馆负责对特色档案进行集中、分类管理，学校博物馆、图书馆、出版社及其他单位保存的属于特色档案范畴的文物、图书资料，在档案馆的业务指导下自行管理。（7）特色档案编研规划，加强编研人力、物力、财力投入力度，有组织有计划地开展编研工作。（8）必要资金投入办法，支持特色档案管理的科研和技术创新，支持特色档案的宣传和教育工作，支持档案部门通过业务培训、继续教育等手段提高专业知识水平[3]29。

2.将特色档案作为信息化建设重点类别。档案部门要高度重视特色档案的数字化和电子化工作，将其列入信息化建设重点对象。在资金供给有限的条件下，优先照顾特色档案的数字化工作。特色档案包括纸张、照片、胶卷、录音带、唱片、录像带、磁盘、光盘等多种载体，时间长久容易损坏，因此，对年代比较久远、自然破损的特色档案，要优先进行数字化，进行抢救和保护，保证特色档案的可读性和可用性。

同时，加强特色档案电子文件管理系统建设。不仅要建立特色档案电子文件收集进馆的流程，还要从电子档案全生命周期的角度，加强特色档案电子文件的源头把控，这也是传统载体档案向数据档案变迁的现实需要。因此，我们要高度重视特色档案电子文件收集，及早进行前端控制，加强电子文件四性检测工作，在先行对接OA等业务系统的基础上，推而广之实现电子文件管理信息系统全面对接，早日建成高校数字档案馆。

3.改进特色档案利用服务模式。目前，许多高校大力建设师生服务中心和网上办事大厅，通过网络流转信息，利用者不必长途跋涉利用特色档案，真正实现特色档案高效快速利用。其中，师生服务中心仍然采用传统模式，对远道而来的利用者当面提供服务，由于师生服务中心各部门窗口集中，采用一站式服务方式，对于需要多部门协同办理的事项，基本可以一次办结。网上办事大厅在原先针对校内师生提供服务的基础上，开辟了以毕业校友为服务对象的利用渠道，通过统一认证身份，提交利用申请，经过必要审核及安全加密措施，可以提供电子版档案或邮寄纸质盖章版档案。此外，我校档案馆还采用邮箱申请的方式，实现多形式、多途径、快捷化利用服务，深得利用者好评。因此，改进特色档案利用服务模式，真正实现线上、线上线下相结合、线下三种服务模式，促进特色档案跨时间、跨区域共享利用，扩大特色档案文化的传播范围。

4.建立特色档案管理激励制度。高校档案馆应加强对特色档案管理的执法检查力度，既要加强档案馆内部建设和兼职档案员队伍建设，又要加强对二级单位档案室及业务联系紧密单位的监督指导力度。其中，重点落实特色档案工作责任制，检查档案管理设施设备、特色档案管理制度执行情况等，通过查阅相关材料、询问人员、记录情况，加强特色档案管理制度的执行力。同时，将特色档案管理效果列入绩效考核，逐项打分，计入考核总成绩，并对特色档案管理优异的单位和个人进行物质奖励或颁给荣誉证书。

任何一项制度必须依靠人来推行，高校特色档案管理必须在各个环节中将责任落实到个人，解决职责不清、追责困难问题，并使监督问责制度常态化，褒奖表现优异者，保证特色档案收、管、用各个流程严格、有序、安全，把特色档案管理落到实处。特色档案作为高校文化结晶和重要章节，需要妥善保管、利用、传承，不断提高管理水平，扩大特色文化传播范围，服务于学校中心工作，发挥出存史资政的作用。