教育精准扶贫背景下高校贫困生档案管理研究

魏晓琳

（辽宁金融职业学院，辽宁 沈阳 110122）

高校贫困生档案管理研究来源于高校贫困生资助工作。虽然档案学界对于贫困生档案管理的讨论不少，但是却没有引起高校的重视，在高校的实际工作中，贫困生档案管理工作开展得很少，导致相关的理论研究和实践探索难以发展。2013年以后，国家提出了精准扶贫战略思想，教育精准扶贫作为国家精准扶贫战略的一项重要内容得到了极大的重视和推进。教育精准扶贫为高校贫困生档案管理工作带来了转机，注入了强大的推动力。本文探讨了高校贫困生档案管理工作的意义，分析了当前高校贫困生档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出了改进策略，以期为推进高校贫困生档案管理工作提出有益参考和借鉴。

一、高校贫困生档案管理的意义

1.为高校精准扶贫工作提供信息来源和依据

高校贫困生档案真实记录了贫困生的个人情况、家庭经济情况和过往经历，通过贫困生档案，可以了解贫困生的个人基本信息、家庭经济状况、受资助情况、学习表现、消费水平等，这些信息为高校开展教育精准扶贫工作提供了重要依据，在精准识别贫困生、量化贫困程度、落实资助政策等方面发挥重要作用。完善的贫困生档案体系，能够帮助高校将最贫困、最需要帮扶的学生精准识别出来，并针对不同学生的需求精准施策，将有限的资助资源发挥出最大的效益。同时，通过对贫困生档案的开发和利用，能够总结出高校精准扶贫工作的经验和不足，探索出贫困生成长成才的规律，为高校进一步开展精准扶贫工作提供有益的经验，充分发挥贫困生档案的作用。

2.促进学生管理工作、高校思政教育工作的开展

贫困生不仅在经济上贫困，同时也在不同程度上存在着自卑、压力大等心理问题，因此，在物质上给予资助只是高校落实精准扶贫政策的一部分，还要给予贫困生更多的人文关怀，实现贫困生精神脱贫。贫困生档案则为学校、教师、贫困生三者之间架起了沟通的桥梁，通过贫困生档案，辅导员、班主任和心理辅导教师能够全面地了解贫困生的个人状况，找到产生心理问题的原因，并有针对性地开展贫困生的心理疏导工作和帮扶工作。这对于做好贫困生的学生管理工作和思想政治教育工作具有十分重要的作用。

二、高校贫困生档案管理工作现状

1.对贫困生档案重视程度不够

随着2013年国家精准扶贫战略的提出和推广，教育精准扶贫作为国家精准扶贫的一项重要战略内容得到了普遍关注和认同，但是贫困生的档案工作却未得到应有的重视。一是当前大部分高校没有对贫困生档案开展建档工作，也没有相关的工作计划，本应属于贫困生档案的材料散落在各处，没有将其作为档案进行保存和管理。二是已经建立贫困生档案的高校认识上存在不足，没有形成系统的贫困生档案管理和利用的制度和机制，在贫困生档案管理上存在随意、不规范的现象，难以满足教育精准扶贫的档案信息需求，贫困生档案在教育精准扶贫中起到的作用非常有限。

2.缺少必要的规章制度

2016年国家档案局联合国务院扶贫开发领导小组办公室制定了《精准扶贫档案管理办法》，对精准扶贫档案管理工作在制度层面上做出了明确规定。在现实的工作中，大部分高校没有制定符合自身实际情况的贫困生档案管理办法，导致贫困生档案管理工作缺少制度的支撑和具体的操作规程，主要表现在：一是职责划分不明确。在实际工作中，贫困生档案管理工作分散于学校档案部门、学生处、招生就业处、教务处、各二级学院等多个部门，由于缺少相应的制度支撑，贫困生档案管理的责任主体不明确，各个部门的档案管理职责不明确，导致贫困生档案管理较为混乱。二是归档范围不明确。贫困生档案属于学生档案，而学生档案又是日后个人人事档案的一部分，无论是《高等学校档案管理办法》《干部档案工作条例》，还是学校制定的规章制度都没有对贫困生档案的归档范围给予明确的规定。因此，在贫困生档案材料归档时往往都是按照档案员的想法进行，较为随意。

3.存在固态化管理现象

贫困生的家庭经济情况是动态化的。目前，贫困生档案的建立一般都是在新生入校后的一两个月后，之后的帮扶措施和帮扶效果材料则很少进行归档和保存，随后几年高校的资助工作一直以刚入学时的材料为依据，并没有随着贫困生的家庭经济情况、受资助情况的变化而调整准资助对象或资助措施。在实际的工作中，贫困生档案很少根据变化了的情况进行更新和改变，存在固态化管理现象。对贫困生档案的固态化管理，不能够真实、全面、完整、准确地记录学校精准扶贫工作的开展情况，也影响了教育精准扶贫工作的开展。

4.档案材料真实性和完整性难以保证

精准扶贫贵在“精准”，贫困生档案真实完整与否则直接影响了教育扶贫的精准性。贫困生档案一般由新生入学时提交的家庭经济情况调查表以及生源地所提供的各种证明材料和入学后在校形成的贫困佐证材料两大类。在实际的工作中这两类材料都存在失真或是不完整的现象，比如新生入学时带来的生源地证明材料受“地方保护主义”等一些因素的影响存在失真情况，入学后在校形成的贫困佐证材料则有多项材料组成，包括受资助情况、勤工助学情况、消费记录、综合表现、同学评价等内容，其中消费记录是衡量一个学生贫困程度的重要参考指标，但是基于当前高校学生的消费模式是开放式的，既有线上网络消费，又有线下实体店消费，要想完整地收集学生的缴费记录和信息是一件非常困难的事。这些情况给维护贫困生档案的真实性和完整性带来不利影响，进而影响了教育扶贫的公平性和精准性。

三、教育精准扶贫背景下加强贫困生档案管理的意见

1.提高对高校贫困生档案管理重要性的认识

做好贫困生档案工作，首先要提高认识，在思想上足够重视，校领导应将贫困生档案管理工作提上议事日程，将其与教育精准扶贫工作紧密结合在一起，作为学校的一项重要工作内容与其他工作一起布置、落实和检查，并配置相应的经费和资源。要把贫困生档案工作纳入相关部门和人员的工作职责，纳入年度考核，对有突出工作业绩的部门和人员给予适当奖励，以此调动相关部门和人员的积极性，积极配合学校档案部门的工作，形成合力，共同做好贫困生档案管理工作，助力高校精准扶贫。

2.建立健全规章制度，完善工作流程

高校可以以《高等学校档案管理办法》《精准扶贫档案管理办法》等国家规章制度为依据，结合自身实际，制定贫困生档案管理规章制度，采取制定专门的贫困生档案管理办法或是采取在学校现有的档案管理办法或学生管理办法中新增贫困生档案管理的条款内容等方式，制定的规章制度要明确工作流程，给予实际工作具体的指导。一是以精准为导向，明确贫困生档案的归档范围。国家档案局国务院扶贫开发领导小组办公厅印发的《精准扶贫档案管理办法》中将精准扶贫档案分为综合类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类四类，各高校可在此框架下，广泛开展调研、征求意见，制定符合本校实际的贫困生档案归档范围，将能够反映学生贫困情况的材料收集齐全。二是要明确工作职责。建立以学校档案部门为中心，学生处与各院系两级档案管理网络，档案部门负责集中管理和开发利用，并对学生处和院系贫困生档案管理工作进行业务指导，学生处和院系负责贫困生档案的收集整理归档。三是要制定具有可操作性的认定方法，确保贫困生档案的真实性。对于学生入学时提交的贫困证明材料，应当由各院系通过电话联系、实地探访、学生谈话等方式核实其真实性；在校期间形成的贫困佐证材料，则由学生管理人员进行鉴定，在学生毕业后将贫困生档案材料移交至学校档案部门进行管理和开发利用。

3.利用大数据等先进技术手段提高精准性

大数据时代的到来，为提高贫困生档案的精准性提供了新的技术和方法。传统的管理技术和方法难以对学生的在校消费情况进行全面掌握，而大数据可以对海量数据进行分析，掌握大学生实际的消费情况，从而能够更全面地了解贫困生的实际贫困程度。负责贫困生档案管理的人员应该树立大数据意识，努力学习大数据的方法和技术，不断提升数据的采集和鉴别能力，才能从海量的数据和信息中，找到贫困生成长成才的规律。同时在大数据利用的过程中，要提高保密工作。大数据的利用一方面给贫困生档案管理工作带来了新的契机，同时加大了贫困生个人信息和隐私泄露的风险。如何对贫困生档案的电子信息和数据进行管理和保护成了一项新的课题。一方面，贫困生档案管理的相关人员要树立保密意识，在实际的工作中不随意泄露学生信息和隐私，另一方面，高校也应该制定相关的保密制度，对贫困生档案管理人员的行为进行约束，要求其对所保管的数据和信息负责。

4.对贫困生档案实施动态化管理

由于贫困生的家庭经济情况不是一成不变的，因此，贫困生学生这一群体也是在不断发生变化的，贫困生档案在总体上必然也要随着贫困生群体的变化而发生变化。如：有的贫困生家庭脱贫致富了，应该及时记录在贫困生档案中，并调整资助的措施；有的受到学校处分、行政处分甚至开除学籍的，应取消或终止资助，并及时记录在贫困生档案里；有的学生入学时可能家庭并不贫困，但是由于变故致贫的，应为其建立贫困生档案，给予相应的资助。贫困生档案的内容应该是全面的、客观的、动态的，除了包括反映贫困生家庭经济情况、学业情况、受资助情况、勤工助学情况、就业情况、心理状况等方面的内容外，还应包括帮扶效果方面的材料。这些材料都是在不断产生和更新的，要树立动态化管理的理念，及时将变化了的情况全面准确地记录在贫困生档案中，以动态化管理促进贫困生档案的收集、整理、归档和利用，更好地服务于教育精准扶贫。