武汉城市圈档案信息资源共享的困境与对策

雷春蓉 王尹芹

信息时代，随着公众知情权的日益觉醒、《政府信息公开条例》的正式施行，公众对档案信息资源的价值越来越关注，对档案信息量的需求越来越旺盛，对信息的公开与共享，特别是对政府信息的共享意愿越来越强烈。同时，武汉城市圈正处于建设“两型社会”的关键时期，这对于武汉城市圈的各级领导都是严峻的挑战，他们不仅要站在局部的角度考虑，还要树立全局观念统筹兼顾。档案作为一种重要的战略资源，在“两型社会”建设中将发挥举足轻重的作用，不仅需要档案为工作决策提供可资借鉴的依据，而且需要城市圈各成员间的档案信息资源实现互通和共享。因此，探讨武汉城市圈档案信息资源共享迫在眉睫而且意义重大。

一、研究武汉城市圈档案信息资源共享的意义

1.相关概念。武汉城市圈，又称“1+8”城市圈，是指以武汉为圆心的100 公里半径内，整合包括黄石、鄂州、黄冈、孝感、咸宁、仙桃、天门、潜江周边8 个中小城市所组成的城市圈域[1]32。城市圈档案信息资源共享是指以一个中心档案事业为依托，采用现代高新技术手段，将记载人类历史，传承人类文明的档案信息资源加以整合，构建档案信息资源共享中心，通过档案信息资源网络传输系统，以一定的方式和手段，对用户提供信息的传输和利用, 实现档案信息资源最大范围的共享。本文特指在城市圈内打破隶属系统部门关系，消除地域限制，实现在9 个城市中的任意一个城市都能共享利用其他8 个城市的档案信息资源。

2.研究的意义。通过对武汉城市圈档案信息资源共享的研究，一是为推进圈内档案信息基础设施建设、加快公共信息平台建设，减少“信息孤岛”现象、提高档案信息资源共享程度，推进武汉城市圈档案信息基础设施一体化进程；二是促进圈内档案事业的可持续发展，通过合理配置档案资源，优化档案资源结构来加强圈内档案部门档案信息交流和合作，为圈内各市在国民经济和社会发展中形成更紧密的联系作出档案部门应有的贡献，从而为武汉城市圈档案信息资源共享战略规划的制定提供一些参考和借鉴，提高武汉城市圈档案信息资源的综合竞争力，为武汉城市圈的建设提供更多的档案信息资源和更好的档案信息服务。最终逐步实现全国档案信息资源共享的大目标，实现全国甚至全球档案信息资源的共享，充分发挥档案信息资源在信息社会中的优势和价值。

二、武汉城市圈档案信息资源共享的困境

在武汉城市圈实现档案信息资源共享不是一蹴而就的，还面临一些亟待解决的难题。

1.统筹规划缺失。档案信息资源共享工作是一项长期的、系统的工作，涉及各档案馆之间的合作及档案馆外有关部门的配合。我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，实践中统一领导只是宏观指导，而无强制性。而武汉城市圈作为9 个相互独立城市的“联合体”，其档案相关机构的领导体系并不统一。城市圈内各档案机构都是相对独立的，各自为政，各行其是，没有一个专门的组织机构来进行管理和协调。因此，武汉城市圈各部门、相关产业的档案信息难以实行一体化管理，在档案信息资源共享建设中遇到了地区分割和行政体制等方面的障碍。

2.共享平台建设不到位。要真正实现武汉城市圈档案信息资源共享，最重要的就是要构建一个档案信息资源共享平台，但是目前的共享平台建设不到位。这个共享平台既要满足武汉城市圈内各市档案管理的需要，又要面向社会为公众提供档案信息资源服务，这一共享平台的设计是较为复杂的。它需要在兼具便捷性、高效性、全面性和易操作性的同时，又要考虑其与档案部门信息技术水平和档案信息化程度的兼容性，其设计和构建难度无疑是倍增的。但是，如果在档案信息资源共享建设中缺少了这个管理系统，那么档案信息资源共享无疑是一场空谈，很难真正地实现，因此共享平台的建立迫在眉睫。

3.共享标准不够完善。目前，全国尚无统一的档案信息资源共享标准。城市圈档案信息资源共享首先面临的就是资源的整合，资源整合的前提就是馆藏档案的数字化。档案数字化工作的相关标准总体上制定了很多，内容涉及纸质档案数字化的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等，但档案数字化工作的相关标准大多为推荐标准，没有强制约束力，而且对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面尚未作出统一的标准与规范[2]51-53。圈内各个档案部门所使用的数据库、程序开发语言以及档案软件的支撑平台各不相同，导致圈内各机构之间标准不统一，信息化建设各自为政，形成了大量的“信息孤岛”，不可避免地增加了档案信息资源整合的难度，进而影响到城市圈档案信息资源的共享。

4.专业人才匮乏。档案信息资源共享的实现需要档案人员除了具备扎实的档案专业知识，还须具备计算机应用基础知识、网络技术知识、数字化技术知识等相关信息技术知识。现在的档案工作人员现状是：老一辈的档案工作人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但对于电子文档形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术知之甚少；而年轻一辈的档案工作人员仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却不甚了解[3]41。专业人才的缺乏导致圈内档案馆的档案信息化工作起步困难，可用于整合共享的高质量数字化档案信息资源十分有限。这种情况如果得不到改观，真正意义上的档案信息资源共享将举步维艰，因此专业人才的匮乏已成为制约武汉城市圈档案信息资源共享平台建设与发展的瓶颈。

三、实现武汉城市圈档案信息资源共享的对策

1.成立协调共享工作机构。为了打破档案信息资源共享建设中遇到的地区分割和行政体制等方面的障碍，协调各方关系与平衡各方利益，就要有一个权威的协调机构来负责组织城市圈内各档案部门信息资源共享的运行，使城市圈内各档案部门和公众都能够充分共享不同来源的档案信息资源。共享服务的协调机构是实现城市圈档案信息资源共享的组织保障，协调机构的运行模式将影响圈内档案部门之间的交流协调程度与档案信息资源的共享互通程度。不妨成立武汉城市圈档案信息资源共享领导小组，其主要职责是建立共享标准规范，提供共享参考方案，指导成员馆开展共享工作。领导小组建议由湖北省档案主管部门或武汉市档案管理部门牵头，城市圈内各档案馆主要负责人参加。成立的专门机构可以实现武汉城市圈档案信息资源共享的管理，统筹规划、分工协作，实行区域管理一体化，突破区域行政壁垒，形成城市圈档案信息资源共享建设合作共识[4]14-15；可以协调共享工作中投入的资金和人力资源等，避免重复劳动和资源的浪费；同时，可以对共享工作进行规划，保证共享工作正常进行。

2.构建共享平台。构建武汉城市圈档案信息资源共享平台要结合圈内9 个城市的档案管理和应用的实际情况，遵循安全性、可靠性、实用性、可操作性等基本原则，进行统一规划和管理。共享平台包括：（1）网络平台。《武汉城市圈总体规划》提出，通信网络建立的目标为逐步建设数字城市和网络城市圈，建成以武汉为中心、城市圈内各区信息网络互联互通的宽带骨干传输网络。城域网的规划建设无疑为城市圈档案信息资源的共享提供了快速高效的网络平台。（2）档案数据传输平台。武汉城市圈档案信息资源共享系统最好部署在政务内网，需要通过专用网络通道将圈内的档案数据上传到系统服务器，上传的数据必须是允许公开的档案信息。数据传输过程中要进行加密处理，确保档案数据不被泄露和篡改，保证数据的真实性、有效性、原始性。（3）档案信息检索平台。为用户提供公开档案（包括目录、部分全文）的检索功能。用户通过系统提供的档号（题名、主题词、起止时间）检索、全文检索、跨库检索、高级检索等各种检索途径，利用计算机、手机、平板电脑等终端访问系统，利用平台提供的档案目录（全文）查看、打印、下载等功能，共享系统提供的各种服务。（4）管理平台。管理平台是为了保证共享平台在安全的环境下正常运转，并支持各个模块。模块包括数据管理、用户管理、权限管理等众多模块。管理系统要具有灵活性、通用性、易操作性，便于后期的扩展和维护。

3.健全共享标准规范。城市圈档案信息资源共享的标准系统应包括四个大类：总体标准（档案资源共享的总体框架、术语标准和其他综合标准）、技术标准（网络基础设施标准、数据库建设标准、档案信息安全标准等）、管理标准（档案资源管理系统测试和评估、评价体系）、工作标准（日常工作与服务标准规范、工作流程等）[5]33-34。总体标准需要武汉城市圈档案信息资源共享的协调机构主导，其他的细节标准要求圈内各档案部门提高彼此间在操作方式、资源认识、数据描述上的一致性、互操作性，进而从管理、业务和技术等层面上形成一个标准体系，为城市圈档案资源共享中的信息交互和安全长远保存提供规范依据。标准与规范体系的健全不仅对城市圈档案信息资源共建共享提供保障，还为城市圈档案信息资源的规模分析与长久保存提供保证。

4.加强安全管理。网络安全和信息安全是开展武汉城市圈档案信息资源共享的“定心丸”。由软硬件安全、网络安全、用户操作安全等安全风险带来的网络故障、信息失真泄密、信息缺失行为时有发生，对档案信息资源在共享系统进行网络传输利用造成了巨大威胁。因此，武汉城市圈档案信息资源共享系统的建设必须要加强安全防范意识，采取诸如加密设备、防火墙、入侵检测系统、漏洞扫描、防止病毒软件、VPN、安全认证系统、安全审计系统等技术手段，保证档案信息管理系统运行安全、可靠、稳定；建立和完善档案数字化、应用系统、数据库管理等各个环节的档案信息安全规章制度，建立档案数据备份和灾难恢复机制，提升在病毒防护、网络防护、漏洞修复、访问控制等方面的技术水平和应用能力。多管齐下，才能确保武汉城市圈档案信息资源共享的安全。

在信息技术飞速发展的当下，面对“网络化、实时化、共享化”的发展潮流，城市圈档案信息资源的共建共享需要树立数据共享、互利双赢的开发与管理理念，增强大局意识，弘扬团结协作的精神，克服行政区划和层级体制方面的障碍，同时也要注重人才的引进和培养，构建武汉城市圈档案信息资源共享网络平台。只有按照建设“两型社会”的要求并结合实际，制定好规划部署，拓宽档案部门服务领域，才能满足武汉城市圈“两型社会”建设中的档案信息资源需求。