高校干部人事档案研究现状述评

余 璐

一、检索策略及检索结果

选取《中国知识资源总库》作为数据库集群，以题名（TI）为检索入口跨库检索2020年以前有关高校干部人事档案文献。考虑“高校”一词存在“高校”“高等学校”“高等院校”“高职院校”“大学”，“干部人事档案”一词存在“干部人事档案”“干部档案”“人事档案”多种表述的情况，分别对上述用词进行组合检索，如“高校+干部人事档案”“高校+干部档案”等，检索出1534篇文献，经过人工筛选，获得597篇文献。

二、核心概念

根据文献检索结果可以看出：存在“干部档案”“干部人事档案”“人事档案”三个名词混用情况，核心概念使用不够规范，界定模糊。一篇文献中会同时出现以上三个名词指代同一事物，或不同文献使用以上三个名词指代同一事物。这对确定检索词造成困扰，影响检索效果，更重要的是容易造成概念理解和区分上的混乱，缺乏严谨性，难以保证研究质量。究其原因主要为以下几方面。

1.文件使用核心概念的变化。1991年，中组部和国家档案局联合出台《干部档案工作条例》，从法律法规层面上确定“干部档案”一词。同年中组部出台的《干部档案整理工作细则》，也使用“干部档案”一词。2009年，中组部出台《干部人事档案收集归档规定》，开始使用“干部人事档案”一词，之后陆续出台的相关文件也以使用“干部人事档案”一词为主，一直到2018年出台《干部人事档案工作条例》。这些文件使用核心概念的变化，一定程度上影响研究者对核心概念使用上的变化，出现有的文献以“干部档案”命名、有的文献以“干部人事档案”命名的现象。

2.核心概念理解上的差异。

第一种理解：干部档案的“干部”为拥有干部身份的人，包括教师。因为在计划经济年代，通常中专以上毕业者，都认定为干部身份，与工人身份有所区别。根据高校用人特点，除少数工勤人员外，高校教职工主要为干部身份。按此理解，高校学生档案亦可归为干部档案，但文献中几乎没有相关表述。

第二种理解：干部档案的“干部”为“领导干部”，至少科级及以上，而科级以下管理人员和教师群体甚至工勤人员为“人事范畴”，不属于“干部”。因为以往相关文件对“干部人事档案”“干部档案”的界定并没有对上述情况进行明确，“人事档案”一词也未有官方界定。在实际工作中，科级及以上干部档案多由组织部门管理，其余由人事部门管理，也容易让人理解为组织部门管领导，他们管的档案叫干部档案，是领导的档案，而人事部门管普通教职工，他们管的档案叫人事档案。所以许多文献中的“人事档案”通常是指教师、工勤人员档案。

第三种理解：干部人事档案是相对模糊的概念，是广义理解上的干部档案、人事档案，与干部档案、人事档案通常混用。也就是干部人事档案、干部档案、人事档案叫法不同，但基本包括拥有干部身份者的档案（含高校领导、普通管理人员、教师及学生档案）以及工勤人员的档案，在文献中从不刻意强调与区分，只含糊提及。

结论：研究时首先要明确核心概念的界定，文献中的干部档案、人事档案、干部人事档案到底是广义上的还是具体有所指，以免研究缺乏严谨性和针对性，难以指导实践。如果是具体有所指，按照《干部人事档案工作条例》规定，建议凡属公办高校领导、管理人员和专业技术人员档案统一使用“干部人事档案”一词，以免造成歧义。

三、研究内容

1.关于档案内容的探讨。学者们普遍认为高校干部人事档案内容不能较好地体现高校环境下干部人才的特点。比如，孙欣荣认为，目前的档案内容重政治轻业务，难以反映个人特点[1]。林晓云认为应将原来侧重于记录和反映教职工的个人社会经历、政治面貌、思想表现，转变为侧重于反映教职工的教育教学和科研能力水平[2]。乌日娜认为高校专业技术人员档案内容应注重体现其业务表现，包括科研成果、社会服务、学生评价等，以便合理使用人才，发挥其专业特长[3]。

2.关于档案管理体制与管理模式的探讨。

（1）管理体制方面。由于干部人事档案工作既涉及组织人事工作，又涉及档案工作，许多高校面临干部人事档案是由综合档案馆统一管理还是由组织人事部门专门管理的问题。比如，薛万新、刘宁娟、彭坚等认为，高校干部人事档案工作是高校档案工作不可分割的一部分，将其纳入高校综合档案馆管理利于资源整合，是高校干部人事档案管理的发展方向[4][5][6]。林素云认为，干部人事档案合并至高校综合档案部门集中统一管理存在多头管理责权不清等问题，建议明确组织人事部门对干部人事档案工作的权责[7]。程培英以浙江高校为例，认为高校干部人事档案管理权限分属组织、人事、档案馆等部门有利有弊，可根据相关规定和本校实际选择合适的办法管理[8]。随着《干部人事档案工作条例》出台，干部人事档案管理归属问题已经明朗，《条例》明确规定各级组织人事部门负责本地区、本部门、本单位干部人事档案工作。

（2）管理模式方面。学者们根据高校组织人事工作和档案工作的特点以及实践经验，对高校干部人事档案管理模式进行探讨。比如，赵滟根据高校人事制度改革要求，认为高校干部人事档案可按照岗位分类和管理[9]。刘莉等提出ABC管理办法，将在职干部教师、在职工人及离退休、离职和死亡档案分为重点、次要、一般三种类别进行管理[10]。钟晓芸提出“3+X”风险管理模式，将高校干部人事档案管理风险划分为红、黄、蓝三个等级，并对应形成风险预警、防范和补救措施[11]。赵红艳认为死亡人员档案的社会价值更为凸显，可转为文书档案进行管理[12]。陈水生认为档案克隆、假档、弃档、死档等现象是管理伦理缺失造成的，应通过伦理约束完善档案管理行为[13]。韩艳君认为弃档现象的产生是多方因素合力促成的，归咎于现行人事、档案管理制度或弃档者是片面的[14]。黄伟新认为高层次人才档案重建有利有弊，应探索适合高等教育发展需要的档案管理模式[15]。鲍春艳认为重建档案破坏档案本质特性和凭证作用，应予以规范和限制[16]。

3.关于档案信息化建设的探讨。信息化建设研究一直是干部人事档案研究的重点。整体研究方面，余丽娜通过调查分析广东省本科院校人事档案信息化建设情况，发现各高校人事档案管理系统建设滞后，仅限于档案检索和目录数字化，部分学校还在用excel和word进行管理，档案网站没有与档案管理系统挂接等问题比较突出[17]。数字化外包、技术应用、管理系统、安全研究方面，戴玲等认为档案数字化外包是把双刃剑，需构建严密、科学的外包工作机制[18]；张丽娜等认为大数据技术在信息化建设中的应用，可以实时收集档案数据，预测高校人力资源发展趋势[19]；劳力提出引入条形码技术编制档号条码和档案材料条码[20]；曲绍燕等基于Struts与Hibernate框架[21]，李永锋等面向服务架构、采用SOA模型来设计和实现管理系统[22]，范烨引入清华同方TPI信息资源建设与管理系统[23]；戴潭棋从物理、网络、信息、管理四方面对安全问题进行探讨[24]。

4.关于档案专项审核的探讨。2014年中组部在全国范围内开展干部人事档案专项审核工作为档案专审研究提供契机。探讨专审的意义、梳理专审中存在的问题和解决对策一度成为研究热点。比如，亢云洁等认为，专审维护档案真实性、严肃性和权威性，专审结果是科学选任干部、合理建设师资队伍的有效依据[25]；计超认为专审体现高校践行全面从严治党方针的决心力度，能够防止档案信息篡改，利于师德师风建设，推动干部人事档案工作规范化。针对专审中发现档案涂改造假、管理不规范、信息记载不一致、材料缺失等问题，计超认为主要原因在于制度不健全、缺乏有效纠错和监督机制，管理手段落后、信息化水平低，档案管理人员流动性大、业务水平不高，干部个人缺乏档案意识等方面[26]；王琴认为，高校要建立审核工作常态化、制度化机制，加强日常审核和任前审核，强化档案部门自身监督功能[27]；郑亚辉将“三龄一历”内容失真的原因归咎于自身利益需要而故意虚填、个人对政策把握不清、工作人员不熟悉业务或工作疏忽、单位没有认真调阅档案或未经实地调查就为干部出具证明材料等方面[28]。其他学者结合专审实际，对如何认定“三龄两历”提供宝贵的实践经验。

5.关于档案业务工作的探讨。高校干部人事档案业务工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节。目前研究主要集中在收集、整理、利用等环节。

（1）收集工作方面。许珍花认为目前收集渠道单一，归档不主动、不及时，材料缺乏利用价值等问题突出，应建立定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集的工作机制[29]。韩艳君等认为做好收集工作，要掌握档案材料形成时间规律、信息规律、变化规律，明确联系人定期索要，通过档案审核严把材料入口关[30]。

（2）整理工作方面。学者们主要对档案分类、按件整理和档案编排进行探讨。根据高校组织人事工作特点，可对原有档案分类进行调整，比如李艳认为《干部档案整理工作细则》规定专业技术岗位聘任材料与高校管理岗位聘任材料分别归入第四—2类和第九—2类的分类方法与高校岗位聘任特点有出入，高校专业技术岗位聘任材料与管理岗位聘任材料同属于岗位聘任材料，应当归在第九—2类[31]；范烨提出将第九类的职称材料及第一类的学历材料调整到第四类，成为能全面反映个人学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料[32]。针对传统成套装订法，冯春莲认为整理要以保持档案原貌为原则，不必过于强求形式的统一或被档案装具所限制，不要把相关规定中的一般性要求理解为强制性要求[33]；秦蓉认为实际装订难以整齐划一，为统一载体规格而进行裁剪或裱糊，既增加工作量，又容易损坏档案[34]；安莹莹认为以件代卷，利于保护档案原件和个人信息，方便材料及时归档；《归档文件整理规则》在文书档案整理中的实践应用，也为干部人事档案按件整理提供借鉴[35]；张瑞菊等也赞同以件代卷，但认为需更新完善法律法规，对干部人事档案中的“件”进行界定，妥善处理既往形成档案和后续材料补充的衔接，解决按件整理造成档案材料的混乱与丢失的问题[36]。针对档案如何编排更方便查找利用等问题，李莉等介绍字母（姓氏音声母）+阿拉伯数字（固定编号）档案编排方法[37]；江薇介绍更适合本校实际的四角号码编排法[38]；秦蓉提出分类号+案卷号+人事档案区分号组成的档案编号结构[39]；陈志宏对部门—姓氏笔画（拼音）、籍贯—姓氏笔画（拼音）、姓氏拼音、汉字结构等排架法进行对比，认为各排架方法优缺点与各个高校的具体人数和馆藏及历史沿革有很大的关系，不宜照搬照抄[40]。

（3）档案利用方面。学者们多主张适度开放原则。比如，范烨认为档案重藏轻用局面已不能满足社会的需求，可以将干部人事档案划分为完全公开、部分公开、保密三类，根据当事人实际需求选择开放程度[41]。韩颖等认为要变被动服务为积极主动服务，正确处理档案的保密与利用关系，实现人事档案信息部分向个人开放[42]。杜宇认为应在把握保密和开放双重要求下，保障当事人对本人档案的知情权[43]。

由此可知，目前高校干部人事档案研究包括对干部人事档案研究和干部人事档案工作研究。既有宏观、综合的研究，也有微观、具体的研究。宏观主要表现为通篇从制度、人员、管理、信息化、观念等方面对高校干部人事档案工作进行研究。此类研究是对干部人事档案工作整体情况较为全面、系统的阐述，但因面面俱到，只能点到为止，研究多比较浅显，难有深度分析，缺乏具体可实现措施，既不能治标，也不能治本。微观主要表现为就高校干部人事档案工作某一方面、某一现象或某一问题进行研究，研究相对比较集中、深入，但提出解决对策运用的范围比较窄，通常都是基于本单位实践形成的经验，没有大范围的推广，一定程度上反映该工作横向和纵向交流存在障碍。此外，干部人事档案研究主要以应用研究为主，集中对干部人事档案工作研究，这可能与干部人事档案工作政策性强、实践性强的特点有关，但对于深入挖掘干部人事档案内在价值，对于从档案学理论的角度来研究干部人事档案及干部人事档案工作内在逻辑方面的成果很少，研究深度有待增强。