浅议自然资源档案一体化查阅平台建设

蔡军

（葫芦岛市自然资源事务服务中心档案中心 辽宁葫芦岛 125000）

做好自然资源档案管理工作，是自然资源管理部门的法定职责和义务，对于记录好、保存好自然资源工作奋斗历史，维护党和国家以及人民群众根本利益，推进生态文明建设具有重大意义。

随着现代信息技术的普及和应用，档案管理工作被赋予了新的发展使命。作者以葫芦岛市自然资源档案一体化查阅平台建设为例，聚焦档案高效保存与可持续使用，阐述了建设档案一体化查阅平台的意义，分析了档案查阅利用存在的问题，提出了档案一体化查阅平台实现路径，为做好新形势下自然资源档案管理工作指明了新的努力方向。

一、建设自然资源档案一体化查阅平台的意义

1.有效提升自然资源档案管理水平

档案整理规范化、标准化是做好档案信息化的前提和基础。通过建设自然资源档案一体化查阅平台，建立符合国家标准的自然资源档案信息资源数据库，能够有效促进档案分类、整理、著录等标准的进一步贯彻执行，有利于全面夯实档案基础业务建设，提高档案管理水平。

2.为自然资源工作提供优质档案信息查阅服务

自然资源工作决策与管理，必须以档案原始记录为依据。建设自然资源档案一体化查阅平台，实现自然资源档案信息与其他信息互联互通，能为自然资源工作决策、管理提供及时、准确的档案信息查阅服务，节省了时间，提高了效率。

3.增强人民群众对自然资源工作的满意度

自然资源档案是民生档案的重要组成部分。建设自然资源档案一体化查阅平台，在相关场所设置自然资源档案查阅服务窗口，为行政相对人、利害关系人提供与其关系密切的档案查阅服务，有利于提高人民群众对自然资源工作的满意度，增强人民群众的获得感、幸福感。

二、自然资源档案利用工作存在的主要问题

1.自然资源工作对优质档案资源日渐增多的需求同繁冗低效的档案资源服务之间的矛盾

以往档案信息查阅服务，查阅人需要严格履行借阅登记手续，注明档案用途、履行保密协议后，方可查阅相关档案。随着自然资源工作开展，自然资源决策、管理、服务对优质档案资源日益增长的需求同档案查阅供给质效偏低的矛盾日渐加剧，传统档案查阅服务远远不能满足自然资源工作需要。

2.人民群众对自然资源档案信息日益增长的需求同档案信息共享不够充分之间的矛盾

自然资源相关档案是办理不动产登记的重要依据。由于档案资源建设与信息共享不够充分，以往不动产所有权人申请办理不动产登记时，因为需要提供不动产原始档案信息，常常在不动产登记、自然资源档案管理部门之间往返奔波，同“信息多跑路，群众少跑腿”要求相距甚远。

3.档案信息化技术选择不当、功能落后同数字档案资源整合之间的矛盾

档案信息化涉及海量档案数据整合，技术研发和软件运用稍有不慎，就可能危及档案数据资源安全。如原市国土资源局、规划局、海洋局、林业局及其所属单位档案信息化建设过程中，由于档案信息管理系统选用不当，通用性不强，导致原有档案数据无法整合使用，浪费了大量人力、物力和财力。

三、自然资源档案一体化查阅平台实现路径

1.研究开发自然资源档案信息管理系统

针对市自然资源局前身各单位，含原市国土资源局、规划局、海洋局、林业局及其所属单位档案信息管理系统版本杂乱、数据难以整合的现实，由市自然资源局牵头，依据《电子档案管理系统基本功能规定》，研究开发自然资源档案信息管理系统，积极构建自然资源档案一体化查阅平台，重点强化平台安全防护和共享服务体系建设，在确保安全基础上，促进档案信息共享，满足自然资源管理和社会群众需求。

（1）平台安全防护体系建设

自然资源档案一体化查阅平台，除具备一般档案信息管理系统安全功能外，还应针对平台档案信息安全、访问用户身份安全、利用服务过程安全等方面进行重点规划设计。

重要档案数据加密管控。自然资源档案涉密内容较多，为确保信息安全，应对涉密档案数据进行加密保护，并加盖电子签章、增加数字签名、隐秘水印等，确保重要档案数据时刻处于加密管控状态，未授权时无法传输下载使用。

档案流转过程管控。采用先进技术，对档案信息进行严格管控，防止档案信息被非法访问。严格用户申请权限审批制度，完善档案利用控制措施，包括下载、拷贝、打印权限等，也可对隐秘信息进行遮盖，防止敏感信息外泄。

档案数据访问管控。对访问客户进行严格身份认证，防止非法访问带来的风险。当档案信息下载到本地客户端时应自动加密，自动防止截屏、下载、复制，预防档案再次泄密。

档案利用过程管控。对档案利用进行全程管控，包括对用户申请、授权、访问、浏览、下载、复制等进行严格控制，及时纠正危险性操作，严防档案泄密事件发生。

（2）平台共享服务体系建设

自然资源档案一体化查阅平台，除具备一般档案信息管理系统服务功能外，还应针对促进信息共享进行重点规划设计，具体包括以下几个方面：

促进与档案馆信息共享。严格按照《档案馆接收进馆范围和档案质量要求》及《纸质档案数字化规范》等要求开展档案数字化，对不标准的档案数据进行字段、格式调整，确保与市档案馆数字化成果实现共享，便于档案数据交换。

促进与其他系统信息共享。建立档案类别、字段信息、地名信息及其属性信息对应关系配置表，实现单个或多个字段关联，通过档案信息管理系统与其他系统功能接口，促使档案信息管理体系与其他系统信息相互检索与互访，实现以户查档、以地查档、以图查档等目标。

促进档案信息社会共享。积极研发集查阅人信息采集、身份验证、自助查阅、证明出具等服务于一体的档案查阅一体机，并在相关场所投入使用，便于行政相对人、利害关系人获取相关档案信息，实现“信息多跑路，群众少跑腿”。

2.建立符合标准的自然资源档案信息资源数据库

建立符合国家标准的档案信息资源数据库，是实现自然资源档案一体化查阅的重要基础。建立自然资源档案信息资源数据库，应从以下三个方面进行积极推进。

（1）扎实做好档案目录数据库建设

依据档案著录规则，积极开展档案目录数字化，分门别类建立档案专题目录数据库，统一档案目录著录标准，确保能够通过档案信息管理系统进行目录信息检索，并准确提供档案原件服务。

（2）加快传统载体档案全文数字化

可采取购买第三方服务方式，委托专业机构承担档案扫描、图像处理等数字化加工服务，既能缓解档案数字化任务繁重同自然资源档案人员力量有限的矛盾，又能提高档案数字化工作效率。

（3）有序推进档案全文数据库建设

按照重点先行、全面推进原则，优先推进文书、地籍管理、用地审批、城市建设、不动产登记等类别的档案全文数据库建设，带动和促进其他类别的档案全文数据库建设，为促进档案信息共享奠定基础。

3.促进档案信息与其他信息互联互通

鉴于市自然资源局及其所属事业单位办公场所分散的实际情况，采取铺设专用线路方式，综合运用接口技术及字段抽取、字段合并、字段匹配等数据处理技术，实现档案信息管理系统与办公自动化、行政审批、业务处理系统信息互联互通，构建多源多类的自然资源信息数据中心，打破档案“信息孤岛”现象，为自然资源决策、管理、服务提供规范统一的档案信息查阅服务，提升档案查阅服务质效。

四、自然资源档案一体化查阅平台建设进展情况

根据《葫芦岛市自然资源档案信息化建设方案》，我们研究开发了自然资源档案信息管理系统，优先完成了城建档案全文数据库建设，运用接口技术和数据处理技术，实现了档案信息管理系统与不动产登记系统无缝集成和异构数据资源整合，满足不动产登记对城建档案信息的需求。分别在市自然资源档案查阅大厅和不动产登记大厅设置了城建档案与不动产登记信息查阅服务窗口，完善了城建档案与不动产登记信息自助查阅平台，面向社会优先开展了城建档案与不动产登记信息查阅服务，结束了以往不动产权利人申请办理不动产登记因需要提供原始档案信息经常在不动产登记大厅和自然资源档案管理部门之间往返奔波的历史。

目前，葫芦岛市自然资源局正在抓紧推进地籍管理、土地规划、用地审批等档案全文数据库建设，力争2022年将自然资源档案信息管理系统与自然资源办公自动化、行政审批、业务处理系统进行深度链接，实现自然资源各类档案信息与其他信息互联互通，为自然资源工作决策、管理以及社会群众需求提供优质高效的档案信息查阅服务。