加强会计档案管理工作的对策探讨

张蕴博

辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心） 辽宁 沈阳 110000

引言

档案工作对会计工作来说是不可缺少的组成部分，因为档案会完整、真实地记录会计活动以及相关凭证等，是会计工作的重要依据。会计档案管理工作也是企业经济活动的主要内容，对企业、单位、国家等都有一定的价值。本文针对会计档案管理工作中发现的问题进行分析，为加强企业档案管理工作的进行，采取有效的管理手段。

1 会计档案管理工作中产生的问题

1.1 对会计档案管理不重视，管理意识薄弱

由于企业以及单位对档案管理的重视度不高，导致会计档案在管理工作过程中举步维艰，比如账单没有进行预留、保管被无意销毁等，从而也使企业单位对会计档案管理人员的投入也较少[1]。在经济快速发展下，企业与财务管理人员应加强对会计档案管理的意识，为企业经济效益做出基本需求，财务管理人员应不断加强自身对档案管理的学习，从而胜任档案管理工作，必须了解档案管理的基本流程和基本内容。避免出现因不够了解导致档案丢失、档案保管错误等问题发生。同时应符合国家规定的《会计档案管理办法》达到国家要求的档案管理标准，会计档案的内容如凭证类、账簿类、报告类进行期限永久的保管，但例如核算、报税、出报表等需按照会计档案管理办法根据时效性进行保管。

1.2 缺乏完善的会计档案管理制度

因很多企业单位缺乏完善的会计档案管理制度，使会计档案管理进度较慢。应按照我国管理的需求，在企业单位中建立相应的会计档案管理制度，在符合企业单位自身的情况下完善会计档案管理制度，做到科学防范、合理建立等。但因现阶段会计档案工作制度不够完善，也没有形成相应的监督机制，促使很多会计档案因销毁导致企业经济受损，而且管理手段与时代发展有脱节从而导致企业对相关人员的追责产生一定的影响。

1.3 电子会计档案管理未实行

现阶段，传统的会计档案管理工作以及不符合现代社会的快速发展，从会计凭证到会计账单等管理仍用纸质类档案进行归档与整理，这样的管理手段大大降低了会计管理工作的质量与效率。财务管理人员应通过不断提高自身，利用信息技术实现电子会计档案管理，采取有效措施利用互联网平台读取相关档案以及数据，对凭证、报表、账单等在电子化下进行传输与管理，并且依托电子商务示范城市，鼓励、引导电子商务交易与服务平台全面使用电子发票，发挥电子发票对电子商务的促进、引领和保障作用，从而推进电子会计档案管理工作[2]。

2 为加强会计档案管理工作的有效策略

2.1 加强对会计档案管理工作的重视，提高员工管理意识

在会计档案管理工作中，应加强对会计档案管理工作的重视，各地区档案馆应召开档案人员基础业务学习会议，召开档案馆全体人员基础业务学习与培训会议，切实提高员工的管理意识，从对文书档案归档范围、保管期限及整理规则，会计档案、声像档案管理，电子文件归档与管理等基础业务进行加强学习和培训，应具备针对性、实用性和可操作性。通过培训，全面提升了档案工作人员的档案基础业务理论水平和业务操作能力，以及加强了企业以及员工对会计档案管理工作的重视，在相关人员的帮助下企业财务管理人员可以进行会计凭证编制、月度银行账核对、进行核算岗档案管理工作，并且完成领导交办的其他事项，有效提高员工的管理意识，促进企业与单位经济效益的可持续发展。

2.2 建立健全会计档案管理制度

首先会计档案管理工作是指在企业、单位中，在进行会计核算、会计审查、工资核对等财务情况过程中，以接收的形式形成的，记录和反映企业单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，会计档案包括通过计算机等电子设备形成的传输和存储的电子会计档案，为适应信息时代的发展需求，各单位的预算、计划、制度等文件材料应进行电子会计档案管理，从会计档案内容到会计凭证、会计账单，根据原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账与其他辅助性账单以及固定资产等进行管理与归档，其保管期限为报废清理后的五年内。在建立完善的会计档案管理机制时应从会计管理机构负责，保管，鉴定，销毁，档案管理机构负责，移交前会计管理机构可临时保管一年，经同意最多保管三年，正式保管由档案管理机构负责，移交清册为30年，固定资产卡片5年，其他均为十年保管期，为规范准则，并且档案鉴定后销毁前需要企业负责人需清点核对，销毁后需签字盖章，内部签字或盖章，外部签字并盖章，其会计档案管理制度必须符合《会计档案管理办法》。

2.3 实现电子会计档案管理，符合信息时代发展需求

随着信息时代的快速发展以及科学技术的进步，在会计档案管理工作中应实现电子会计档案管理，符合信息时代发展的需求，更新观念，财务管理人员应边学习边实践，将会计资料可以以电子形式保存，形成电子会计档案。需要注重的是电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存，而且一旦会计电子档案形成可以突破审计的局限性，以及减少会计假账的情况发生。正是基于电子文件归档和电子档案管理在电子商务发展中的重要作用，经过国家档案局的努力，该项工作列入上述中长期规划中，所以应符合国家档案标准，实现电子会计档案管理工作。

3 结束语

综上所述，为加强会计档案管理工作，应落实电子会计档案管理，加强管理意识，并以科学的态度进行会计档案管理工作，临时保管期间内，会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。工作人员应严格按照会计档案管理制度进行档案管理，并且能够充实自身档案管理知识、提升档案管理水平，在企业单位中充分发挥会计档案管理的效用。