计算机技术在档案信息管理中的应用

摘要：随着现代化技术以及信息化手段的高速发展，社会已经进入到了全新的发展阶段中，这也为计算机技术的发展优化起到了良好的促进作用，并且在多个社会领域都得到了较为广泛的应用，特别是在档案信息管理工作中，计算机技术更是发挥出了至关重要的作用。因此，文章首先对计算机技术的基本概述加以明确;其次，对计算机技术在档案信息管理工作中的应用优势展开深入分析;在此基础上，提出计算机技术在档案信息管理中的具体应用措施。

关键词：计算机技术;档案信息管理;应用措施

引言

在计算机技术高速发展的背景下，其在多个社会领域的信息管理工作当中都得到了大力推广，特别是计算机技术中的计算机数据库技术，其在数据信息的储存管理、备份恢复以及安全检测等多方面工作内容上，都具备着极其显著的优势，不仅可以保证数据信息的安全性以及准确性，还能够在根本上提高整体信息管理水平，大幅度降低各类问题的发生几率。因此，这就需要进一步提升对于计算机技术的重视程度，深入研究其在档案信息管理工作当中所起到的重要作用，确保档案信息管理可以逐渐向着便捷化以及安全化的方向稳定发展，充分发挥出计算机技术所具备的主要价值。

一、计算机技术的基本概述

计算机技术，其主要就是利用计算机软件技术，进一步对数据库当中所涉及到的数据信息展开储存、分析以及采集处理的一种技术，其中融合了多媒体技术以及数据库技术等多种现代化的技术手段，具备着数据信息备份、数据信息共享以及数据信息加密等多种功能，也能够实现对于海量数据信息的管理以及储存，也正是由于这些特点，使其在档案信息管理工作当中的发挥了十分重要的作用，而计算机技术的主要特征，就在于以下几方面：首先为结构性特征，利用计算机技术们可以将原本那些并没有关系的文件以及数据有效连接在一起，并根据相应的结构来将这部分数据信息进行更好的储存，从而构建出一种更加完整的组织结构;其次为独立性特征，计算机技术在增添数据信息以及删除数据信息的过程当中，拥有着较为显著的独立性特征，可以在档案信息管理工作当中更换所用的设备，并且只需要将原本的数据信息进行转移即可，数据信息库原本的结构则并不会受到过于严重的干扰;最后为共享性特征，用户完全可以通过计算机技术来实现数据信息的共享，不仅能够跨区域获取数据信息，甚至可以做到跨国家获取，使得用户能够在档案信息管理工作的开展进程中提高信息的交流效率，全面提高档案信息管理工作的开展质量。除此之外，计算机技术还有着灵活性特征，利用计算机技术可以帮助用户来对数据信息进行提取、修改，保证数据信息输入以及输出过程的有效性，从而更好的满足档案信息管理工作所提出的不同需求[1]。

二、计算机技术在档案信息管理中的应用优势

（一）有效提升档案信息管理工作的安全程度

在档案信息管理工作当中科学合理的引入计算机数据库技术，能够显著的提升档案信息管理的安全性以及稳定性。站在企业实际情况的角度上来看，展开档案信息管理工作的主要目标就在于保证那些机密性较高的数据信息不会受到侵害，并确保数据信息的完整程度，防止为企业带来较为严重的经济损失。而通过计算机技术，就能够对这部分重要的档案数据信息展开加密处理，必须在输入对应的密码过后才可以查看，避免其中出现数据信息泄露等严重问题。除此之外，在计算机技术的支持下，还能够提供出数据信息恢复功能以及数据信息备份功能，如果数据信息由于不良因素的影响遭到了破坏，就可以采用计算机技术来获取到更加完整的數据信息，以此来保证数据信息的完整性与安全性。

（二）强化档案信息的管理效率以及管理质量

在传统的档案信息管理工作当中，其所采用的大多为人工操作方式，这样不仅会严重影响到档案数据信息的管理效率，其内部还会引发数据信息管理问题或是记录问题出现，甚至还会使得人力资源、财力资源以及物力资源产生额外浪费。而在信息管理工作中采用计算机技术，不仅能够通过建立数据信息库的方式来帮助档案信息管理人员来将那些数据信息进行更好的整合处理，还可以实现对于档案管理信息的筛选分类，以便用户进行查找管理，降低数据信息处理过程中各类失误的发生几率。除此之外，在档案信息管理当中应用计算机技术，就能够实现更加全面的资源共享，使得档案信息资源可以得到更加科学合理的应用，避免出现额外的资源浪费问题，使得那些档案信息管理人员能够将自身的工作重点转移至促进管理工作的发展方面，从而稳步实现档案信息管理效率以及管理质量的提升[2]。

三、计算机技术在档案信息管理中的具体应用措施

（一）完善计算机数据库的设计

为了保证计算机技术的安全性，相应的计算机数据库开发人员，就要在综合考虑到各类安全隐患的基础上，对计算机数据库展开必要的完善设计，实现对于计算机技术的全面研究以及深度设计，避免其中出现数据信息丢失、信息篡改以及信息泄露等问题。首先，要对档案信息展开授权处理，而在设计计算机系统的过程中，则要根据具体管理人员的详细分工进行授权，避免用户出现越权使用档案信息的问题;其次，要设计出多样化的方式来进行系统登录，比如USBKEY集成以及密码加设等，只有那些得到了授权的用户才能够对数据库当中存在的档案信息进行访问，在根本上提高数据信息的安全性;最后则要设计出必要的防火墙，并将各种访问信息进行过滤处理，任何来自于计算机的互联网访问命令，都要在通过防火墙的检测过后才可以进行入到相应的数据信息库当中，以此来保证档案信息的安全。

（二）提高计算机技术的完整性

为了确保计算机技术能够在档案信息管理工作中有效发挥出自身的实际作用，就要对计算机技术展开必要的优化处理，提高计算机技术的完整程度，并建立起具备着科学化以及系统化特征的全新档案信息管理模式，使得用户在档案信息管理工作当中能够更好的分辨出那些有用的数据信息，将那些残缺的信息剔除，进一步整理出更加完整的档案信息，这样也有利于后续档案信息储存、查找以及修改工作的开展。因此，这就需要在以下几方面来对计算机技术的完整性进行优化：首先，要完善计算机技术当中所具备的识别功能以及信息录入功能，还要在帮助用户录入相应数据信息时，将那些错误的信息自动删除，提升录入的有效性;其次，要对计算机技术的信息检索功能进行优化，使得用户可以更加精准的找寻出自身所需的数据信息;最后，要将计算机服务端客户端作为基础所在，进一步建立起全面的数据管理系统，并采取多样化的防护机制对数据信息进行加密处理，保证档案信息不会受到侵害[3]。

结论

在档案信息管理工作当中，通过计算机技术的应用，不仅能够有效提高档案信息的安全性以及稳定性，还能够实现管理工作的数字化转变，在根本上提升档案信息的管理效率以及管理质量。而在实际应用过程中，计算机技术仍旧存在着一些不足之处，这就需要对其展开必要的优化处理，以此来保证其能够在档案信息管理工作中有效发挥出自身的实际作用。

参考文献

[1]高文博.大数据技术在计算机网络信息管理中的应用研究[J].无线互联科技，2021，18（11）：85-86.

[2]李艳.计算机数据库技术在信息管理中的应用研究[J].信息记录材料，2021，22（04）：116-118.

[3]王峥.计算机数据库技术在信息管理中的应用研究[J].科技创新与应用，2021（10）：167-169.

作者简介

陈碧兰（1983.02-），女，汉族， 广东梅州人，中学体育一级教师，办公室副主任，研究方向：应用计算机更加细化档案管理。