浅谈退休人员人事档案规范化整理和数字化工作

葛英慧

齐齐哈尔市档案和国企退休人员服务中心 黑龙江 齐齐哈尔 161000

引言

国有企业作为我国重要的大中型企业，对于国民经济的发展起到积极促进作用，而退休人员曾经作为国有企业的主体，为企业的发展做出了重大的贡献。因此，国有企业要坚持以人为本的理念，关注退休人员的工资待遇。在这种过程中需要加强退休人员人事档案管理，由于传统管理模式较为滞后，难以满足人事档案管理的需要，致使加快退休人员人事档案数字化发展，合理规范人事档案具有重要的意义。

1 注重科技创新，提高工作效率

针对国有企业退休人员人事档案管理而言，其数字化发展有着诸多内容及项目，要想提高人事档案管理效率，推动退休人员人事档案数字化进度，则需要注重科技方面的创新和发展，自主研发档案数字化管理软件，推动人事档案管理工作顺利开展。具体主要体现在：①减少数据录入量：在国有企业退休人员人事档案管理过程中，相关档案管理人员有的是有多年管理档案经验的专业人员，有的是改制后单位没有管理过档案的留守人员，致使当前这些人员的整体素质存在较大的差异，其专业能力参差不齐。为减少输入量，需要档案接收部门根据档案管理的要求，统一人事档案材料的名称及类别。尤其在材料的录入过程中，需要选择正确的录入方式，以此来提高其工作的效率；②自动处理图片：针对整卷人事档案而言，首先需要按照页码对其进行全部扫描，然后运用相关软件对其进行处理，实现所有扫描图片数据自动分拣到对应文件夹、自动分类命名等相关操作，通过当前这种管理模式的实施，不但保证了人事档案数字化的准确率，而且还保证了其整体工作效率。③多人同时作业：在人事档案目录录入过程中，可同时进行多人录入，在这个过程中，通常可使用EXCEL进行录入， 针对已经完成录入的图片及相关信息而言，只需要将其放在软件中的文件夹中，便可实现多人进行数据处理，提高数据的准确率[1]。

2 科学流程管控，合理规范管理

在人事档案管理过程中，通过对管理流程进行合理规范，对于保证其管理质量具有重要的意义。①针对国有企业退休人员人事档案资料而言，企业需要组织专门的管理人员对其进行全面归集，同时根据档案管理要求，将其分撒在各科室进行管理，做好相关方面的存储管理，对这些档案进行集中管理，全面完善退休人员档案内容，提高档案管理效果。②系统性初审退休人员档案：在退休人员档案管理过程中，由于档案管理人员专业性不足，未能够把握好档案管理工作，造成其管理效果不理想，出现材料重复或不必要存档材料等问题，为后续档案管理工作的开展带来难度，增加了档案管理的工作量。在这种情况下，需要对人事档案进行初审，及时剔除重复或不必要档案，做好档案的排查工作。③集中保管：针对大量的退休档案，为了保证档案管理效果，尽可能地对这些档案进行集中保管，有助于实现档案管理的规范化。④在档案整理与数字化管理过程中，通常主要选择闭环式流程管理模式，通过这种模式能够确保整个管理过程环环相扣，一旦出现问题，能够及时进行责任追究[2]。

3 强化交流，实现经验共享

在退休人员人事档案管理中，为了保证管理的质量及效率，可注重强化交流，经验共享。具体表现为：①发挥优势：作为国有企业，除了要做好自身的发展外，还应当增强企业的社会责任感，同时要注重发挥自身的优势，注重加强与兄弟企业进行合作和交流，推动退休人员档案管理和数字化发展。②配合职能部门工作：根据自身的实际情况，注重研发数字化接收软件，与接收软件研发公司对接，积极参与并提出合理化建议，促进接收软件与企业数据顺利对接。

4 加强领导，确保责任得到科学落实

关于退休人员人事档案管理工作，各个地区制定了关于《退休人员社会化管理实施方案》，主要针对当前这项工作做出了全面部署。并且成立专项工作组，进一步明确了各个小组的工作职责，针对退休人员人事档案管理做出了创新，具体主要体现在：①选调骨干力量，打造专业队伍：在人事档案管理过程中，必须注重队伍建设，应当从基层抽调人员，主要退休人员人事档案工作，同时还需要制定相关制度，不得随意出现更改人员等问题，要保证工作人员工作的连续性。②国有企业从内部选调大中专毕业生，由这部分选调人员参与这项工作，对于人事档案数字化管理目标的实现，解决了传统操作效率低的问题，弥补了以往人事档案管理的缺陷，加快了退休人员人事档案管理数字化工作进度。③加强绩效考核：为了满足退休人员档案管理要求，提高档案管理效率。国有企业应当注重完善绩效考核制度，根据具体实际情况，适当调整档案管理人员绩效收入。在原有工资基础上，适当做出相应的调整。在这个过程中，需要根据出勤及任务完成情况，有针对性的进行调整。④注重拓展资金筹集渠道：只有具备充足的资金，才能够解决计算机及扫描等设备问题，为人事档案管理工作配备先进的设备，才能有效地推动退休人员人事档案数字化发展。

5 结束语

退休人员人事档案管理作为当前重要的工作，在人事档案管理过程中，由于受到诸多因素所限制和影响，导致传统管理出现很多需要解决的问题，这也是国有企业当前面临的主要问题，在实际的管理过程中，针对当前出现的问题，制定完善的解决对策。同时要注重加大资金方面的投入，不断拓展资金筹集渠道，为退休人员人事档案管理配备齐全的设备，以此来推动人事档案数字化发展进度，进而提高人事档案的管理效率。