OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用研究

朱传武

安徽淮海实业发展集团有限公司 安徽 淮北 235000

1 多元化集团日常管理特点

多元化集团，可以从集团的始源开始阐述。一个普通的公司，从发展主业开始，逐渐在市场竞争中占据一席之地，实力愈发壮大，于是开始兼并或重组其他相关的产品公司，来扩大生产，扩大公司规模，从而占据越来越多不同的市场份额，最后形成一个拥有多家子公司的集团，子公司分管不同业务，互相交流配合合作，最终形成一个成熟的多元化集团。多元化集团在日常的信息化管理中，有着不同于普通公司的特征。第一，手续繁杂，由于集团本身是一个庞大的组织，公司的组织架构比较复杂，各级各类领导的存在导致一个正常的流程需经过多人审批。例如一项财务支出，可能需要经手的部门就包括人事、财务、管理等部门。而利用OA办公系统，则大大减少了人力方面的工作，在系统上直接审批，避免了资源浪费，同时也提高了工作效率。第二，多元化集团办事效率一般较低，多个部门之间来回传递，问题很难得到高效解决。但是经过多元化集团信息化管理，应用OA办公系统，在精简办公流程的同时，也减少了部门之间重复工作，避免工作失误。第三，对子公司的管控不够透彻，容易出现管理上的纰漏。如果能够应用信息化管理手段，则能够有效减少人工管理方面所出现的错漏，提升工作质量。第四，各子公司有不同的信息系统平台，资源分散，没有办法集中化管理。所以需要利用一个能够将各个子公司资源进行统一管理的信息化管理平台，能够更好地达到资源的合理分配，达到最佳的管理效果。最后，多元化集团对信息化管理重视不够，其主要精力还是放在了财务管理方面。

2 OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用价值体现

传统的公司将信息以纸质文件的形式存放于公司设置的资料管理部门。纸质材料之后，逐渐转向用电脑储存资料文件，但此时还没有做到资料的实时互通，进行查阅或分享都比较困难。如果想要调取某一份资料，需要耗费大量的时间精力，还可能存在不同部门之间资料不互通，甚至遗失的问题，这也导致了资料保存的安全性难以得到保障。在信息科技化迅速发展的情况下，利用OA办公系统信息沟通平台将各种办公信息资料电子化传输到平台当中，并设置对应的密钥或口令，相关人员通过正确的密令进行资料的查询和使用，这不仅可以维护公司机密，还提高了工作效率，延长了资料的保存时间。

此系统还可以促进员工沟通交流，拉近彼此的距离，方便工作的顺利进行，也打破了部门之间的壁垒，让不同部门的同事能够产生交集，便于之后的合作沟通。员工之间相处融洽，可以带来愉悦轻松的工作氛围，这不仅有利于提高工作效率，更能使员工全身心投入到工作当中，发挥自己的才智，为公司创造更多的价值。还可以利用子系统进行员工测试，用系统创造竞争机会，激发员工上进心，这也是提升他们专业能力的有效手段，是保障企业稳定发展的一大重要保障。

3 OA办公系统在多元化集团企业信息化管理中的应用措施

3.1 引起企业管理者的重视

OA办公系统是非常强有力的信息化管理手段，但此系统应用时间还不够久，所以多元化集团对此系统的运用还不太成熟，比较缺少专业的人才，遇到系统上的问题缺乏应对经验。这时只能靠企业自行摸索，一部分企业凭自身过硬的实力可以很好地解决问题，但另一部分新兴发展起来的企业自身实力可能还不够，很有可能无法解决系统中的问题，从而影响整个企业的正常管理。因此企业的管理者必须要对此系统格外重视，并做好人才培养，学习此系统的运用技巧，以便可以真正使用这个高科技信息软件系统[1]。

3.2 运用系统之前提前做好规划

不同集团所经营的业务范围是不同的，对于系统的需求也不同。在正式将OA办公系统投入到信息化管理当中之前，一定要先了解企业的需求，才能真正达到提高工作效率，完成信息化建设的目标。企业自身也要选择最为合适的系统，为自己以后的发展做考虑，而不是只顾眼前需要而影响企业的发展壮大，避免因为系统的不适配而出现管理上的问题[2]。

3.3 培养专业的技术人才队伍

多元化集团中运用科技系统的人才较少，这也就导致系统中很多高效的办公功能没有被开发出来，不能达到最佳的办公效率标准。因此，企业一定要重视人才培养，招聘和引进信息化人才，将理论知识和实际操作完美结合起来，才能够解决实际问题。

3.4 进一步完善系统内部硬件设施

办公系统自身也有高低区分，不同的硬件设施设备，会影响整个办公系统的应用效果。对于OA办公系统来说，多元化集团应该在自身的计算机设备的硬件设施上进行升级和完善，最主要的是扩大储存空间，才能维持日常的高效运转不受影响。

3.5 高度重视日常系统维护管理

一般负责办公系统日常维护的软件公司，和多元化集团之间会有长期合作。软件公司负责系统的日常维护和提供技术培训；企业是系统的使用者，可以要求员工进行相应的学习。因为软件公司免费的维护管理是有期限的，企业一定要与软件公司保持良好联系，避免出现问题却无人解决的情况。

4 结束语

OA办公系统在多元化集团信息化管理中拥有巨大的价值，但发挥这个价值的前提是多元化集团选择最适合自己的系统，这样才能保护公司机密，同时实现资源共享、提高工作效率，加强员工之间的沟通合作，便于公司的日常管理。学会相应手段来发挥出OA办公系统全部的应用价值是十分必要的，这也是促进多元化集团能够占据更多市场份额，提高综合竞争力的一大重要措施保障。