高速公路工程档案资料管理现状与信息化管理探究

2021-12-24谢海涛

科学与信息化 2021年13期

谢海涛

长沙学院湖南长沙 410000

引言

社会经济的发展推动了公路工程的建设步伐不断加快。在这一过程中，做好档案资料的管理工作至关重要，这一工作环节不容忽视。但是现阶段我国的公路工程档案管理的科学性不高，而且管理较为松懈，这就导致公路工程的档案资料在质量和数量上，都难以达到理想的水平，对于公路的发展起到了一定的限制。

1 高速公路工程档案资料管理现状

在公路建设的过程中，档案资料管理工作发挥着支撑性的作用，但是在实际的管理工作开展过程中，由于多方面因素的影响，现阶段在高速公路工程档案资料管理工作中，仍然存在着一定的问题，有待解决。

1.1 重视程度较低

在实际的公路工程档案管理工作中，要对于多方面资料做好收集和整理工作，并且要能够确保所收集的数据，具有较高的准确度。对于现阶段的资料管理工作来说，往往由于重视程度不够，而使得管理水平不高，管理效率低下。由于相应的管理标准不够完善，所以资源管理的有效程度不高，而且在实际的管理工作开展中，没有高度的认识到档案资料的重要性，相关各方面的人力、物力、财力资源的管理不够合理，也会对于公路工程的建设过程，产生一定的阻碍和限制。

1.2 公路工程管理方式有待完善

对于现阶段公路工程的管理工作来说，主要采用多极化管理方式，这种形式下的管理工作，容易受到多种因素的影响，从而会使得传输线路发生一定的变动，而相关的内部管理难以实现有效反馈。对于所发生的问题如果不能够及时得到较为妥善的解决，那么就会对于公路工程的具体实施和开展，产生直接的影响。而且在进行公路建设时，对于技术管理方面的工作，提出了较高的要求，因此不能够及时、高效的做好相关资料的汇总工作，就会导致档案资料管理工作，无法按照计划顺利的实施[1]。

1.3 信息化程度不高

随着现阶段信息技术的不断进步，各个工作领域的信息化水平也在不断提高。在高速公路工程的档案资料管理工作中，也要合理地使用信息化技术，利用信息技术手段为相关的管理工作提供支持和保障。对于数据资料管理工作来说，其中的重点内容就是不断提高传输效率。但是在实际的工作中，由于档案资料的管理方式与决策时所应用的技术无法实现同步，这也就使得从整体上来看，档案资料管理依然无法实现有效地优化和升级，而且信息化水平较低，还会导致许多问题出现。

2 高速公路档案资料信息化管理的必要性

由于多方面的因素的影响，这就导致高速公路档案资料管理在后期的进展过程中，会具有较多的问题，因此为了有效地对于问题实现解决，进一步提高管理效率和水平，就要充分的应用信息技术，将其优势发挥出来，提高档案资料管理的信息化程度，进一步在整体上提高管理的科学性、有序性。首先，对于公路工程的档案资料来说，内容较为庞杂。因此，在具体的建设过程中，要对于各种内容能够有序的做好管理工作，从多个角度切入，这也就迫切需要信息化手段的参与。在面对实际的管理工作中，由于技术操作起来具有一定的复杂性，所以就容易出现管理滞后、混乱等问题，都会影响到管理工作的落实，降低管理质量，而且还会拖延建设的速度。其次，公路工程档案资料在经过信息化管理以后，呈现多样化的特点。对于过去的管理方式来说，具有一定的滞后性。容易产生颇多的问题，而且反应速度不够灵敏，无法在较短的时间内实现信息的获取。这就导致信息不能够得到及时反馈，也会对于公路建设产生不利的影响。最后，过去所采用的档案资料管理方式已经不能适应当前的工作需要，无法实现较高的效率。现如今，我国社会已经进入了一个全新的发展阶段，而对于公路工程来说，所涉及的档案资料的内容也在不断地扩展和丰富，因此旧有的管理方式面对繁多的内容，无法对其有效地进行处理，因此就要通过信息化管理的实现，有效杜绝各种问题的发生。通过信息技术手段在档案资料管理工作中的应用，能够提高管理水平，对于管理工作实现进一步地优化。由于公路工程项目的规模较大，而且种类繁多，受到管理水平的制约，信息技术在其中无法得到有效应用，这种落后的发展局面，就会导致问题频发，档案管理常常会出现滞后和延迟等现象，不利于公路的顺利建设，同时还会导致效率的降低。在现代化的信息管理模式当中，通过计算机联网实现对于数据信息的收集、加工、整理，能够从整体上，大大提高管理水平。因此，对于现阶段的高速公路档案资料管理工作来说，必须要加快摆脱手工操作的阶段，努力提高管理的信息化水平，应用信息技术，推动档案资料管理工作超现代化方向发展[2]。

3 高速公路工程档案资料信息化管理对策

3.1 提高对于档案资料的重视程度

要想落实好档案资料管理工作，首先就要从根本上认识到档案资料对于公路建设的重要性。在实际的管理工作中，要确立信息化模式为基础性的管理模式，并且要高效的采用信息技术，解决旧有的管理方式所存在的问题和缺陷。对于相关的管理人员来说，也要进一步强化管理意识，与档案资料管理的相关工作人员建立密切的联系，做好档案资料检查工作。并且还要根据不同的情况，进行专门的信息化管理部门的成立，安排相关的人员对于档案资料管理的相关机制做出具体的编制，并且在具体的工作中，也要结合高速公路施工现场的相关资料，以及审批管理、资料填报等内容，将其一起列入管理过程中，实现统一的管理。另外，还要对于当前的信息技术，做到有效、灵活的使用，能够在信息管理系统中，进行档案资料的编制，并根据不同的问题，对其进行合理的调整，这样也能够在竣工验收阶段，有效地减少所需的工作量。

3.2 确定信息化管理目标

对于现阶段的高速公路工程建设来说，要对于相关的资料信息进行收集，并且做到有序的管理。在实际的工程验收时，也要做好多角度的监察工作。随着这些年公路工程建设的不断推进，其档案资料的体系也在不断优化和完善，因此面对现阶段的档案资料管理工作来说，也要确立好新时期的全新的管理目标。并且在进行公路施工监督时，所形成的表格也要具有较高的准确性。利用现代化的管理模式和技术，对于各项档案资料能够集中、统一的做好管理以及归档工作。在这一过程中，信息管理系统是关键的信息传播的源头，能够推动完善的制度体系的确立。并且还能够随着社会不断进步和发展，确保公路档案制度达到较高的发展水平。另外，在后期的管理工作中，也要做好档案资料的完善工作，对于多方面的材料，都要落实好管理资料汇总工作，同时还要确立起较高安全性的管理制度，在其中对于管理主体进行高度的明确。由于建筑行业在不断的更新发展，因此档案资料管理工作也要对于现代化的技术手段，进行及时掌握，尽快融合到实际的工作中，提高信息化管理水平[3]。

3.3 提高管理人员的综合素质

在实际的管理工作中，相关的工作人员要能够对于公路工程档案资料，具有初步的了解和掌握，才能够更加有效地落实好档案资料管理工作，让其为公路工程的建设，提供强大的支撑力量。因此，要能够让相关工作人员在整体上把握信息化管理的具体操作内容，以及在操作过程中需要注意的问题，进一步提高人员的综合素质和工作能力。首先，要开展定期的培训工作，让工作人员能够接受到系统性的培训，并且要对于相关的手册要及时发放，通过操作技能的培训和训练，不断地提高工作人员信息化管理技术的熟练程度和应用能力。另外，也可以聘请专家开展讲座和报告，组织人员进行参与，进一步推动档案管理人员在实际工作中，确立起信息化管理的意识，通过信息技术管理，能够将其与过去的档案资料实现高度的结合，并且还要对于全新的管理模式，做出不断的探索和创新，对于大数据、信息化等现代技术手段，进行有效的应用，让其能够为公路工程档案资料管理工作在技术上，做出有力的保障和支持。通过企业为员工提供一定的培训和学习平台，也能够让员工不断地拓展工作思路，强化职业技能，将各种管理技术手段，更加熟练地应用于实际工作中。另外，还要进一步让员工掌握一定的计算机操作能力，提高工作的信息化水平。要通过一定的培训，帮助员工熟练掌握和应用常见的计算机软件，不断提高计算机水平。另外还要根据员工实际的水平，开展难度适宜的网络安全培训课程以及程序语言课程，提高工作人员的专业能力，让其不仅能够精通计算机技术，还能够做好财会以及审计业务，根据公路工程的实际情况，进行相关审计软件的开发。

3.4 完善公路工程档案管理制度

不管是对于档案资料的存放以及安全制度，还是查阅利用制度来说，在实际的档案资料管理中，都具有至关重要的意义。对于相关的档案存放制度来说，要对于相关的资料档案，做好分类整理工作，并且能够及时发现问题，填补漏洞，同时还能对于一些无用的资料，进行及时的清理。如果发生资料缺失的问题时，也要对其进行还原，确保高速公路工程建设的资料库具有较高的整洁性和安全性。而且，一般对于公路工程来说，其档案资料内容关乎商业机密，因此要对其做好保密处理工作，而且还要在一定的时间内，就要再次进行检查工作，有针对性地开展安全防护管理工作。而且，做好资料的整理工作，也能够便于后期的查阅工作。在相关人员进行档案资料借阅时，也要做好管理工作，对于整个过程严格的做好登记和记录，并且要按照流程，进行借阅手续的办理，对于借阅的人员进行注意事项的告知，不仅要确保资料文件的完整性，而且还要如期进行归还。对于一些较为重要的资料来说，如果在一定情况下，需要进行资料原件的借出，那么也要通过一定的合理措施，能够保证文件能够如期进行完整的归还，对于一些需要将复印件借出的情况，也要首先获取上级领导的批准，并在复印的时候要做好保密工作，杜绝泄密情况的发生。无论是对于文本资料的查阅，还是电子文件的阅读，都要在合理的范围对其进行使用，避免对其造成损害。

3.5 提高档案信息化安全管理水平

首先，对于物资部、商务部、技术部等相关的部门，要确立起高度的信息安全意识，对于国家所出台的建筑项目保密制度，进行严格、有效地落实，并且在档案资料系统中，进行访问密码以及防火墙的设立，这样也能够有效地避免隐患问题的发生，降低档案数据的风险。其次，要对于电子文件，做好安全管理工作，通过相应的措施，严格管理各项档案和资料，在整个传输、归档、保存、使用的过程中，都要落实好管理工作，并且对于一些较为重要的文件内容，要及时做好备份工作，确保其不会发生丢失的情况，造成一定的损失。最后，也要在相应的计算机界面，进行防火墙的设置，为其提供一道较高安全性的保护屏障，有效规避黑客攻击的现象，还能够抵御病毒对于系统的侵入，进一步地能够为高速公路档案资料的信息传输，能够提供一个较为安全、可靠的网络传输空间，实现档案资料信息化安全管理水平的提高[4]。