基于全流程管理的医用耗材供应链前端系统的设计和实践

蒋峰 韩昌 王小静

宁夏回族自治区人民医院 宁夏 银川 750000

医用耗材泛指医院在为患者提供医疗服务的过程中，所应用的各种人体植入物品、一次性卫生材料或者接受全面消毒处理之后能再应用到医疗过程中的各种医疗器械物[1]，直接关系到临床诊疗的安全、可靠与效能。医用耗材的使用直接关系到临床诊疗的安全、可靠与效能，因此需要进行规范、严格、科学的管理[2]。作为医用耗材使用单位的医院，如何实现耗材管理信息系统与其他相关信息系统整合后的信息互联互通，才能做到采购、配送、储备、使用、监管、追溯、评价等各环节的体系化、标准化、精细化管控。作者就所在三甲医院在现有信息系统环境下，结合相关政策法规和医院制度流程，实现从需求申请、资质审核、遴选准入、招标议价、合同签订、字典维护，直至采购入库的基于全流程管理的医用耗材供应链前端系统的设计与实践进行探讨。

1 以问题为导向循证医用耗材管理中存在的问题

影响医用耗材供应链前端的主要问题是申购审批系统资质管理系统维护医院与供应商之间的关系3个方面，涉及医用耗材使用病区和科室上报的采购申请，按照国家相关法律、管理办法和行业规范，通过国家或省际联盟集中带量采购、政府招标采购、多院联合招标采购和院内招标采购等多种方式确定产品品牌、规格、型号、数量、价格等信息并签订有效采购合同。

自动化OA办公系统不能与物资供应管理系统集成对接，医院各类医用耗材申请、审批流程不能形成闭环管理，难以保证“阳光采购”的执行，强化医用耗材的监督管理路径不能形成阻隔。

在执行国家最新修订的《医疗器械监督管理条例》的过程中，涉及医疗器械产品注册与备案，医疗器械生产、经营与使用等问题信息量大，使用传统模式进行档案管理，存在数量多，变更快，查找难以及相关资质证照收集、整理困难，逾期失效证照缺少预警机制等缺点。医用耗材合同和字典库受产品、生产厂家及供应商的资质授权等因素影响，对供应商资质、信息变更等无法进行实时查询和监控，直接影响医用耗材的稳定供应和质量保障。

医院的物资系统处于一级库房的进销存管理状态，难以支撑医院诊疗业务的发展运营，临床科室的二级库房在医用耗材使用过程中监管力度不足，无法实时核销，医用耗材溯源管理困难。无论字典库的扩展、项目分类、数据对比和统计都存在相当多的限制，无法形成连续的、关联的、可用的信息。

不同部门、不同管理体系的医用耗材产品注册名称和编码、医保目录的名称和编码、阳光挂网的名称和编码、物价收费的名称和编码等等不能实现衔接，增加了医用耗材招标采购、医保统筹支付、物价管理监测等工作的难度。

2 医用耗材供应链前端系统的设计与实践

医用耗材前端系统流程包括审批、资质档案管理、采购计划生成、VMI补货、统计分析、信息发布、考核评价等功能。为了实现对医用耗材从审批到使用全流程的信息化管理，我院在原有药品供应链系统的基础上，将在用的办公自动化（OA）系统,医院信息系统（HIS）系统，供应商ERP等系统连接起来，设计改造为医用耗材供应链前端系统，通过多个系统的优势整合，从而实现了全过程、全周期、全透明的信息化管理。

2.1 办公自动化系统实现申购与审批

2.1.1 通过OA系统完成申购审批程序。基于医用耗材的专业性、多样性和复杂性导致的采购申请与审批渠道多特征，诸如临时使用耗材需经过医用耗材管理委员会办公室审批；长期使用耗材需经过医用耗材管理委员会组织专家论证准入；外请专家使用耗材需经过医务处批准等问题。为了适应不同系统的适用范围和审批渠道，将所有医用耗材申购的行政审批流程保留在OA系统中进行。

2.1.2 OA系统端口对接外网实现在线查询功能。医用耗材申购流程在OA系统生成后，根据不同审批部门设定审批状态，内容包括产品是否能收费、是否在医保报销范围、是否在阳光采购平台挂网、是否在集中带量采购中选目录、是否限制性使用等，并在供应链系统中建立项目记录。有相关权限的部门和企业能够通过接口实时同步OA流程中的审批状态和招（议）标结果的在线查询。

2.1.3 同步实现供应链系统中的全部后续流程。在供应链系统中完成的后续流程包括资质的维护和审核、招（议）标中标通知书的生成和发布、合同的签订和上传、耗材字典的维护和对码等。OA系统在所有医用耗材的申购流程审核通过后，可同步实现供应链系统中的后续流程，从而保障了招（议）标结果公示后医院经济部门和合作企业能够一次性完成招（议）标程序，并根据类别签订一次性总价合同或长期供货合同。

2.2 医院信息系统实现对供应商的资质管理

2.2.1 供应商资质填报按照系统分配的账号登录。医用耗材招（议）标的过程在线下完成，招标办公室公示招标结果的同时，将申购项目与中标供应商进行关联，供应商按照系统分配的账号登录后按要求上传资质文件、填报资质效期、完善产品信息。

2.2.2 供应商资质填报的四部分内容全部符合。一是供应商档案，包括营业执照、法人身份证、印章印模、供货质量承诺书、业务员授权、经营许可证、经营备案凭证等；二是生产企业档案，包括生产厂家授权、生产许可证、生产备案凭证等；三是产品档案，包括产品注册证、执行标准或技术报告；四是采购/供货档案（批次），包括随货同行单、检验报告、合格证、进口产品报关单、进口产品报关装箱单等。前三部分信息在合同签订前提交并由档案管理员审核后归档保存，第四部分信息在送货前提交并由质量验收员审核后归档保存。

2.2.3 供应商资质递交的档案资料真实可靠。供应商递交的医用耗材所有档案均可通过物资编码、注册证编号、合同编号相互关联，还包括相同产品的历史关联数据。

2.3 医院信息系统维护医院与供应商之间的关系

2.3.1 医院与供应商签订合同。医用耗材的合同签订由医用耗材管理部门根据中标通知书内容，审核完善合同清单，并按制式模板生成合同，合同线下签订的同时财务部门维护耗材字典。

2.3.2 供应商上传合同电子版。合同签订后，供应商按要求上传合同电子版，合同编号与中标通知书编号、物资编号关联，形成完整、连续、准确、可查询、可监管、可预警的产品档案。合同管理模块还支持到期提醒和合并续签等功能。

2.3.3 医院与供应商形成对应关系。供应商与医院建立合同关系后，根据医院分配账号登录供应链系统，能够查询到有效合同关联的医院耗材字典。供应商在供货前，需要根据国家医保医用耗材分类与代码将医院的耗材编码和供应商的耗材编码关联，建立唯一对应关系，确保供应商库存信息、随货同行单与医院耗材字典一致。

2.4 物资供应链ERP等系统实现医用耗材的配送功能

供应商通过ERP系统发送随货同行单和有效资质文件，医院质量验收员验收通过后，直接确认随货同行单，通过系统接口在HIS系统中直接生成质量验收单，完成入库手续。

2.4.1 可独立收费的低值耗材。可独立收费的低值耗材，采取选择时间段计费数量，统计生成采购计划并按产品供应商自动发送采购清单。

2.4.2 不可独立收费的低值耗材。不可独立收费的低值耗材，采取选择时间段内提取的临床科室申请单，汇总后生成采购计划，并向相应供应商发送采购单。

2.4.3 高值耗材。高值耗材通过设定库存上下限，制定VMI补货计划，补货计划审批通过后，供应商按计划配送。

3 医用耗材供应链前端系统的设计与实践的讨论

3.1 优化对医用耗材供应链前端信息系统整合是实现全过程关键

将耗材供应链前端系统与HIS系统、OA系统集成，形成合力，为医院优化医用材料管理流程，提高工作效率，提供了一种新的模式[3-4]。本文将医院在用的办公自动化（OA）系统，医院信息系统（HIS）系统，供应商ERP等系统连接起来，设计改造为医用耗材供应链前端系统，实现了办公自动化系统实现申购与审批，医院信息系统实现对供应商的资质管理，医院信息系统维护医院与供应商之间的关系3部分功能的集合，探索实践了“OA系统申购审批HIS系统资质管理HIS系统维护医院与供应商之间的关系”的医用耗材前端信息化管理，实现了管理学原理上的封闭式、无缝隙管理。

3.2 医用耗材供应链前端发挥国家治理高值医用耗材的前哨作用

高值医用耗材属于直接作用于人体、对安全性有严格要求、临床使用量大、价格相对较高、患者负担费用重的医用耗材[5]。医用耗材管理的定义是“医疗机构以病人为中心，以医学科学为基础，对医用耗材的采购、储存、使用、追溯、监测、评价、监督等全过程进行有效组织实施与管理，以促进临床科学、合理使用医用耗材的专业技术服务和相关的医用耗材管理工作，是医疗管理工作的重要组成部分”[6]。提示我们在全过程管理之中，对医用耗材的采购、储存、使用、追溯、监测、评价、监督尤为重要，构成了全面深入治理高值医用耗材，规范医疗服务行为，控制医疗费用不合理增长，维护人民群众健康权益的前置性管理条件。医疗机构耗材管理信息系统与医疗机构其他相关信息系统整合，将高值医用耗材相关企业及其从业人员诚信经营和执业情况纳入信用管理体系，加强对失信行为的记录、公示和预警，可发挥强化履约管理的更大作用。

3.3 办公自动化（OA）系统发挥了医用耗材管理的“阳光平台”作用

医用耗材采购属于市场经济范畴，市场经济最鲜明的特点就是开放性发展，OA自动化系统在得到充分的发展之后，服务范围由行政内部扩展到了系统各个组织活动，同时也为企业与客户的交流反馈、企业间的信息交流、协调管理组织内部各级提供了高效率的工作平台。医用耗材采购需要“公开、透明”管理手段，医院OA系统的便捷、高效、公开，实现了信息采集、处理，达到资源共享、办公自动化处理，具有医用耗材信息透明化“阳光平台”的作用。医院可通过OA 系统“阳光平台”优化医用耗材品种结构，执行“采购、 配送、使用、结算、支付”全流程精准、实时、 闭环监控管理，隔断腐败污染源。

4 结束语

将医院在用的办公自动化(office automatiom, OA)系统，医院信息系统（hospital information system, HIS）系统，供应商ERP等系统连接起来，设计改造为医用耗材供应链前端系统实现了医用耗材从申购到耗材字典录入流程的信息化，打通了医疗机构与供应商之间的信息壁垒，便捷透明的实现从供应商库存转化为医院库存的过程，为医院真正实现零库存管理提供技术支持。同时，配合支付和金融平台的应用，实现医疗机构节约成本和供应商回款加快的双赢模式，形成规范、快捷、互信的供应链体系。同时，发挥了OA 系统“阳光平台”优化医用耗材品种结构，执行“采购、 配送、使用、结算、支付”全流程精准、实时、 闭环监控管理，隔断腐败污染源。